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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour l'émission de la retenue de garantie

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie

Contexte

La première étape de l'émission de la retenue de garantie sur un projet consiste à créer un

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Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontractor-invoice-for-the-release-of-retainage), /content/body/div[3]/p[1]/span, line 1, column 1
. Il existe deux façons de créer une facture dans l'outil Engagements :

Les étapes ci-dessous résument comment créer et soumettre une facture pour libérer la retenue de garantie.

 Important
Lors de la création d'une facture pour débloquer la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture a le statut « ébauche » avant d'entrer les montants de retenue dans l'onglet Détails de la facture. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Pour créer une facture de sous-traitant avant ou après la date d'échéance de la période de facturation, les permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour créer un sous-traitant avant la date d'échéance de la période de facturation, permissions de niveau « Standard » sur l'outil Engagements du projet et vous devez être ajouté en tant que membre de la liste déroulante « Privé » dans le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cela répertorie également votre nom d'utilisateur en tant que « contact de facturation » sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
      ET
    • Pour débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant, permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Engagements du projet.
       Remarques
      Pour en savoir plus sur la mise en place et la libération de la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant, consultez Définir ou débloquer la retenue sur une facture de sous-traitant.

Conditions préalables

Étapes

Étape 1: créer une facture «brouillon»

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Afficher.
  3. Cliquez sur Créer une facture
  4. Saisissez les informations suivantes :
    1. N° de facture. Saisissez le numéro de facture de la facture.
    2. Début de la facture. Affiche le début de la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
    3. Fin de la facture. Affiche la fin de la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
    4. Date de facturation. Affiche la date de facturation pour la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
       Remarque

      Pour en savoir plus sur les périodes de facturation dans Procore, voir Créer des périodes de facturation automatiques et Modifier une période de facturation pour les factures.

  5. Cliquez sur Enregistrer comme ébauche.

Étape 2 : Mettez à jour les montants de retenue de garantie libérés pour cette période

 Important
N'oubliez pas que, lors de la création d'une facture pour émettre la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture est au statut « Ébauche » avant de saisir les montants de retenue de garantie dans l'onglet Détails de la facture. Si vous êtes un sous-traitant qui a été invité à soumettre une facture et que vous accédez à cette facture à partir de l'invitation, assurez-vous toujours que la facture est au statut « Ébauche ».
  1. Cliquez sur l'onglet Détails dans la facture de sous-traitant.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Dans la colonne Retenue de garantie - Libéré pour cette période, procédez comme suit:
    • Retenue de garantie sur les travaux. Saisissez le montant de retenue de garantie que vous êtes invité à émettre en utilisant le format de devise.
    • Retenue de garantie pour les matériaux. Entrez le montant de retenue en cours de libération en utilisant le format de devise. 
       Conseil
      N'oubliez pas que les valeurs des colonnes actuellement retenu indiquent les montants de retenue de garantie retenus par la partie contractante. 
      released-this-period.png
  4. Facultatif. Si la partie contractante a activé le paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l'outil Engagements, vous pourrez saisir les montants des travaux réclamés pour la période de facturation dans la colonne Le sous-traitant a réclamé cette période .
     Remarque
    Le paramètre « Afficher les montants de réclamation des sous-traitants » a été conçu pour les clients de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande. Cela permet aux entreprises de construction de créer des calendriers de paiement pour faciliter les approbations de factures et les réclamations des travaux effectués par les entrepreneurs. Pour en savoir plus, consultez Créer un échéancier de paiement.

     
  5. Cliquez sur Enregistrer en haut du tableau.

Étape 3 : Signez le PDF des détails de la facture

Si la partie contractante vous demande de signer la facture que vous soumettez, procédez comme suit :

  1. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Détail.

    invoice-detail.png
  2. Cliquez sur Exporter et choisissez l'option PDF dans la liste déroulante.
  3. Fournissez votre facture de sous-traitant signée à la partie contractante conformément aux conditions de votre contrat.  
  4. Facultatif. Si vous souhaitez inclure une copie de votre facture signée en pièce jointe, procédez comme suit :
    • Cliquez sur l’onglet Résumé.
    • Cliquez sur Modifier
    • Faites défiler jusqu'à la zone Pièces jointes et téléversez une copie de votre facture signée. Vous pouvez également joindre des documents supplémentaires liés à votre facture, tels que des renonciations de privilège.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture en tant qu'« ébauche ».

Étape 4 : Enregistrez et soumettez la facture

 Mise en garde
  • Avant de soumettre votre facture, il est important de la réviser pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Pour savoir comment procéder, voir Réviser les factures en tant que sous-traitant.
  • Une fois que vous soumettez la facture, vous ne serez PAS en mesure d'apporter des modifications sans contacter la partie contractante pour modifier le statut de votre facture pour Réviser et soumettre à nouveau.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre facture, cliquez sur Soumettre pour révision. Cela change le statut de la facture en En cours de révision.

 

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