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Procore

Préparez les livrables pour l'importation dans l'application Importations Procore

Objectif

Importer des livrables dans votre outil Livrables avec Importations Procore.

Contexte

L'application Importations Procore est utilisée pour importer automatiquement vos livrables en bloc dans l'outil Livrables de votre projet. Cela ajoutera autant de livrables à votre projet que nécessaire sans avoir à ajouter manuellement chaque livrable dans Procore.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin» dans l'outil Livrables du projet.
      Remarque : Les permissions granulaires ne sont pas prises en charge dans l'application Importations Procore.
  • Information supplémentaire :
    • Cette importation ne peut être utilisée que pour ajouter des livrables. Votre importation ne modifiera ni ne supprimera les livrables existants dans votre projet.

Vidéo

 

Conditions préalables

Avant de soumettre vos données d'importation à Procore, remplissez les conditions préalables suivantes :

Étapes

Téléchargez le modèle d'importation des livrables

  1. Téléchargez le modèle d'importation des livrables : import-submittals.xlsx

Formatez le modèle d'importation des livrables

  1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
    • Adresses courriel (Gestionnaire de livrables)
      • Les adresses courriel des utilisateurs doivent figurer dans le répertoire du projet pour être importées. Veuillez vous assurer que l'adresse courriel sur le modèle d'importation correspond exactement à la manière dont elle est entrée dans le répertoire du projet.
    • Champs obligatoires
      • Gestionnaire de livrables et numéro de livrable
  2. Remplissez le modèle d'importation.
    Remarques :
    • Si vous souhaitez importer des livrables SANS les ajouter à un paquet, laissez les cellules A-D vides.
    • Si vous souhaitez importer des livrables avec des sections de devis, entrez les sections de devis existantes dans les colonnes Numéro de section de devis de livrable et Description de la section de devis de livrable.
Informations sur le paquet de livrables

Pour les livrables que vous souhaitez dans un paquet, incluez les informations suivantes :

  • Titre du paquet
    Pour créer un livrable dans un paquet, saisissez ici le titre du paquet exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Livrables. Pour inclure plusieurs livrables dans un paquet, répétez l'entrée du titre du paquet dans chaque entrée de livrable.
  • Numéro de section du devis du paquet
    Entrez le numéro de section du Devis pour le ensemble de livrables de livrables exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Devis ou Admin. 
    RemarqueSi la colonne Microsoft Excel ne vous permet PAS d'ajouter un zéro principal, sélectionnez la colonne entière, choisissez Format > Cellules, puis créez un format de numéro « personnalisé » qui correspond à la convention de numérotation de la section du devis dans l'onglet Numéro. Voir Créer ou supprimer un format de numéro personnalisé dans Excel.
  • Description de la section du devis du paquet
    Entrez la description de la section du devis exactement telle qu'elle apparaît dans l'outil Devis.
  • Numéro de paquet
    Entrez le numéro de paquet de livrables exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Livrables. Les numéros de paquet en double sont autorisés et la valeur saisie dans ce champ doit être inférieure à 255 caractères.
Informations de livrable

Pour les livrables individuels, incluez les informations suivantes :

  • Titre du livrable
    Saisissez un titre de livrable. Vous pouvez saisir le même titre pour plusieurs livrables. Pour créer le livrable dans un paquet, la ligne doit contenir des données dans les colonnes Titre du paquet et Numéro du paquet.
  • Numéro de section du devis de livrable
    Saisissez le numéro de section du Devis pour le livrable exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Devis ou Admin. 
    Remarque : Si vous créez le livrable dans un ensemble de livrables nouveau ou existant et que vous avez entré des données dans la colonne Numéro de section du devis du paquet , le numéro de section du devis de livrable est une colonne obligatoire.
    Important! Le numéro de la section du devis doit être saisi exactement tel qu'il est répertorié dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Description de la section de devis du livrable
    Entrez la description de la section de devis pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert.
    Remarque : Si le numéro de section de devis que vous avez entré dans la colonne précédente correspond exactement à une section de devis existante dans l'outil Devis du projet, la description de section de devis présente dans l'outil Devis prévaudra sur votre entrée dans cette feuille de calcul.
  • Numéro du livrable*
    Entrez le numéro du livrable. Les numéros dédoublés sont autorisés (c'est-à-dire que plusieurs livrables peuvent avoir le même numéro). Ceci est un champ obligatoire.
    Remarque : N'incluez pas les numéros de révision.
  • Description 
    Entrez une description pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert. Les descriptions de livrable en double sont autorisées (c.-à-d. que plusieurs livrables peuvent avoir la même description).
  • Gestionnaire de livrables*
    Entrez l'adresse courriel de l'utilisateur Procore que vous souhaitez désigner comme gestionnaire de livrables du livrable. Dans Procore, un gestionnaire de livrables est la personne responsable de la supervision d'un livrable tout au long de son cycle de vie.
    Remarque : Les utilisateurs ajoutés à cette ligne doivent déjà être ajoutés au répertoire du projet avec des permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Livrables du projet. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet .
    Important!L'adresse courriel doit être saisie exactement telle qu'elle est répertoriée dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Statut du livrable
    Saisissez un statut pour le livrable. Les statuts par défaut Procore pouvant être attribués à un livrable incluent : Ouvert , Ébauche et Fermé . Pour créer un statut personnalisé, voir Créer un statut de registre de livrables personnalisé .
    Important!Le statut doit être saisi exactement tel qu'il est répertorié dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Type de livrable
    Entrez le type d'information associé au livrable. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : DocumentPlans, Photos, Informations sur le produit, Manuel du produitExempleDessin d'atelier et Autre. Pour créer un type personnalisé, voir Créer des types de livrables personnalisés.
    Important! Le type doit être saisi exactement tel qu'il est répertorié dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Lieu
    Saisissez le lieu sur le chantier pour le livrable. Il peut s'agir d'un lieu existant de la liste des lieux ou d'un lieu hiérarchisé. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet.
    Important! Le lieu doit être saisi exactement tel qu'il est répertorié dans Procore, sinon l'importation échouera. Les lieux hiérarchisés doivent être saisis avec un symbole de crochet angulaire (>) entre chaque niveau (par exemple, Stationnement A > Rez-de-chaussée > Est).
  • Date de réception
    Entrez la date à laquelle le livrable a été reçu, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important! Si vous entrez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l'importation échouera.
    Remarque : Le « Format des nombres » pour les cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation des livrables.
  • Date d'émission
    Entrez la date d'émission du livrable en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important! Si vous entrez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l'importation échouera.
    Remarque : Le « Format des nombres » pour les cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation des livrables.
  • Soumettre avant le
    Entrez la date à laquelle le livrable doit être soumis à l'équipe de conception dans le flux de travail du livrable pour examen, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important! Si vous entrez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l'importation échouera.
    Remarque : le « Format des nombres » pour les cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation des livrables.
  • Nom de l'entrepreneur responsable
    Entrez le nom de la compagnie de l'entrepreneur/sous-traitant qui est responsable de l'exécution des travaux indiqués sur le livrable.
    Important! Le nom de la compagnie doit être entré exactement tel qu'il est répertorié dans Procore ou l'importation échouera.

Pour Calculs d'échéancier des livrables, procédez comme suit :

  • Si la fonction Calculs de l'échéancier du livrable est désactivée (il s'agit du paramètre par défaut), laissez les colonnes R, S, T et U vides.
    Remarque : Si vous incluez des informations dans l'une de ces colonnes, les données ne seront pas prises en compte par l'importation car la fonctionnalité est désactivée. Si vous activez la fonction ultérieurement, vous devrez saisir manuellement ces informations.
    OU
  • Si vous avez activé la fonction Calculs d'échéancier de livrable dans l'outil Livrables (voir Activer les calculs d'échéancier de livrable), vous avez la possibilité d'inclure ces informations :
    • Date requise sur le chantier
      Entrez la date requise sur le chantier pour le livrable, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
      Important! Si vous entrez des dates dans un autre format tel que M/J/AAAA, l'importation échouera.
      Remarque : Le « Format des nombres » pour les cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation des livrables.
    • Délai
      Entrez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour spécifier le délai du livrable. 
    • Temps de révision de l'équipe
      de conception
      Entrez un nombre de jours (par exemple,15 ou 30 )pour préciser le nombre total de jours alloués à l’équipe de conception pour examiner et approuver les dessins d’atelier. 
    • Temps de révision interne
      Entrez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour préciser le nombre total de jours alloués au livrable pour révision interne. 

Étapes suivantes

  1. Envoyer une demande par courriel à : importations@procore.com et ajoutez le fichier XLSX terminé en tant que pièce jointe.
    Remarque: Dans la ligne « Objet » de votre courriel, indiquez le nom et l'ID de votre projet. Voir Comment trouver l'ID du projet?
    Important! Vous ne pourrez pas annuler l'importation, il est donc impératif que les données que vous soumettez à Procore pour l'importation soient exactes.
  2. Une fois que votre point de contact Procore vous a informé que l'importation est terminée, accédez à l'outil Livrables pour vérifier que les enregistrements de livrable importés s'affichent comme prévu.