Passer au contenu principal
Procore

Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client

 Version limitée
flag-us.pngflag-canada.png L'outil Contrats client n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés.  Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée)

Contexte

Lorsqu’une modification de l’étendue des travaux ou du montant du contrat principal d’origine se produit pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un ODCP si l’administrateur Procore de votre compagnie configure l’outil Contrats du client avec le paramètre de configuration à deux (2) niveaux ordre de changement. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum® :
      • Pour synchroniser les données :
        • Le champ Date d’un Ordres de changement de contrat de client est requis.
        • Le code d’item de facturation d’un Ordres de changement de contrat de client doit comporter 10 caractères ou moins.
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      • Ordres de changement de contrat de client exportations sont prises en charge.
    • QuickBooks® :
      • Ordres de changement de contrat de client exportations ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® : 
      • Ordres de changement de contrat de client exportations ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre Ordres de changement de contrat de client doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le Ordres de changement de contrat de client nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le contrat du client doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes ordre de changement.  Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil d’intégration ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat client a été activée dans Procore par votre spécialiste en intégration.
    • Limites :
      • Pour créer un ordre de changement pour un contrat client, le contrat du client doit avoir le statut « Approuvé ».

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
  2. Recherchez le contrat du client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un ODC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Nombre
      Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouveau ordre de changement potentiel. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez.
    • Date de création
      Affiche la date et l’heure de la création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions subséquentes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Une ordre de changement potentiel peut avoir plusieurs révisions, en fonction de ses commentaires de réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Affiche l’utilisateur Procore qui a créé le ordre de changement potentiel.  Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie responsable de l’exécution des travaux sur le contrat.
    • Contrat
      Si vous avez reçu des permissions d’accès à l’outil Contrats du client, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.
    • Titre
      Entrez un titre pour le ordre de changement potentiel dans cette case.
    • Ordre de changement de contrat de client
      Sélectionnez un contrat client ordre de changement dans la liste pour le lier à l’ordre de changement potentiel.
    • Statut
      Sélectionnez l’état actuel de la ordre de changement potentiel.Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, les frais de retour ou toute option supplémentaire créée pour votre environnement spécifique par l’administrateur Procore de votre compagnie. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Demandes d'ordre de changement
      Remarque
      Le paramètre demande d'ordre de changement n’est requis que lorsque l’outil Contrats du client utilise le paramètre de configuration à 3 niveaux ordre de changement (voir Quels sont les différents niveaux de contrat ordre de changement?) :
      • Aucun. Une ordre de changement potentiel peut être liée à une demande de ordre de changement ultérieurement.
      • Ajouter à l’existant. Lier la ordre de changement potentiel à une demande de ordre de changement existante.
      • Créer nouveau. Créez une nouvelle demande de ordre de changement. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau contrat client ordre de changement en même temps.
    • Privé
      Cochez ce case à cocher si vous souhaitez que le ordre de changement potentiel soit visible par les utilisateurs disposant de permissions « Admin » dans l’outil Contrats du client.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat du client. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la raison de l'ordre de changement potentiel.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez le ordre de changement potentiel.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre supplémentaire de jours requis pour terminer le travail associé à l’ordre de changement potentiel.
    • Emplacement
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou voir Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item?
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour la ordre de changement potentiel.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si le ordre de changement potentiel nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsqu’il y a des coûts associés à un ordre de changement potentiel, vous devez ajouter des postes à la VDC.

  1. Dans l’ODCP, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts
    Remarques
  2. Sélectionnez le bon code de coût dans la liste déroulante.
  3. Saisissez une description pour le poste.
  4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget , le type sélectionnera automatiquement le premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne au budget du projet.
  5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
    Remarques
    • La liste déroulante « Poste associé » apparaît uniquement si le compte Procore de votre compagnie est intégré à Sage 300 CRE® et que l’outil Contrats clients est actif sur le projet.
    • Lors de l’ajout de postes à l’VDC du ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseil

    Si le ordre de changement potentiel affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :