Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Distribution et révision
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des paquets de livrables. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Livrables du projet.Introduction
Dans cet article final du paquet de livrables, nous parlerons de la fermeture d'un livrable, de son renvoi au créateur, de la création de révisions et d'autres informations utiles.
Distribution des paquets
Une fois les flux de travail des livrables terminés, le gestionnaire de livrables renvoie généralement les items individuels à l'entrepreneur responsable/soumissionnaire. Étant donné que chaque item de soumission a son propre flux de travail et ses propres approbations, tous les items de soumission sont distribués via des courriels distincts comme décrit dans Distribuer un livrable.
Révision de paquet
Comme la distribution, il n'y a pas de révisions au niveau du paquet puisque les items de soumission sont approuvés individuellement via des flux de travail distincts. En vous référant aux meilleures pratiques : Ensembles de livrables - Introduction, cela évite d'avoir à choisir entre les deux options identifiées sous le paquet « Industrie ». Seuls les items qui doivent être soumis à nouveau sont traités, ce qui accélère le temps global d'approbation. Les révisions des items d'un paquet peuvent être gérées de plusieurs manières, mais voici les deux plus courantes :
Option 1 : Soumettre à nouveau les items dans le même paquet
Lorsqu'une révision est créée sur un item de soumission, toutes les données précédentes sont automatiquement reportées, y compris le paquet. Cela suppose que vous souhaitez que toutes les révisions de livrables soient contenues dans le même paquet. Cette option est la méthode la plus couramment recommandée car elle conserve tout regroupé pour un référencement plus rapide, en particulier lorsqu'elle est combinée avec le filtre « Révision actuelle ».
Filtre « Révision actuelle »
Une fois appliqué sur l'affichage Paquets, ce filtre restera en place pour votre compte utilisateur sur un projet jusqu'à ce que vous le supprimiez. Ce filtre est particulièrement utile pour les équipes de chantier, car il affiche uniquement la version la plus récente de tout livrable, quel que soit le statut de la soumission (similaire à « l'ensemble actuel » dans les plans). Vous trouverez ci-dessous des captures d'écran du filtre :
Filtre désactivé :
Filtre activé :
Remarque
Ce filtre est l'une des principales raisons pour lesquelles nous recommandons de créer la révision immédiatement après la distribution de l'item d'origine rejeté. Ce faisant, vous créez immédiatement un nouveau poste qui indique clairement que le poste est toujours en attente de soumission. Cela rend beaucoup moins probable qu'un membre du champ clique et crée à partir d'un item non approuvé.Option 2 : Soumettre à nouveau les items rejetés dans un nouveau paquet
En utilisant cette option, vous ajoutez un livrable révisé dans un paquet nouvellement créé. Cela peut être utile lorsque l'équipe de conception de votre projet nécessite des contrôles et une numérotation très stricts des paquets. Cependant, l'inconvénient est que vous aurez plusieurs paquets à rechercher lorsque vous essayez de trouver un item spécifique.
Afin d'éviter que des items ne soient oubliés, nous vous recommandons de créer des révisions immédiatement après la distribution de l'item d'origine rejeté, en particulier si vous utilisez le rôle « Soumissionnaire » (voir Créer une révision de livrable). Les dates d'échéance assignées au cours de ce processus et les notifications de retard aideront à garantir que rien n'est manqué.
Conclusion
Nous espérons que ces articles ont clarifié le but et les avantages de la fonctionnalité du paquet de livrables de Procore. Bien que nous réalisions que cette fonctionnalité peut ne pas être la meilleure solution pour chaque projet ou équipe, veuillez considérer ces réflexions finales lorsque vous réfléchissez à la façon d'organiser les livrables pour votre prochain projet.
- Les paquets de livrables peuvent être utilisés simplement comme un outil d'organisation sans envoyer de notifications de flux de travail à partir des paquets. Considérez-le comme une autre façon d'afficher et de regrouper les livrables.
- Si vous ne savez toujours pas comment utiliser les paquets de livrables, nous vous encourageons à les essayer en utilisant des détails généraux. Cette option peut sembler plus proche de la façon dont vous iv traité les items auparavant. Si vous décidez que ce n'est pas pour vous, vous n'aurez pas une tonne de livrables à gérer.
- Bien que l'utilisation de paquets de soumissions puisse ne pas être le bon choix pour votre projet actuellement, la fonctionnalité continuera d'évoluer au fil du temps et peut mieux fonctionner pour vous plus tard ou sur un autre projet. Pour rester informé des nouvelles versions, nous vous encourageons à vous inscrire à notre webinairesur les nouvelles versions.