Qu'est-ce qu'un contact facture ?

Comment ajouter un contact de facturation dans Procore?

Avant de pouvoir désigner un utilisateur comme contact de facturation dans Procore, vous devez :

• Ajouter une entreprise au Répertoire d'entreprise
• Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie 
• Créer un engagement

Après avoir créé l'existant, désignez la compagnie et la « compagnie Contrat » dans l'engagement et l'utilisateur comme « contact de facturation » 

Comment désigner un utilisateur en tant que contact facture?

Pour désigner un contact de facturation pour Procore, vous disposez des options suivantes :

• Si vous êtes l'administrateur Procore de votre compagnie, vous pouvez désigner un contact de facturation pour chaque enregistrement de compagnie stocké dans le Répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compagnie au répertoire de la compagnie.
• Si vous êtes un utilisateur avec des permissions « Admin » dans l'outil Engagements, vous pouvez ajouter des contacts de facturation à un engagement comme suit :
  • À l'aide de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    OU
  • Avec l'outil Facturation . Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance .
    OU
  • Avec l’outil Facturations avancées. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance à partir de l’outil Facturation avancée.

    Remarque

    L’outil Facturations avancées est disponible pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?

Les contacts de facturation reçoivent-ils des courriels de Procore?

Oui, si vous êtes désigné comme contact de facturation pour votre compagnie, votre compte d'utilisateur Procore recevra des courriels lorsque les actions suivantes se produiront :

• Lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton « Créer et envoyer un courriel » ou « Enregistrer et envoyer un courriel » dans l'onglet Généralités d'un engagement. Voir Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
• Lorsque la VDC d'un sous-traitant est rejetée et que la partie contractante change le statut du bon de commande ou du contrat de sous-traitance pour « Réviser et soumettre à nouveau ».
• Lorsque les informations relatives à la police d'assurance de votre compagnie ont été téléversées dans Procore et qu'il reste environ deux (2) semaines ou moins avant l'expiration. L'option « Envoyer une notification d'expiration » dans le dossier d'assurance de votre compagnie doit être sélectionnée par un administrateur Procore. Voir Qui reçoit des courriels de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur?
• Facultatif. Vous invite à soumettre un facture de sous-traitant pour la période de facturation en cours. Pour en savoir plus, consultez l’un de ces liens :
  • Si vous disposez de l’outil Facturation, voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation à partir de l’outil Facturation.
    OU
  • Si vous disposez de l’outil Facturations avancées, voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation à partir de l’outil Facturation avancée.
• Facultatif.  Lorsque le statut d’un facture de sous-traitant est modifié en « Approuvé ». Cependant, cela nécessite que l’administrateur Procore de la compagnie ait configuré le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Pour en savoir plus, consultez l’un de ces liens :
  • Si vous disposez de l’outil Facturation, voir Configurer les paramètres : Facturation.
    OU
  • Si vous disposez de l’outil Facturations avancées, voir Configurer les paramètres : Facturation avancée.

Les contacts facture-ils doivent-ils disposer de permissions d’accès spéciales à Procore?

Non. Si vous avez été désigné comme contact de facturation sur un engagement, Procore vous ajoute automatiquement à la liste « Privée » pour cet engagement. Cela signifie que vous pouvez afficher cet engagement dans Procore, à condition que votre compte utilisateur Procore remplisse les conditions requises dans Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

• Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet Paramètres avancés des « Contacts de facturation ». Les contacts peuvent également recevoir des invitations à soumettre des factures de sous-traitants et des courriels de rappel de Procore.

Que peut ajouter ou mettre à jour facture contacts dans Procore?

Cela dépend du compte d'entreprise Procore que vous utilisez et des permissions accordées à votre compte d'utilisateur Procore . La plupart des clients Procore ne permettent pas aux contacts de facturation d'ajouter ou de mettre à jour des données dans Procore.