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Procore

Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

 Contenu hérité

Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour soumettre un nouveau facture en tant que contact de facture. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque le sous-traitant repensé facture expérience bêta est généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, voir Gestion financière : Nouvel affichage Admin pour les factures des sous-traitants.

Important!Si vous utilisez l'expérience bêta de la facture de sous-traitant, veuillez consulter le tutoriel Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation sous l'outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « invitation à facturer ». 

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, la compagnie pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation pour définir la « date d'échéance » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, le gestionnaire des factures a la possibilité de vous envoyer un courriel avec la ligne d'objet « Nom du projet : Nom d'utilisateur vous a invité à facturer ». Cette invitation est un rappel de courtoisie pour vous aider à créer et soumettre votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une nouvelle facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, permissions de niveau « lecture seule » sur l'outil Engagement du projet et vous devez être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « Date d'échéance », vous devez contacter la compagnie pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation. Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore après la date d'échéance. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin du courriel pour créer une nouvelle facture. Tant que c'est avant la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la nouvelle facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Entrez un numéro de facture

Remarques
  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats, recherchez le contrat dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien Numéro pour l’ouvrir.

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
    Cela ouvre la page « Créer une nouvelle facture ».
  4. Entrez un numéro de facture dans la case Numéro de facture. 
    Remarque
    • Le numéro de facture n’est PAS un champ obligatoire, vous pouvez laisser ce champ vide.
    • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un « n° de facture », il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez d'entrer un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler d'entrer un numéro unique. 
    • Procore ne remplit PAS automatiquement le « numéro de facture » saisi ici sur les factures en amont associées. Pour quels champs sont automatiquement remplis, voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
  5. Vérifiez les informations dans les champs suivants. Procore automatiquement les dates suivantes pour vous :
    Remarque
    Les dates de période de facturation de votre facture sont fixées par l' administrateur des factures du payeur . Si vous soumettez une facture pour une période de facturation différente, vous pouvez sélectionner dans une liste de périodes de facturation existantes. Tous les champs de période de facturation sont obligatoires.
    • Date de facturation
      Indique la date d’échéance de la période de facturation.
    • Début de la période
      Indique la date de début de la période de facturation.
    • Fin de période
      Indique la date de fin de la période de facturation.
  6. Passer à l'étape suivante.

Étape 2 : Mettez à jour la ventilation des coûts

  1. Faites défiler jusqu'à la section Remplir la ventilation des coûts .
    Le format de saisie des données dépend de la méthode comptable définie sur l'engagement par l' administrateur des factures. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
  2. Choisissez la méthode ci-dessous qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
    • Méthode comptable basée sur le montant
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%) . Entrez le pourcentage de travail effectué pour la facturation de cette facture. Une entrée ici met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « À partir de cette période » pour vous. 
          OU
        • De cette période . Entrez le montant en dollars des travaux effectués pour la période de facturation de cette facture .
          ET
      2. Entrez un montant en dollars dans le champ Matériaux actuellement stockés . Cette valeur reste dans cette colonne sur les futures factures. Sur une future facture, vous pouvez mettre à jour la colonne « À partir de cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué pour la période de facturation de cette facture.  
      3. Mettez à jour vos ordres de modification d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
    • Méthode comptable basée sur les unités/quantités
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Entrez le pourcentage achevé dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Entrez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
      2. Facultatif . Si vous devez libérer la retenue de garantie, entrez le montant en dollars de la retenue de garantie que vous demandez sur cette facture dans le champ Libéré pour cette période
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 3 : Mettez à jour les ordres de changement à l'engagement approuvés

  1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement à l'engagement approuvés.
  2. Entrez le montant en dollars ou le pourcentage d'achèvement pour chaque poste. 
    Seuls les ordres de changement au statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement à l'engagement .
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : Ajoutez des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Téléversez toutes les pièces jointes que vous pourriez être tenu d'inclure avec votre facture.
     Conseil
    Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de l’facture?  Si oui, suivez ces étapes dans Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessus pour la joindre à votre facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : Enregistrez ou soumettez une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité de sauvegarder la facture. Choisissez une (1) de ces options :

  • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
    OU
  • Si vous êtes prêt à soumettre votre facture au payeur pour examen, cliquez sur Envoyer . Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision . À moins qu'un administrateur de facture ne change le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne serez PAS autorisé à modifier la facture après l'avoir soumise. 
Remarque
Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?