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Procore

Gérer les réponses personnalisées aux livrables

Objectif

Créer des réponses personnalisées aux livrables à utiliser avec l'outil Livrables au niveau du projet.

Contexte

Les utilisateurs disposant d’une permission de niveau « Admin » dans l’outil Livrables du projet peuvent configurer une large gamme de réponses de livrable personnalisées à l’aide du nouveau lien « Réponses de livrable » dans la page Configurer les paramètres des livrables.  Une réponse de livrable est une liste de réponses prédéfinies (par exemple, APPROUVÉEs, APPROUVÉES COMME NOTÉ, RÉVISER ET SOUMETTRE À NOUVEAU, REJETÉEs, et ainsi de suite) qui peuvent être appliquées à un livrable par les réviseurs pendant le processus de révision et d’approbation.

Exemples

Il existe diverses raisons pour lesquelles une organisation peut souhaiter personnaliser ses réponses aux soumissions. Par exemple :

  • Pour s'adapter à une langue de contrat spécifique.
    Certaines organisations utilisent le terme « RÉVISÉ » au lieu de « APPROUVÉ » ou « RÉVISÉ COMME NOTÉ » au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ ».

  • Pour faire correspondre les actions sur les soumissions aux approbations automatiques que votre entreprise utilisait traditionnellement pour traiter les soumissions sur papier .
    Certaines organisations peuvent préférer utiliser « FOURNIR COMME NOTÉ » et « AUCUNE EXCEPTION » au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ ».

  • Utiliser des acronymes généralement compris au lieu de mots orthographiés .
    Certaines organisations peuvent préférer que les évaluateurs utilisent des acronymes spécifiques comme : A (au lieu de « APPROUVÉ »), ACN (au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ »), R&R (au lieu de « RÉVISER ET RESOUMETTRE »).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requise :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil de Dessins d'atelier du projet
  • Réponses aux dessins d'atelier par défaut :
    • Procore fournit huit (8) réponses de livrables par défaut. Pour plus d'informations, voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore ?
    • Vous pouvez créer jusqu'à douze (12) réponses personnalisées aux dessins d'atelier pour six (6) des huit (8) réponses aux dessins d'atelier par défaut (Remarque : Le système limite ces réponses à une seule réponse personnalisée (1) par projet : EN ATTENTE et SOUMIS).
  • Exigences :
    • Chaque réponse aux dessins d'atelier nécessite au moins une (1) inscription.
    • Chaque réponse aux dessins d'atelier est limitée à 255 caractères. Pour une meilleure lisibilité, Procore recommande de créer des réponses de 20 caractères ou moins.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png . 
    Cette action affiche la page ‘Paramètres des dessins d'atelier’.
  3. Cliquez sur Réponses de livrable. Ceci affiche la liste des réponses de livrables affichées ci-dessous. Pour en savoir plus sur chaque réponse, voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore?

    submittal-responses.png
     
  4. Recherchez la réponse au dessin d’atelier que vous souhaitez modifier.
  5. Choisissez parmi les options suivantes :

Modifier une réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Vous pouvez remplacer une réponse existante par une valeur personnalisée pour les huit (8) réponses de livrables par défaut dans Procore. Voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore ?

  1. Dans la liste des réponses de la page « Paramètres de livrable », tapez sur une valeur existante.
    Par exemple, tapez AAN au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ » comme indiqué ci-dessous.

    aan.png

    Le système enregistre automatiquement vos modifications lorsque vous cliquez en dehors de la case. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est enregistrée.  Pour voir comment cela apparaît dans l’application Web, voir Où apparaissent les réponses personnalisées aux livrables?

Ajouter une nouvelle réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Vous pouvez ajouter jusqu'à douze réponses de livrables pour six (6) des huit (8) réponses de livrables par défaut dans Procore. Pour trois (3) des réponses (c.-à-d. TRANSMIS POUR EXAMEN, EN ATTENTE et SOUMIS), le système vous limite à une (1) seule réponse personnalisée. Voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore ?

  1. Dans la liste des réponses de la page « Paramètres de livrable », cliquez sur + Ajouter nouveau.
    add-custom-submittal-response.png
  2. Dans la case qui s’affiche, entrez une nouvelle réponse. Par exemple, au lieu d’APPROUVÉ, vous souhaiterez peut-être ajouter des réponses pour « FOURNIR COMME NOTÉ » et « AUCUNE EXCEPTION PRISE ».

    approved-alternates.png

    Le système enregistre automatiquement vos modifications lorsque vous cliquez en dehors de la case. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est enregistrée.  Pour voir comment cela apparaît dans l’application Web, voir Où apparaissent les réponses personnalisées aux livrables?

Supprimer une réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Si vous souhaitez supprimer une réponse personnalisée, cliquez sur le « x » ROUGE qui apparaît à côté de l’item.
Remarque : Vous ne pouvez supprimer que les réponses personnalisées qui ont été ajoutées au système. Chacune des huit (8) réponses par défaut nécessite au moins une (1) réponse (que vous pouvez personnaliser, mais qui ne peut pas être supprimée).
delete-custom-submittal-response.png
Lorsque le système supprime la réponse, une bannière de confirmation apparaît en haut de la page.

Où s’affichent les réponses personnalisées aux dessins d'atelier? 

 Après avoir personnalisé vos réponses, elles apparaîtront sous forme de sélections dans diverses listes déroulantes de l’outil Dessins d’atelier. Les sections essentielles comprennent : 

  • Réponses. Dans l’outil Livrables, cette liste apparaît dans la section « Nécessite votre attention » pour les utilisateurs désignés comme responsable ( Responsables) sur un livrable.
    response-list.jpg
     
  • Ajouter un filtre. Cette liste apparaît en haut de l’outil Livrables (à côté du champ Rechercher ) et permet aux utilisateurs de filtrer la liste des livrables en fonction de la réponse.

    add-response-filter.png

 

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