Gestion de documents - Guide de démarrage

Conditions préalables à la réalisation de ce guide

• Votre entreprise fait partie de la version bêta (Limited Release) de Document Management.
• L’outil de gestion de documents est activé pour un projet.
• Les permissions suivantes sont activées dans Procore :
  • Permissions de l’administrateur de la compagnie:
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  • Permissions de l’outil de gestion de documents:
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents.
    • Ajouté à un groupe de permissions avec les permissions « Téléverser de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers » activées.
      Remarque : Procore fournit un groupe de permissions par défaut « Contrôleur de document » auquel vous pouvez vous ajouter. 
  • Facultatif : Permissions de l’outil Flux de travail et correspondance:
    • Pour configurer et démarrer les flux de travail pour les documents, permissions de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
    • Pour joindre des documents à des items de correspondance dans l’outil Correspondance d’un projet :
      • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance de l’item.
        OU
        Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur le modèle de permissions.

Leçon suivante : Introduction à la gestion de documents

À propos de l’outil

Processus général de l’outil

Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général d’utilisation de l’outil de gestion de documents est le suivant : 

• Téléversement, révision et soumission de documents
  • Téléversement de documents
  • Révision et complétion des attributs du document
  • Soumission et approbation de documents
  • Révision de documents avec des flux de travail
• Affichage, téléchargement et partage de documents
  • Affichage des documents
  • Téléchargement de documents
  • Partage de documents

Téléversement, révision et soumission de documents

Affichage, téléchargement et partage de documents

Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin. 
Remarque : Les autorisations de document sont définies plus loin dans ce guide.

Leçon suivante : Champs de document - Vue d’ensemble

Contexte

Dans la construction, les erreurs et les reprises sont souvent causées par des fichiers de projet obsolètes qui ont été dupliqués dans un certain nombre de dossiers ou d’outils. Pour atténuer ce risque, l’outil de gestion de documents de Procore organise et contrôle automatiquement l’accès aux fichiers en fonction des attributs (champs de document) de chaque révision de document. C’est pourquoi il est particulièrement important de configurer ces valeurs de champ avant de commencer à utiliser l’outil. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

 AFFICHER LA LISTE DES CHAMPS

Remarque : Vous allez configurer les champs qui doivent être obligatoires pour chaque document, par type de document, dans la section Exigences de téléversement de ce guide.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des champs de document pour l’outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels sont les domaines importants pour vos besoins en matière de gestion de documents ? 
• Les exigences sur le terrain doivent-elles varier d’un projet à l’autre ou sont-elles cohérentes dans l’ensemble de votre entreprise ?
• Pour les champs obligatoires (tels que « Statut » et « Type »), quelles valeurs doivent être disponibles pour eux ?
• Quels « codes » doivent être associés à chaque valeur de champ (comme « DR » pour Drawing) afin qu’ils soient reconnaissables dans votre norme de dénomination de document ?

Leçon suivante : Champs de document - Configurez-le

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1. Créer des champs personnalisés

Dans l’outil Admin au niveau de la compagnie, pensez à créer des champs personnalisés pour votre projet. Selon le type de champ sélectionné, vous pouvez ajouter un champ personnalisé aux ensembles de champs paramétrables, à la norme de nommage, aux exigences de téléversement, aux groupes de permissions ou à la configuration des colonnes dans les résultats de recherche et les exportations de données. 

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2. Créer des ensembles de champs paramétrables

Dans l’outil Admin au niveau de la compagnie, créez un nouvel ensemble de champs paramétrables pour l’outil de gestion des documents que vous appliquerez à votre projet. Cela vous permet de définir les champs qui doivent être obligatoires sur les documents de tous vos projets. 

Remarque : Vous pouvez ajouter de nouveaux champs personnalisés aux ensembles de champs et masquer les champs que vous ne prévoyez pas d’utiliser.

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3. Modifier les champs par défaut

Dans l’outil Admin au niveau de la compagnie, décidez des valeurs que vous souhaitez rendre disponibles pour les champs du document tels que le statut, le type de document et la discipline du document. Ces options de champ s’appliqueront à tous les fichiers de l’outil de gestion de documents pour tous les projets de votre compagnie.

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4. Facultatif : Examinez les options de champ pour un projet 

Les administrateurs de l’outil de gestion de documents ont la possibilité de masquer certaines valeurs de champ dans des projets individuels. Pour ce faire, accédez à Configurer les paramètres de l’outil Gestion de documents dans un projet, passez en revue les options des champs et masquez ceux que vous ne souhaitez pas rendre disponibles pour la sélection.

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5. Configurer des champs Procore supplémentaires

En fonction des exigences de vos projets, vous devrez peut-être configurer quelques champs supplémentaires avant de commencer. Si vous prévoyez d’utiliser une norme de dénomination de document, le code de projet et le code d’origine sont particulièrement importants.

• Code du projet
• Code d’origine (champ « Nom abrégé »)
• Code d’emplacement
• Code de l’étape

Leçon suivante : Norme de nommage - Vue d’ensemble

Contexte

Votre équipe connaîtra facilement l’auteur et l’objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination de document cohérentes dans tous vos projets. L’outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de téléversement. Il détermine si un téléversement doit être associé aux révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

L’outil Gestion de documents peut utiliser des codes d’attributs de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont téléversées avec un nom et un format identiques à ceux déjà existants, le système empile ces révisions dans un seul conteneur de documents avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication des fichiers et permet à chacun de travailler avec les informations les plus récentes.

Sur la page Configurer les paramètres de l’outil de gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour tout ou partie des documents de votre projet. 

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Meilleures pratiques

Il est important de définir la structure de votre norme de nommage de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela permet d’éviter les incohérences et le refactoring par la suite.

Avant de configurer la norme de dénomination de l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels types de documents doivent faire l’objet d’une norme de dénomination ? 
• Quelle combinaison et quel ordre d’informations dans le nom aiderait votre équipe à mieux comprendre l’objectif d’un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
• Quelle combinaison d’informations dans le nom permettrait de s’assurer que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
  • Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et soumissions techniques doivent être nommés comme Project-Type-Discipline-Number (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, tels que les rapports ou les trackers, peuvent conserver leur nom de fichier d’origine.

Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la

Modifier la norme de dénomination

Dans la section « Téléverser les exigences » de la page Configurer les paramètres, consultez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.

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Vidéo

Remarque : Dans la section suivante de ce guide, vous allez décider des types de documents à associer à cette norme de nommage.

Leçon suivante : Exigences de téléversement - Vue d’ensemble

Contexte

Comme expliqué dans les leçons précédentes, l’outil Gestion de documents utilise des attributs de document pour contrôler les permissions des utilisateurs sur les révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour une récupération facile. Donc, si les documents téléchargés n’ont pas assez d’attributs, il y a un grand risque que vous ne les retrouviez pas facilement plus tard. C’est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant le téléchargement de fichiers. En outre, ces exigences de téléversement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Dans la section « Exigences de téléchargement » de la page Configurer les paramètres de l’outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s’appliquent qu’à certains types de documents.

Ces règles déterminent quels champs de métadonnées doivent être remplis pour les documents téléversés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée. 
 

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Meilleures pratiques

Avant de configurer les exigences de téléversement pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quelles exigences en matière d’attributs et de dénomination doivent exister pour chaque révision téléversée dans le système, quel que soit son type ?
• Quelles exigences doivent varier en fonction du type de document ?
  Remarque : Vous ne pouvez avoir qu’une seule norme de nommage pour l’ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l’appliquer ou non pour chaque type de document.
• Votre projet autorisera-t-il les identificateurs de révision en double ? Par défaut, le champ Révision est défini comme un champ modifiable, tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. Avoir la possibilité de modifier manuellement le champ Révision pour qu’il corresponde au numéro de révision d’un téléversement précédent permet aux utilisateurs de téléverser un fichier qui a des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision.  Cependant, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, si elles le souhaitent.  

Leçon suivante : Exigences de téléversement - Configurez-le

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1. Modifier la règle par défaut

Dans la section « Télécharger les exigences » de la page Configurer les paramètres, passez en revue la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée, sélectionner les champs qui seront requis pour les documents téléchargés et décider si les identificateurs de révision en double sont autorisés. 
Remarque : Les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tous les autres champs que vous avez décidé d’exiger dans l’ensemble de champs de votre compagnie pour l’outil de gestion de documents.

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2. Créer des règles conditionnelles

Si certains types de documents nécessitent des exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de nommage. 

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Leçon suivante : Autorisations de document - Vue d’ensemble

Contexte

Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de versions mineures tout au long de sa durée de vie. Chacune de ces révisions est adaptée à une étape, à un objectif et à un public différents au travail. Sur de nombreux projets, ces révisions sont éparpillées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des permissions. Cependant, avec l’outil de gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les permissions sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L’outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l’étape, le type ou la discipline, pour déterminer automatiquement les autorisations. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

 EN SAVOIR PLUS SUR LES AUTORISATIONS

Meilleures pratiques

Avant de configurer des autorisations pour l’outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels sont les différents rôles d’utilisateur sur vos projets qui nécessitent différents niveaux d’accès aux documents de projet ?
• À quoi ces groupes doivent-ils pouvoir accéder et quels champs de document sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
  • Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de documents un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais ne donner à votre équipe de terrain qu’un accès « Visualiseur » aux plans de projet approuvés.
• Qui devrait être en mesure de modifier les paramètres dans l’outil de gestion de documents lui-même ?

Leçon suivante : Autorisations de document - Configurez-les

1. Attribuer des permissions d’outil générales

Attribuez des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » à l’outil de gestion de documents pour les personnes qui auront besoin d’accéder à l’outil. Vous pouvez attribuer cette permission aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle de permissions de projet dans l’outil Permissions, ou modifier manuellement la permission pour les utilisateurs dans l’outil Répertoire.

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2. Créer des groupes de permissions

Créez des groupes de permissions pour les différents types de permissions dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.

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3. Gérer les niveaux d’autorisation des documents

Contrôlez davantage les autorisations sur les documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Lecteur, Propriétaire et Administrateur. 
Remarque : Cette liste est actuellement limitée au contrôle des niveaux qui devraient pouvoir modifier les attributs du document, mais une personnalisation supplémentaire sera introduite à l’avenir. 

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Leçon suivante : Approbations de documents avec flux de travail - Vue d’ensemble

Contexte

Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement des documents de construction entre des dossiers et des systèmes cloisonnés lorsque leur statut passe de travail en cours à en cours de révision, puis à approbation. Cela crée beaucoup de frais généraux et entraîne un risque d’erreurs et de retouches. Avec la Gestion de documents de Procore, vous n’avez pas besoin de déplacer les documents lorsque leur statut change, et l’accès aux révisions est modifié automatiquement une fois le flux de travail d’approbation terminé. De plus, le moteur de flux de travail intégré à l’outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut s’adapter à des scénarios d’approbation simples et complexes pour tout type de document.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés qui sont ensuite affectés aux documents téléversés dans l’outil Gestion de documents. Une fois qu’un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont invités à examiner les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d’approbation.

Au fur et à mesure qu’une révision de document est examinée et qu’elle est approuvée ou rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres de permission ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l’approbation d’un document. Lorsqu’un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape du flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions de flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.

Meilleures pratiques

Avant de configurer des modèles de flux de travail pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :

• Quels processus d’examen et d’approbation des documents souhaitez-vous appliquer et pour quels types de documents ?
• Comment le flux d’approbation varie-t-il en fonction de l’objectif, du type ou de la source du document ?
• De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (p. ex. approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté) ?
• Qui doit être autorisé à créer et à configurer des flux de travail de documents ?
• Qui doit être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (p. ex. les redémarrer ou changer les personnes assignées en cours de route) ?

Leçon suivante : Approbations de documents avec flux de travail - Configurez-le

1. Attribuer des permissions de flux de travail

Si vous ne l’avez pas déjà fait, configurez des permissions pour les flux de travail.

2. Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents

Ensuite, vous devez créer des modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

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3. Attribuer le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail créé, vous devez l’affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l’utiliser. 

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4. Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser des flux de travail dans l’outil de gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail du projet, ce qui implique d’affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l’un de ces modèles par défaut pour les documents récemment téléversés.

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5. Démarrer un flux de travail sur les documents

Lorsque des documents sont téléversés dans le projet, un flux de travail peut être affecté aux documents dans la colonne « Flux de travail attribué ». Une fois qu’un document est soumis, le flux de travail assigné commencera à la première étape et les réviseurs en seront informés.

Remarque : Si vous soumettez des documents en bloc ensemble, les réviseurs recevront un seul courriel contenant tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des courriels séparés pour les documents soumis individuellement.

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Leçon suivante : Organisation de documents avec des vues enregistrées - Vue d’ensemble

Contexte

La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques car chaque révision de document doit en fait exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours d’élaboration avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour examen, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans le secteur de la construction, il est essentiel de conserver un historique unique et traçable des révisions d’un document de construction et de leur évolution de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et risquez que les équipes travaillent à partir d’informations obsolètes.  

Avec l’outil de gestion de documents de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers dessins architecturaux approuvés ou voir les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche de documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l’avantage d’une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

Leçon suivante : Organisation de documents avec des vues enregistrées - Configurez-le

Créer des vues enregistrées

Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les gens aient un accès rapide, il peut définir l’accès de l’affichage enregistré à « Tout le monde dans le projet ».  De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres vues personnalisées.

Remarque : Actuellement, les affichages enregistrés dans chaque projet doivent être créés individuellement dans chaque projet, mais à l’avenir, vous serez en mesure de standardiser les affichages enregistrés dans plusieurs projets de votre entreprise. 

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Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Vue d’ensemble

Contexte

Avec autant de façons de partager des documents et des communications par voie numérique, il peut être difficile de conserver une trace claire des communications d’un projet. Le fait de joindre manuellement et d’envoyer des documents par courriel en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et la référence aux communications en cas de besoin.

L’outil Correspondance de Procore sert d’endroit central pour partager les documents du projet et maintenir un registre formel des communications. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un item de correspondance à partir du Web ou d’un mobile, ce qui permet un accès facile aux documents ainsi qu’un historique clair de la communication. 

Comment cela fonctionne-t-il ?

Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l’outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l’outil de gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des paquets de plans approuvés. 

Le partage de documents par le biais d’un item de correspondance permet de garantir qu’un système d’enregistrement formel est conservé par Procore. Les fichiers joints (et non les copies) sont liés directement à partir de l’outil de gestion de documents, ce qui signifie que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés. 

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Meilleures pratiques

Avant de configurer des modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :

• De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin, et quand pourrait-elle avoir besoin de les émettre ?
• Connaissez-vous l’outil Correspondance ? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l’outil de gestion de documents ?
• Qui doit envoyer et gérer les communications?
• Considérez les permissions requises pour l'outil Correspondance : Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item. OU Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.

Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurez-le

1. Créer un type de correspondance

Sur la page Correspondance de l’outil Admin au niveau de la compagnie (sous Paramètres de l’outil), créez un type de correspondance. 

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2. Créer et appliquer un ensemble de champs de correspondance à un projet

Dans l’onglet « Ensemble de champs paramétrables » de la page Correspondance de l’outil Admin au niveau de la compagnie, créez un nouvel ensemble de champs paramétrables ou modifiez un ensemble existant. Dans le lien « Projets assignés » de l’ensemble de champs paramétrables, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l’ensemble de champs de correspondance. 

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3. Créer un item de correspondance

Dans l’outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs items de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l’outil Gestion de documents. 

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Leçon suivante : Conclusion

 Vous avez terminé le guide ! 

Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement de l’outil de gestion de documents et comment vous pourrez l’utiliser dans vos projets.

Pour obtenir la liste complète des didacticiels sur la gestion des documents, de la FAQ, des vidéos et plus encore, visitez la page de renvoi de la gestion des documents.