À propos de l'outil de gestion des documents

Pourquoi Procore a-t-il décidé de créer un nouvel outil pour les Documents?

Bien que l’outil Documents d’origine de Procore soit toujours largement salué dans l’industrie pour sa capacité à servir de multiples parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D’autres besoins sont motivés par le désir d’optimiser les flux de travail pour favoriser un meilleur accès à l’information et une meilleure collaboration avec celle-ci.

L’objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais aussi de le faire d’une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.

Quelle est la différence entre les Documents et les outils de Gestion de documents de Procore?

Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils 'Documents' et 'Gestion de documents' dans Procore?

Comment les utilisateurs sur le terrain peuvent-ils afficher les documents de construction approuvés sur leur mobile appareil?

Les utilisateurs mobile peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil de Gestion de documents sur les applications mobile Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.

Quelles métadonnées peuvent être remplies automatiquement?

Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de gestion de documents?

Qui peut ajouter des annotations à un document?

Seules flux de travail personnes assignées peuvent ajouter une annotation à un .pdf document. Voir À propos des Flux de travail dans l’outil de Gestion de documents.

L’outil de gestion de documents prend-il en charge les dossiers?

Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l’outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu’un document perde sa source unique de vérité.

Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « affichages enregistrés » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer un affichage enregistré dans l’outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.

Comment regrouper et organiser mes documents pour faciliter la navigation?

Vous pouvez créer des « affichages enregistrés » personnalisés pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer un affichage enregistré dans l’outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres affichages personnels, et les utilisateurs disposant de permissions 'Admin' sur l’outil Gestion de documents peuvent créer des affichages que tous les utilisateurs du projet peuvent utiliser.

Outre les affichages enregistrés, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :

• Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des Documents dans l’outil Gestion de documents.

• Affichez, masquez ou réorganisez n’importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion de documents.

Comment les utilisateurs sont-ils informés lorsque de nouveaux documents sont disponibles?

Les utilisateurs affectés à une étape du flux de travail d’approbation seront informés par courriel lorsque ce sera à leur tour d’approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l’outil Gestion de documents pour le moment.

Puis-je voir quels changements ont été apportés aux documents et quand?

Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d’un document, ainsi que la date à laquelle ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l’historique des modifications pour les Documents dans l’outil de Gestion de documents.

L’outil Gestion de documents se connecte-t-il à l’outil Plans?

Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de Gestion de documents dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de téléversement complet dans les deux outils, faites-le une fois dans l’outil Gestion de documents. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et rapportez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. En savoir plus, consultez Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de Gestion de documents dans l’outil Plans?

La Gestion de documents s’intègre-t-elle à des applications tiers?

L’outil Gestion de documents dispose désormais d’une intégration native avec Microsoft SharePoint, permettant aux utilisateurs admissibles d’authentifier et de lier des fichiers en toute sécurité directement dans les téléversements de Gestion de documents. Bien que les points de terminaison d’API publics pour les intégrations de tiers application supplémentaires ne soient pas encore disponibles, Procore construit continuellement une infrastructure de intégration de base pour prendre en charge les futurs connecteurs et flux de travail sources. 

L’outil Gestion de documents s’intègre-t-il à l’outil Niveau compagnie Documents?

Non, il n’y a pas de intégration avec les outils Entreprise ou Niveau projet Documents. Cependant, si vos documents de projet sont hébergés en externe dans Microsoft SharePoint, les employés de la société de projet peuvent utiliser le lien natif de l’intégration de SharePoint pour extraire efficacement des fichiers directement dans les téléversements de Gestion de documents en bloc.

Y aura-t-il une migration des fichiers de l’outil Documents vers l’outil Gestion de documents?

Non, il n’y aura pas de migration automatisée des données entre les Documents et l’outil Gestion de documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger des documents à partir de l’outil Documents et les téléverser dans l’outil Gestion de documents.