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Procore

Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un engagement à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign® .

Contexte

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe de DocuSign® pour l’engagement et l’envoyer au destinataire approprié pour demander une signature.

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse courriel correspond au courriel que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir l’engagement dans Procore

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel travailler.
  3. Cliquez sur son lien Numéro pour l’ouvrir.
  4. Dans la carte Informations générales de l’engagement, cliquez sur Modifier le contrat. 
  5. Assurez-vous qu’une marque apparaît dans le signe avec DocuSign case à cocher .
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Complétez votre saisie de données, au besoin. Voir Créer un bon de commande et Créer un contrat de sous-traitance.
    Remarque
    Pour ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et entrer VDC.
  7. Une fois votre saisie de données terminée, choisissez parmi ces options :
    • S’il s’agit d’un engagement existant, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign en haut de la page.

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • S’il s’agit d’un nouvel engagement que vous venez de créer, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign au bas de la page.
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore lance l’application Web DocuSign®. Si vous n’êtes PAS connecté à votre DocuSign compte®, vous devez suivre les étapes décrites dans Se connecter à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, procédez à Préparer la DocuSign® enveloppe.

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l’engagement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « Rôle » du contrat. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant qui sont parties au contrat d’engagement. Cela inclut chaque utilisateur « Nom » et « Adresse courriel ». Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.
  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les cases de signature par défaut.
    Remarque

    Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign® :

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet par courriel
      Saisissez une ligne d’objet pour le courriel sortant.
    • Courriel
      Entrez la copie du corps du courriel sortant.
  2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat d’engagement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

  1. Faites défiler vers le bas de l’PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés.® Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document, Procore change le statut du contrat d’engagement à « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l’engagement.

     

Voir également