Quels sont les différents champs de l'outil Gestion de documents?
Contexte
L'outil de gestion de documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de document pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions de document, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de document d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau de la compagnie via des ensembles de champs paramétrables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : Champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.
Réponse
Le tableau ci-dessous répertorie les noms de champ de l'outil Gestion de documents et leurs descriptions, ainsi que des notes sur la provenance des informations de ces champs.
Remarque :
- Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans la colonne Nom du champ.
- Les champs avec les codes inclus dans les options de champ sont notés dans la colonne Type d'entrée de données.
- Certains champs (tels que Type, Projet et Auteur) ont un code au début du champ, qui peut se remplir automatiquement en fonction de la norme de dénomination. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type.
| Nom du champ | Définition du champ | Type d'entrée de données | Source et remarques du chantier |
|---|---|---|---|
| Flux de travail assigné | Le modèle de flux de travail qui a été affecté au document. | Liste déroulante à sélection unique |
Sélection manuelle dans l'outil Gestion de documents.
|
| Rédigé par | La personne qui a créé le document. | Liste déroulante à sélection unique |
Génère automatiquement en fonction de qui téléverse le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire.
|
| Classification | Un sous-type spécifique d'un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d'élévation ou de section. | Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
|
| Personnes assignées à l'étape actuelle |
Toutes les personnes assignées à l'étape actuelle du modèle de flux de travail. |
Référence non modifiable |
Remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Étape actuelle du flux de travail |
Le nom de l'étape du flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document. |
Texte non modifiable | Remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie et de l'étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Date de création | La date à laquelle le document a été créé. | Sélecteur de date | Sélection manuelle dans l'outil Gestion de documents. |
| Date de mise à jour | Date et heure de la dernière mise à jour du document dans Procore. | Date non modifiable | Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié. Ce champ se met à jour automatiquement à partir des éléments suivants : modifications de document, modifications de métadonnées et lorsqu’une révision de document remplace ou est remplacée par une autre révision. |
| Date de téléversement | La date et l'heure auxquelles le document a été téléversé sur Procore. | Date non modifiable | Génère automatiquement en fonction du téléversement et ne peut pas être modifié. |
| La description | Un titre bref pour le document. | Champ de texte |
Saisie manuelle dans l'outil Gestion de documents.
|
| Discipline | Le métier associé à ce document, tel que Architecture, Électricité ou Mécanique. | Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
|
| Déposer | Le nom de fichier d'origine du document au moment du téléversement. | Nom et extension de fichier non modifiables | Génère automatiquement en fonction du fichier téléversé et ne peut pas être modifié. |
| Format | Le type de fichier, tel que EXCEL, PDF, etc. | Texte non modifiable | Génère automatiquement en fonction du fichier téléversé et ne peut pas être modifié. |
| Dans le Flux de travail de travail actif | Si le fichier est activement dans un flux de travail de travail (« Oui ») ou non (« Non »). | Texte non modifiable | Se génère automatiquement selon qu'un flux de travail de travail a été lancé ou non. Voir Démarrer un Flux de travail de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Lieu | Le lieu associé au document. | Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine tant que le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.
|
| Nom* |
Identifiant unique d'un document qui peut également être configuré avec les exigences d'un projet. |
Texte non modifiable OU Champ de texte |
Génère automatiquement en fonction de la norme de dénomination et de l'entrée de champ dans l'outil de gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents et Modifier les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents.
|
| Numéro | Chiffres qui sont généralement répertoriés à la fin du nom d'un document. | Champ de texte |
Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.
|
| Auteur |
Le nom de la compagnie dont la personne qui a créé ou téléversé le document est un employé. |
Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Génère automatiquement en fonction du champ « Nom abrégé » de la compagnie concernée dans l'outil Répertoire. Voir Modifier une compagnie dans le répertoire de la compagnie. |
| Projet | Une abréviation du nom du projet. | Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Copié à partir du champ Code de l'outil Admin au niveau du projet. Voir Quel est le champ « Code » sur la page de création de projet? |
| Révision* | Une lettre, un chiffre ou une combinaison de lettres et de chiffres qui identifie une version spécifique du document. | Champ de texte |
Lorsqu'un document portant le même nom de fichier est téléversé, le champ se remplit automatiquement avec le prochain numéro, lettre ou valeur de révision disponible. |
| Taille | La quantité de stockage ou d'espace utilisé par le document. | Texte non modifiable | Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié. |
| personnalisée | Phase de construction pour laquelle un document a été créé. | Liste déroulante à sélection unique |
Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée. |
| Statut* |
L'état d'un document lors de son passage dans un flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.). |
Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Sélection manuelle des documents sans flux de travail assignés. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
|
| Genre* |
La catégorie du document, telle qu'un plan, un devis ou une maquette. Si un code d'abréviation (tel que DR pour Plan) est défini, il s'affichera au début du nom du type. |
Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Si le code de type (tel que « DR » pour Plan) existe dans le nom du fichier selon la norme de dénomination du projet, il sera renseigné dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.
|
| Mis à jour par | La personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore. | Nom non modifiable | Se met à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l'outil et ne peut pas être modifié. |
| Téléversé par | La personne qui a téléversé le document sur Procore. | Nom non modifiable | Génère automatiquement en fonction du téléversement et ne peut pas être modifié. |
| Version | Numéros séquentiels générés automatiquement par Procore pour différencier chaque itération de document soumise. Ce champ n'est pas modifiable. | Chaîne | Se met à jour automatiquement en fonction du moment où une révision est soumise ou change de nom. Impossible de le modifier. |
| Volume / Système |
Ce champ est utilisé pour regrouper les documents connexes selon les besoins. Un volume est généralement un paquet ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d'équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un but, tel qu'un système solaire-électrique. |
Liste déroulante à sélection unique (comprend le code) |
Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
|
| Personnes assignées au flux de travail |
Toutes les personnes assignées à toutes les étapes du modèle de flux de travail. |
Noms non modifiables | Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Gestionnaire de flux de travail |
La personne sélectionnée en tant que responsable du modèle de flux de travail affecté au document. |
Nom non modifiable | Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
| Étape du flux de travail due |
La date à laquelle toutes les personnes assignées de l'étape actuelle doivent soumettre leurs réponses. |
Date non modifiable | Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents. |
Voir également
- Quelles données Procore peut-il automatiquement remplir lors du téléversement de fichiers vers l'outil Gestion de documents?
- Informations complètes pour les documents dans l'outil de gestion des documents
- Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents
- Modifier les exigences de téléversement pour l'outil de gestion des documents
- Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents