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Procore

Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement (ODCPE) à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement (ODCPE) à partir d’un événement de changement. 

Contexte

Si vous avez deux niveaux configurés pour les ordres de changement, vous allez créer un ODCPE, ce qui ne peut être effectué qu'à partir d'un événement de changement. Vous créerez ensuite l'ODCPE à partir de l'outil Engagements. Si vous avez configuré un niveau pour les ordres de changement, vous créerez un ordre de changement à l'engagement (ODCE). Pour plus d'informations sur la structure des niveaux, consultez Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement? Vous pouvez créer un ODCPE avant ou après que la demande de prix (DDP0) a reçu une réponse ou a été examinée. Si vous attendez que la DDP ait été examinée et que le statut de la DDP soit En attente d'approbation finale, la ventilation des coûts de l'ODCPE sera renseignée avec le montant de la DDP. Pour plus d'informations sur les statuts de DDP, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils le coût et les montants des ordres de changement?

Éléments à considérer

Conditions préalables

  1. Suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
  2. Facultatif : Suivez les étapes de Créer une DDP.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Détails.
  3. Cochez les postes d'événement de changement que vous souhaitez inclure dans votre nouvel ODCPE. 
     Remarques
    • Pour n'afficher que les poste d'un fournisseur spécifique, cliquez sur Ajouter un filtre, puis choisissez Fournisseur dans la liste déroulante. 
    • Vous pouvez sélectionner plusieurs cases à cocher de poste à partir de plusieurs événements de changement. 
  4. Cliquez sur Actions en bloc et choisissez l'une de ces options :
    • Créer un ODCP à l'engagement > Contrats avec codes de coûts correspondants
      S'il existe des contrats dont les codes de coût correspondent aux postes d'événement de changement que vous sélectionnez, ils s'afficheront ici pour votre sélection.
      OU
    • Créer un ODCP à l'engagement > Contrats
      Tous les autres contrats approuvés apparaîtront ici pour votre sélection.
      Remarque : Si une option est grisée, placez le curseur de votre souris sur l'info-bulle pour savoir pourquoi.
      create-commitment-change-order.png
  5. Sous Informations générales à la page Nouvel ordre de changement potentiel, entrez les informations suivantes :
    • Numéro
      Le système attribue automatiquement le prochain numéro disponible à l'ODCPE. Par défaut, les numéros sont attribués suivant le format 001, 002, 002, etc. Vous pouvez remplacer manuellement cela en entrant le numéro, si vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre système de numérotation commence par trois (3) zéros au lieu de deux (2) : 0001
      Remarque : Si vous remplacez le numéro par défaut, le système incrémentera automatiquement la numérotation en utilisant votre nouvelle entrée et votre nouveau format. 
    • Date de création
      Ce champ enregistre la date et l'heure de création de l'ODCPE
    • Révision
      Lorsque vous créez un ODCPE pour la première fois, le numéro de révision est zéro.
      Remarque : Plus tard dans le projet, un ODCPE peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur. 
    • Créé par
      Ce champ affiche automatiquement le nom de l'utilisateur créant l'ODCPE.
    • Compagnie contractante. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance.
      Remarque : Ce champ n'est visible que si l'ODCE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Contrat
      Ce champ est automatiquement renseigné avec le nom du contrat pour lequel l'ODCPE est créé.
      Remarque : Ce champ n'est visible que si l'ODCPE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Titre
      Entrez un nom de titre pour l'ODCPE qui décrit à quoi sert l'ordre de changement.
      Remarque : Si vous exportez l'ODCE vers un système ERP intégré, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des limitations de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d'un engagement?
    • Ordre de changement à l’engagement
    • Statut
      Sélectionnez l'état actuel de l'ODCPE (le statut par défaut sera défini sur En attente - En révision) :
      • Approuvé. L'ODCPE est approuvé. Les coûts apparaissent en tant que « coûts engagés » dans le budget.
      • ÉbaucheL'ODCPE doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
      • En attente - En révisionL’ODCPE est actuellement en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de prixL’ODCPE est en attente et il n’a pas de prix pour l’instant. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas en traitementL'ODCPE est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en coursL’ODCPE est en attente et actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - TraitementL’ODCPE est toujours en attente et la tâche est en cours. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - RéviséL’ODCPE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • RejetéL’ODCPE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans fraisL’ODCPE n’entraîne pas de frais supplémentaires.
    • Directive de chantier
    • Demandes d'ordre de changement
      • Aucune. C'est le paramètre par défaut. Vous pouvez lier l'ODCPE à une demande d'ordre de changement (DODC) ultérieurement. 
      • Ajouter à l'existant. Choisissez cette option. Sélectionnez ensuite une DODC existante dans la liste déroulante. 
      • Créer nouvelle. Choisissez cette option pour créer une nouvelle DODC.
        Remarque : Vous avez également la possibilité de créer un nouveau ODCE en cochant la case AUSSI Créer un nouvel ordre de changement à l'engagement.  
    • Raison pour le changement
      Le champ Raison pour le changement sera rempli avec la raison pour le changement que vous avez sélectionnée dans l'événement de changement; cependant, vous pouvez la modifier si nécessaire. Sélectionnez l'une de ces raisons pour l'ODCE potentiel : Demande du client, Développement de la conception, Compensation, Condition existante ou Somme à déduire. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, consultez Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Privé. Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau « Admin » à l'ordre de changement puissent afficher cet ordre de changement.
    • Description
      Entrez une description détaillée de l'ODCPE.
      Remarque : Si vous exportez l'ODCPE vers un système ERP intégré, des limitations de caractères peuvent être imposées par le système tiers.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l'ODCPE. 
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par [l'item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item? . Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Impact sur l'échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l'échéancier actuel du projet si l'ODCPE était approuvé.
    • Changement sur le chantier
      Cochez cette case si l'ODCPE nécessite un changement sur le chantier.
    • Référence
      Référencez tout autre outil, matériel ou document lié à l'ODCPE.
    • Payé en entier
      Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Postes d'événement de changement
      Si votre projet est intégré à ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant Poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar sera ajouté à la ventilation des coûts (VDC) du contrat de sous-traitance. Si le projet n'est pas intégré à ERP, vous pouvez passer à l'étape suivante. 
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer. La VDC est créée à partir des postes d'événement de changement. 

 

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