Créer une facture de sous- Sous-traitant pour le compte d'un contact de facture (bêta)
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Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
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Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire.
Entrepreneurs généraux
Anglais (États-Unis) - Par défaut
Propriétaires
Anglais (terminologie du propriétaire V2)
Entrepreneurs spécialisés
Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
Facturation Facturation Facturations avancées Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client Contrats principaux Financement Contrats clients Revenus Financement Revenus contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)
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Objectif
Contexte
Si votre compagnie ou votre projet ne souhaite pas accorder aux collaborateurs externes la permission d'accéder à votre projet Procore afin qu'ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier auprès de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois collectés, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Information supplémentaire :
- Un administrateur des factures peut :
- Créez des factures pour tous les engagements d'un projet.
- Modifiez les montants sur une ventilation des coûts lorsque la facture est au statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Lorsque plusieurs factures existent pour un engagement au cours d'une même période de facturation, vous ne pouvez afficher les montants que sur la dernière facture.
- Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir un échéancier de paiement aux demandeurs, voir Exporter un échéancier de paiement.
- Révisez la « Date d'échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.
- Un administrateur des factures peut :
Conditions préalables
Pour exécuter les étapes de ce tutoriel, l'engagement de la facture doit avoir :
- Une compagnie de sous-traitance désignée sous le nom de « Compagnie contractante ». Voir Créer un engagement.
- Un employé de la « Compagnie contractante » affecté en tant que « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Un statut Approuvé ou Terminé. Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
- Tous les postes de la ventilation des coûts des sous- Sous-traitant doivent avoir le statut Approuvé . Voir Examiner une facture de sous- Sous-traitant en tant qu'administrateur de factures. Pour savoir comment activer l'onglet VDC de Sous-traitant facultatif, voir Ajouter une VDC de sous- Sous-traitant à un engagement.
De plus, un administrateur des factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
Étapes
- Ouvrir la page Nouvelle facture
- Mettre à jour la carte d’information générale
- Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
- Mettre à jour la carte des détails de paiement
- Définir une retenue de garantie pour les postes VDC
- Ajouter des pièces jointes
- Enregistrer la facture
Ouvrir la page Nouvelle facture
Les utilisateurs créent toujours des factures dans l'outil Engagements du projet.
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Recherchez l'engagement pour lequel créer une facture dans l'onglet « Contrats ».
- Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
- En haut de l'engagement, cliquez sur Créer et choisissez Créer une facture dans le menu.
Conseil
L'option « Créer une facture » est-elle inactive? Pour savoir pourquoi, placez le curseur de votre souris sur l'info-bulle. Cette option ne s'active que lorsque les prérequis sont remplis.
Cela ouvre la page « Nouvelle facture pour [Numéro de contrat] » afin que vous puissiez mettre à jour la carte Informations générales.
Mettre à jour la carte d’information générale
Mettre à jour la carte des détails de paiement
La carte « Détails du paiement » apparaît à côté de la carte « Informations générales » pour les administrateurs de factures avec Procore Pay.
Carte de détails de paiement
Pour modifier la date d'échéance du paiement de cette facture, sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier Date d'échéance du paiement .
En version bêta - Programmes de paiement anticipé
Lorsqu’un bénéficiaire est inscrit à un programme de paiements anticipés, cette carte indique le statut d’inscription au programme de paiements anticipés, la date d’échéance et les frais du bénéficiaire. Voir Examiner et gérer les inscriptions à la paye anticipée en tant que Bénéficiaire. Le programme de paiements anticipés affecté au projet Procore détermine automatiquement la date d’échéance et les frais. Voir À propos des programmes de paiements anticipés.
Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes VDC
Ajouter des pièces jointes
- Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
- Choisissez parmi ces options :
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
Enregistrer la facture
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ».
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.
Envoyer une facture avec DocuSign©
Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.©