Créer des contrats de client

Objectif

Créer un (1) ou plusieurs contrats de client pour un projet Procore.

Contexte

Un contrat client est un accord formel et juridique entre un entrepreneur spécialisé et un entrepreneur général ou un client. Dans cette relation, l’entrepreneur spécialisé a un accord juridique avec un entrepreneur général en amont ou un client.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
    OU
  • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats client du projet avec la permission granulaire « Créer des contrats de client » activée sur votre modèle de permissions.
• Restrictions :
• Avant de créer plusieurs contrats sur un projet, voir Y a-t-il des limitations système lorsque les projets ont plusieurs contrats client?
• Étant donné que les données des contrats sont sensibles, Procore n’envoie PAS de courriel automatisé notifications aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat à un autre utilisateur par courriel, voir Envoyer un contrat client par courriel.
• Information supplémentaire :
  • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l’outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats avec les sous-traitants. L’accès à l’outil Budget est généralement limité pour empêcher le client ou l’EG de financer le projet de voir le budget.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes attributions de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
  • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

• Ajoutez l’outil Contrats du client au menu Outils de projet de Procore. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.
• Configurez l’outil Contrats du client. Voir Configurer les paramètres : Contrats du client.

Étapes

Avec les permissions d’utilisateur requises, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats sur un projet Procore.

1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
2. Cliquez sur Créer.
   
   
    
3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :

   Remarques

   • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de la création d’un nouveau contrat.
   • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie comme son créateur et le place au statut Ébauche .
   • Signer avec DocuSign^©
     Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le contrat du client avec DocuSign®, supprimez la marque.
   • Numéro de contrat
     Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.

     Remarques

     • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats, Procore attribue de nouveaux numéros de contrat dans l’ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
     • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue des numéros dans un ordre séquentiel à l’aide de votre schéma. Par exemple, entrez PC-1, PC-01 ou PC-001.
   • Titre
     Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
   • EG/client
     Sélectionnez le entrepreneur général ou le client dans la liste déroulante.
   • Architecte/Ingénieur
     Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
   • Entrepreneur
     Entrez le nom de la compagnie de l’entrepreneur principal gérant le projet de construction. Si vous configurez le contrat, ce sera généralement le nom de votre compagnie.
   • Statut
     Sélectionnez le statut actuel du contrat. Les options comprennent l’ébauche, la sortie pour soumission, la signature, l’approbation, l’achèvement ou Terminé.
     Remarque : Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut d’un contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
   • Exécuté
     Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
   • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
     Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de la permission « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC ».
   • Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
     Cochez ce case à cocher et sélectionnez un (1) ou plusieurs utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats du client dans la liste déroulante.
   • Retenue de garantie par défaut
     Entrez un pourcentage pour représenter le montant de la retenue de garantie pour les postes VDC de votre contrat. Par exemple, entrez : 10 %
   • Description
     Saisissez une description plus détaillée de votre contrat.
   • Pièces jointes
     Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre une copie numérique de votre contrat signé.
4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :

   Remarque

   Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ qui peut être configuré pour afficher ou masquer dans votre environnement de projet par un administrateur sur la page Configurer les paramètres.
   • Date créée
     Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
   • Date de début
     Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
   • Date d'achèvement approximative
     Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
   • Date d'achèvement substantielle*
     Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.

      Conseil

     Si le champ « Date d’achèvement substantielle » est configuré sur votre projet, Procore met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « Date d’achèvement substantielle » pour qu’elle corresponde à la « Date d’achèvement substantielle révisée » de chaque Ordre de changement de contrat de client (Ordres de changement de contrat de client) après chaque ordre de changement est « Approuvée ».
   • Date d'achèvement réelle
     Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
   • Date du contrat*
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s’agit de la date d’entrée en vigueur du contrat, qui est la date à laquelle le contrat entre en vigueur.
   • Date de réception du contrat signé
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
   • Date d’exécution*
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Ceci représente la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties.
   • Émis à la date*
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cette date représente la date à laquelle le contrat a été émis aux deux parties.
   • Date de retour
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
   • Date de la lettre d'intention
     Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
   • Date de la lettre d'approbation*
     Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
   • Date de résiliation du contrat
     Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Une date de résiliation de contrat est une date à laquelle toutes les parties ont satisfait aux obligations et conditions du contrat.
5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
   • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
   • Exclusions. Précisez les exclusions convenues dans le contrat. 
6. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par courriel.

   Remarque

   Si vous avez cliqué sur Créer plus tôt dans ce processus, les étiquettes Créer et créer et créer et envoyer par courriel sont enregistrées et enregistrées par courriel.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des contrats supplémentaires.

Étape suivante

• Mettre à jour la ventilation des coûts d’un contrat client

Voir également

• Y a-t-il des limites au système lorsque les projets ont plusieurs contrats clients?