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Procore

Créer une facture GC/client pour un contrat client

 Version limitée
flag-us.pngflag-canada.png L'outil Contrats client n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés.  Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée)

Objectif

Créer un EG/Client facture pour un contrat client.

Contexte

Une facture gc/client est une demande de paiement, généralement soumise par un entrepreneur spécialisé à un entrepreneur général (EG) ou à un client pour fournir un enregistrement détaillé du montant dû pour les travaux effectués. Dans Procore, un facture EG/Client équivaut à un comptes facture.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un facture, permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats client du projet.
    • Pour afficher l’onglet Détails d’un facture, permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats clients du projet avec la permission granulaire « Afficher les détails de la facture GC/client » activée sur votre modèle de permissions.
      Remarque : Si vous n’avez PAS de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats clients du projet et que vous souhaitez afficher certains ou tous les contrats du client, voir Afficher les contrats du client.
  • Information supplémentaire :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
  2. Recherchez le contrat du client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur Créer , puis choisissez l’option Créer une facturation avancée .
    Remarque
    Si un facture a déjà été créé pour la période de facturation en cours, cliquez sur l’onglet Facturations avancées. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour l’ouvrir.
  4. Sur la page « Nouvelle facture (demande de paiement) », procédez comme suit :
    • Période de facturation d’engagement
      Sélectionnez la période de facturation actuelle dans la liste déroulante. S’il n’y a pas de période de facturation dans cette liste, suivez les étapes décrites dans Créer des périodes de facturation automatiques dans l’outil Facturation avancée ou Créer des périodes de facturation manuelles dans l’outil Facturation avancée.
    • Nombre
      Entrez un numéro de identification alphanumérique unique pour la facture. Procore numérot automatiquement factures dans l’ordre numérique croissant, en commençant par un (1). Le numéro saisi dans ce champ n’affecte PAS le schéma de numérotation par défaut de Procore facture.
    • Début de période
      Sélectionnez une date de début pour la facture. Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de début de la période de facturation en cours.
    • Fin de période
      Sélectionnez une date de fin pour la facture. Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de fin de la période de facturation en cours.
    • Date de facturation
      Sélectionnez la date de facturation de la facture.
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour l’eg/client facture. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?
    • Pourcentage achevé
      Indique le pourcentage de travail accompli.
    • Pièces jointes
      Un PDF de la facture et tous les PDF de factures associés de l'outil Coûts directs du projet sont combinés en un seul PDF et joints ici. 
  5. Cliquez sur Créer.
    Remarque

    Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez que votre nouvelle facture soit pré-remplie avec les informations suivantes :

    • Montants des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement stockés » des factures de sous-traitants « Approuvé » et « En attente d’approbation ».
    • Les montants des « factures » sont créés dans l’outil Coûts directs du projet lorsque la « Date de réception » de ce coût direct tombe dans la période de facturation.
    • Montants des ordres de changement à l’engagement qui ont des montants dans les ordres de changement au contrat du client.
  6. Dans le message « Voulez-vous pré-remplir la facture GC/client? », vous disposez des options suivantes :
    • Oui. Cliquez sur ce bouton pour confirmer que vous souhaitez que la facture pré-remplisse la facture avec les montants facturés à partir des champs répertoriés dans le message.
    • Non merci. Si vous souhaitez compléter manuellement la facture
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler la création de la facture.
  7. Faites défiler la page pour afficher un aperçu du formulaire de facture sous « Aperçu du résumé ». Pour savoir comment le « montant actuel dû » est calculé, voir Comment Procore calcule-t-il le montant du « paiement actuel dû » sur une facture?

Modifier les postes

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
    Remarque
    Les utilisateurs disposant d’une permission de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats du client ne peuvent afficher l’onglet Détails que si la permission granulaire « Afficher les détails de la facture GC/client » est activée sur leur modèle de permissions.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez les données dans ces cases JAUNEs :
    • Travaux terminés (cette période)
      Si vous avez confirmé l’option permettant à Procore de remplir automatiquement les montants des facture gc/client (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d’un EG/client facture?), les valeurs de la colonne « Travaux terminés (cette période) » de tout sous-traitant associé factures et des montants des coûts directs sont inclus dans cette colonne.
    • Matériaux actuellement stockés
      Si vous avez confirmé l’option pour Procore de remplir automatiquement les montants des factures de l’EG/client facture (voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d’un EG/client facture?), les valeurs de la colonne « Matériaux actuellement stockés » dans tout sous-traitant associé factures sont incluses dans cette colonne.
    • Retenue de garantie sur les travaux pendant cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue de garantie sur les travaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de matériaux pour cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue des matériaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de garantie sur les travaux libérée cette période
      Entrez un montant de retenue de garantie sur les travaux libéré pendant cette période.
  4. Optionnel: Si vous avez des ordres de changement de contrat « approuvés », vous pouvez choisir de les ajouter à la facture en faisant défiler vers le bas de la page et en cliquant sur Ajouter à la facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détail de la facture lors de l’affichage ou de l’exportation à partir de Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d’un contrat client.
    Les valeurs d’un facture ne sont jamais copiées dans les ordres de changement d’un projet.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Vos modifications sont reflétées dans l'onglet Général sous la section Rapport sommaire du contrat.