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Procore

Distribuer un livrable

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Objectif

Distribuer un livrable.

Contexte

Les utilisateurs avec le niveau permission « Admin » dans l'outil Livrables peuvent distribuer les livrables révisés à l'entrepreneur responsable et aux autres intervenants pertinents concernés (par exemple, sous-traitant, directeur des travaux, chef de projet, etc.). En distribuant électroniquement les copies des livrables révisés aux membres clés de l’équipe (qui peuvent ou non être un approbateur dans le flux de travail de livrable), vous fournissez à vos équipes de projet une communication qui leur permet d’aller de l'avant.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessins d'atelier du projet.
  • Conditions préalables :
    Les exigences minimales pour qu'un livrable soit distribué sont les suivantes :
    • Le livrable doit avoir au moins un (1) approbateur ajouté au flux de travail du livrable.
    • Le livrable doit avoir au moins une (1) réponse d'approbateur.
  • Information supplémentaire :
    • Vous ne pouvez pas distribuer les livrables dans la corbeille.
    • Après la distribution, le système change automatiquement le statut du livrable en Fermé.

Vidéo

 

Le contenu vidéo ne peut pas refléter avec précision l’état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

Étapes

Distribuer un livrable

  1. Accédez à l’outil Dessin d'atelier du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Items.
  3. Cliquez sur Afficher à côté de lu livrable que vous souhaitez distribuer.
    Noter:
    • Si vous avez une longue liste de livrables, vous pouvez appliquer des filtres ou rechercher dans la liste des livrables. Voir Rechercher et filtrer les livrables.
    • En fonction de l'état du flux de travail de livrable, l’une de ces bannières apparaît :
      • Si tous les membres requis du flux de travail du livrable ont soumis leurs réponses, une bannière verte « Flux de travail est terminé » apparaît.

        submittals-workflow-is-complete.png
         
      • Si un ou plusieurs membres du flux de travail du livrable n’ont pas encore soumis leur réponse, une bannière bleue « Flux de travail en cours » apparaît.

        submittals-workflow-in-progress-others.png
         
      • Si vous êtes membre du flux de travail du livrable et que vous n’avez pas encore soumis votre réponse, une bannière jaune « Flux de travail en cours » apparaît.

        submittals-workflow-in-progress-you.png
         
  4. Si au moins un membre requis du flux de travail de soumission a soumis sa réponse, cliquez sur Fermer et distribuer .

    submittal-close-and-distribute.png
     
  5. Dans l’étape 1 : Sélectionnez les pièces jointes et les réponses que vous souhaitez distribuer, procédez comme suit :

    step-1-select-responses.png
     
    1. Cochez les cases correspondant aux pièces jointes et aux réponses à distribuer.
    2. Cliquez sur Étape suivante.
  6. Dans la page Étape 2 : Préparer la distribution , procédez comme suit :

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans cette liste déroulante. 
    2. Statut. Vérifiez le Statut (par exemple, Fermé).
    3. Réponse(s). Assurez-vous que les réponses que vous avez sélectionnées à l'étape 1 apparaissent.
    4. Inclure des pièces jointes?. Si l'approbateur a inclus une pièce jointe avec sa réponse, le système l’inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer les pièces jointes de la distribution, décochez la case correspondante. 
    5. Inclure un commentaire? Si l'approbateur a inclus un commentaire dans sa réponse, le système l’inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer le commentaire de la distribution, décochez la case correspondante. 
    6. Message. Entrez le texte à utiliser comme corps du message électronique de votre distribution. 
    7. Joindre fichier(s). Cliquez sur ce lien pour joindre un ou plusieurs fichiers à votre distribution.
      OU
    8. Glisser-déposer des fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour ajouter des fichiers de votre ordinateur en tant que pièces jointes.
    9. Cliquez sur Étape suivante. 
  7. Dans la page Étape 3 : Prévisualiser et distribuer , procédez comme suit :

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Étape précédente. Si vous souhaitez modifier la distribution, cliquez sur ce bouton pour revenir à l'étape précédente. 
      OU
    • Distribuer. Cliquez sur ce bouton pour distribuer le livrable.  
      Remarques :
      • Le système exporte un fichier PDF du livrable et l’envoie par courriel à la personne qui a cliqué sur Distribuer et à tous les destinataires. 
      • Le fichier PDF exporté vers le courriel liste le nom de la personne qui a distribué la livrable, ainsi que le nom de sa compagnie.
      • Le statut du livrable est défini à Fermé.
      • Le système enregistre la date, l'action et l'horodatage dans l'onglet Historique des modifications. 
      • La bannière Livrable distribué apparaît (comme illustré ci-dessous) pour afficher la date et l’heure de la distribution du livrable.

        submittal-distributed.png

Étape suivante