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Procore

Distribuer un livrable

Objectif

Distribuer un ou plusieurs livrables révisés à l’entrepreneur responsable et aux intervenants pertinents.

Contexte

Les utilisateurs avec le niveau permission « Admin » dans l'outil Livrables peuvent distribuer les livrables révisés à l'entrepreneur responsable et aux autres intervenants pertinents concernés (par exemple, sous-traitant, directeur des travaux, chef de projet, etc.). En distribuant électroniquement les copies des livrables révisés aux membres clés de l’équipe (qui peuvent ou non être un approbateur dans le flux de travail de livrable), vous fournissez à vos équipes de projet une communication qui leur permet d’aller de l'avant.

Éléments à considérer

  • Autorisation utilisateur requise :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessins d'atelier du projet.
  • Conditions préalables :
    Les exigences minimales pour la distribution d'un livrable sont les suivantes :
    • Au moins un (1) approbateur doit être ajouté au processus de livrable.
    • Il doit avoir au moins une (1) réponse de l’approbateur autre que En attente (c'est à dire, Approuvé, Approuvé comme noté, Réviser et renvoyer, Rejeté, Annulé, Pour dossier seulement, ou Transféré pour révision).
      Important!
      • Vous pouvez maintenant distribuer une soumission AVANT que tous les approbateurs du flux de travail aient envoyé une réponse. Une réponse de tous les approbateurs n'est PAS requise. Vous avez besoin seulement d’une (1) réponse autre que En attente pour le distribuer.
      • Les réponses de votre système peuvent être différentes. Voir Créer des réponses personnalisées aux livrables.
  • Informations complémentaires :
    • Vous ne pouvez pas distribuer les livrables dans la corbeille.
    • Après la distribution, le système change automatiquement le statut du livrable en Fermé.

Vidéo

 

Le contenu vidéo peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

Étapes

Distribuer un livrable

  1. Accédez à l’outil Dessin d'atelier du projet.
  2. Localisez le livrable souhaité. Cliquez ensuite sur Afficher
    Remarque :
    • Si vous avez une longue liste de livrables, voir Rechercher et filtrer des livrables
    • En fonction de l'état du flux de travail de livrable, l’une de ces bannières apparaît :
      • Si les membres requis du flux de travail de livrable a envoyé une réponse (voir Éléments à considérer ci-dessus), une bannière VERTE « Le flux de travail est terminé » apparaît.

        workflow-is-complete.png
         
      • Si le flux de travail N'EST PAS encore terminé, une bannière bleue « Flux de travail en cours » apparaît. 

        workflow-in-progress.png
         
  3. Assurez-vous que les soumissionnaires/approbateurs requis sur le flux de travail ont soumis les réponses. Cliquez ensuite sur Fermer et distribuer.
    Remarque : Ce bouton n’est PAS disponible lorsque le livrable attend une réponse des membres du flux de travail du livrable. 
    close-distribute-submittal.png
     
  4. Sur la pageÉtape 1 : Sélectionnez quelles pièces jointes et réponses vous souhaitez distribuer, procédez comme suit :

    step-1-select-responses.png
     
    1. Cochez les cases correspondant aux pièces jointes et aux réponses à distribuer.
    2. Cliquez sur Étape suivante.
  5. Dans la page Étape 2: Préparer la distribution, procédez comme suit :

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans cette liste déroulante. 
    2. Statut. Vérifiez le Statut (par exemple, Fermé).
    3. Réponse(s). Assurez-vous que les réponses que vous avez sélectionnées à l'étape 1 apparaissent.
    4. Inclure des pièces jointes?. Si l'approbateur a inclus une pièce jointe avec sa réponse, le système l’inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer les pièces jointes de la distribution, décochez la case correspondante. 
    5. Inclure un commentaire? Si l'approbateur a inclus un commentaire dans sa réponse, le système l’inclut dans la distribution par défaut. Pour supprimer le commentaire de la distribution, décochez la case correspondante. 
    6. Message. Entrez le texte à utiliser comme corps du message électronique de votre distribution. 
    7. Joindre fichier(s). Cliquez sur ce lien pour joindre un ou plusieurs fichiers à votre distribution.
      OU
    8. Glisser-déposer des fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour ajouter des fichiers de votre ordinateur en tant que pièces jointes.
    9. Cliquez sur Étape suivante
  6. Sur la page Étape 3 : Prévisualiser et distribuer, procédez comme suit :

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Étape précédente. Si vous souhaitez modifier la distribution, cliquez sur ce bouton pour revenir à l'étape précédente. 
      OU
    • Distribuer. Cliquez sur ce bouton pour distribuer le livrable.  
      Remarques :
      • Le système exporte un fichier PDF du livrable et l’envoie par courriel à la personne qui a cliqué sur Distribuer et à tous les destinataires. 
      • Le fichier PDF exporté vers le courriel liste le nom de la personne qui a distribué la livrable, ainsi que le nom de sa compagnie.
      • Le statut du livrable est défini à Fermé.
      • Le système enregistre la date, l'action et l'horodatage dans l'onglet Historique des modifications. 
      • La bannière Livrable distribué apparaît (comme illustré ci-dessous) pour indiquer la date et l'heure de la distribution du livrable.

        submittal-distributed.png

Étape suivante

Voir également