Quels sont les différents champs de l'outil Gestion de documents?

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Contexte

L'outil de gestion de documents de Procore utilise les métadonnées et les champs de document pour accorder automatiquement l'accès et organiser les révisions de document, les rendant plus faciles à trouver. Les champs de document d'un projet sont configurés dans l'outil Admin au niveau de la compagnie via des ensembles de champs paramétrables. Les options de champ peuvent être affichées ou masquées à partir de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents.
Remarque : Champs obligatoires pour chaque document : Nom, Type, Statut et Révision.

Réponse

Le tableau ci-dessous répertorie les noms de champ de l'outil Gestion de documents et leurs descriptions, ainsi que des notes sur la provenance des informations de ces champs.

Remarque :

Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) dans la colonne Nom du champ.
Les champs avec les codes inclus dans les options de champ sont notés dans la colonne Type d'entrée de données.
Certains champs (tels que Type, Projet et Auteur) ont un code au début du champ, qui peut se remplir automatiquement en fonction de la norme de dénomination. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents. Par exemple, un document de type de plan serait renseigné avec « DR » dans le champ Type.

Nom du champ	Définition du champ	Type d'entrée de données	Source et remarques du chantier
Flux de travail assigné	Le modèle de flux de travail qui a été affecté au document.	Liste déroulante à sélection unique	Sélection manuelle dans l'outil Gestion de documents. Vous pouvez attribuer un flux de travail par défaut à appliquer automatiquement à tous les documents téléversés dans le projet. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Rédigé par	La personne qui a créé le document.	Liste déroulante à sélection unique	Génère automatiquement en fonction de qui téléverse le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Les options de champ sont copiées à partir de l'outil Répertoire au niveau du projet.
Classification	Un sous-type spécifique d'un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d'élévation ou de section.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.
Personnes assignées à l'étape actuelle	Toutes les personnes assignées à l'étape actuelle du modèle de flux de travail.	Référence non modifiable	Remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Étape actuelle du flux de travail	Le nom de l'étape du flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document.	Texte non modifiable	Remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie et de l'étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Date de création	La date à laquelle le document a été créé.	Sélecteur de date	Sélection manuelle dans l'outil Gestion de documents.
Date de mise à jour	La date et l'heure de la dernière mise à jour du document dans Procore.	Date non modifiable	Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié.
Date de téléversement	La date et l'heure auxquelles le document a été téléversé sur Procore.	Date non modifiable	Génère automatiquement en fonction du téléversement et ne peut pas être modifié.
La description	Un titre bref pour le document.	Champ de texte	Saisie manuelle dans l'outil Gestion de documents. Pour les plans, l'apprentissage automatique de Procore recherchera la description dans le bloc de titre du plan. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?
Discipline	Le métier associé à ce document, tel que Architecture, Électricité ou Mécanique.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents.
Déposer	Le nom de fichier d'origine du document au moment du téléversement.	Nom et extension de fichier non modifiables	Génère automatiquement en fonction du fichier téléversé et ne peut pas être modifié.
Format	Le type de fichier, tel que EXCEL, PDF, etc.	Texte non modifiable	Génère automatiquement en fonction du fichier téléversé et ne peut pas être modifié.
Lieu	Le lieu associé au document.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine tant que le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents. Les options de champ sont copiées à partir de la section Lieux de l'outil Admin au niveau du projet. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet.
Nom*	Identificateur unique d'un document qui peut également être configuré avec les exigences d'un projet.	Texte non modifiable OU Champ de texte	Génère automatiquement en fonction de la norme de dénomination et de l'entrée de champ dans l'outil de gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents et Modifier les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents. Si aucune norme de dénomination n'est appliquée, cela devient un champ de texte simple qui peut être modifié.
Numéro	Chiffres qui sont généralement répertoriés à la fin du nom d'un document.	Champ de texte	Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d'origine si le code est au bon endroit selon la norme de dénomination. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? et modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents. Les numéros de plan peuvent être automatiquement détectés sur les documents dont le type est « Plan ».
Auteur	Le nom de la compagnie dont la personne qui a créé ou téléversé le document est un employé.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Génère automatiquement en fonction du champ « Nom abrégé » de la compagnie concernée dans l'outil Répertoire. Voir Modifier une compagnie dans le répertoire de la compagnie.
Projet	Une abréviation du nom du projet.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Copié à partir du champ Code de l'outil Admin au niveau du projet. Voir Quel est le champ « Code » sur la page de création de projet?
Révision*	Lettre, chiffre ou combinaison de lettres et de chiffres qui identifie une version spécifique du document.	Champ de texte	La valeur par défaut est « 0 » lorsqu'un document est téléversé pour la première fois et peut être modifié si nécessaire. Lorsqu'un document portant le même nom de fichier est téléversé, le champ se remplit automatiquement avec le prochain numéro, lettre ou valeur de révision disponible.
Taille	La quantité de stockage ou d'espace utilisé par le document.	Texte non modifiable	Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié.
personnalisée	Phase de construction pour laquelle un document a été créé.	Liste déroulante à sélection unique	Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée.
Statut*	L'état d'un document lors de son passage dans un flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.).	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Sélection manuelle des documents sans flux de travail assignés. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents. Pour les documents avec des flux de travail attribués, le champ Statut se met automatiquement à jour en fonction de l'état actuel du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Genre*	La catégorie du document, telle qu'un plan, un devis ou une maquette. Si un code d'abréviation (tel que DR pour Plan) est défini, il s'affichera au début du nom du type.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Si le code de type (tel que « DR » pour Plan) existe dans le nom du fichier selon la norme de dénomination du projet, il sera renseigné dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents. Les plans et les devis peuvent également être détectés et peuplés par l'apprentissage automatique de Procore. Voir Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents? Les options de champ pour le champ Type sont gérées dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
Mis à jour par	La personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore.	Nom non modifiable	Se met à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l'outil et ne peut pas être modifié.
Téléversé par	La personne qui a téléversé le document sur Procore.	Nom non modifiable	Génère automatiquement en fonction du téléversement et ne peut pas être modifié.
Volume / Système	Ce champ est utilisé pour regrouper les documents connexes selon les besoins. Un volume est généralement un paquet ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d'équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un but, tel qu'un système solaire-électrique.	Liste déroulante à sélection unique (comprend le code)	Configuré dans la section Gestion des documents de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Gérer les ensembles de champs paramétrables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de documents.
Personnes assignées au flux de travail	Toutes les personnes assignées à toutes les étapes du modèle de flux de travail.	Noms non modifiables	Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Gestionnaire de flux de travail	La personne sélectionnée en tant que responsable du modèle de flux de travail affecté au document.	Nom non modifiable	Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.
Étape du flux de travail due	La date à laquelle toutes les personnes assignées de l'étape actuelle doivent soumettre leurs réponses.	Date non modifiable	Remplit en fonction des sélections dans le modèle de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents.

Version limitée (bêta)

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