Mettre à jour la ventilation des coûts d’un contrat client

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Objectif

Décrire les différentes manières dont vous pouvez mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts (VDC) d’un contrat.

Contexte

Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour ajouter des postes à l’VDC de votre contrat :

Ajouter des postes à la VDC
Si le VDC de votre contrat n’a que quelques postes ou si vous souhaitez ajouter manuellement de nouveaux postes à l’VDC, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste VDC.
Créer la VDC à partir du budget du projet
Si vous souhaitez structurer les VDC de votre contrat pour qu’ils correspondent à vos postes budgétaires, Procore vous donne la possibilité d’importer vos VDC postes directement à partir de l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement le VDC du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données.
Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
Si vous préférez créer le VDC de votre contrat à l’aide d’un programme de feuille de calcul, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vide qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos VDC postes à la feuille de calcul, enregistrer le fichier au format de fichier (CSV) des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d’importation pour remplacer tous les postes existants du VDC de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d’autres.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats client du projet.
  
  Remarque
  Pour limiter les utilisateurs de Procore à l’affichage de vos données contractuelles, configurez la fonction de permissions granulaires lors de l’application des modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet et Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
Information supplémentaire :
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats clients peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
  
  Remarque
  Si vous avez des postes entrants à partir de l’outil Budget du projet (voir Créer le VDC à partir du budget du projet ci-dessous) et que les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans un facture GC/Client, un facture de financement ou un propriétaire facture, un message d’erreur vous informe que les postes ne peuvent pas être importés du budget du projet.
Restrictions :
- Si vous avez créé plusieurs contrats principaux, sachez que vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts d'un financement (VDC). Cependant, vous n'avez PAS la possibilité de choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, voir https://support.procore.com/faq/are-...tiple-fundings

Conditions préalables

Créez un contrat avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats de client.
Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement? et Modifier les paramètres avancés d’un contrat client.
Si vous créerez un contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC d’un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget dans un nouveau projet Procore.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.

Étapes

Il existe plusieurs façons d’ajouter et de mettre à jour des postes sur l’VDC d’un contrat :

Ajouter des postes à la VDC
Créer la VDC à partir du budget du projet
Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV

Ajouter des postes à la VDC

Accédez à l’outil Contrats client du projet.
Localisez le contrat à mettre à jour et cliquez sur son lien Numéro .
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Complétez l'entrée des données comme suit :
1. Code budgétaire
  Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore?
2. Description
  Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
3. Qté
  Entrez le nombre d'unités.
4. UdM
  Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
5. Coût unitaire
  Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
  
  Exemple
  Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un coût unitaire de 20,1325 $.
6. Montant
  Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes.
Choisissez l'une de ces options :
- Cliquez sur Enregistrer
  OU
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer par courriel.

Créer la VDC à partir du budget du projet

Remarques

Si vous créez le contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC a zéro (0) poste. Vous devez également :

Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget dans un nouveau projet Procore.
Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.

Accédez à l’outil Contrats client du projet.
Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir du budget? », cliquez sur Importer.
- Si le VDC est vide, le message suivant s’affiche.
- Si le VDC a des postes budgétaires existants, tous les postes budgétaires existants seront remplacés par les postes budgétaires du budget.
  
  Procore remplace tous les postes existants sur la ventilation des coûts avec les postes actuels dans le budget du projet. Cela peut prendre plusieurs minutes. Une fois l’importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que le action a réussi et que les postes apparaissent dans le tableau « Ventilation des coûts ».

Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV

Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge
Ajouter des postes au modèle vierge
Importer le modèle complet dans Procore

Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge

Accédez à l'outil Contrats client du projet.
Dans le tableau, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat.
Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer une VDC à partir d'un fichier CSV .
Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
- Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options.
- Sous Choisir un délimiteur CSV , choisissez l'une de ces options :
  
  Conseil
  Qu'est-ce qu'un délimiteur?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
  - Virgule . Sépare les données à l'aide d'une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore.
  - Point- virgule . Sépare les données à l'aide d'un point-virgule (;).
Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de VDC de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.

Ajouter des postes au modèle vierge

Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger.
Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes budgétaires à votre modèle vierge :

Conseil

Qu'est-ce qu'un délimiteur?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
- Méthode comptable basée sur le montant
- Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité

Méthode comptable basée sur le montant

Lorsqu’un contrat utilise le montant basé sur les méthode comptable (voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
- # . Entrez le numéro de poste.
- Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste.
- Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste.
- Montant . Saisissez le montant du poste.
- Facturé à ce jour. Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant.
- Montant restant . Entrez le montant restant pour le poste, le cas échéant.
Enregistrez votre entrée de données dans le modèle terminé.

Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité

Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les unités/quantités (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement? ), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
- # . Entrez le numéro de poste.
- Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste.
- Description. Saisissez une description pour le poste.
- Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste.
- Qté. Entrez la quantité unitaire pour le poste.
- UdM. Entrez une unité de mesure (UdM) pour le poste.
- Coût unitaire. Saisissez le coût unitaire du poste.
- Montant. Saisissez le montant total du poste.
- Facturé à ce jour. Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant.
- Montant restant . Entrez le montant restant pour le poste, le cas échéant.
Enregistrez votre entrée de données dans le modèle terminé.

Importer le modèle de CSV terminé dans Procore

Revenez à la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV .
Cliquez sur le bouton Téléverser un fichier .
Accédez au modèle terminé sur votre ordinateur et téléversez-le.
Choisissez parmi ces options :
- Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer .
  OU
- Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte des postes budgétaires existants, choisissez l'une (1) de ces options :
  - Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants dans la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
    OU
  - Remplacer les postes budgétaires existants . Cette option supprime tous les postes existants de la ventilation des coûts et les remplace par les postes du modèle. Cliquez ensuite sur le bouton Importer . Remarque : Si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements du projet, cette option est grisée et ne peut pas être utilisée une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?

Conseils

Comment savoir si l'importation a réussi? Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d'importation est réussi.
Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier?Une bannière d'erreur ROUGE apparaît lorsqu'il y a une erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l'erreur à corriger.