(Bêta) Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation

De nouveaux factures sont toujours créés dans l’outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :

1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
2. Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture. 
3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
   

    Conseil

   Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign^© ? Pour ce faire, cliquez sur Modifier le contrat. Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign^© sur la carte « Informations générales » de l'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer . Sinon, cliquez sur Annuler. Choses importantes à noter :

   • ^{L’intégration DocuSign©} doit être activée. Voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet ProcoreActiver ou désactiver l'intégration DocuSign®sur un projet Procore.
   • Votre compte DocuSign ^© doit être lié à Procore. Voir Lier votre compte DocuSign® à un projet Procore .
4. Dans le contrat, cliquez sur Créer. Choisissez ensuite Créer une facture dans le menu déroulant. 

   Remarques

   • Pour utiliser l'option de menu Créer une facture , le contrat d'engagement doit avoir le statut Approuvé ou Terminé . Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
   • Pour accélérer le processus de création de facture, il est également utile de s'assurer que les éléments suivants sont terminés avant de procéder à la création d'une facture :
     • Une compagnie contractante est affectée au contrat d'engagement. Voir Créer un engagement .
     • Un contact de facturation de la compagnie contractante est affecté au contrat d'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance . 
     • Les postes budgétaires de la ventilation des coûts du contrat de sous- traitance sur le contrat d'engagement sont approuvés. Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts de sous-traitant?
     • La période de facturation de la nouvelle facture a été créée dans l'outil Facturation du projet. Voir Créer des périodes de facturation automatiques ou Créer des périodes de facturation manuelles .
   
   
5. Passer à l'étape suivante.

L’étape suivante consiste à mettre à jour la carte « Informations générales » comme suit :

1. Dans la nouvelle facture, ajoutez et/ou vérifiez les données de la carte Informations générales :

    Conseil

   Besoin de modifier une facture existante? Si vous modifiez une facture existante, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier qui apparaît dans le coin supérieur droit de la carte Informations générales . Ce bouton n'apparaît sur la carte qu'une fois la nouvelle facture enregistrée.
   
   • Compagnie contractante
     Affiche le nom de la compagnie qui a terminé le travail contractuel associé à cette facture. Cette compagnie est affectée au contrat d'engagement lors de la création. Voir Créer un engagement . 
   • Statut
     Sélectionnez un statut pour la facture dans la liste déroulante. Sur une nouvelle facture, le statut par défaut de Procore est Ébauche . 

     Remarques

     • Pour en savoir plus sur les statuts, voir Quels sont les statuts par défaut de Procore factures?
     • Si une facture est prête à être révisée par un administrateur de factures, n'oubliez pas de changer son statut en En cours de révision .
     • Une fois que l'administrateur des factures a examiné une facture, son statut peut être modifié en Approuvé ou Réviser et soumettre à nouveau si nécessaire.
     • Les utilisateurs disposant d'une permission « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier que les factures ayant le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. 
   • Facultatif : Nº de facture
     Entrez le numéro facture facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture.

     Remarque

     Choses importantes à noter à propos du champ N° de facture :

     • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour enregistrer une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
     • Un # de facture est un champ de saisie libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation de facture.
     • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
     • Un numéro de facture ne se remplit PAS automatiquement sur les factures au propriétaire. Voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
   • Période de facturation
     Sélectionnez la plage de dates de la période de facturation. Procore sélectionne automatiquement la période de facturation actuelle par défaut.

     Remarques

     • Les administrateurs des factures sont responsables de la création des périodes de facturation. Pour obtenir des instructions, voir Gérer les périodes de facturation.
     • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements peuvent sélectionner n’importe quelle période de facturation dans la liste déroulante.
     • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements ne peuvent sélectionner qu’une période de facturation qui n’a PAS de facture associée.
   • Date de facturation
     Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
   • Début de la période
     Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
   • Fin de période
     Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.

     Remarque

     La date de la « période de facturation » dans Procore est destinée à s'aligner sur le travail effectué sur un projet afin que les chefs de projet puissent suivre et rapporter l'effet des factures sur le budget du projet. Cependant, si votre équipe comptable définit les périodes de facturation différemment, il est recommandé de conserver l'entrée « Période de facturation », puis de saisir manuellement vos dates comptables uniques dans les champs « Date de facturation », « Début de la période » et « Fin de la période ». 
   • Facultatif : Date de paiement
     Saisissez la date à laquelle le paiement doit être effectué à la « Compagnie contractante ».
   • Facultatif : Date de soumission
     Saisissez la date à laquelle le paiement doit être soumis à la « compagnie contractante ».
2. Passer à l'étape suivante.

    Conseil

   Voulez-vous enregistrer votre facture maintenant? Si tel est le cas, cliquez sur Enregistrer sous créez la facture maintenant. Pour procéder à la saisie des données, vous devez cliquer sur Modifier sur chaque carte de la facture. 

Si vous souhaitez définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de l’VDC, procédez comme suit :

1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
   • Pour sélectionner tous les postes de l’VDC, cliquez sur l’case à cocher dans l’en-tête « Numéro d’item » du tableau de données. 
     Ou
   • Pour sélectionner des postes individuels, cochez les case à cocher(s) dans la colonne « Numéro d’item » pour les postes souhaités. 
2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier . 
3. Facultatif : Si vous êtes un administrateur de factures qui souhaite définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
   • Cochez une ou plusieurs cases de numéro d'article . Cliquez ensuite sur l'icône en forme de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
     Cela ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
   • Saisissez les valeurs de retenue de garantie à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
     • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
     • Retenue libérée . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
     • Retenue de matériaux (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
   • Cliquez sur Appliquer.
4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie sur les travaux :
   • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie sur les travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période (%) ». 
     OU
   • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période ($) ». 
5. Dans la colonne Total de retenue de garantie libérée , entrez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour la mainlevée sur le poste. 
6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de matériaux : 
   • Retenue de matériaux ($) . Entrez un montant en devise pour la retenue de garantie matérielle dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue des matériaux pour cette période (%) ». 
     OU
   • Retenue de garantie sur les matériaux (%). Entrez un pourcentage pour la retenue de matériaux que vous demandez à libérer pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur du pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie sur les matériaux pour cette période (%) ». 
7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant de la « retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) » plus le montant de la « retenue de garantie sur les matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 

1. Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
2. Choisissez parmi ces options :
   
   
   • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
     OU
   • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ». 
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.

Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de ^{l’intégration Procore + DocuSign©}, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign^© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, ^{l’intégration DocuSign©} doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.^©