Gestion de documents - Guide de configuration
Important
Un nouveau guide de démarrage complet pour l'outil Gestion de documents est désormais disponible : Gestion de documents - Guide de démarrage.
Le nouveau guide remplacera bientôt cette page.
Contexte
Avant d'utiliser l'outil de gestion de documents de Procore pour la première fois, vous devrez configurer certains paramètres et informations afin de tirer parti des fonctionnalités. Voir À propos de l'outil de gestion de document pour un aperçu général des fonctionnalités de l'outil de gestion de document.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour configurer les paramètres dans l'outil Admin au niveau de la compagnie, « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
- Pour configurer les paramètres dans l'outil Admin au niveau du projet, « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau du projet.
- Pour configurer les paramètres dans l'outil de gestion de documents, « Admin » dans l'outil de gestion de documents.
- Pour des considérations supplémentaires sur les permissions pour l'outil de gestion de documents, voir Comment fonctionnent les permissions dans l'outil de gestion de documents?
Vidéo
Étapes
Cliquez pour accéder à une section :
- Configuration au niveau de la compagnie
- Configuration au niveau du projet
Configuration au niveau de la compagnie
Outil Admin
Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut
Les administrateurs de la compagnie peuvent gérer les ensembles de champs paramétrables et les options pour les champs de document (tels que la discipline, le statut et le type) sur la page de l'outil Gestion de documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents et Quels sont les différents champs de l'outil de gestion de documents?
Remarque : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les options de champ au niveau du projet sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents. Voir la section Afficher ou masquer les options de champ ci-dessous.
Ajouter ou gérer des étapes de projet personnalisées
Les administrateurs de la compagnie peuvent ajouter et gérer des étapes de projet personnalisées à utiliser pour les projets. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée et modifier l'étape de construction d'un projet. Les étapes définies dans l'outil Admin s'afficheront dans le champ « Étape » pour les documents de l'outil Gestion de documents. « Étape » peut également être défini comme champ obligatoire pour les documents. Voir Modifier les exigences de téléversement.
Outil Flux de travail
Configurer un modèle de flux de travail pour les documents
Si vous souhaitez utiliser des flux de travail d'approbation pour des documents, vous devrez créer un modèle de flux de travail et le configurer pour le projet. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Configuration au niveau du projet
Outil Admin
Ajouter ou mettre à jour des lieux de projet
Si vous utilisez la norme de dénomination pour automatiser la saisie de données en fonction des noms de fichiers (voir Que peut-il renseigner automatiquement Procore lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?), vous devrez vous assurer que les codes de localisation du projet correspondent les codes étant utilisés dans les noms de fichiers. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet.
Exemple
Si un nom de fichier estVTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdf, avec L01 indiquant le lieu, « L01 » devra être saisi comme code pour le lieu dans le projet.Pour ajouter des codes de lieux :
- Accédez à la page Lieux dans l'outil Admin au niveau du projet.
- Sous « Paramètres de localisation », cochez la case à côté de « Inclure un code facultatif ».
- Saisissez un code dans le champ « Code » pour chaque lieu que vous ajoutez au projet.
Une fois qu'un fichier avec le segment de code de lieu dans son nom de fichier est téléversé vers l'outil de gestion de documents, le champ Lieu sera automatiquement renseigné avec le code correspondant.
Ajouter un code de projet
Le champ « Code » de l'outil Admin au niveau du projet est utilisé pour remplir le champ Projet pour les téléversements de fichiers. Voir Quel est le champ « Code » sur la page de création de projet? Assurez-vous de saisir un code (généralement un préfixe ou une abréviation, comme « VTX » pour « Vortex ») dans le champ « Code » du projet avant de téléverser des documents.
Outil Répertoire
Ajouter des utilisateurs au répertoire de niveau du projet
Avant de créer des groupes de permissions pour l'outil de gestion de documents, vous devez avoir des personnes et des compagnies dans le répertoire. Voir Ajouter en bloc des utilisateurs et des compagnies à un répertoire de projet ou Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de projet.
Remarque : Si vous souhaitez utiliser le champ « Auteur » dans une norme de dénomination, vous devrez remplir le champ « Nom abrégé » pour les compagnies du répertoire.
Outil de gestion de documents
Configurer les permissions
L'outil de gestion de documents utilise deux niveaux de permissions : les permissions générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes de permissions flexibles pour accorder l'accès aux révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes de permissions peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou compagnies du projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de document auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils devraient avoir accès (par exemple Visualiseur, Propriétaire ou Admin). Les permissions peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans les modèles de permissions pour l'outil Flux de travail de travail.
Voir Comment fonctionnent les permissions dans l'outil de gestion de documents? pour plus de détails sur les permissions, et les tutoriels suivants pour les étapes détaillées :
- Créer un groupe de permissions
- Afficher et gérer les permissions de document
- Afficher et gérer les permissions de flux de travail
Conseil
Une fois les groupes de permissions créés, vous avez la possibilité d'attribuer un groupe de permissions de gestion de documents à un nouvel utilisateur dans l'outil Répertoire. Voir Définir un groupe de permissions de gestion de documents pour un nouvel utilisateur.Configurer les paramètres des documents
Dans l'onglet Documents , vous pourrez configurer des règles pour vos documents. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents.
Afficher ou masquer les options de champ
Après avoir précédemment configuré les champs de document dans l'outil Admin au niveau de la compagnie (voir la section Ensembles de champs paramétrables et champs par défaut ci-dessus), vous pouvez gérer les options de champ disponibles pour sélectionner les champs déroulants à sélection unique dans le projet. Pour savoir comment afficher ou masquer les options de champ, consultez Afficher ou masquer les options d'un champ.
Configurer une norme de dénomination
Afin d'éviter la duplication de fichiers qui peut entraîner des reprises de travail, il est impératif d'avoir des noms uniques pour les documents. Une norme de dénomination de document est utilisée dans l'outil de gestion de documents pour créer et appliquer des normes de dénomination de documents, ce qui permet de garantir la qualification pour toutes les exigences en matière de documents qui peuvent exister pour votre compagnie, votre pays ou votre projet.
Avec la norme de dénomination, Procore crée un conteneur de document unique correspondant à chaque nom de document. Cela permet de garantir que les révisions d'un même document restent ensemble, ce qui réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations. De plus, lorsque les fichiers sont nommés conformément à la norme de dénomination avant le téléversement, Procore peut remplir automatiquement les attributs du document. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?
Pour savoir comment définir la norme de dénomination, consultez Modifier la norme de dénomination.
Définir les exigences de téléversement
Afin de vous assurer que les documents sont téléversés de manière cohérente avec les métadonnées nécessaires, vous configurerez les exigences de téléversement pour le projet à l'aide de règles conditionnelles spécifiques pour différents types de documents.
Ces exigences déterminent les champs de métadonnées qui devront être remplis lors du téléversement de certains types de documents. Vous pouvez configurer différentes exigences de téléversement pour différents types de documents.
Pour savoir comment définir les exigences de téléversement, voir Modifier les exigences de téléversement.
Créer des affichages enregistrés pour le projet
Au lieu d'avoir besoin d'organiser les fichiers en dossiers, vous pouvez créer des affichages enregistrés qui permettent aux utilisateurs de trouver et d'accéder facilement aux documents.
Pour savoir comment créer des affichages enregistrés pour les documents de projet, voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents.