Pratiques exemplaires : livrables

Introduction

Avant que votre équipe ne commence à créer des livrables, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau de votre compagnie sont en place. Cela aidera à prévenir les problèmes et à retravailler plus tard. Êtes-vous prêt?

Types de livrables personnalisés

Avec l'outil Livrables de Procore, vous pouvez acheminer tout type de document qui pourrait nécessiter un flux de travail de travail d'approbation sur votre projet. Les types de livrables vous permettent d'organiser ces documents en créant des catégories de livrables distinctes. Voir Créer des types de livrables personnalisés. Votre équipe de projet peut filtrer et rapporter les livrables en fonction de leur type pour trouver facilement les données dont elles ont besoin.

Statuts de livrable personnalisés

Procore fournit 3 statuts par défaut pour les livrables : Ouvert, Fermé et Ébauche. Cependant, vous souhaiterez peut-être ajouter d'autres statuts pour afficher exactement où se trouve un livrable dans son processus de soumission et d'approbation.

Une soumission « ouverte » peut être :

• Une soumission qui a été demandée, mais pas encore reçue
• Une soumission qui a été reçue et est en cours de révision (à l'interne ou à l'externe)

Une soumission « fermée » peut être :

• Une soumission qui a été approuvée, avec ou sans exceptions
• Une soumission qui a été rejetée ou marquée comme « Réviser et soumettre à nouveau »

Groupes de champs configurables 

Utilisez des ensembles de champs configurables pour vous assurer que votre équipe de projet ne voit et ne remplit que les champs applicables aux processus de votre compagnie. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.

champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent à vos équipes de capturer des données uniques à votre compagnie et/ou projet. Voir Créer de nouveaux champs personnalisés.

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau du projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passera en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus notables. Êtes-vous prêt?

Numéroter les livrables par section du devis

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de livrable et la révision avec la section du devis liée. Par exemple, si une section du devis n° 03 30 00 est identifiée dans le champ Section du devis d'un livrable, le numéro de la soumission (tel que # 007) et le numéro de révision (tel que # 01) seront au format # 03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de livrable et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les livrables de chaque section du devis seront numérotés de manière séquentielle et indépendante des livrables d'une autre section du devis lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

• Section du devis : 03 30 00
  • # 03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
  • #03 30 00-002 : Données du produit
  • #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
• Section du devis : 07 45 00
  • #07 45 00-001 : Données du produit
  • #07 45 00-002 : Échantillons

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail dispose de son délai contractuel pour examiner et répondre à chaque item de livrable. Au fur et à mesure que les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas à leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques?

Calculs de l’échéancier des dessins d'atelier

Les calculs d'échéancier de livrables sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un item de livrable. Ces champs se composent des éléments suivants :

• Date requise sur le site : Un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site. 
• Délai : Un champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils dont le livrable a besoin pour le traitement, la fabrication et l'expédition. 
• Heure de révision de l'équipe de conception : Un champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver le livrable.
• Heure de révision interne : Un champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes internes pour réviser le livrable.
• Date de retour prévue : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous avez besoin d'un livrable approuvé par vos réviseurs externes pour atteindre l'étape de la date sur place requise, également connue sous le nom de « date limite de livraison ».
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de visite sur place requise - Délai d'exécution
• Date de fin de la révision interne prévue : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous avez besoin d'un livrable révisé de la part de vos réviseurs internes pour atteindre l'étape de la date sur place requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer cela est le suivant : Date de visite sur place requise - Délai d'exécution - Temps d'examen de l'équipe de conception
• Date de soumission prévue par : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous devez soumettre un livrable à partir de votre rôle de soumissionnaire pour atteindre l'étape de la date sur place requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer cela est le suivant : Date de visite sur site requise - Délai d'exécution - Temps d'examen de l'équipe de conception - Temps d'examen interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance prévues pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision alloués spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'un livrable pour déterminer s'il est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs de l'échéancier de livrables » est activée :

• Entrez d'abord une date dans le champ Date de visite sur place requise . 
• Ensuite, entrez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous entrez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date de présence requise.
• Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous entrez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour prévue pour calculer l'entrée automatique pour la date prévue de fin de la révision interne. 
• Enfin, entrez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue par.

Activer les Flux de travail de travail de rejet

Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu'elles sont activées, les réponses de livrable de type « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d'un approbateur du flux de travail de travail acheminent automatiquement le responsable au gestionnaire de livrables pour déterminer l'étape suivante.

• Le gestionnaire de livrables sera informé par courriel qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Lorsque le responsable est acheminé au gestionnaire de livrables, ils peuvent choisir de :
  • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
  • Renvoyez le responsable à l'étape précédente du flux de travail de travail.
  • Reprenez le flux de travail de travail.
    • Lorsqu'un flux de travail de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
      • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail de travail se termine.
      • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

Courriels de livrable

Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par courriel résultant d’une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Qui reçoit un courriel lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

Définir les rôles de soumissionnaire, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un item de livrable. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

• Soumetteur : En tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés au rôle « Auteur », mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de l'auteur dans un flux de travail. 
• Approbateur : Ces utilisateurs sont responsables de répondre à l'item de livrable. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux livrables personnalisées.
• Réviseur : Ce rôle est couramment utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un item pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'item est dans son camp. Une fois que l'item lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer un livrable pour révision.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses aux livrables

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses qui peuvent être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de livrables peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, sauf pour « En attente » et « Soumis » qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées sur un livrable. Ils peuvent être modifiés, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux livrables personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail sur plusieurs livrables. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que d'avoir à recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs livrables. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 items différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire consacré à l'exécution d'une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés selon les besoins. 

Étapes suivantes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables utilisent le générateur de livrables ou les importations de livrables de Procore. Voir Meilleures pratiques : Générateur de livrables et Meilleures pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.

Présentation

L'importation de livrables est la méthode la plus efficace pour générer en bloc un registre de livrables avec des données détaillées pour les livrables et les packages de votre projet. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation des importations de livrables. Êtes-vous prêt?

Utilisation du modèle d'importation

Tout d'abord, téléchargez le modèle d'importation de livrables directement à partir de l' Procore Imports ou de notre Site de support ici : Téléchargez le modèle d'importation de livrables .

Étapes suivantes

Maintenant que votre registre de livrables a été créé à partir de l'importation, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Paquets de livrables de Procore pour lancer un flux de travail pour plusieurs items de livrable. Voir Meilleures pratiques : Paquets de livrables - Création et révision.

Alternativement, la fonction d'actions en bloc de Procore peut ajouter un flux de travail à plusieurs items de livrable à partir de l'affichage liste. Voir Meilleures pratiques : Configurations de projet de livrable.

Introduction

Le générateur de livrables de Procore est probablement l'une des méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables si votre projet a un cahier des charges publié. Le générateur de livrables peut trouver des livrables en fonction d'un formatage spécifique dans un cahier des charges et créer un registre de livrables de base. Ce guide vous montrera les meilleures pratiques pour vous aider à maximiser l'efficacité lors de l'utilisation du Générateur de livrables. Êtes-vous prêt?

Pourquoi devrais-je utiliser le Créateur de livrables?

La génération d'un registre de livrables au début d'un projet permet d'éviter que les livrables critiques ne soient oubliés. Ce qui prendrait des semaines à quelqu'un à faire manuellement peut être effectué avec beaucoup moins de temps et d'efforts à l'aide de Submittal Builder.

Formatage de devis idéal pour le créateur de livrables

Le Créateur de livrables recherche des composants spécifiques lorsqu'il traite un cahier des charges. Si ces composants sont manquants, peu ou pas d'items de soumission seront détectés. Veuillez consulter les informations ci-dessous et consulter votre cahier des charges pour vous assurer que ces règles sont respectées :

1. La technologie OCR dépend fortement de la qualité du document PDF . Pour cette raison, nous vous recommandons vivement d'utiliser des PDF vectoriels dans la mesure du possible. Voir Quelle est la différence entre le contenu tramé et vectoriel dans les PDF? pour plus d'informations.
2. Le Créateur de livrables recherche uniquement les informations sur les livrables dans les en-têtes de section contenant le word anglais « livrables ».
3. Dans les sous-sections « livrables », les items doivent être mis en retrait pour être correctement capturés en tant qu'items de livrable individuels.
4. Sur le nom de chaque item, le Créateur de livrables recherche toutes les correspondances exactes avec les types de livrables de votre compagnie (par défaut ou personnalisés) avant deux-points (:). Si aucune correspondance exacte n'est détectée, le type de soumission sera sélectionné comme « Autre » par défaut.

Création d'un item de livrable à partir du créateur de livrables

Avant de confirmer les livrables dans le processus de révision du Créateur de livrables, vous devez savoir comment vous souhaitez que les livrables de votre projet soient organisés dans Procore. Pour mieux comprendre l'organisation des livrables dans Procore, veuillez consulter Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction.

L'outil de création de livrables crée des items de livrable avec les champs confirmés par l'utilisateur suivants renseignés :

• Titre
  • Remarque : Étant donné que le titre contient généralement du texte lié au type de soumission, vérifiez que le champ « Type de soumission » est exact avant de configurer et d'appliquer le titre. L'application du titre configuré mettra automatiquement à jour tous les titres existants sur les livrables en attente de confirmation. La modification manuelle du « type » d'un livrable après la configuration des titres ne mettra pas automatiquement à jour le « titre » du livrable.
• Type
• La description
• Gestionnaire de dessins d'atelier

L'outil de création de livrables crée des items de livrable avec les champs suivants préremplis par le système :

• Numéro de section du devis et description
• Statut (Tous les livrables créés auront le statut Ébauche.)
• Numéro de livrable
  • Remarque :
    • Si le paramètre « Numéroter les livrables par section du devis » du projet est activé, les livrables seront numérotés en conséquence dans leur section du devis. Par exemple : 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Si le paramètre « Numéroter les livrables par section du devis » du projet est désactivé, la liste complète des livrables examinés sera numérotée de manière séquentielle, quel que soit le numéro de la section du devis.

Étapes suivantes

Maintenant que votre registre de livrables a été créé avec les champs mentionnés ci-dessus, de nombreux autres champs doivent être mis à jour pour un contexte supplémentaire. Pour ajouter ces informations restantes sur vos livrables, nous vous recommandons d'utiliser la fonction d' actions par lot de Procore pour modifier plusieurs items de soumission dans les paquets. Voir Modification en bloc des livrables dans un paquet. La fonction d'action en actions par lot de Procore peut également être utilisée pour modifier plusieurs items de soumission en dehors des paquets. Voir Utiliser des actions en bloc > Modifier dans l'outil Livrables.

Voir également

Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Création et révision

Introduction

Comprendre comment vous souhaitez organiser vos livrables dans votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Considérez non seulement ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de terrain ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier les plans d'organisation de vos livrables une fois que certains livrables ont déjà été envoyés pour approbation en raison d'une numérotation des livrables potentiellement incohérente entre vous et vos équipes de conception.

Problèmes liés à l'emballage et aux approbations de documents

Une soumission est généralement considérée comme tout document soumis par l'entrepreneur à l'équipe de conception dans le but de recevoir l'approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considèrent un ensemble de livrables comme un seul PDF qui comprend une page de garde et tous les items de livrables. Lorsqu'un paquet comme celui-ci est envoyé à l'équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les items individuels, mais fournit généralement une seule réponse telle que « Approuvé » ou « Réviser et soumettre à nouveau » pour l'ensemble du paquet.  Lorsque les approbations concernent un paquet entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des livrables de votre compagnie.

Ensembles de livrables dans Procore

Dans Procore, les items individuels d'un paquet de livrables ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu de l'ensemble du paquet. Dans Procore, les items individuels sont plus comparables aux paquets familiers décrits ci-dessus et les paquets de livrables sont plus similaires à un regroupement flexible d' éléments liés.

La principale différence avec l'utilisation de paquets de soumissions dans Procore réside dans la façon dont les soumissions sont gérées à nouveau. Dans Procore, lors de la resoumission d'un paquet, seuls les items rejetés sont soumis à nouveau, mais tous les items restent dans le même paquet, éliminant ainsi le besoin de rechercher dans plusieurs versions de document. Procore affiche les versions les plus récentes des items de soumission dans les paquets.

Si cela vous semble un peu inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre paquet (agissant comme une révision de paquet) si l'équipe de conception préfère les séparer des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l'esprit que nous ne recommandons pas cette option, car elle peut être inefficace pour le personnel sur le terrain qui aurait besoin de parcourir plusieurs paquets pour trouver les approbations d'items. 

Le concept unique de paquet de soumissions de Procore résout bon nombre des difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel de chantier.

• Étant donné qu'il est recommandé de répertorier les items individuellement, la probabilité qu'un livrable critique soit négligé est considérablement réduite.
• L'organisation d'items individuels permet d'accélérer les livrables spécifiques à tout moment, tout en restant connectés sous leur paquet associé.
• Les items individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.
• Lorsque les items sont répertoriés individuellement, le personnel sur le terrain passe moins de temps à rechercher dans des paquets séparés et des PDF volumineux contenant plusieurs items.

Suivant dans cette série

Pratiques exemplaires : Paquets de livrables - Ventilation des livrables

Voir également

• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Création et révision
• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Distribution et révision
• Pratiques exemplaires : Paramètres de livrable au niveau de la compagnie

Introduction

Une fois que vous avez déterminé comment vous organiserez vos paquets de livrables, l'étape suivante consiste à décider comment détailler les items de livrable dans chaque paquet (généralement appelé registre de livrables). Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de configurer votre registre de livrables, mais il y a certainement des avantages et des inconvénients pour chaque option.

Un registre de livrables commence traditionnellement par le devis, alors commençons par là. Voici une sous-section typique du cahier des charges pour les soumissions de luminaires :

Nous vous recommandons de commencer à créer votre registre de livrables en créant un poste individuel pour chacun des items identifiés comme des exigences dans le devis. Dans notre exemple de section de devis ci-dessus, ces items sont : les données du produit, les plans d'atelier, les données de Qualification , les certificats de produit, les rapports de contrôle de la Qualité sur le chantier, les O&M et la Garantie.

Options d'énumération

Suivant dans cette série

Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Création et révision

Voir également

• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction
• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Distribution et révision
• Pratiques exemplaires : Paramètres de livrable au niveau de la compagnie

Introduction

Dans cet article, vous trouverez la séquence d'événements recommandée pour maximiser l'utilisation des paquets de livrables.

Étape 1 : Créer des paquets de livrables et des items

Étape 2 : (Facultatif) Gérer la numérotation des items de livrable dans un paquet

Nous vous recommandons d'utiliser 0 comme espace réservé temporaire pour les numéros de vos livrables lorsque vous les créez, car il peut être difficile de savoir dans quel ordre vous les recevrez et les enverrez. Au fur et à mesure que vous recevez les items de soumission, mais avant de les envoyer pour examen, cliquez sur le bouton « Modifier » sur le paquet. Dans ce mode d'édition, vous pouvez modifier en ligne les numéros de livrable. Une fois les numéros de livrable définis, passez à l'étape suivante pour modifier en bloc le paquet et envoyer les items pour révision. 

Étape 3 : Modifier en bloc les items d'un livrable dans un paquet

Lorsqu'un registre de livrables est créé tôt (avant le rachat, par exemple), les détails connus dans les items de soumission sont généralement limités. Via le bouton « Modifier en bloc » dans un paquet de livrables, vous pouvez rapidement ajouter les données manquantes à plusieurs items de livrable dans un paquet à mesure que les informations deviennent connues. Vous pouvez également appliquer un flux de travail à partir du même écran. Sans utiliser de paquet, il s'agirait de deux étapes distinctes pour chaque groupe de livrables si vous faisiez la même chose via l'option de modification en bloc de l'affichage de la liste.

Étape 4 : Initier les flux de travail et résumer les notifications par courriel

Une fois que les flux de travail ont été ajoutés aux items dans le paquet de soumission, vous êtes maintenant prêt à envoyer les courriels « Action requise » à la première personne du flux de travail. Contrairement à la création de livrables individuellement où plusieurs courriels de notification sont envoyés une fois que vous avez cliqué sur « Créer et envoyer un courriel », les packages adoptent une approche différente qui se traduit par un seul courriel envoyé à chaque utilisateur.

Une fois qu'un flux de travail a été ajouté à au moins une soumission dans un paquet, une nouvelle bannière d'alerte apparaîtra sur la page d'affichage du paquet. Cette bannière permet à un utilisateur Admin d'envoyer un seul courriel « Action requise » à la première personne du flux de travail. Moins de courriels de soumission est un avantage majeur pour l'utilisation de la fonctionnalité du paquet.

Nous vous recommandons d'envoyer des courriels pour tous les items de soumission dans un paquet en même temps. Vous pouvez ajouter de nouveaux items à un paquet à tout moment, mais cliquer sur « Envoyer maintenant » dans la bannière d'alerte du paquet renverra également tout courriel précédemment envoyé, ce qui pourrait semer la confusion chez vos soumissionnaires/approbateurs.

Étape 5 : Rôle de l'expéditeur - Examen du paquet et réponse

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Envoyer maintenant », le courriel « Action requise » affiche au destinataire toutes les soumissions qui nécessitent maintenant sa réponse (4 items dans cet exemple). Ils peuvent cliquer sur le lien « Réviser dans Procore» pour accéder directement à la page dans Procore où ils peuvent soumettre la réponse et les documents demandés.

Dans l'exemple de page de révision ci-dessous, vous pouvez voir que l'entrepreneur de porte est répertorié comme « responsable ». Cet affichage est l'endroit où les utilisateurs peuvent voir et répondre à tous leurs items à partir d'une seule page et constitue un autre avantage majeur de l'utilisation des packages. Cliquer sur « Réviser » pour chaque item affiche sa date d'échéance et inclut les champs permettant aux utilisateurs de saisir leur réponse, leurs commentaires et leurs pièces jointes.

Étant donné que les flux de travail existent sur les items de soumission individuels, les dates d'échéance n'ont pas besoin d'être les mêmes pour chaque livrable dans un paquet. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons inclus un item de soumission pour une Garantie de clôture qui n'est pas due avant plusieurs mois. Si l'entrepreneur de porte n'est pas prêt à soumettre cet item maintenant, il peut soumettre les trois autres items sans être retardé par cet item de clôture. L'entrepreneur de la porte restera répertorié comme « responsable » de la garantie jusqu'à ce qu'elle soit soumise. Les notifications de retard par courriel seront également envoyées à l'entrepreneur de porte s'il ne les soumet pas avant la date d'échéance. C'est un excellent moyen de rester sur la bonne voie pour les livrables de clôture. Si les équipes de conception de votre projet préfèrent recevoir des packages « complets », vous pouvez facilement déplacer tout item de clôture vers un package distinct. 

Étape 6 : Rôle d'approbateur - Examen du paquet et réponse

Le processus de l'approbateur est similaire au processus du soumissionnaire décrit ci-dessus. L'approbateur reçoit un seul courriel « Action requise » avec les trois items de ce paquet qu'il doit examiner. Après le lien « Révision dans Procore» dans le courriel, l'écran de révision est presque identique au rôle de soumissionnaire. Les seules différences sont les sélections disponibles dans la liste déroulante « Réponse » et la section « Réponse précédente ».

Encore une fois, comme les flux de travail existent sur les items de soumission individuels, ils peuvent chacun être transférés à un autre utilisateur ou approuvés séparément. Quelle que soit la manière dont les items de soumission se déroulent, chaque utilisateur reste répertorié comme « responsable » jusqu'à ce qu'il post sa réponse.

Suivant dans cette série

Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Distribution et révision

Voir également

• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction
• Pratiques exemplaires : Paquets de livrables - Ventilation des livrables

Introduction

Dans cet article final du paquet de livrables, nous parlerons de la fermeture d'un livrable, de son renvoi au créateur, de la création de révisions et d'autres informations utiles.

Distribution des paquets

Une fois les flux de travail des livrables terminés, le gestionnaire de livrables renvoie généralement les items individuels à l'entrepreneur responsable/soumissionnaire. Étant donné que chaque item de soumission a son propre flux de travail et ses propres approbations, tous les items de soumission sont distribués via des courriels distincts comme décrit dans Distribuer un livrable.

Révision de paquet

Comme la distribution, il n'y a pas de révisions au niveau du paquet puisque les items de soumission sont approuvés individuellement via des flux de travail distincts. En vous référant aux meilleures pratiques : Ensembles de livrables - Introduction, cela évite d'avoir à choisir entre les deux options identifiées sous le paquet « Industrie ». Seuls les items qui doivent être soumis à nouveau sont traités, ce qui accélère le temps global d'approbation. Les révisions des items d'un paquet peuvent être gérées de plusieurs manières, mais voici les deux plus courantes :

Conclusion

Nous espérons que ces articles ont clarifié le but et les avantages de la fonctionnalité du paquet de livrables de Procore. Bien que nous réalisions que cette fonctionnalité peut ne pas être la meilleure solution pour chaque projet ou équipe, veuillez considérer ces réflexions finales lorsque vous réfléchissez à la façon d'organiser les livrables pour votre prochain projet.

1. Les paquets de livrables peuvent être utilisés simplement comme un outil d'organisation sans envoyer de notifications de flux de travail à partir des paquets. Considérez-le comme une autre façon d'afficher et de regrouper les livrables.
2. Si vous ne savez toujours pas comment utiliser les paquets de livrables, nous vous encourageons à les essayer en utilisant des détails généraux. Cette option peut sembler plus proche de la façon dont vous iv traité les items auparavant. Si vous décidez que ce n'est pas pour vous, vous n'aurez pas une tonne de livrables à gérer.
3. Bien que l'utilisation de paquets de soumissions puisse ne pas être le bon choix pour votre projet actuellement, la fonctionnalité continuera d'évoluer au fil du temps et peut mieux fonctionner pour vous plus tard ou sur un autre projet. Pour rester informé des nouvelles versions, nous vous encourageons à vous inscrire à notre webinairesur les nouvelles versions.

Voir également

• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction
• Pratiques exemplaires : Paquets de livrables - Ventilation des livrables
• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Création et révision

Présentation

La section du flux de travail active les composants de notification et de suivi des livrables de l'outil Livrables. Les flux de travail offrent l'avantage d'une progression automatisée du flux de travail et de notifications d'action/de retard. Cet article discutera des meilleures pratiques pour la modification des flux de travail de livrable. Êtes-vous prêt?

Actions en bloc > Appliquer le flux de travail

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs items de livrable en bloc et d'appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail précréé. Pour appliquer un flux de travail en bloc, tous les items de livrable doivent avoir le statut Ébauche ET n'avoir aucun flux de travail précédemment appliqué. Les deux options d'ajout en bloc de flux de travail aux livrables sont décrites ci-dessous.

Remplacer un utilisateur en bloc

Les gens entrent et sortent régulièrement des projets, il doit donc y avoir un moyen de remplacer facilement un utilisateur de flux de travail de travail par un autre utilisateur. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur un grand nombre de livrables, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Livrables du projet peut le faire dans les paramètres de configuration de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables.

Rejeter le Flux de travail de travail et ramener le responsable à une étape précédente

Dans de nombreux scénarios, un administrateur peut avoir besoin de rétablir la responsabilité d'un livrable à une étape précédente du flux de travail. Voici quelques exemples de scénarios :

• Un utilisateur du flux de travail oublie de téléverser une pièce jointe ou télécharge la pièce jointe incorrecte à sa réponse
• Un utilisateur du flux de travail a fourni la réponse incorrecte
• Le livrable a été acheminé à des approbateurs incorrects

À tout moment, un gestionnaire de livrables peut revenir à une étape précédente. Pour une expérience plus automatisée basée sur des réponses spécifiques, nous vous recommandons d'activer le paramètre « Rejeter le Flux de travail de travail ». Voir Configurer les paramètres : activer les Flux de travail de travail de rejet.

Révision de livrables

La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l'item d'origine (sous un numéro de révision), à l'exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande redémarrera à partir de la première étape afin que vous puissiez demander une nouvelle soumission à partir du rôle de soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que toutes les données historiques sont conservées dans l'item de soumission d'origine tout en permettant d'ajouter de nouvelles données à la révision.