Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

Étape 1 : Répondre à une invitation à facturer

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir du courriel « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l'outil Engagements au niveau du projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des permissions de contact de facturation mais que l'« invitation à facturer » est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l'accepter ou la refuser comme suit :

• Pour répondre à un courriel d'« invitation à facturer » : Afficher/Masquer      
  • 1. Ouvrez votre boîte de réception de courriels.
    2. Recherchez le courriel contenant la ligne d'objet « Nom du projet : nom d'utilisateur vous a invité à facturer. »
    3. Ouvrez l'« Invitation à facturer ». 
       
       
        
    4. Vérifiez les détails de la facture :
       • L’engagement. Affiche le numéro et le nom de l’engagement. 
       • Type de facture. Affiche le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation. 
       • Période de facturation. La plage de dates pour la période de facturation ouverte . 
       • Invité par. Le prénom et le nom de famille de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures. 
       • Date d'échéance. La date d'échéance de votre facture. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre de facture dans le projet Procore après cette date.  
    5. Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? À l’invite :
       • Oui. Acceptez l’invitation et soumettez une facture. Cela change le statut de la facture en Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
       • Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte. Cela change le statut de la facture en Refusé.  

• Pour répondre à une « invitation à facturer » dans l'outil Engagements : Afficher/Masquer      
  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Localisez l'engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation. 
  3. Sous Voulez-vous facturer cette période?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui . 
     
  4. Cliquez sur Publier la réponse . 

Étape 2 : Saisir un numéro de facture

1. Entrez un numéro de facture dans la case Numéro de facture. 

   Remarque

   Choses importantes à noter à propos du champ N° de facture :

   • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour enregistrer une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
   • Un # de facture est un champ de saisie libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation de facture.
   • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
   • Un numéro de facture ne se remplit PAS automatiquement sur les factures au propriétaire. Voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
2. Vérifiez les dates de période de facturation définies par l'administrateur des factures :
   • Date de facturation
     Indique la date d’échéance de la période de facturation.
   • Début de la période
     Indique la date de début de la période de facturation.
   • Fin de période
     Indique la date de fin de la période de facturation.
3. Passer à l'étape suivante.

Étape 3 : Mettez à jour la ventilation des coûts

1. Faites défiler jusqu'à la section Remplir la ventilation des coûts .
   Le format de saisie des données dépend de la méthode comptable définie sur l'engagement par l' administrateur des factures. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
2. Choisissez la méthode ci-dessous qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
   • Méthode comptable basée sur le montant
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%) . Entrez le pourcentage de travail effectué pour la facturation de cette facture. Une entrée ici met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « À partir de cette période » pour vous. 
          OU
        • De cette période . Entrez le montant en dollars des travaux effectués pour la période de facturation de cette facture .
          ET
     2. Entrez un montant en dollars dans le champ Matériaux actuellement stockés . Cette valeur reste dans cette colonne sur les futures factures. Sur une future facture, vous pouvez mettre à jour la colonne « À partir de cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué pour la période de facturation de cette facture.  
     3. Mettez à jour vos ordres de modification d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
   • Méthode comptable basée sur les unités/quantités
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Entrez le pourcentage achevé dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Entrez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
     2. Facultatif . Si vous devez libérer la retenue de garantie, entrez le montant en dollars de la retenue de garantie que vous demandez sur cette facture dans le champ Libéré pour cette période . 
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : Mettez à jour les ordres de changement à l'engagement approuvés

1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement à l'engagement approuvés.
2. Entrez le montant en dollars ou le pourcentage d'achèvement pour chaque poste. 
   Seuls les ordres de changement au statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement à l'engagement .
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : Ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
3. Téléversez toutes les pièces jointes que vous pourriez être tenu d'inclure avec votre facture.

    Conseil

   Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de l’facture?  Si oui, suivez ces étapes dans Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessus pour la joindre à votre facture.
4. Passez à l'étape suivante.

Étape 6 : Enregistrez ou soumettez une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité de sauvegarder la facture. Choisissez une (1) de ces options :

• Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
  OU
• Si vous êtes prêt à soumettre votre facture au payeur pour examen, cliquez sur Envoyer . Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision . À moins qu'un administrateur de facture ne change le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne serez PAS autorisé à modifier la facture après l'avoir soumise.