Guide de l’utilisateur de Gestion financière : Entrepreneur général

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Pour les entrepreneurs généraux

Ce guide de l’utilisateur fournit aux entrepreneurs généraux des informations sur la façon d’utiliser les outils Finances du projet de Procore pour rationaliser vos processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie de votre projet.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :
  • Comment configurer votre structure de répartition du travail. Procore vous fournit une structure de répartition du travail (SRT) par défaut qui comprend le code de coût, le type de coût et les sous-segments de sous-projet facultatifs. Avec WBS, vous pouvez créer une société et/ou un niveau Projet structure du code budgétaire à utiliser avec les outils Finances du projet de Procore. Pour en savoir plus, voir Configuration de la structure de répartition du travail.
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et attribuer des affichages budgétaires à votre projet, et comment configurer un affichage des prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités de production dans votre budget. Découvrez comment créer des modifications budgétaires pour réaffecter des fonds d’un poste budgétaire à un autre. Voir Configuration du budget.
  • Comment créer un (ou plusieurs) contrat principal pour votre projet. Configurez votre outil de contrat principal et découvrez les considérations à garder à l’esprit si votre projet a plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facture au donneur d’ouvrage et créez un registre des paiements reçus. Voir l’outil Contrats principaux.
  • Comment gérer les bons de commande et les contrats de sous-traitance de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l’outil Engagements et comment créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance. Désignez des contacts de facturation sur vos contrats et créez un registre des paiements émis. Voir Outil Engagements.
  • Comment améliorer la supervision et la gestion des changements de projet. Choisissez entre la gestion des ordres de changement avec ou sans l’outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de changement pour vos contrats. Apportez la gestion du changement sur le terrain, en facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et en éliminant la nécessité de procéder à des risques. Voir Outils de gestion du changement.
  • Comment administrer le processus de facturation pour les sous-traitants de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre les factures de sous-traitant. Voir Outil de facturation.
  • Comment gérer les coûts directs de votre projet. Découvrez comment gérer les coûts non associés à vos bons de commande et à vos engagements. Voir Outil Coûts directs.

Configuration de la structure de répartition du travail

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de répartition du travail de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de créer une SRT unique au niveau Projet. 

Contexte

La structure de répartition du travail par défaut de Procore comprend deux (2) segments par défaut : le code de coût et le type de coût. Il comprend également un segment de sous-projet facultatif qui vous permet d’ajouter des sous-projets à un projet. Les segments sont les éléments constitutifs qui définissent la structure du code budgétaire devotre entreprise. Pour en savoir plus sur les segments, voir Que sont les segments et les items de segment ?

  • Par défaut : Segment de code de coût. Le segment « Code de coût » par défaut de Procore est un segment à plusieurs niveaux qui s’aligne sur la structure de code de coût à 17 divisions du icon-lien-externe.png CSI MasterFormat®. Voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore?  Vous pouvez utiliser les codes de coût par défaut ou personnaliser votre segment de code de coût en ajoutant manuellement des codes de coût en tant qu’items de segment. Vous pouvez également importer vos codes de coût à l’aide de l’application Importations Procore. Le processus d’importation vous permet d’ajouter ou de modifier des items de segment, mais ne peut pas être utilisé pour supprimer des items de segment existants.
  • Par défaut : Segment de type de coût. Dans Procore, les types de coûts sont un moyen d’identifier et de classer les coûts de travail de votre projet. Ils peuvent également être utilisés pour générer des rapports. Pour en savoir plus, voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore ?
  • Facultatif : Sous-segment de projet. Dans Procore, un sous-projet vous permet de compartimenter les coûts du projet au sein d’un projet. Une fois qu’ils sont ajoutés à Procore (ou importés via un système ERP intégré), vous pouvez surveiller les budgets et les coûts de votre projet pour vous aider à mieux déterminer si vous gagnez de l’argent sur votre projet.
  • Facultatif : Segments personnalisés. Votre entreprise peut nommer des segments personnalisés comme vous le souhaitez. Vous pouvez également définir le nombre de caractères alphanumériques que vous souhaitez représenter le schéma de codage de chaque segment. Les segments personnalisés peuvent également être combinés avec les segments par défaut de Procore lors de la configuration de la structure du code budgétaire de votre entreprise. 

De nombreuses entreprises conçoivent leur structure du code budgétaire pour s’aligner sur le CSI MasterFormat. D’autres entreprises décident de mettre en œuvre une structure de code budgétaire propre à leur secteur, organisation ou environnement de projet. Quelle que soit la structure, vous pouvez effectuer vos propres importations à l’aide de l’application Importations Procore. Vous pouvez également demander l’importation d’items de segment pour WBS.

Pour en savoir plus sur la SRT, consultez la page de renvoi Structure de répartition du travail. Nous vous recommandons de lire À propos de la structure de répartition du travail et de consulter les étapes de Créer la structure de répartition du travail par défaut de votre entreprise et Créer la structure de répartition du travail de votre projet avec votre équipe. 

Configuration du budget

L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet.  

  • Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d’un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir entre deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l’outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour importer un budget. 
  • Configurez les affichages budgétaires de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez configurer une ou plusieurs vues budgétaires, ainsi qu’une grande variété de colonnes de données, telles que le montant du budget initial, les modifications budgétaires, le budget révisé, les modifications budgétaires en attente, etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l’aide de la fonction « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus d’informations, voir Utiliser la fonctionnalité Prévision jusqu’à l’achèvement. 
  • Identifiez et suivez les tendances avec l’affichage Prévision de Procore. Conçu pour les propriétaires (et les entrepreneurs) qui souhaitent éviter les dépassements de coûts, votre administrateur Procore peut également demander l’activation de l’affichage des prévisions dans Procore. Cela vous permet de visualiser les flux de trésorerie de votre projet de construction dans le temps en répartissant la valeur de la colonne « Coût du projet à terminer » (ou toute colonne que vous définissez) sur une période. Vous pouvez ensuite effectuer une analyse ligne par ligne pour apporter des ajustements éclairés à votre allocation budgétaire. Pour en savoir plus, voir Configurer un nouvel affichage de prévision. 
  • Utiliser les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre et les quantités produites. Pour les clients qui ont acheté les outils de gestion de la main-d’œuvre et de suivi des ressources de Procore, votre budget peut être défini automatiquement. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.
  • Réaffectez des fonds d’un poste à un autre à l’aide des modifications budgétaires. Une fois que vous avez verrouillé votre budget initial et configuré les autres outils répertoriés dans ce guide, vous pouvez utiliser la fonction de modification du budget pour transférer de l’argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous avez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu’il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu’un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter des fonds du premier code budgétaire et les ajouter au second code budgétaire en tant que contingence. Les modifications budgétaires n’apparaissent que dans l’outil Budget, de sorte que vos fournisseurs ne verront pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des modifications budgétaires

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Budget, consultez Budget.

Outil Contrats principaux

Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats principaux pour votre projet. Avec l'outil Contrats principaux, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

  • Configurez vos contrats principaux.  Alors que la plupart des clients de Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats principaux multiples dans l’outil Contrats principaux. Pour plus de détails, voir Créer des contacts principaux. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir entre deux méthodes pour configurer votre contrat principal : (1) vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts d’un contrat principal ou (2) vous pouvez importer une VDC de contrat principal à partir d’un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, il suffit de l’approuver. Voir Approuver un contrat principal.
     Conseil
    Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou modes de livraison? Découvrez pourquoi certains clients Procore décident de créer plusieurs contrats principaux sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, cependant, cela nécessite quelques considérations. Pour plus d'informations, consultez Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux?
  • Créer et gérer des factures au propriétaire. Une fois que votre contrat principal est défini et que vous avez configuré l’outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture au donneur d’ouvrage est un relevé détaillé d’une transaction financière entre un propriétaire de projet et une compagnie chargée de réaliser les travaux. En règle générale, il est émis par un entrepreneur général et soumis à un propriétaire de projet pour signaler qu’un paiement est dû pour les travaux achevés. Voir Créer des factures au propriétaire.
  • Créez un registre des paiements reçus.  Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Pour plus de détails, voir Créer un paiement reçu pour un contrat principal.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Contrats principaux, consultez Contrats principaux.

Outil Engagements

Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez commencer à configurer les engagements financiers de votre projet. Dans Procore, vous pouvez créer deux types d '« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande. 

  • Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L’administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d’ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer par défaut une variété de dates à utiliser sur vos contrats. Les paramètres incluent également les paramètres de liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d’activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus d’informations, voir Configurer les paramètres : Engagements. 
  • Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (bons de commande) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour des produits ou des services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande.
  • Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre une entreprise générale et les sous-traitants qui exécutent l’étendue des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) créer directement un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements. 
  • Créer des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l’aide de l’outil Engagements ou facturation, vous pouvez également créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les utilisateurs disposant de la permission « Admin » dans l’outil Engagements peuvent également utiliser ces permissions pour gérer les factures avec l’outil de facturation. 
  • Créez un registre des paiements émis.  Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, voir Engagements.

Outils Gestion des changements

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Activer les outils Ordres de changement et Événements de changement ou (2) Activer uniquement l'outil Ordres de changement. 

Ordres de changement avec événements de changement

Les événements de changement sont créés pour tout élément d'un projet qui semble susceptible de créer un coût supplémentaire. La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer au coût d'un changement avant qu'il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDP (Demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les DDP sont créées et traitées par les sous-traitants assignés, des ordres de changement peuvent alors être créés en fonction du devis soumis.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, consultez Événements de changement.

Ordres de changement sans événements de changement

Si votre équipe décide de ne pas activer l’outil Événements de changement, vous pouvez toujours utiliser l’outil Ordres de changement pour tenir compte des coûts supplémentaires. Pour la plupart des clients Procore, ce flux de travail de gestion des changements commence par la création d’un ordre de changement potentiel.

  • Créez un ordre de changement potentiel. Utilisez un ordre de changement potentiel pour gérer les coûts supplémentaires affectant le contrat principal. Lors de la création d’un ordre de changement potentiel, vous ne pouvez saisir qu’un montant en dollars. Plus tard, lorsque vous mettrez à jour la ventilation des coûts (VDC) pour l’ordre de changement potentiel, vous aurez la possibilité de sélectionner un code budgétaire. Idéalement, l’ordre de changement potentiel affectera un code budgétaire qui figure déjà dans le budget du projet. Cela vous permet de voir l’augmentation du budget dans l’outil Budget du projet. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.
  • Créez un ordre de changement à l’engagement. Une fois l’ordre de changement potentiel créé, vous passez à la création d’un ordre de changement à l’engagement. L’ordre de changement à l’engagement agit comme une demande de prix auprès du sous-traitant qui sera responsable de l’achèvement de l’étendue des travaux que vous avez décrite dans l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l’ordre de changement à l’engagement à l’ordre de changement potentiel correspondant et visualiser la variance entre les deux. Pour en savoir plus, voir Créer un ordre de changement à l’engagement à partir d’un ordre de changement au contrat principal.
  • Créez une demande d’ordre de changement. Une fois que vous avez créé des ordres de changement potentiels, vous pouvez regrouper un ou plusieurs ordres de changement potentiels dans des demandes d’ordre de changement. Les demandes d’ordre de changement sont généralement des documents qui sont soumis pour approbation et peuvent être utilisés pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de changement potentiels afin de rationaliser l’examen et l’processus d'approbation. Voir Créer une demande d’ordre de changement (DODC). 
  • Créez un ordre de changement au contrat principal.  Ensuite, vous pouvez commencer à créer des ordres de changement. Notez que lorsque vous définissez le statut d’un ordre de changement sur En attente, il apparaît dans la colonne « Modifications budgétaires en attente » de l’outil Budget. Une fois que l’ordre de changement au contrat principal est défini sur Approuvé, le changement total en dollars est reflété dans la colonne « ODC approuvés » de l’outil Budget. Des ordres de changement approuvés peuvent être ajoutés aux factures des propriétaires. Pour plus de détails, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
  • Créez un ordre de changement à l’engagement. Un ordre de changement à l’engagement décrit les variations de coûts qui affectent le contrat entre l’entreprise générale et un fournisseur ou un sous-traitant. Une fois que vous avez indiqué que l’ordre de changement à l’engagement est approuvé, le changement en dollars est reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de changement potentiel à l’engagement dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Modifications de coûts en attente » de l’outil Budget. Voir Créer un ordre de changement à l’engagement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de changement, voir Ordres de changement.

Outil de facturation

L'outil Facturation de Procore utilise la permission d'utilisateur accordée dans les outils Engagements et Contrats principaux. Au fur et à mesure que votre projet avance et que vos contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie dont le paiement est demandé.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Facturation, voir Facturation.

Outil Coûts directs

Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. À l'aide de l'outil Coûts directs, vous pouvez créer ces items :

  • Factures.  Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres. 
  • Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne. 
  • Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget. 

Pour savoir comment créer un coût direct, voir Créer un coût direct. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Coûts directs, consultez Coûts directs