Passer au contenu principal
Procore

Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

Remarque

Le vendredi 18 décembre 2020, Procore entame la première phase du déploiement progressif du nouvel affichage collaborateur pour l'outil Facturation au niveau du projet. Ce jour-là, cette fonctionnalité sera mise en place pour un nombre limité de comptes clients Procore. Au cours des semaines suivantes, le déploiement de la fonctionnalité se poursuivra pour d'autres clients Procore jusqu'à ce que le processus soit terminé. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : (Bientôt disponible !) Nouvel affichage collaborateur pour l'outil Facturation.

Si vous êtes un contact de facturation et avez besoin de directives pour la version à accès anticipé, veuillez consulter Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation et Comment facturer des matériaux stockés dans une facture de sous-traitant? au lieu des directives sur cette page.

Important! Si vous êtes un client Procore ayant acheté un flux de travail personnalisé (voir Solutions personnalisées Procore), votre compte de compagnie ne recevra PAS cette mise à jour. En effet, l'outil Facturation de votre projet nécessite un chemin d'approbation personnalisé pour le traitement de vos factures de sous-traitant. Si vous avez des questions sur la facturation et votre flux de travail personnalisé, veuillez contacter le point de contact Procore de votre compagnie.  

Objectif

Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « invitation à facturer ». 

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, la compagnie pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation pour définir la « date d'échéance » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, le gestionnaire des factures a la possibilité de vous envoyer un courriel avec la ligne d'objet « Nom du projet : Nom d'utilisateur vous a invité à facturer ». Cette invitation est un rappel de courtoisie pour vous aider à créer et soumettre votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une nouvelle facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, permissions de niveau « lecture seule » sur l'outil Engagement du projet et vous devez être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « Date d'échéance », vous devez contacter la compagnie pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation. Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore après la date d'échéance. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin du courriel pour créer une nouvelle facture. Tant que c'est avant la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la nouvelle facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Entrez un numéro de facture

  1. Dans la page « Créer une nouvelle facture » de Procore, les champs suivants sont automatiquement remplis pour vous :
    Remarque
    Si les informations sur cette page ne sont pas correctes, communiquez avec l'administrateur des factures pour résoudre le problème. 
    • Début de la facture. Indique la date de début de la période de facturation. 
    • Fin de la facture. Indique la date de fin de la période de facturation. 
    • Date de facturation. Indique la date d'échéance pour la période de facturation. 
  2. Entrez un numéro dans la case N° de facture. En règle générale, vous entrerez un numéro de référence qui correspond au numéro de facture de votre organisation. Si vous ne savez pas quoi entrer ici, contactez l'administrateur des factures pour résoudre le problème. 
  3. Passer à l'étape suivante.

Étape 2 : Mettez à jour la ventilation des coûts

  1. Faites défiler jusqu'à la section Remplir la ventilation des coûts.
    Le format des entrées de données dépend de la méthode comptable définie. Voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?
  2. Choisissez la méthode ci-dessous qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
    • Méthode de comptabilité basée sur le montant
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%). Entrez le pourcentage de travail terminé. Cela met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « À partir de cette période ».
          OU
        • À partir de cette période. Entrez le montant en dollars du travail effectué pour la période de facturation.
          ET
      2. Entrez un montant en dollars dans le champ Matériaux actuellement stockés. Cette valeur restera dans cette colonne sur les futures factures que vous pourrez ensuite mettre à jour dans la colonne « À partir de cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué.  
      3. Facultatif. Si vous devez libérer la retenue de garantie, procédez comme suit :
        • Libéré pour cette période - Retenue de garantie sur les travaux ($). Entrez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période de facturation.
        • Libéré pour cette période - Retenue de matériaux ($). Entrez le montant en dollars de la retenue de matériaux dont vous demandez la libération pour cette période de facturation.
    • Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Entrez le pourcentage achevé dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Entrez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
      2. Facultatif. Si vous devez libérer la retenue de garantie, entrez le montant en dollars de la retenue que vous demandez dans le champ Libéré pour cette période
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 3 : Mettez à jour les ordres de changement à l'engagement approuvés

  1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement à l'engagement approuvés.
  2. Entrez le montant en dollars ou le pourcentage achevé pour chaque poste.
    Seuls les ordres de changement ayant le statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter des ordres de changement à l'engagement (ODCE).
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : Ajoutez des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Téléversez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
     Conseil
    Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture? Si oui, suivez ces étapes dans Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour la joindre à votre facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : Enregistrez ou soumettez une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité de sauvegarder la facture. Choisissez une (1) de ces options :

  • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
    OU
  • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision. À moins que l'entrepreneur ne modifie le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne pourrez PAS modifier la facture après sa soumission.  

 

If you would like to learn more about Procore’s commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page here.