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Procore

Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant

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 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d’outils (en gras) et les termes entre les dictionnaires de point de vue pour les Finances du projet. Ces dictionnaires ne sont disponibles qu’en anglais américain. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Objectif

Pour définir ou libérer la retenue de garantie pour les postes sur une facture de sous-traitant à partir de l'outil Facturation au niveau du projet. 

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou la compagnie exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente pendant la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau du projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les permissions d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients de Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau du projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer de permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet. 
  • Information supplémentaire :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour le travail que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » des détails de la facture. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement. 
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile?

Étapes

Modifier la ventilation des coûts

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant. 
  3. Dans le tableau, localisez la facture à modifier.
  4. Cliquez sur le lien N° de facture pour l’ouvrir.
  5. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts.
  6. Cliquez sur Modifier.

Définir la retenue de garantie sur les postes

Pour définir la retenue de garantie sur les postes facture :

  1. Dans l'onglet Général de la facture, faites défiler jusqu'à la Ventilation des coûts. 
  2. Dans la ventilation des coûts, recherchez le ou les poste à modifier et faites défiler vers la droite de la page pour afficher les colonnes de retenue de garantie.
  3. Choisissez une (1) de ces options : 
    • Saisissez un montant à retenir pour le poste de la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Procore calcule automatiquement l'entrée dans la colonne Retenue de garantie (%) . 
      OU
    • Entrez un pourcentage à retenir pour le poste dans la colonne Retenue de garantie (%). Procore calcule automatiquement l'entrée dans la colonne Retenue de garantie ($) . 
      Exemples
      • Lorsque vous saisissez un montant en devise dans la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) , Procore calcule l'entrée dans la colonne Retenue de garantie sur les travaux (%) . Par exemple, si vous saisissez 1 250,00 $ au poste 1, Procore calcule la retenue de garantie sur les travaux pour cette période (%) comme 5 %. 
      • Lorsque vous saisissez un pourcentage dans la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période (%) , Procore calcule l'entrée dans la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Par exemple, si vous saisissez 5 % au poste 2, Proore calcule la retenue de garantie sur les travaux pour cette période à 625,00 $. 

      data-entry-set-retainage.png

  4. Mettez à jour le montant de la retenue de garantie à libérer dans chaque poste de la facture si nécessaire. 
  5. Cliquez sur Enregistrer. 

Débloquer la retenue de garantie sur les postes budgétaires

Pour libérer la retenue de garantie sur les postes de facture :

  1. Dans l'onglet Général de la facture, faites défiler jusqu'à la Ventilation des coûts. 
  2. Dans la ventilation des coûts, recherchez le ou les poste à modifier et faites défiler vers la droite de la page pour afficher les colonnes de retenue de garantie.
  3. Saisissez le montant à libérer dans la colonne Retenue de garantie totale libérée .
    Exemple

    Avant entrée de données, le montant total cumulé retenu pour chaque poste est affiché dans la colonne Retenue de garantie totale . Au poste 1, la retenue de garantie totale est de 2 500,00 $. Au poste 2, il est de 1 250,00 $. 

    retainage-before-data-entry.png

    Saisissez le montant de la retenue de garantie à libérer :

    • Pour libérer tout le montant retenu, saisissez 100 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 1, entrez 2 500,00 $ pour libérer le montant total. 
    • Pour libérer la moitié du montant retenu, saisissez 50 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 2, entrez 625,00 $ pour libérer 50 % du montant de 1250,00 $. 

    Après la entrée de données, Procore réduit la valeur totale de la retenue de garantie du montant de votre entrée de données:

    retainage-after-data-entry.png

  4. Mettez à jour le montant de la retenue de garantie à libérer dans chaque poste de la facture si nécessaire. 
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre la facture dans son statut actuel. Une bannière apparaît en haut de l'écran pour afficher le montant total de la retenue de garantie libérée sur la facture.