Passer au contenu principal
Procore

Créer des contrats de client

 Version limitée
flag-us.pngflag-canada.png L'outil Contrats client n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés.  Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée)

Objectif

Créer un (1) ou plusieurs contrats de client pour un projet Procore.

Contexte

Un contrat client est un accord formel et juridique entre un entrepreneur spécialisé et un entrepreneur général ou un client. Dans cette relation, l’entrepreneur spécialisé a un accord juridique avec un entrepreneur général en amont ou un client.

Exemples

Quand créer un contrat unique

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un contrat pour un seul projet de construction. Par exemple, vous êtes un entrepreneur spécialisé dont la zone de expertise’est en électricité, vous pouvez créer un seul contrat avec un entrepreneur général pour les travaux que vous effectuez pour cet entrepreneur.

Quand créer plusieurs contrats

Si un projet a plusieurs méthodes de livraison de sources de financement et/ou plusieurs projets, vous pouvez également choisir de créer plusieurs contrats clients pour un seul projet. Si vous choisissez de créer plusieurs contrats dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Existe-t-il des limitations du système lorsque les projets ont plusieurs contrats clients? Les raisons de choisir de créer plusieurs contrats clients incluent :

  • Plusieurs sources de financement. Un projet peut avoir plusieurs GC, dont chacun fournit un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une compagnie, une autorité publique ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres : Contrats du client.
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats distincts pour la pré-construction, la construction en cours et la suivi/entretien.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats distincts pour les fondations, la plomberie, les CVAC, et ainsi de suite.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats client du projet avec la permission granulaire « Créer des contrats de client » activée sur votre modèle de permissions.
  • Restrictions :
  • Avant de créer plusieurs contrats sur un projet, voir Y a-t-il des limitations système lorsque les projets ont plusieurs contrats client?
  • Étant donné que les données des contrats sont sensibles, Procore n’envoie PAS de courriel automatisé notifications aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat à un autre utilisateur par courriel, voir Envoyer un contrat client par courriel.
  • Information supplémentaire :
    • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l’outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats avec les sous-traitants. L’accès à l’outil Budget est généralement limité pour empêcher le client ou l’EG de financer le projet de voir le budget.
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes attributions de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

Étapes

Avec les permissions d’utilisateur requises, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats sur un projet Procore.

  1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
  2. Cliquez sur Créer.

    create-a-single-prime-contract.png
     
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
    Remarques
    • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de la création d’un nouveau contrat.
    • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie comme son créateur et le place au statut Ébauche .
    • Signer avec DocuSign©
      Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le contrat du client avec DocuSign®, supprimez la marque.
    • Numéro de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.
      Remarques
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats, Procore attribue de nouveaux numéros de contrat dans l’ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue des numéros dans un ordre séquentiel à l’aide de votre schéma. Par exemple, entrez PC-1, PC-01 ou PC-001.
    • Titre
      Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
    • EG/client
      Sélectionnez le entrepreneur général ou le client dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Entrez le nom de la compagnie de l’entrepreneur principal gérant le projet de construction. Si vous configurez le contrat, ce sera généralement le nom de votre compagnie.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat. Les options comprennent l’ébauche, la sortie pour soumission, la signature, l’approbation, l’achèvement ou Terminé.
      Remarque :
      Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut d’un contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
    • Exécuté
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de la permission « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC ».
    • Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
      Cochez ce case à cocher et sélectionnez un (1) ou plusieurs utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats du client dans la liste déroulante.
    • Retenue de garantie par défaut
      Entrez un pourcentage pour représenter le montant de la retenue de garantie pour les postes VDC de votre contrat. Par exemple, entrez : 10 %
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de votre contrat.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre une copie numérique de votre contrat signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    Remarque
    Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ qui peut être configuré pour afficher ou masquer dans votre environnement de projet par un administrateur sur la page Configurer les paramètres.
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
    • Date de début
      Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
    • Date d'achèvement approximative
      Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
       Conseil
      Si le champ « Date d’achèvement substantielle » est configuré sur votre projet, Procore met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « Date d’achèvement substantielle » pour qu’elle corresponde à la « Date d’achèvement substantielle révisée » de chaque Ordre de changement de contrat de client (Ordres de changement de contrat de client) après chaque ordre de changement est « Approuvée ».
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s’agit de la date d’entrée en vigueur du contrat, qui est la date à laquelle le contrat entre en vigueur.
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
    • Date d’exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Ceci représente la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties.
    • Émis à la date*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cette date représente la date à laquelle le contrat a été émis aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Une date de résiliation de contrat est une date à laquelle toutes les parties ont satisfait aux obligations et conditions du contrat.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez les exclusions convenues dans le contrat. 
  6. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par courriel.
    Remarque
    Si vous avez cliqué sur Créer plus tôt dans ce processus, les étiquettes Créer et créer et créer et envoyer par courriel sont enregistrées et enregistrées par courriel.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des contrats supplémentaires.