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Procore

(Bêta) Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation

 Version échelonnée : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour les factures des sous-traitants
Le 23 mars 2022, l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée a été activée dans tous les projets Procore utilisant les outils de gestion des factures de Procore. Pour vous donner le temps de prévisualiser les modifications de conception, Procore offre aux utilisateurs la possibilité de basculer entre l'expérience modernisée et héritée jusqu'en septembre 2023. Après septembre 2023, la possibilité de quitter la nouvelle expérience sera supprimée et l'ancienne expérience ne sera plus disponible dans Procore. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour la facturation des sous-traitants.
Remarque
Si vous avez la ancienne version du factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Créer une facture au nom d’un contact de facturation au lieu de ceux ci-dessous.
 Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation proportionnelle n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée)

Objectif

Créer un facture en aval en tant que facture administrateur au nom d’un contact de facture.

Contexte

Dans Procore, il existe deux (2) façons pour une facture administrateur de créer un facture en aval pour un contrat d’engagement .

  • Créer une facture pour le compte d’un contact de facturation
    Lorsque vous ne souhaitez PAS accorder les permissions d’accès facture de votre collaborateur pour créer leurs propres factures dans Procore, suivez les étapes ci-dessous. Avec cette méthode, vous saisirez les données en aval facture dans Procore au nom de vos collaborateurs. Dans ce contexte, un collaborateur est la personne ou l’entreprise que vous avez contractée pour effectuer des travaux sur votre projet.
  • Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation
    Lorsque vous souhaitez inviter les contacts facture de votre collaborateur à soumettre leur propre facture dans Procore, suivez les étapes décrites dans Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation au lieu des étapes ci-dessous. Si vous êtes le destinataire d’une « invitation à facturer », vous pouvez ensuite suivre les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. 
Exemples

Dans Procore, en aval factures qui facture contre les contrats d’engagement de votre projet. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de relations de facture en aval :

  • Si votre projet utilise le dictionnaire par défaut de Procore pour les entrepreneurs généraux, vous créerez un facture en aval dans Procore au nom du sous-traitant qui a effectué des travaux pour votre projet. Dans Procore, on appelle un sous-traitant facture.
  • Si votre projet utilise le dictionnaire des propriétaires de Procore, vous créerez un facture en aval dans Procore au nom du entrepreneur général qui a effectué des travaux pour votre projet. Dans Procore, on appelle un entrepreneur facture.
  • Si votre projet utilise le dictionnaire des entrepreneurs spécialisés de Procore, vous créeriez un facture en aval dans Procore au nom d’un sous-traitant qui a effectué des travaux pour votre projet. Dans Procore, on appelle un sous-traitant facture.

Pour en savoir plus sur les dictionnaires disponibles dans Procore, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez créer factures pour tous les contrats d’engagement.
    • Si vous êtes le facture contact pour la « compagnie contractante » sur un contrat d’engagement, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
    • Si vous êtes un facture administrateur et que vous souhaitez modifier la carte « Ventilation des coûts » ultérieurement, l’facture doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore? 
      Remarque
      flag-australia.png Cette fonctionnalité a été conçue pour les clients de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande qui ont l'obligation légale de fournir aux demandeurs un échéancier de paiement. Cependant, cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients Procore à l'aide des outils Engagements, Facturation et Facturation proportionnelle au niveau du projet.

Conditions préalables

Étapes

  1. Ouvrir la page Nouvelle facture
  2. Mettre à jour la carte d’information générale
  3. Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
  4. Définir une retenue de garantie pour les postes VDC
  5. Ajouter des pièces jointes
  6. Enregistrer la facture

Ouvrir la page Nouvelle facture

De nouveaux factures sont toujours créés dans l’outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
    subcontract-number-link-status.png
     Conseil

    Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign © ? Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier le contrat . Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign © sur la carte « Informations générales » du contrat d'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer maintenant. Sinon, cliquez sur Annuler . Points importants à noter :

  4. Dans le contrat, cliquez sur le bouton Créer . Choisissez ensuite l'option Créer une facture dans le menu déroulant. 
    Remarques

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la carte d’information générale

L’étape suivante consiste à mettre à jour la carte « Informations générales » comme suit :

  1. Dans la nouvelle facture, ajoutez et/ou vérifiez les données de la carte Informations générales :
     Conseil
    Besoin de modifier une facture existante? Si vous modifiez une facture existante, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier qui apparaît dans le coin supérieur droit de la carte Informations générales . Ce bouton n'apparaît sur la carte qu'une fois la nouvelle facture enregistrée.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie qui a terminé le travail contractuel associé à cette facture. Cette compagnie est affectée au contrat d'engagement lors de la création. Voir Créer un engagement
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour la facture dans la liste déroulante. Sur une nouvelle facture, le statut par défaut de Procore est Ébauche
      Remarques
      • Pour en savoir plus sur les statuts, voir Quels sont les statuts par défaut de Procore factures?
      • Si une facture est prête à être révisée par un administrateur de factures, n'oubliez pas de changer son statut en En cours de révision .
      • Une fois que l'administrateur des factures a examiné une facture, son statut peut être modifié en Approuvé ou Réviser et soumettre à nouveau si nécessaire.
      • Les utilisateurs disposant d'une permission « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier que les factures ayant le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. 
    • Facultatif : Nº de facture
      Entrez le numéro facture facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture.
      Remarque
      • Le numéro de facture n’est PAS un champ obligatoire, vous pouvez laisser ce champ vide.
      • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un « n° de facture », il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez d'entrer un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler d'entrer un numéro unique. 
      • Procore ne remplit PAS automatiquement le « numéro de facture » saisi ici sur les factures en amont associées. Pour quels champs sont automatiquement remplis, voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
    • Période de facturation
      Sélectionnez la plage de dates de la période de facturation. Procore sélectionne automatiquement la période de facturation actuelle par défaut.
      Remarques
      • Les administrateurs de factures sont responsables de la création de périodes de facturation. Pour obtenir des directives, voir Créer des périodes de facturation automatiques ou Créer des périodes de facturation manuelles.
      • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements peuvent sélectionner n’importe quelle période de facturation dans la liste déroulante.
      • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements ne peuvent sélectionner qu’une période de facturation qui n’a PAS de facture associée.
    • Date de facturation
      Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
    • Début de la période
      Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
    • Fin de période
      Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
      Remarque
      La date « Période de facturation » dans Procore est destinée à s’aligner sur le travail effectué sur un projet afin que les chefs de projet puissent suivre et signaler l’impact de factures sur le budget du projet. Cependant, si votre équipe comptable définit les périodes de facturation différemment, il est recommandé de conserver l’entrée « Période de facturation », puis de saisir manuellement vos dates comptables uniques dans les champs « Date de facturation », « Début de la période » et « Fin de la période ».
    • Facultatif : Date de paiement
      Saisissez la date à laquelle le paiement doit être effectué à la « Compagnie contractante ».
    • Facultatif : Date de soumission
      Saisissez la date à laquelle le paiement doit être soumis à la « compagnie contractante ».
  2. Passer à l'étape suivante.
     Conseil
    Vous souhaitez enregistrer votre facture maintenant?Si vous souhaitez cliquer sur le bouton Enregistrer sur la facture, vous pouvez le faire maintenant. Procore créera la nouvelle facture et vous devrez cliquer sur les boutons Modifier de chaque carte de la facture pour procéder à la saisie des données. Les instructions de ce tutoriel supposent que vous poursuivrez le processus de création avant de cliquer sur Enregistrer

Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes VDC

Si vous souhaitez définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de l’VDC, procédez comme suit :

  1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
    • Pour sélectionner tous les postes de l’VDC, cliquez sur l’case à cocher dans l’en-tête « Numéro d’item » du tableau de données. 
      Ou
    • Pour sélectionner des postes individuels, cochez les case à cocher(s) dans la colonne « Numéro d’item » pour les postes souhaités. 
  2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier
  3. Facultatif : Si vous êtes un administrateur de factures qui souhaite définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
    • Cochez une ou plusieurs cases de numéro d'article . Cliquez ensuite sur l'icône en forme de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
      Cela ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
    • Saisissez les valeurs de retenue de garantie à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
      • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
      • Retenue libérée . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
      • Retenue de matériaux (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
    • Cliquez sur Appliquer.
  4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie sur les travaux :
    • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie sur les travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période (%) ». 
      OU
    • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période ($) ». 
  5. Dans la colonne Total de retenue de garantie libérée , entrez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour la mainlevée sur le poste. 
  6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de matériaux : 
    • Retenue de matériaux ($) . Entrez un montant en devise pour la retenue de garantie matérielle dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue des matériaux pour cette période (%) ». 
      OU
    • Retenue de garantie sur les matériaux (%). Entrez un pourcentage pour la retenue de matériaux que vous demandez à libérer pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur du pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie sur les matériaux pour cette période (%) ». 
  7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant de la « retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) » plus le montant de la « retenue de garantie sur les matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 

Ajouter des pièces jointes

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
  2. Choisissez parmi ces options :

    admin-view-attachments-section.png
    • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».

Enregistrer la facture

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ». 
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.

Envoyer une facture avec DocuSign©  

Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.©

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