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Procore

Terminer un contrat d'engagement avec DocuSign©

Objectif

Compléter un bon de commande ou un contrat de sous-traitance avec DocuSign®.

Contexte

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs Procore disposant d'un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour l'engagement et l'envoyer au destinataire approprié pour demander une signature. Lorsque vous envoyez avec succès un document pour signature, le statut de l'engagement passe à « Sortie pour signature ».

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse courriel correspond au courriel que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :

Étapes

Préparez une enveloppe DocuSign® pour la signature

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Sous Informations générales , cochez la case Signer avec DocuSign .


  4. Complétez votre saisie de données au besoin. Voir Créer une commande d'achat et Créer un sous-contrat .
  5. Si vous souhaitez ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et entrer une VDC
  6. Après avoir terminé la saisie de données requise, cliquez sur Terminer avec DocuSign .


  7. Si vous ne vous êtes jamais connecté à DocuSign® à partir de Procore auparavant, procédez comme suit :
    1. Entrez votre adresse courriel DocuSign®.

    2. Cliquez sur Continuer .
    3. Entrez votre mot de passe.
    4. Cliquez sur Connexion.
      Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, l'engagement est automatiquement ajouté à l'enveloppe DocuSign®, avec toutes les pièces jointes à l'engagement.
  8. Préparez l'enveloppe DocuSign® en utilisant ces options :
    Remarque
    Pour en savoir plus sur la préparation d'une enveloppe DocuSign®, visitez le Site de support DocuSign®.
    • Ajouter des documents à l'enveloppe
      Un PDF de l'engagement est automatiquement téléversé sur DocuSign® pour vous, avec toutes les pièces jointes ajoutées à l'engagement. Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à DocuSign® uniquement, cliquez sur le bouton Téléverser ou Obtenir depuis le nuage.
    • Ajouter des destinataires à l'enveloppe
      En tant qu'expéditeur, votre nom et votre adresse courriel sont automatiquement répertoriés en tant que destinataire.
    • Ajouter un message à tous les destinataires
      Saisissez un objet de courriel et un message courriel.
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Placez les champs supplémentaires comme vous le souhaitez. L'intégration place automatiquement les champs Signature et Date de signature pour vous.

    docusign-add-fields.png
  11. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre enveloppe et vos documents pour signature, cliquez sur le bouton Envoyer.

Réviser et signer le(s) document(s) dans DocuSign®

Si vous avez reçu une demande de signature d'un document dans DocuSign®, procédez comme suit :

  1. Accédez à votre boîte de réception courriel.
  2. Localisez le courriel de DocuSign® et ouvrez-le.
  3. Cliquez sur le bouton Examiner le document.

    review-document-button.png
  4. Dans la fenêtre « Examiner et signer le(s) document(s) », procédez comme suit :
    • Cliquez sur Démarrer. Cliquez sur ce bouton pour accéder au champ de signature. S'il y a plusieurs signatures à collecter, cela vous amène à la première signature.
    • Cliquez sur Signer. Cliquez sur ce bouton pour ajouter votre signature électronique à la page.
    • Cliquez sur Terminer. Lorsque vous avez rempli tous les champs de signature requis, cliquez sur ce bouton pour enregistrer une copie du document sur votre compte DocuSign®.
Remarque

Une fois toutes les signatures électroniques collectées par DocuSign®, Procore met automatiquement à jour l'engagement comme suit :

  • Modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».
  • Coche la case Exécuté pour indiquer que toutes les approbations requises sont obtenues.
  • Met à jour la date de réception du contrat signé avec la date d'achèvement.

 

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