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Procore

Qu'est-ce qu'un contact facture ?

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Réponse

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

De quelles permissions les contacts de facturation ont-ils besoin pour créer et soumettre des factures de sous-traitant dans Procore? 

Ce tableau détaille les permissions dont les contacts de facturation ont besoin pour créer des factures de sous-traitant dans Procore. 

  Niveau de permissions sur les Engagements
Mesure Aucune Lecture seule Standard Admin
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Soumettre une nouvelle facture en tant que « contact de facture »  :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facture :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:

1 Certains clients de Procore choisissent de fournir aux contacts de facturation des permissions de niveau « Standard » sur l'outil Engagements . Il est important de noter que le fait de fournir aux collaborateurs externes des permissions supérieures aux permissions de niveau « Lecture seule » n'est PAS recommandé par Procore.

 SUPPORT PROCORE : NOTES INTERNES

Lors du dépannage du compte utilisateur d’un contact de facturation dans le Répertoire de la compagnie, assurez-vous que :

  • Le contact de facturation doit disposer de permissions de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements. Bien que les permissions de niveau « Standard » soient autorisées, Procore ne recommande pas de fournir des permissions de niveau « Standard » aux collaborateurs en aval, car cela donne à l’utilisateur la possibilité de voir des informations dans d’autres engagements. 
  • Le compte utilisateur du contact de facturation dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie doit être défini sur Actif.
  • L’adresse courriel du contact de facturation dans son compte utilisateur Procore doit être valide.
  • Le paramètre « Envoyer ce message à l’utilisateur » dans le compte d’utilisateur Procore doit être activé en sélectionnant l’option Par courriel dans la liste déroulante.  
  • Pour apparaître en tant qu’option dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un engagement, la compagnie de l’utilisateur doit être définie comme « Compagnie de contact » et l’utilisateur doit être répertorié dans l’onglet « Utilisateurs » de l’enregistrement de la compagnie dans le Répertoire au niveau de la compagnie. 
  • Lors de l’ajout du contact de facturation à un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privée » pour cet engagement.

Les contacts facture-ils doivent-ils disposer de permissions d’accès spéciales à Procore?

Non. Lorsqu'il est désigné comme contact de facturation sur un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privé » pour cet engagement. Un contact de facturation peut alors afficher l'engagement et ses factures dans Procore.

Remarque
Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet « Paramètres avancés » de la zone « Contacts de facturation ».

Comment ajouter des contacts facture à Procore?

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de la compagnie gérant l' engagement dans le projet Procore doit :

  1. Ajouter la compagnie de sous-traitance au répertoire de la compagnie. La compagnie de sous-traitance correspond à la « Compagnie du contrat » sur un engagement. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie. L'utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à la compagnie. Voir Ajouter des utilisateurs à la compagnie.
     Remarques 
  2. Accordez au compte utilisateur du contact de facturation des permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet. Procore recommande de gérer les permissions de contact de facturation avec un modèle de permissions de projet. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.
  3. Ajoutez la « Compagnie contractante » et le « Contact de facturation » à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
  4. Facultatif. Configurez les notifications par courriel facultatives pour le contact de facturation : 

Vous n'êtes pas sûr de l'état de votre contact de facturation ou il manque une « invitation à facturer »?

Quand Procore envoie-t-elle une « invitation à facturer »?

Lorsqu'un administrateur de facturation pour le compte d'entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d'envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est soit (1) nommée sur la liste « Privée » de la facture ou (2) un membre de la liste « Contact de facturation » par défaut de l'outil Engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Un contact de facturation a-t-il besoin d'une « invitation à facturer » pour créer une facture?

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

Que peut ajouter ou mettre à jour facture contacts dans Procore?

Vous ne pouvez effectuer des tâches dans Procore que lorsque vous êtes ajouté en tant que contact de facturation sur un engagement dans le projet Procore du collaborateur en amont. Ce que vous pouvez faire et comment vous le faites dépend des options utilisées par le collaborateur en amont. 

Les contacts de facturation peuvent... Pour en savoir plus...
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » à partir du courriel envoyé par un administrateur de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.  Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation
Répondez à une « invitation à facturer » envoyée par un administrateur de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.  Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Créez une facture dans l'outil Engagements sans « invitation à facturer » d'un administrateur de factures. Vous devez accorder au destinataire les permissions de contact de facturation.  Créer une nouvelle facture en tant que contact de facture
Mettre à jour une ventilation des coûts des sous-traitants. Cette fonctionnalité doit être activée sur le projet. Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements.  Mettre à jour une ventilation des coûts de sous-traitant en tant que contact de facturation
Révisez et soumettez à nouveau les postes de facture qui sont rejetés par un administrateur de factures. Réviser et soumettre à nouveau une facture de sous-traitant en tant que contact de facture

Les contacts de facturation reçoivent-ils des courriels de Procore?

Oui. Procore envoie des notifications par courriel aux contacts de facturation lorsque ces actions se produisent :

Actions Détails et en savoir plus Étape suivante
Lorsqu'un engagement avec un contact de facturation désigné est créé. Le courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont clique sur « Créer et envoyer par courriel » ou « Enregistrer et envoyer par courriel » dans l'onglet Généralités de l'engagement. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation à partir de l'outil Facturation.
Si un administrateur des factures définit l'option « Rappelez aux sous-traitants de facturer ».   Si un contact de facturation accepte une « invitation à facturer », un rappel est envoyé à l'intervalle spécifié jusqu'à ce que l'« ébauche » de facture soit soumise. Les rappels ne sont plus envoyés une fois que le statut de la facture passe à « En cours de révision ». 
Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est « rejetée ». Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts de sous-traitant? Un courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut d'une ventilation des coûts de sous-traitant en « Réviser et soumettre à nouveau ». Voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Envoyer une notification d'expiration pour l'assurance dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.  Un courriel est envoyé lorsque l'assurance est dans les deux (2) semaines suivant sa date d'expiration. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées dans l'outil Facturation au niveau du projet.  Un courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut de la facture en « Approuvé ». Voir Configurer les paramètres : facturation et modification en bloc du statut des factures de sous-traitants. -

 

 

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