Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Création et révision

Introduction

Dans cet article, vous trouverez la séquence d'événements recommandée pour maximiser l'utilisation des paquets de livrables.

Étape 1 : Créer des paquets de livrables et des items

Étape 2 : (Facultatif) Gérer la numérotation des items de livrable dans un paquet

Nous vous recommandons d'utiliser 0 comme espace réservé temporaire pour les numéros de vos livrables lorsque vous les créez, car il peut être difficile de savoir dans quel ordre vous les recevrez et les enverrez. Au fur et à mesure que vous recevez les items de soumission, mais avant de les envoyer pour examen, cliquez sur le bouton « Modifier » sur le paquet. Dans ce mode d'édition, vous pouvez modifier en ligne les numéros de livrable. Une fois les numéros de livrable définis, passez à l'étape suivante pour modifier en bloc le paquet et envoyer les items pour révision. 

Étape 3 : Modifier en bloc les items d'un livrable dans un paquet

Lorsqu'un registre de livrables est créé tôt (avant le rachat, par exemple), les détails connus dans les items de soumission sont généralement limités. Via le bouton « Modifier en bloc » dans un paquet de livrables, vous pouvez rapidement ajouter les données manquantes à plusieurs items de livrable dans un paquet à mesure que les informations deviennent connues. Vous pouvez également appliquer un flux de travail à partir du même écran. Sans utiliser de paquet, il s'agirait de deux étapes distinctes pour chaque groupe de livrables si vous faisiez la même chose via l'option de modification en bloc de l'affichage de la liste.

Étape 4 : Initier les flux de travail et résumer les notifications par courriel

Une fois que les flux de travail ont été ajoutés aux items dans le paquet de soumission, vous êtes maintenant prêt à envoyer les courriels « Action requise » à la première personne du flux de travail. Contrairement à la création de livrables individuellement où plusieurs courriels de notification sont envoyés une fois que vous avez cliqué sur « Créer et envoyer un courriel », les packages adoptent une approche différente qui se traduit par un seul courriel envoyé à chaque utilisateur.

Une fois qu'un flux de travail a été ajouté à au moins une soumission dans un paquet, une nouvelle bannière d'alerte apparaîtra sur la page d'affichage du paquet. Cette bannière permet à un utilisateur Admin d'envoyer un seul courriel « Action requise » à la première personne du flux de travail. Moins de courriels de soumission est un avantage majeur pour l'utilisation de la fonctionnalité du paquet.

Nous vous recommandons d'envoyer des courriels pour tous les items de soumission dans un paquet en même temps. Vous pouvez ajouter de nouveaux items à un paquet à tout moment, mais cliquer sur « Envoyer maintenant » dans la bannière d'alerte du paquet renverra également tout courriel précédemment envoyé, ce qui pourrait semer la confusion chez vos soumissionnaires/approbateurs.

Étape 5 : Rôle de l'expéditeur - Examen du paquet et réponse

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Envoyer maintenant », le courriel « Action requise » affiche au destinataire toutes les soumissions qui nécessitent maintenant sa réponse (4 items dans cet exemple). Ils peuvent cliquer sur le lien « Réviser dans Procore» pour accéder directement à la page dans Procore où ils peuvent soumettre la réponse et les documents demandés.

Dans l'exemple de page de révision ci-dessous, vous pouvez voir que l'entrepreneur de porte est répertorié comme « responsable ». Cet affichage est l'endroit où les utilisateurs peuvent voir et répondre à tous leurs items à partir d'une seule page et constitue un autre avantage majeur de l'utilisation des packages. Cliquer sur « Réviser » pour chaque item affiche sa date d'échéance et inclut les champs permettant aux utilisateurs de saisir leur réponse, leurs commentaires et leurs pièces jointes.

Étant donné que les flux de travail existent sur les items de soumission individuels, les dates d'échéance n'ont pas besoin d'être les mêmes pour chaque livrable dans un paquet. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons inclus un item de soumission pour une Garantie de clôture qui n'est pas due avant plusieurs mois. Si l'entrepreneur de porte n'est pas prêt à soumettre cet item maintenant, il peut soumettre les trois autres items sans être retardé par cet item de clôture. L'entrepreneur de la porte restera répertorié comme « responsable » de la garantie jusqu'à ce qu'elle soit soumise. Les notifications de retard par courriel seront également envoyées à l'entrepreneur de porte s'il ne les soumet pas avant la date d'échéance. C'est un excellent moyen de rester sur la bonne voie pour les livrables de clôture. Si les équipes de conception de votre projet préfèrent recevoir des packages « complets », vous pouvez facilement déplacer tout item de clôture vers un package distinct. 

Étape 6 : Rôle d'approbateur - Examen du paquet et réponse

Le processus de l'approbateur est similaire au processus du soumissionnaire décrit ci-dessus. L'approbateur reçoit un seul courriel « Action requise » avec les trois items de ce paquet qu'il doit examiner. Après le lien « Révision dans Procore» dans le courriel, l'écran de révision est presque identique au rôle de soumissionnaire. Les seules différences sont les sélections disponibles dans la liste déroulante « Réponse » et la section « Réponse précédente ».

Encore une fois, comme les flux de travail existent sur les items de soumission individuels, ils peuvent chacun être transférés à un autre utilisateur ou approuvés séparément. Quelle que soit la manière dont les items de soumission se déroulent, chaque utilisateur reste répertorié comme « responsable » jusqu'à ce qu'il post sa réponse.

Suivant dans cette série

Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Distribution et révision

Voir également

• Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction
• Pratiques exemplaires : Paquets de livrables - Ventilation des livrables