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Procore

Créer un nouveau projet

Objectif

Ajouter un nouveau projet au compte Procore de votre compagnie à l'aide de l'assistant de création de projet de l'outil Portefeuille.

Contexte

L'assistant de création de projet vous permet de créer rapidement des projets Procore et de téléverser efficacement les documents-clés du projet (par exemple, les plans et les devis du projet).

Éléments à considérer

Étapes

Utilisez l'assistant de création de projet pour ajouter un nouveau projet. Voici les étapes :

  1. Lancez l'assistant de création de projet
  2. Ajouter des informations au projet
  3. Ajoutez et supprimez des outils dans la boîte à outils du projet
  4. Ajoutez des codes de coûts de projet
  5. Mettre à jour le répertoire
  6. Téléverser des plans
  7. Téléverser des devis
  8. Téléverser l'échéancier

Lancez l'assistant de création de projet

  1. Accédez à l'outil Portefeuille de la compagnie.
  2. Cliquez sur Créer un projet.

    create-portfolio-project.png

    Cela lance l'assistant de création de projet. 

Ajouter des informations au projet

  1. Assurez-vous que Détails du projet est sélectionné.

    create-new-project-information.png
     
  2. Sous Informations sur le projet, complétez les informations suivantes si nécessaire:
    Remarque : Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Modèle. Choisissez un modèle de projet dans la liste ou choisissez « Ne pas appliquer de modèle ». 
      Remarques :

      • Ce champ n'est visible et disponible que lorsque la fonction de modèles de projets est activée sur le compte Procore de votre compagnie.
      • Pour sélectionner un modèle dans la liste, le modèle de projet souhaité doit être actif. Voir Configurer un modèle de projet.
    • Nom *. Entrez un nom pour le projet. Ceci est un champ obligatoire.

    • Coder . Entrez un code de projet pour aider votre équipe à identifier et à localiser le projet dans Procore. Cela devrait être une abréviation du « Nom du projet ».

      Bêta Pour les utilisateurs de Procore participant au programme bêta fermé de l'outil de gestion de documents de Procore, le « code » saisi ci-dessus s'intègre aux normes de dénomination que vous spécifiez dans la page Configurer les paramètres de l'outil. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le champ « Code » sur la page de création de projet ?

    • Valeur estimée*. Entrez la valeur prévue du projet une fois terminé. Entrez une valeur au nombre entier le plus proche. Par exemple, si la valeur estimée de votre projet est de 18 millions de dollars, saisissez 18 000 000,00 $ dans la case.

    • Date de début*. Il s'agit de la date à laquelle le projet commencera et qui sera également utilisé pour calculer le volume de construction.

    • Date d'achèvement*. Sélectionnez la date d'achèvement prévue du projet. Une fois le projet commencé, vous pouvez comparer ce champ à la date de fin réelle.

    • Étape. Sélectionnez une étape de projet dans la liste. Ces sélections sont créées avec l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter des étapes de projet personnalisées à votre compagnie.

    • Type. Sélectionnez un type de projet dans le menu déroulant. Ces sélections sont créées dans l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter un type de projet personnalisé.

    • Numéro de projet. Saisissez un numéro ou un identifiant de projet unique pour le différencier des autres projets de la compagnie.

    • Pieds carrés. Entrez la superficie en pieds carrés du projet.

    • Numéro du magasin. Entrez le numéro du magasin pour le projet. Ce champ n'est visible et disponible que si le paramètre « Inclure le numéro de magasin et la zone de marché désignée » est activé dans la section « Paramètres de projet par défaut » de l'outil Admin de la compagnie.

    • Description. Entrez un bref résumé du projet.

    • Actif. Placez le commutateur en position ON pour mettre le projet à Actif, ou placez le commutateur en position OFF pour mettre le projet à Inactif.

    • Logo. Faites glisser-déposer une image ou cliquez sur la zone pour sélectionner un fichier image à téléverser en tant que logo pour le projet. Le fichier doit avoir des dimensions de 200 x 70 pixels, ne doit pas dépasser les 3 Mo maximum et doit être enregistré dans les GIF, les JPG ou PNG format de fichier. Pour modifier ce logo ultérieurement, voir Mettre à jour les informations générales du projet.

    • Photo. Faites glisser et déposez une image ou cliquez sur la zone pour sélectionner un fichier image à téléverser en tant que photo du projet. Le fichier doit avoir des dimensions de 200 x 100 pixels, ne doit pas dépasser les 3 Mo maximum et doit être enregistré dans les GIF, les JPG ou PNG format de fichier. Pour modifier cette photo ultérieurement, voir Mettre à jour les informations générales du projet ou Ajouter une photo de projet.

  3. Sous Lieu du projet, remplissez les informations suivantes si nécessaire :
    Remarque : Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    portfolio-create-project-project-location.png
     
    • Pays*. Sélectionnez le pays dans la liste déroulante. 

    • Fuseau horaire*. Choisissez le fuseau horaire approprié pour le projet dans la liste déroulante. Ce fuseau horaire déterminera l'heure des items tout au long du projet.

    • Adresse. Saisissez l'adresse du chantier du projet.
      Remarques :

    • Ville. Indiquez le nom complet de la ville où se déroule le projet. 
      Remarque : N'abrégez pas le nom de la ville. 

    • État. Sélectionnez l'état du projet dans la liste déroulante.

    • Zip. Entrez le code postal/postal du projet.
      Remarque : Procore utilise un service tiers pour déterminer automatiquement le nom du comté en fonction des champs « Adresse » et « ZIP ». Étant donné qu’il est déterminé automatiquement, il n’y a aucune entrée de données pour le comté dans la page Créer un nouveau projet. Pour modifier la valeur du comté, voir Mettre à jour les informations générales du projet.

    • Téléphone. Indiquez le numéro de téléphone principal du site de projet. Les membres de l'équipe pourront voir ce numéro de téléphone.

    • Télécopieur. Indiquez le numéro de télécopieur sur place (si disponible). Cela permet aux membres de l'équipe de voir et d'utiliser le numéro de télécopieur du projet en cas de besoin. 

    • Zone de marché désignée. Entrez la zone de marché désignée pour le projet.
      Remarque : Ce champ n'est visible et disponible que si le paramètre « Inclure le numéro de magasin et la zone de marché désignée » est activé dans la section « Défauts » de l'outil Admin de la compagnie.

  4. Sous Avancé, remplissez les informations suivantes si nécessaire :

    portfolio-create-project-advanced.png
     
    • Bureau. Choisissez le bureau qui gère ce projet. Ces sélections sont créées dans l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter un lieu de bureau.

    • Services. Sélectionnez un ou plusieurs services responsables du projet. Ces sélections sont créées avec l’outil Admin de la compagnie. Voir Projets de compagnie personnalisés.
      Remarque : Ces services apparaissent dans l’outil Carte de présence et Répertoire, et peuvent également apparaître dans d’autres outils Procore en fonction de la configuration spécifique de votre compagnie.

    • Programme. Sélectionnez le programme sous lequel classer votre projet. Ces sélections sont créées avec l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter des programmes.
      Remarque : Vous pouvez afficher vos projets par programme à l’aide de l’outil Programmes .

    • Drapeau. Sélectionnez une couleur pour le drapeau du projet dans la liste déroulante. Les sélections de couleurs par défaut du système sont : ROUGE, JAUNE et VERT. Cela vous permet d'organiser visuellement vos projets (par exemple, vous pourriez vouloir marquer les projets internes comme ROUGE et les projets commerciaux comme VERT). 

    • Région. Sélectionnez la région dans laquelle vous souhaitez classer votre projet. Ces sélections sont créées avec l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter des régions de projet.
      Remarque : Vous pouvez afficher les projets par région dans l’outil Portefeuille.

    • Type d’appel d’offres. Sélectionnez le type d’appel d’offres dans la liste. Ces sélections sont créées avec l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter un type d’appel d’offres personnalisé.

    • Type de propriétaire. Sélectionnez le type de propriétaire dans la liste déroulante. Ces sélections sont créées dans l’outil Admin de la compagnie. Voir Ajouter un type de propriétaire personnalisé.

    • Projet principal. Sélectionnez le nom du projet principal dans Procore à partir de la liste déroulante. Dans Procore, un projet principal est un projet Procore qui a été désigné comme projet principal pour un ou plusieurs projets connexes dans l'outil Portefeuille de Procore. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet?

    • Date de début de la garantie . Sélectionnez la date de début de la garantie du contrat de construction.

    • Date de fin de garantie. Sélectionnez la date de fin de la garantie du contrat de construction.

    • Copier le répertoire de. Sélectionnez l’un des projets dans l’compte Procore de votre compagnie pour copier les informations sur l’utilisateur et la compagnie du répertoire de ce projet dans l’outil Répertoire de votre projet actuel. Voir Copier le répertoire d’un projet à l’autre.

    • Langue-Pays : Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez  que le projet s'affiche.
      Remarque : Si « Aucun sélectionné » est choisi, la langue du projet correspondra à la langue de la compagnie pour les utilisateurs qui n'ont pas changé la langue de leur compte d'utilisateur dans « Paramètres de mon profil ». Voir Puis-je changer la langue de ma compagnie, de mon projet ou de mon utilisateur dans Procore?

    • Projet de test : Cochez la case si ce projet est utilisé à des fins d'apprentissage uniquement. Il est important de noter que le fait de marquer un projet comme «Projet de test » ne l'exclut pas de la limite de projets de votre compte. Voir Qu'est-ce qu'un Projet de test?

  1. Cliquez sur Créer un projet.

Ajouter et supprimer des outils dans la boîte à outils du projet

Les outils sélectionnés sur cette page apparaîtront dans le menu des outils du projet, tandis que les outils qui ne sont pas sélectionnés n’apparaîtront pas dans le menu des outils et ne pourront pas être utilisés.
Remarque : Si vous souhaitez modifier les outils disponibles ultérieurement, vous pouvez le faire en accédant à l’outil Admin du projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

  1. Assurez-vous que Outils est mis en surbrillance.
    Important! Si le lien Outils n'apparaît PAS dans l'assistant de création de projet, c'est parce que le modèle de projet que vous avez appliqué à votre nouveau projet a déjà déterminé les outils du projet.
  2. Ajoutez et supprimez des outils pour le projet comme suit :
    • Pour ajouter un outil individuellement : Cochez la case en face de la case correspondant à l'outil souhaité.
    • Pour ajouter tous les outils disponibles dans une catégorie : Cochez la case en face du nom de la catégorie.
      OU
      Pour ajouter tous les outils disponibles de toutes les catégories : Cochez la case en face de Sélectionner tout.
      Remarque : Cliquer à nouveau sur la case désélectionnera tous les outils.
    • Pour supprimer un outil : Décochez la case de cet outil.
  3. Si vous souhaitez réorganiser l'ordre des outils dans la barre d'outils du projet pour tous les utilisateurs :

    rearrange-project-tools.png
    1. Passez la souris sur l'icône de poignée ⁞⁞ à côté de l'outil que vous souhaitez déplacer.
    2. Faites glisser-déposer pour déplacer l'outil vers une nouvelle position dans la catégorie de produits.
  4. Cliquez sur Sélectionner les outils.
    Remarque : Le système affiche une bannière VERTE pour confirmer que vos paramètres ont été enregistrés.

Ajoutez des codes de coûts de projet

Remarques
  1. Assurez-vous que le code de coût est mis en surbrillance.
    Remarques :
  2. Choisissez parmi ces options (A) ou (B) :
    1. Si votre compte de compagnie Procore n'est PAS configuré pour fonctionner avec un système ERP intégré, vous verrez la page Liste des codes de coûts standard (illustrée ci-dessus). Choisissez parmi ces options :
      • Pour copier uniquement les codes sélectionnés de la liste de codes de coûts standard de Procore :
        1. Développez le(s) dossier(s) de division souhaité(s).
        2. Mettre en surbrillance les codes de coût souhaités.
        3. Cliquez sur Copier les codes sélectionnés.
      • Pour copier tous les codes de la liste de codes de coûts standard de Procore :
        1. Cliquez sur Copier tous les codes.
          Le système affiche le message de confirmation suivant : « Une fois que vous avez ajouté ce code de coût, la liste source ne peut pas être modifiée. »
        2. Cliquez sur OK pour accuser réception du message de confirmation.
          Ceci déplace tous les codes de la Liste de codes de coûts standard vers la liste Codes de coûts de projet.
           Conseil
    2. Si votre compte Procore est configuré pour fonctionner avec un système ERP intégré, vous verrez le menu déroulant Source. Remplir le formulaire suivant :
      • Sélectionnez Liste de codes de coûts standard Sage 300 CRE®.
        Remarque : Vous ne pourrez sélectionner cette option que si votre compagnie a activé l'intégration Procore + Sage 300 CRE®. Il s'agit d'un paramètre obligatoire pour l'intégration Procore + Sage 300 CRE®.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Si votre compagnie a activé l'intégration Procore + Sage 300 CRE®, le système affiche la page Codes de coûts et types de coûts.

Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts

Remarque : Cette page n'est disponible dans ce module que si les intégrations ERP sont activées sur votre compte Procore.

  1. Assurez-vous que le code de coût est en surbrillance.
  2. Pour chaque code de coût répertorié, cochez une (1) ou plusieurs cases pour attribuer chaque code à un (1) ou plusieurs types de coût.
    Important!
    • Les projets utilisant Integration by Ryvit codes de coût utiliseront les Integration by Ryvit types de coûts standard. Les modifications apportées à cette liste de types de coûts doivent être effectuées dans Integration by Ryvit.

      add-cost-type.gif
       
  3. Cliquez sur Continuer.
    Vos affectations de type de coût sont automatiquement enregistrées et Procore confirme qu’elle a créé votre nouveau projet.

    new-project-created.png
     
  4. Cliquez sur Continuer la configuration du projet.

Mettre à jour le répertoire

  1. Assurez-vous que Répertoire est en surbrillance.

    add-directory.gif
     
  2. Ajoutez des contacts et des compagnies du répertoire de la compagnie à votre répertoire de projets comme suit :
    • Si votre projet est basé sur un modèle de projet existant, vous pouvez ajouter toutes les compagnies et tous les employés de ces compagnies en cliquant sur Sélectionner tout dans le menu déroulant.
    • Pour ajouter une compagnie à partir du répertoire de la compagnie de Procore et tous les employés de cette compagnie, commencez à entrez le nom de la compagnie. Lorsque le système trouve la correspondance appropriée, sélectionnez la compagnie dans la liste. Cela ajoute à la fois la compagnie et les personnes au répertoire de projets.
    • Pour ajouter une personne, commencez à taper son nom. Lorsque le système trouve la correspondance appropriée, sélectionnez cette personne dans la liste :
      Remarques :
      • Si vous souhaitez supprimer une compagnie ou une personne, cliquez sur l'icône Supprimer icon-permissions-no-access-x.png en face de la compagnie ou de la personne.
      • Si vous souhaitez supprimer toutes les compagnies ou personnes, cliquez sur Effacer tout dans le menu déroulant.
  3. Pour chaque personne que vous avez choisi d'ajouter, procédez comme suit :
    • Modèle de permissions. Sélectionnez le modèle de permissions souhaité dans la liste ou choisissez « Appliquer un modèle plus tard ». 
      Important!
      Il s’agit d’un paramètre obligatoire pour tous les utilisateurs que vous avez l’intention d’ajouter. Pour savoir comment les sélections de cette liste sont créées, voir Gérer les modèles de permissions de projet.
    • Rôle du projet. Sélectionnez le rôle du projet pour l’utilisateur. La sélection que vous faites ici répertoriera la personne pour chaque rôle sélectionné sur la page d’accueil du projet. Pour savoir comment les sélections de cette liste sont créées, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé.
  4. Cliquez sur Suivant.
    Une bannière VERTE apparaît en haut de la page pour confirmer le nombre de compagnies et de personnes ajoutées.

Téléverser des plans

  1. Assurez-vous que Plans est mis en surbrillance.
  2. Complétez ce qui suit :

    upload-drawings.gif
     
    • Pour savoir comment formater des plans avant de les téléverser dans un projet, voir Comment puis-je améliorer la précision de l'OCR sur mes plans?
    • Pour ignorer cette étape et téléverser les plans de votre projet ultérieurement, cliquez sur Ignorer. Lorsque vous êtes prêt à téléverser vos plans, voir Téléverser des plans.
      • Joindre des fichiers. Cliquez sur ce bouton pour choisir parmi les options suivantes : téléverser un fichier depuis votre ordinateur, sélectionner un fichier à partir de Procore, ou si vous avez activé l'intégration de Box, sélectionner un fichier à partir de Box.
        OU
        Faites glisser-déposer les fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur ou réseau vers cette zone de la page.
      • Nom de l'ensemble. Entrez un nom pour l'ensemble de plans.
      • Date de l'ensemble. Sélectionnez une date pour l'ensemble de plans à l'aide de la commande de l'échéancier.
      • Date de plan par défaut. Sélectionnez une date pour les plans à l'aide du contrôle de calendrier.
      • Date de réception par défaut. Sélectionnez la date de réception du ou des plans à l'aide de la commande de l'échéancier.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Le système traite les plans en arrière-plan.
    Remarque : Vous n’avez PAS besoin d’attendre la réalisation du téléversement. Une fois terminé, le système vous envoie une notification automatisée par courriel avec la ligne d’objet « Téléversement du plan terminé ». Pour savoir comment réviser et publier vos plans, voir Réviser et confirmer les plans, puis publier des plans.

Téléverser des devis

  1. Assurez-vous que Devis est en surbrillance.
    Remarques :
    • Si vous souhaitez ignorer cette étape et téléverser un devis ultérieurement, cliquez sur Ignorer. Cela ferme l'assistant de création de projet.
    • Lorsque vous êtes prêt à téléverser vos devis ultérieurement, voir Téléverser des devis.
  2. Complétez ce qui suit :

    upload-specs-pdf-only.png

    Remarques :
    • Pour savoir comment formater les devis avant de les téléverser dans un projet, voir Comment puis-je améliorer la précision de l'identification de la section du devis?
      • Joindre des fichiers. Cliquez sur ce bouton pour choisir parmi les options suivantes : téléverser un fichier depuis votre ordinateur, sélectionner un fichier à partir de Procore, ou si vous avez activé l'intégration de Box, sélectionner un fichier à partir de Box.
        OU
      • Faites glisser-déposer les fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur ou réseau vers cette zone de la page.
      • Nom de l'ensemble. Entrez un nom pour l'ensemble.
      • Date de l'ensemble. Sélectionnez une date pour l'ensemble à l'aide de la commande de l'échéancier.
      • Date d'émission par défaut. Sélectionnez une date pour le ou les fichiers à l'aide de la commande de l'échéancier.
      • Date de réception par défaut. Sélectionnez la date de réception du ou des fichiers à l'aide de la commande de l'échéancier.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Le système traite le téléversement du devis.
    Remarque : Vous n’avez PAS besoin d’attendre la réalisation du téléversement. Une fois terminé, le système vous envoie une notification automatisée par courriel avec la ligne d’objet « Téléversement du devis terminé ». Pour savoir comment réviser et publier vos devis, voir Réviser et publier des devis.

Téléverser l'échéancier

  1. Assurez-vous que l'échéancier est en surbrillance.
    Remarques :
  2. Complétez ce qui suit :

    prototype-upload-schedule.png
     
  3. Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers. Accédez ensuite au fichier d'échéancier sur votre ordinateur ou réseau. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
    Remarques :
    • L'assistant de création de projet prend uniquement en charge le téléversement de fichiers via votre navigateur Web. Il ne prend actuellement pas en charge les téléversements de fichiers stockés dans l'outil Documents au niveau du projet.
    • Si vous souhaitez stocker un fichier d’échéancier dans l’outil Documents, puis le téléverser, consultez « Téléversement de fichiers via documents Procore » dans Téléverser un fichier d’échéancier de projet vers l’application Web de Procore.
    • Vous pouvez également téléverser un fichier d’échéancier à l’aide de Procore Drive. Pour plus de détails, voir Échéancier dans le Guide de l’utilisateur de Procore Drive.
  4. Cliquez sur Suivant.