Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un Ordre de changement de contrat de client

Objectif

Créer un ordre de changement d’engagement à partir d’un contrat client ordre de changement ou d’un contrat client ordre de changement potentiel.

Contexte

Si l’outil Événements de changement du projet n’est pas activé sur votre projet, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement d’engagement à partir d’un contrat client ordre de changement ou d’un contrat client ordre de changement potentiel

• Ordres de changement à un (1) niveau
  • Lorsque le paramètre d’un (1) niveau est configuré dans l’outil Contrats du client, le processus de gestion des changements commence à créer un contrat client ordre de changement potentiel.
  • Lorsque le paramètre de niveau un (1) est configuré dans l’outil Engagements, vous pouvez commencer à créer un engagement ordre de changement.
• Ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux
  • Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré sur l’outil Contrats du client, vous commencerez par créer un contrat client ordre de changement potentiel.
  • Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré dans l’outil Engagements, créez un engagement ordre de changement potentiel.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
• Information supplémentaire :
  • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur le projet.Lorsque l’outil Événements de changement est actif, suivez les étapes de Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un événement de changement.
  • Après avoir créé un Ordre de changement potentiel, vous pouvez émettre et approuver un engagement ordre de changement au sous-traitant à partir de la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement potentiel.
  • Vous pouvez également comparer l’engagement ordre de changement au poste d’ordre de changement potentiel correspondant et afficher tout écart entre eux.

Conditions préalables

• Créez un ordre de changement potentiel client et ajoutez au moins un (1) poste VDC budgétaire.Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client.

Étapes

1. Accédez à l'outil Ordres de changement du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrat du client .
3. Recherchez l'ordre de changement potentiel avec lequel vous souhaitez travailler. 
4. Cliquez sur Modifier.
5. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
6. Sous « Ajouter un poste », procédez comme suit :
   • Code de coût. Sélectionnez un code de coût dans la liste déroulante. 
   • Description. Saisissez une brève description du changement. 
   • Type. Sélectionnez le type de contrat. 
   • Montant. Entrez le montant. 
7. Cliquez sur Ajouter.
8. Cliquez sur Créer un ODCPE.
   Cela ouvre la page Créer un ODCP d’engagement pour un poste de contrat client.
9. Sous « Étape 1 : Choisissez un contrat d'engagement », choisissez le contrat approprié pour associer ce contrat au nouvel ordre de changement potentiel d'engagement. 
   Remarque : Si vous devez créer un nouvel engagement, suivez les étapes décrites dans Créer un engagement .
10. Cliquez sur Ajouter les détails de l'ordre de changement.
11. Remplissez les informations suivantes :
    • Numéro : Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.

       Conseil

      Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement au contrat du client ? Pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

    • Révision : Ce champ affiche le numéro de révision de l’engagement du ordre de changement. Lorsqu’un ordre de changement d’engagement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un engagement ordre de changement pourrait avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
    • Titre : Le champ de titre sera renseigné avec le nom de l’ordre de changement potentiel auquel l’engagement ordre de changement est lié.
    • Statut : Sélectionnez l’état actuel de l’engagement ordre de changement.

       Conseil

      Quels statuts sont disponibles?Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Privé : Cochez le case à cocher pour rendre le ordre de changement visible uniquement pour les utilisateurs « Admin » dans l’outil Engagements et « Standard » ou « Lecture seule » qui ont spécifiquement reçu l’accès à cet engagement.
    • Raison pour le changement : Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, la charge forfaitaire ou toute option personnalisée par l’administrateur de la compagnie. Voir Définir la configuration de gestion des changements par défaut.
    • Impact sur l'échéancier : Saisissez le nombre de jours approuvés pour prolonger le contrat, le cas échéant.
    • Description : Saisissez une description plus détaillée de l’engagement ordre de changement.
12. Cliquez sur Créer et ajouter des postes.
13. Remplissez les informations suivantes sur le poste:
    • Description : Entrez une description pour le poste.
    • Montant : Entrez un montant pour le poste.
14. Cliquez sur + Ajouter. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
15. Si vous avez terminé de créer l’engagement ordre de changement, cliquez sur Terminé. Si vous souhaitez ajouter d’autres postes à votre engagement ordre de changement, répétez l’étape 11 et cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Voir également

• Modifier un ordre de changement à l'engagement lié à un ordre de changement potentiel
• Ajouter un poste budgétaire partiel
• Créer un engagement
• Configurer un nouvel affichage budgétaire
• Définir les configurations de gestion des changements par défaut