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Procore

Créer des périodes de facturation automatique dans l’outil Facturation avancée

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 Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation proportionnelle n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée). 

Objectif

Créer des périodes de facturation automatique pour les factures de sous-traitant d'un projet. 

Contexte

Une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé par l'équipe d'un projet et les contacts de facturation sur les factures et les facturations progressives de Procore. En plus de définir la fréquence du cycle de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), une période de facturation définit également la date de début/fin du cycle de facturation et la date d'échéance de la facture ou de la facturation proportionnelle. 

Exemples

Les périodes de facturation courantes comprennent :

  • Mensuel
    Voici des exemples de périodes de facturation mensuelles courantes :
    • Commence le 1er jour d’un mois et se termine le 30 du même mois.
    • Commence le 15 d’un mois et se termine le 14 du mois suivant. 
  • Hebdomadaire 
    Des exemples de périodes de facturation hebdomadaires courantes sont présentés ci-dessous :
    • Commence le dimanche de cette semaine et se termine le samedi de cette semaine.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarque
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire du compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Information supplémentaire :
    • Vous ne pouvez créer des périodes de facturation que dans l’outil Facturation du projet. Vous ne pouvez pas créer de périodes de facturation au niveau de la compagnie.
    • Une (1) seule période de facturation à la fois peut présenter le statut « Ouvert ».
    • Lorsque vous créez une nouvelle période de facturation, Procore définit automatiquement son statut sur « Ouvert ». Le statut de la période de facturation précédente est automatiquement défini sur « Fermé ».
    • Pour les projets utilisant l'outil Coûts directs, une période de facturation détermine également les coûts directs à inclure sur une facture. 
    • Pour compiler avec succès des sauvegardes de facturation avancée, les périodes de facturation qui correspondent aux facturations avancées sélectionnées doivent exister. Pour en savoir plus, voir Créer des périodes de facturation automatiques et Créer des périodes de facturation manuelles.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation au niveau du projet. 
  2. Facultatif : Cliquez sur l'onglet Périodes de facturation.
  3. Cliquez sur Créer une période de facturation.

    start-new-billing-period.png
  4. Dans l'invite « Configurer la période de facturation », l'onglet Manuel est actif par défaut. 
     Conseil
    Fatigué de définir de nouvelles dates à chaque fois que vous créez une période de facturation manuelle? Un administrateur des factures peut configurer les dates de période de facturation par défaut pour prédéfinir les dates dans les champs De, À et Date d'échéance de l'invite « Configurer la période de facturation ». Voir Configurer les paramètres : Facturation. Si vous ne terminez pas cette configuration, aucune date prédéfinie ne s'affiche. Au lieu de cela, vous verrez : mm/jj/aaaa
    set-up-billing-period-manual.png
  5. Dans l'onglet Manuel , acceptez la date de la période de facturation par défaut ou choisissez une autre date pour : 
    • De. Définissez la date de début de la nouvelle période de facturation.
      Remarque
      Lors de la création d'une facture lorsque cette période de facturation est ouverte, la date « Du » remplit automatiquement le champ « Début de la période » sur la nouvelle facture.
    • À. Définissez la date de fin de la nouvelle période de facturation.
      Remarque
      Lors de la création d'une facture lorsque cette période de facturation est ouverte, la date « Au » remplit automatiquement le champ « Fin de la période » sur la nouvelle facture.
    • Date d'échéance. Définissez la date d'échéance des nouvelles soumissions de facture au cours de la nouvelle période de facturation.
      Remarques
      • Lors de la création d'une facture lorsque cette période de facturation est ouverte, la date dans le champ « Date d'échéance » remplit le champ « Début de la période » sur la nouvelle facture.
      • Une fois que la « date d'échéance » est passée pour une période de facturation ouverte , sachez que :
        • Les contacts de facturation ne peuvent plus créer ni soumettre de facture. De plus, les contacts de facturation ne peuvent modifier une facture de sous-traitant que si un administrateur des factures la place au statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. 
        • Seuls les administrateurs de facturation conservent la capacité de créer une facture de sous-traitant. 
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore crée la nouvelle période de facturation et définit son statut sur Ouvert. Procore définit également automatiquement la période de facturation précédente sur Fermée.