Guide de l’utilisateur de Gestion financière : Entrepreneur spécialisé

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans Procore est de vérifier que votre compagnie et votre projet sont configurés avec une structure du code budgétaire qui fonctionne pour votre entreprise spécifique. Dans la structure de répartition du travail de Procore, les codes budgétaires sont l’élément de base des postes financiers de votre budget. Grâce à l’utilisation de codes budgétaires, vous pouvez créer un budget granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez. 

Si vous êtes un entrepreneur spécialisé, Procore recommande ce qui suit :

1. Créez la structure de répartition du travail de votre compagnie. Travaillez avec les parties prenantes de votre compagnie pour décider si vous souhaitez utiliser la structure de répartition du travail par défaut de Procore ou si vous souhaitez personnaliser votre structure de répartition du travail pour le compte de votre compagnie. Pour en savoir plus, voir Créer Structure de répartition du travail de votre compagnie.
2. Créez la structure de répartition du travail de votre projet. Décidez si vous souhaitez utiliser la structure de répartition du travail de votre compagnie pour vos projets ou si vous souhaitez personnaliser la structure de répartition du travail au niveau projet. Vous pouvez inclure le segment facultatif « Sous-projet » au niveau Projet. Pour en savoir plus, voir Créer la structure de répartition du travail de votre projet.

L’outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur la situation financière de votre projet.  Avec l’utilisation de codes budgétaires, vous pouvez créer un budget aussi granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez.

• Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d’un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir entre deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l’outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour importer un budget. 
• Configurez les affichages budgétaires de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez configurer une ou plusieurs vues budgétaires, ainsi qu’une grande variété de colonnes de données, telles que le montant du budget initial, les modifications budgétaires, le budget révisé, les modifications budgétaires en attente, etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l’aide de la fonction « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus d’informations, voir Utiliser la fonctionnalité Prévision jusqu’à l’achèvement. 
• Utilisez les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre et les quantités de production. Pour les clients qui ont acheté les outils de gestion de la main-d’œuvre et de suivi des ressources de Procore, votre budget peut être défini automatiquement. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.
• Réaffectez des fonds d’un poste à un autre à l’aide des modifications budgétaires. Utilisez la fonction de modification du budget pour transférer de l’argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous réalisez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu’il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu’un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter des fonds du premier code budgétaire et les ajouter au second code budgétaire en tant que contingence. Les modifications budgétaires n’apparaissent que dans l’outil Budget, de sorte que vos fournisseurs ne verront pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des modifications budgétaires

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Budget, consultez Budget.

Après avoir configuré l’outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats pour clients multiples pour votre projet. Avec l’outil Contrats clients, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d’imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

• Configurez votre contrat client.  Alors que la plupart des clients Procore créent un seul contrat client pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats pour clients multiples dans l’outil Contrats clients. Pour plus de détails, voir Créer des contacts clients. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir entre deux méthodes pour configurer votre contrat client : (1) vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat client ou (2) vous pouvez importer une VDC de contrat client à partir d’un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, il suffit de l’approuver. Voir Approuver un contrat client.

   Conseil

  Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou exige-t-il une facturation proportionnelle?  Découvrez pourquoi certains entrepreneurs spécialisés décident de créer des contrats pour clients multiples sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser l’étendue des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, mais cela présente quelques considérations.  Pour plus d’informations, consultez Existe-t-il des limitations système lorsque les projets ont plusieurs contrats pour clients multiples? 

  Une autre façon de gérer ces types d'exigences consiste à utiliser la fonction Sous-projet. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet? 

• Créer et gérer des factures au propriétaire. Une fois que votre contrat client est défini et que vous avez configuré l’outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture au donneur d’ouvrage est un relevé détaillé d’une transaction financière entre votre client et vous. En règle générale, la ventilation détaillée est dictée par l’entrepreneur général, puis vous lui soumettez vos données de facturation, afin qu’il puisse ensuite soumettre sa facture au propriétaire du projet lorsque le paiement est dû. Voir Créer une facture au propriétaire.
• Créez un registre des paiements reçus.  Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Pour plus de détails, consultez Créer un paiement reçu.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Contrats clients, consultez Contrats clients.

Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l’outil Contrats clients, vous pouvez commencer à configurer les engagements de votre projet. En règle générale, vous créez des engagements lorsque votre entreprise sous-traite des travaux. 

Dans Procore, vous pouvez créer deux types d'« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.

• Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L’administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d’ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer par défaut une variété de dates à utiliser sur vos contrats. Les paramètres incluent également les paramètres de liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d’activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus d’informations, voir Configurer les paramètres : Engagements. 
• Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur spécialisé) et émis à un « vendeur » (par exemple, un fournisseur) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande. 

   Conseil

  Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance sont utilisés exclusivement pour facturer les coûts prédéterminés enregistrés dans le budget de votre projet. Il est important de noter que les bons de commande ne sont pas conçus pour être utilisés comme un onglet en cours d’exécution. Par exemple, si la pratique de votre entreprise consiste à créer une facture pour payer vos bons de commande au fur et à mesure que les articles sont livrés, vous souhaiterez créer un coût direct au lieu d’un bon de commande. Voir Outil Coûts directs. 

• Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre l’entreprise contractante et les sous-traitants qui exécutent l’étendue des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) créer directement un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements. 
• Créer des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l’aide de l’outil Engagements ou Facturation progressive, vous pouvez également créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou Contrat de sous-traitance Les utilisateurs disposant de la permission « Admin » dans l’outil Engagements peuvent également utiliser ces permissions pour gérer les factures avec l’outil Facturation progressive. 
• Créez un registre des paiements émis.  Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, voir Engagements.

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore.  Vous pouvez créer deux types d’ordres de changement dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de changement avec Événements de changement ou (2) Ordres de changement sans Événements de changement.

L’outil Facturations proportionnelles de Procore utilise la permission d’utilisateur accordée dans l’outil Engagements et Contrats clients. Au fur et à mesure que votre projet progresse et que les contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer le travail terminé via des factures de sous-traitant. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie responsable de l’approbation du paiement.

• Gérer les périodes de facturation. Si vous sous-traitez des travaux, la période de facturation définit le cycle de facturation utilisé pour la facturation proportionnelle appliquée aux sous-traitants de votre projet. En plus de définir la fréquence de la période de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), il définit également la date de début de la période de facturation, la date d’échéance de la facture et la date de fin de la période de facturation. Pour savoir comment créer une période de facturation avec l’outil Facturation progressive, voir Créer des périodes de facturation manuelles et Créer des périodes de facturation automatique.

• Créez et gérez la facturation proportionnelle. Avec l’outil Facturations proportionnelles, vous pouvez limiter les permissions d’utilisateur à votre équipe de projet et créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à ce que vos sous-traitants vous facturent leur travail, vous pouvez envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation et vos sous-traitants peuvent alors soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. Vous pouvez ensuite examiner et approuver ces facturations.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Facturation, voir Facturations proportionnelles.

Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. À l'aide de l'outil Coûts directs, vous pouvez créer ces items :

• Factures.  Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres. 
• Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne. 
• Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget. 

Pour savoir comment créer un coût direct, voir Créer un coût direct. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Coûts directs, consultez Coûts directs