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Procore

Configurer les paramètres : Outil Livrables

Objectif

Personnaliser les paramètres de configuration de l'outil Livrables pour un projet en tant qu'utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Livrables.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Livrables du projet.

Vidéo

 

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Étapes

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur l'un des liens décrits ci-dessous :

Configurer les paramètres de l'outil Livrable

  1. Sur la page Configurer les paramètres de livrable, cliquez sur Paramètres de livrable.
  2. Sous Paramètres de livrable, configurez ces paramètres :

    submittals-config-settings.png
     
    • Gestionnaire de livrables par défaut
      Sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme responsable des livrables pour les nouveaux livrables dans cette liste déroulante.
    • Distribution par défaut
      Sélectionnez tous les contacts à inclure dans la distribution des notifications par courriel de l'outil pour les nouveaux livrables.
    • Tri de liste des sections du devis de livrable par numéro
      Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est décroissant (par exemple, 999 à 1). 
    • Définissez l'ordre de tri des éléments du dossier de livrables
      Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est croissant (p. ex. de a à z). 

    • Étiquette pour les champs personnalisés

      • Pour ajouter un champ de texte court, saisir le libellé du champ souhaité dans la zone Libellé du champ personnalisé 1 (court). Par exemple, tapez : Numéro d'engagement
      • Pour ajouter un champ de texte long, saisir le libellé du champ souhaité dans la zone Libellé du champ personnalisé 2 (long). Par exemple, tapez : Notes
        Le champ de texte court est utilisé pour la saisie de données courtes. Le champ de texte long permet aux utilisateurs d'entrer de longues chaînes de texte (par exemple, des messages) et fournit également aux utilisateurs des outils de formatage de base.
        Remarque : Le champ personnalisé 1 a une limite de 255 caractères.
    • Dates d'échéance dynamique de l'approbateur
      Cochez la case pour donner à Procore la possibilité d'ajuster le paramètre de date d'échéance de l'approbateur. Pour garder la fonction désactivée, ne cochez pas la case. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Que sont les dates d'échéance dynamiques de l'approbateur?
    • Les nouveaux livrables seront dus dans
      Entrez un nombre de jours dans la zone de texte. Le paramètre par défaut dans Procore est de 14 jours.
      Remarque : La date d'échéance respecte les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
    • Livrables privés par défaut
      Cochez cette case à cocher pour rendre les livrables privés par défaut. Dans Procore, marquer les livrables comme étant privés limite le public aux utilisateurs qui ont attribué des permissions de niveau « Admin » à l’outil Livrables, aux membres de la liste de distribution du livrable et aux réviseurs affectés au flux de travail de livrable. Par défaut, ce case à cocher est effacé dans Procore, ce qui signifie que les nouveaux livrables sont visibles par les utilisateurs affectés à « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables.
      Note: Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs au sein de la même compagnie » activée sur leur modèle de permissions peuvent afficher un livrable marqué « Privé » si un autre utilisateur de sa compagnie est le créateur du livrable ou est désigné comme gestionnaire de livrables, soumissionnaire, approbateur ou membre de la liste de distribution.

    • Autoriser les approbateurs à ajouter des réviseurs à leur étape dans le flux de travail
      Ce paramètre est activé par défaut et permet aux approbateurs d'ajouter d'autres réviseurs au livrable. Les réviseurs sont identiques aux approbateurs, sauf qu'ils ne peuvent pas ajouter d'autres réviseurs. 

    • Les réponses des approbateurs sont obligatoires par défaut
      Cochez cette case pour que les réponses des approbateurs aux livrables soient obligatoires par défaut. Par défaut, cette case est cochée dans Procore, ce qui signifie que les réponses des approbateurs sélectionnés sont obligatoires lors de l'approbation du livrable.

    • Activer les rappels par courriel pour les livrables en retard
      Cochez cette case pour envoyer automatiquement une notification de retard par courriel à l'utilisateur responsable lorsque la « date d'échéance de l'approbateur » de cette personne sur le livrable est passée. Les rappels par courriel ne seront pas envoyés une fois qu'un livrable est en retard de 45 jours. Cette case est cochée par défaut dans Procore. 

    • Activer les codes QR sur les items de livrable et le modèle de PDF personnalisé
      Cochez cette case à cocher pour permettre aux codes QR d’être générés pour les livrables. Voir Générer un code QR pour un livrable.

    • Activer les calculs de l'échéancier de livrable
      Ce paramètre est désactivé par défaut. Lorsque cette option est activée, la page Nouveau livrable comprend la zone Informations sur l'échéancier de livrable, qui prend l'entrée des données de l'utilisateur final dans le champ « Date requise sur le chantier » et calcule automatiquement la « Date de retour prévue », la « Date de fin de la révision interne prévue » et « Date prévue de « Soumettre avant le » ».

    • Autoriser les utilisateurs à télécharger les pièces jointes des courriels de livrable sans se connecter à Procore
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de télécharger une pièce jointe de livrable (ajoutée dans les informations générales du livrable ou dans une étape de flux de travail) à partir du corps d'un courriel sans se connecter à Procore. Ces liens de téléchargement expireront 14 jours calendaires à compter de la date d'envoi du courriel. Par défaut, cette case est décochée.

      Noter :

      • Les pièces jointes de livrable et les pièces jointes qui sont téléversées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est distribué et lorsqu'un livrable est transféré n'exigent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case est décochée.
      • Les pièces jointes qui sont téléversées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est transféré ne nécessitent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger les pièces jointes, même si cette case est décochée.
      • Les pièces jointes accessibles en cliquant sur Afficher le PDF dans le courriel nécessitent que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case à cocher est cochée.
    • Numérotation des livrables par section du devis
      Lorsqu'ils sont activés, les numéros des livrables seront automatiquement annexés avec leur numéro de section du devis. Par exemple, si la section du devis est 03-3000-Béton, le premier livrable avec cette section du devis portera le numéro 03-3000-1.

    • Activer les Flux de travail de travail de rejet
      Lorsqu'elles sont activées, les réponses de livrable de type « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d'un approbateur du flux de travail de travail acheminent automatiquement le responsable au gestionnaire de livrables pour déterminer l'étape suivante.

      • Le gestionnaire de livrables sera informé par courriel qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Lorsque le responsable est acheminé au gestionnaire de livrables, ils peuvent choisir de :
        • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
        • Renvoyez le responsable à l'étape précédente du flux de travail de travail.
        • Reprenez le flux de travail de travail.
          • Lorsqu'un flux de travail de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
            • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail de travail se termine.
            • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.
       important
      • Lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité introduit un nouveau comportement pour toutes les nouvelles réponses de flux de travail de travail de livrable dans un projet, y compris les nouvelles réponses sur les flux de travail en cours
      • Avant d'activer ce paramètre de projet, il est important d'évaluer les flux de travail et les modèles existants pour déterminer si des modifications sont nécessaires. 
      • Les Flux de travail de travail qui ont été créés avec des étapes supplémentaires du gestionnaire de livrables pour examiner les réponses « Rejeté » et « Réviser et soumettre à nouveau » ne seront probablement plus nécessaires avec cette fonctionnalité activée et peuvent être supprimés du flux de travail de travail ou du modèle de flux de travail de travail. 
      • Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées aux types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ».
      • Lorsque le gestionnaire de livrables choisit de renvoyer le responsable à une étape du flux de travail de travail précédente, cette action sera enregistrée dans l' historique des modifications, mais n'est pas à déclarer dans les outils de rapport.  Si vous souhaitez revenir au comportement hérité qui déplace toujours le responsable vers l'avant, désactivez le paramètre « Activer les Flux de travail de travail de rejet » et enregistrez votre sélection. 

       

  3. Sous Courriels de livrable, choisissez parmi ces options pour configurer les paramètres de notification par courriel pour les items de livrable :
    Remarque
  4. Supprimez une coche de la case souhaitée pour empêcher le système d'envoyer une notification par courriel automatique aux utilisateurs désignés dans chaque rôle pour chaque événement. 
  5. Cochez la case appropriée pour autoriser le système à envoyer une notification automatique par courriel à l'utilisateur désigné dans le rôle approprié pour chaque événement.
  6. Cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut pour restaurer les paramètres par défaut du système pour les courriels de livrable.

    submittals-emails-default-send-events.png
     
  7. Une fois la mise à jour des paramètres terminée sur la page Paramètres de livrable, cliquez sur Mettre à jour.

Créer des réponses de livrables personnalisées

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png . 
    Cette action affiche la page ‘Paramètres des dessins d'atelier’.
  3. Cliquez sur Réponses de livrable. Ceci affiche la liste des réponses de livrables affichées ci-dessous. Pour en savoir plus sur chaque réponse, voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore?

    submittal-responses.png
     
  4. Recherchez la réponse au dessin d’atelier que vous souhaitez modifier.
  5. Choisissez parmi les options suivantes :

Modifier une réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Vous pouvez remplacer une réponse existante par une valeur personnalisée pour les huit (8) réponses de livrables par défaut dans Procore. Voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore ?

  1. Dans la liste des réponses de la page « Paramètres de livrable », tapez sur une valeur existante.
    Par exemple, tapez AAN au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ » comme indiqué ci-dessous.

    aan.png

    Le système enregistre automatiquement vos modifications lorsque vous cliquez en dehors de la case. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est enregistrée.  Pour voir comment cela apparaît dans l’application Web, voir Où apparaissent les réponses personnalisées aux livrables?

Ajouter une nouvelle réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Vous pouvez ajouter jusqu'à douze réponses de livrables pour six (6) des huit (8) réponses de livrables par défaut dans Procore. Pour trois (3) des réponses (c.-à-d. TRANSMIS POUR EXAMEN, EN ATTENTE et SOUMIS), le système vous limite à une (1) seule réponse personnalisée. Voir Quelles sont les réponses de livrables par défaut dans Procore ?

  1. Dans la liste des réponses de la page « Paramètres de livrable », cliquez sur + Ajouter nouveau.
    add-custom-submittal-response.png
  2. Dans la case qui s’affiche, entrez une nouvelle réponse. Par exemple, au lieu d’APPROUVÉ, vous souhaiterez peut-être ajouter des réponses pour « FOURNIR COMME NOTÉ » et « AUCUNE EXCEPTION PRISE ».

    approved-alternates.png

    Le système enregistre automatiquement vos modifications lorsque vous cliquez en dehors de la case. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est enregistrée.  Pour voir comment cela apparaît dans l’application Web, voir Où apparaissent les réponses personnalisées aux livrables?

Supprimer une réponse personnalisée à un dessin d’atelier

Si vous souhaitez supprimer une réponse personnalisée, cliquez sur le « x » ROUGE qui apparaît à côté de l’item.
Remarque : Vous ne pouvez supprimer que les réponses personnalisées qui ont été ajoutées au système. Chacune des huit (8) réponses par défaut nécessite au moins une (1) réponse (que vous pouvez personnaliser, mais qui ne peut pas être supprimée).
delete-custom-submittal-response.png
Lorsque le système supprime la réponse, une bannière de confirmation apparaît en haut de la page.

Où s’affichent les réponses personnalisées aux dessins d'atelier? 

 Après avoir personnalisé vos réponses, elles apparaîtront sous forme de sélections dans diverses listes déroulantes de l’outil Dessins d’atelier. Les sections essentielles comprennent : 

  • Réponses. Dans l’outil Livrables, cette liste apparaît dans la section « Nécessite votre attention » pour les utilisateurs désignés comme responsable ( Responsables) sur un livrable.
    response-list.jpg
     
  • Ajouter un filtre. Cette liste apparaît en haut de l’outil Livrables (à côté du champ Rechercher ) et permet aux utilisateurs de filtrer la liste des livrables en fonction de la réponse.

    add-response-filter.png

Remplacer l'utilisateur du Flux de travail de travail

Vous pouvez remplacer un utilisateur dans les flux de travail de livrables en bloc pour tous les livrables pour lesquels il a une réponse « En attente ». Lorsque vous remplacez des utilisateurs du flux de travail de travail :

  • Seuls les flux de travail pour lesquels la réponse de l'utilisateur actuel est au statut En attente seront remplacés par le nouvel utilisateur.
  • Si un utilisateur actuel a déjà répondu dans un flux de travail de travail , il ne sera PAS remplacé par le nouvel utilisateur du flux de travail de travail.
  • Le nouvel utilisateur du flux de travail de travail ne recevra que les nouveaux courriels de flux de travail de travail. Ils ne recevront aucun courriel de flux de travail de travail précédemment envoyé à l'utilisateur actuel.
 Important
Cette action ne remplacera PAS les utilisateurs dans les modèles de flux de travail de travail. Pour remplacer des utilisateurs dans un modèle de flux de travail de travail, vous devrez modifier le modèle manuellement.

replace-submittal-workflow-user.png

Définir les permissions utilisateurs pour l'outil livrables

Remarque
En plus d'avoir une permission de niveau « Admin » pour l'outil Livrables, une permission de niveau « Admin » sur l'outil Répertoire du projet est également requise pour afficher le tableau des permissions. 

Si vous avez un petit nombre d’utilisateurs sans modèles de permissions qui leur sont attribués, vous pouvez choisir de gérer les permissions d’utilisateur dans l’outil Livrables du projet en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez un grand nombre d’utilisateurs, nous vous recommandons de gérer les permissions d’utilisateur sur les outils de projet de Procore à l’aide de modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Tableau des permissions.
  4. Définissez la permission de chaque utilisateur pour l'onglet Livrables en fonction de vos préférences.
    • check.png Accès
    • x.png Pas d'accès
      Remarque: Pour afficher une liste complète des tâches disponibles par niveau de permission, voir Permissions.
  5. Cliquez sur Retour lorsque vous avez terminé de mettre à jour les permissions d'utilisateur.