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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie

 Contenu hérité

Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour la création d’un sous-traitant facture pour la libération de la retenue de garantie. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque le sous-traitant repensé facture expérience bêta est généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, voir Gestion financière : Nouvel affichage Admin pour les factures des sous-traitants.

Important! Si vous utilisez l’expérience bêta du sous-traitant facture, veuillez consulter le tutoriel Créer une facture pour la libération de la retenue de garantie sous l’outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie

Contexte

La première étape de l'émission de la retenue de garantie sur un projet consiste à créer un subcontractor invoice. Il existe deux façons de créer une facture dans l'outil Engagements :

Les étapes ci-dessous résument comment créer et soumettre une facture pour libérer la retenue de garantie.

 Important
Lors de la création d'une facture pour débloquer la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture a le statut « ébauche » avant d'entrer les montants de retenue dans l'onglet Détails de la facture. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un facture et libérer la retenue de garantie avant, pendant ou après la période de facturation en cours, permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
    • Pour créer un facture et libérer la retenue de garantie pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » sur l’outil Engagements du projet et vous devez être le « Contact de facturation » désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé » du contrat.
  • Information supplémentaire :
    • Pour définir le même pourcentage de retenue de garantie pour tous les postes de la facture, entrez une valeur à appliquer à tous les postes de la facture.
    • Pour annuler la retenue de garantie sur tous les postes, saisissez une valeur à appliquer à tous les postes. Cela déplace le pourcentage souhaité de la colonne « Actuellement conservé » vers la colonne « Libéré pour cette période ».
    • Pour les clients en Australieflag-australia.png, vous pouvez également gérer la retenue à l’aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que la rétention à échelle mobile?

Étapes

Étape 1 : Créez une facture « Ébauche »

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Sous l’onglet Contrats , recherchez le contrat dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien Numéro pour l’ouvrir.

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture .
  4. Dans la page « Créer une nouvelle facture », procédez comme suit :

    create-new-draft-invoice.png
     
    1. Période de facturation : Sélectionnez une période de facturation dans la liste déroulante. Par défaut, Procore affiche la période de facturation en cours s’il a été créé. Pour savoir comment créer une période de facturation, voir Créer des périodes de facturation manuelles et Créer des périodes de facturation automatiques.
    2. N° de facture : Entrez un numéro facture dans cette case. Il s’agit d’un champ de texte sous forme libre, vous pouvez donc saisir n’importe quelle combinaison de caractères alphanumériques que vous souhaitez.
    3. Début de la facture : Sélectionnez une date dans le contrôle du calendrier. Par défaut, Procore affiche la date de début définie pour la période de facturation en cours.
    4. Fin de la facture : Sélectionnez une date dans le contrôle du calendrier. Par défaut, Procore affiche la date de fin définie pour la période de facturation en cours.
    5. Date de facturation : Sélectionnez une date dans le contrôle du calendrier. Par défaut, Procore affiche la date de facturation définie pour la période de facturation en cours.
    6. Statut: Sélectionnez un statut dans la liste déroulante. Par défaut, de nouvelles factures sont assignées au statut « Ébauche ».
    7. Date de paiement : Sélectionnez une date de paiement dans le contrôle du calendrier.
    8. Soumis: Sélectionnez une date dans le contrôle du calendrier pour représenter la date à laquelle le facture a été soumis pour paiement.
    9. Compagnie contractante. Affiche la « compagnie contractante » assignée au contrat associé à cette facture. Pour modifier ce champ, vous devez modifier la date du contrat.
  5. Dans le champ « Pièces jointes », choisissez parmi ces options :
    • Joindre des fichiers. Cliquez sur ce bouton pour ajouter des pièces jointes à l’aide de l’option appropriée dans le menu contextuel.
    • Faites glisser-déposer des fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour joindre des fichiers de votre ordinateur à l’facture.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Mettez à jour les montants de retenue de garantie libérés pour cette période

 Important
N'oubliez pas que, lors de la création d'une facture pour émettre la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture est au statut « Ébauche » avant de saisir les montants de retenue de garantie dans l'onglet Détails de la facture. Si vous êtes un sous-traitant qui a été invité à soumettre une facture et que vous accédez à cette facture à partir de l'invitation, assurez-vous toujours que la facture est au statut « Ébauche ».
  1. Cliquez sur l'onglet Détails dans la facture de sous-traitant.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Faites défiler jusqu’à la section « Retenue de garantie » sur le côté droit du tableau.
  4. Dans la section « Libéré pour cette période  », procédez comme suit :
    • Retenue de garantie sur les travaux. Saisissez le montant que vous demandez de libérer pendant cette période de facturation en utilisant le format de devise.
    • Retenue de matériaux. Saisissez le montant que vous demandez de libérer pendant cette période de facturation en utilisant le format de devise.
      Remarque
      • Les colonnes « Retenue de garantie sur les travaux » et « Retenue de matériaux » dans la section « Actuellement retenu » indiquent le montant d’argent que l’entrepreneur en amont est actuellement retenu de l’entrepreneur en aval.
      • Lorsque vous entrez les montants dans les colonnes « Libéré pour cette période », remarquez que Procore ajuste automatiquement les valeurs qui apparaissent dans les colonnes « Actuellement retenu » pour vous.

      enter-released-this-period.png
  5. Facultatif : Si le contrat en amont a activé le paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l'outil Engagements, vous pourrez saisir les montants pour les travaux réclamés pour la période de facturation dans la colonne Montant proposé .
    Remarque
    Le paramètre « Afficher les montants de réclamation des sous-traitants » a été conçu pour les clients de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande. Cela permet aux entreprises de construction de créer des calendriers de paiement pour faciliter les approbations de factures et les réclamations des travaux effectués par les entrepreneurs. Pour en savoir plus, consultez Créer un échéancier de paiement.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer .

Étape 3 : Exporter et signer l’PDF détails de la facture

Si l’entrepreneur en amont vous demande de signer les informations « Détails » dans l’facture,

  1. Dans le facture, cliquez sur l’onglet Détails .

    invoice-detail.png
     
  2. Cliquez sur Exporter et choisissez l'option PDF dans la liste déroulante.
  3. Fournissez votre facture de sous-traitant signée à la partie contractante conformément aux conditions de votre contrat.  
  4. Facultatif. Si vous souhaitez inclure une copie de votre facture signée en pièce jointe, procédez comme suit :
    • Cliquez sur l’onglet Résumé.
    • Cliquez sur Modifier.
    • Faites défiler jusqu'à la zone Pièces jointes et téléversez une copie de votre facture signée. Vous pouvez également joindre des documents supplémentaires liés à votre facture, tels que des renonciations de privilège.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture en tant qu'« ébauche ».

Étape 4 : Enregistrez et soumettez la facture

Mise en garde
  • Avant de soumettre votre facture, il est important de la réviser pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Pour savoir comment procéder, voir Réviser les factures en tant que sous-traitant.
  • Une fois que vous soumettez la facture, vous ne serez PAS en mesure d'apporter des modifications sans contacter la partie contractante pour modifier le statut de votre facture pour Réviser et soumettre à nouveau.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre facture, cliquez sur Soumettre pour révision. Cela change le statut de la facture en En cours de révision.