Créer des contrats de sous-traitance
Objectif
Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet.
Contexte
Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des sous-contrats pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un contrat de sous-traitance et voir / saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
OU - Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Pour créer un contrat de sous-traitance uniquement, permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec la permission granulaire « Créer un Contrat d'ordre de travail » activée sur votre modèle de permissions.
- Pour créer un contrat de sous-traitance et voir / saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
- Information supplémentaire :
- Une autre façon de créer un contrat de sous-traitance consiste à attribuer une offre gagnante et à la convertir en contrat de sous-traitance. Voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance.
- Pour définir les méthode comptable du contrat de sous-traitance, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
- Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour créer des ordres de changement :
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 1 niveau. Continuez avec Créer un ordre de changement à l'engagement.
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 2 niveaux . Assurez-vous que le contrat de sous-traitance a le statut « Approuvé » et continuez avec Créer un ordre de changement potentiel d'engagement à partir d'un événement de changement .
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 3 niveaux . Assurez-vous que le contrat de sous-traitance a le statut « Approuvé » et continuez avec Créer un ordre de changement potentiel d'engagement à partir d'un événement de changement .
Conditions préalables
- Configurer les paramètres : Engagements
- Pour utiliser l’intégration Procore + DocuSign® pour demander des signatures, voir DocuSign®.
Étapes
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Dans l’onglet Contrats , cliquez sur le bouton Créer et choisissez Contrat de sous-traitance dans la liste déroulante.
- Continuez avec les étapes suivantes :
Ajouter les informations de base
Mettez à jour les informations de base comme suit :
Remarques
- Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base.
- Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie en tant que créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
- Numéro de contrat
Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :- Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
Exemple
Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :
- Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
- Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
- Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
- Compagnie contractante
Sélectionnez le nom de la compagnie du propriétaire du projet ou du client du projet dans la liste déroulante. Il s'agit de la compagnie qui est propriétaire du projet de construction ou du client qui a embauché votre compagnie pour superviser les travaux du projet. Pour apparaître comme une option de liste, Ajouter une compagnie au répertoire du projet. - Titre
Entrez un nom descriptif pour le contrat. - Facultatif : Signer avec DocuSign®
Déplacez ce bouton vers la droite pour collecter des signatures avec l’intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l’intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l’DocuSign® Intégration sur un projet Procore.
Mettre à jour les informations générales
Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :
- Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options incluentRemarque
Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé. - Exécuté
Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie. - Retenue de garantie par défaut
Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %. - Description
Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Mettre à jour l’accès au contrat
L'utilisation du paramètre de confidentialité autorise uniquement les administrateurs de projet et les utilisateurs non administrateurs sélectionnés. Pour modifier les permissions d'accès du contrat, procédez comme suit :
- Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par par défaut.
- Sélectionnez un employé de la « Compagnie contractante » dans la menu déroulant Contact de facturation .
Mettre à jour les dates du contrat
Pour mettre à jour le contrat avec des dates importantes, procédez comme suit :
Remarque
L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?- Date de début
Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction. - Achèvement estimé
Sélectionnez la date d’achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier. - Achèvement réel
Sélectionnez la date d’achèvement réelle du projet de construction. - Contrat signé reçu
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Ajouter la portée des travaux
Les inclusions de contrat et les exclusions varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix du contrat et étendue des travaux. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
- Inclusions
Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte. - Exclusions
Ajoutez le exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Définir la méthode comptable
La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.
Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?- Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
- Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .
Mettre à jour la ventilation des coûts
Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du contrat de sous-traitance :
- Ajouter des postes à la ventilation des coûts
- Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Par défaut, vous pouvez saisir des postes dans la VDC du contrat de sous-traitance à tout moment, tant qu'il n'a PAS le statut « Approuvé ».
Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats de sous-traitance peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :
- Choisissez parmi ces options :
- Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
OU - Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
- Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
- Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
- Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
OU - Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
- Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
- Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
- Pour un contrat basé sur le montant :
Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :- Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels - Montant
Saisissez le montant total du poste. - Facturé à ce jour
Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour. - Montant restant
Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
- Code budgétaire
- Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :- Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels - Qté
Entrez le nombre d’unités. - UdM
Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure. - Coût unitaire
Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.Exemple
Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $. - Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire. - Facturé à ce jour
Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour. - Montant restant
Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
- Code budgétaire
- Pour un contrat basé sur le montant :
- Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
- Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .
- Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
OU - Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
Remarque
- Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
- Le nom du fichier est : À déterminer
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
- Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
- Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
Important
Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle. - Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
- Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
- Cliquez sur Téléverser le fichier.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
- Cliquez sur Téléverser le fichier.
- Choisissez l'une de ces options :
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
OU - Remplacer les postes budgétaires existants . Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat de sous-traitance et les remplacer par les données de votre modèle.
Remarque
Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements du projet, l'option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
- Cliquez sur Importer .
Joindre des fichiers
Pour ajouter des pièces jointes au contrat :
- Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
- Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
- Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
- Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
- Cliquez sur Joindre.
Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement. - Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Enregistrer le contrat
Remarque
Si le numéro de contrat de l'engagement que vous créez a déjà été utilisé sur un projet de votre compagnie, une fenêtre de confirmation apparaîtra pour vous demander comment vous souhaitez procéder. Si vous choisissez d'ignorer ce message, cliquez sur Enregistrer et le contrat sera créé. De plus, si vous ne souhaitez pas recevoir ce message lors de la création d'engagements futurs, vous pouvez cocher la case à côté du texte Ne pas comme à nouveau.
Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un (1) de ces boutons :
- Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode d'affichage.
OU - Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en en savoir plus, voir DocuSign®.
OU - Annuler.