Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV
Objectif
Importer les postes de la ventilation des coûts (VDC) pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance à l'aide d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).
Contexte
Pour gagner du temps en ajoutant manuellement des postes à la VDC d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, vous pouvez télécharger un fichier CSV à partir de votre projet, ajouter vos postes à ce fichier, puis l'importer dans Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec les autorisations granulaires « Mettre à jour le Contrat de bon de commande » et« Mettre à jour le Contrat de bon de travail » activées sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Informations complémentaires :
- Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est désactivé dans la page Configurer les paramètres de l'outil Engagements, le bon de commande ou le contrat de sous-traitance doit avoir le statut Ébauche . Il s'agit du paramètre par défaut de Procore.
- Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans la page Configurer les paramètres de l'outil Engagements, le contrat d'engagement peut avoir n'importe quel statut. Cependant, vous ne pouvez pas remplacer les postes qui ont été facturés lors d'une importation. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
-
Pour les compagnies utilisant le
Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer - Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
- Intégration par Ryvit : Viewpoint® Vista™. Les étapes ci-dessous ne sont PAS prises en charge. Pour plus de détails sur d’autres options, voir Viewpoint Vista connecteur : Guide de l’utilisateur.
- Si l'outil Engagements utilise le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » . Les intégrations ERP de Procore ne prennent PAS en charge actuellement le paramètre de configuration « Activer les listes de valeurs toujours modifiables ». Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »? .
- Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
Conditions préalables
Étapes
- Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge
- Ajouter des postes au modèle vierge
- Importer le modèle complet dans Procore
Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Sous l’onglet Contrats , cliquez sur le lien Numéro de l’engagement à ouvrir.
- Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
- Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer une VDC à partir d'un fichier CSV .
- Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
- Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options.
- Sous Choisir un délimiteur CSV , choisissez l'une de ces options :
Conseil
Qu'est-ce qu'un délimiteur?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.- Virgule . Sépare les données à l'aide d'une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore.
- Point- virgule . Sépare les données à l'aide d'un point-virgule (;).
- Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de VDC de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.
Ajouter des postes au modèle vierge
- Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger.
- Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes budgétaires à votre modèle vierge :
Conseil
Quelle méthode comptable est configurée pour l'engagement, le contrat ou le financement?Regardez les en-têtes dans le modèle vierge. Si vous voyez une colonne « Montant », elle est configurée pour la comptabilité basée sur le montant. Si vous voyez « Unité », il est configuré pour la comptabilité basée sur les unités. Pour savoir comment définir la méthode comptable d'un engagement, d'un contrat ou d'un financement, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?
Méthode comptable basée sur le montant
Lorsqu’un contrat utilise le montant basé sur les méthode comptable (voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
- Code de sous-projet
Si les sous-projets sont activés sur votre projet, saisissez le code du sous-projet. Cette colonne n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés.Remarques
- Pour activer les sous-projets, voir Activer les sous-projets pour la SRT.
- Pour les clients utilisant l’outil Intégrations ERP de Procore, voir Quels systèmes de ERP intégrés prennent en charge le sous-projet concept?
- Poste budgétaire
Le numéro de poste budgétaire de la VDC du contrat principal. Il n'est pas nécessaire de le remplir, car Procore liera automatiquement toutes les combinaisons de code de coûts/catégorie et les placera dans l'outil Budget. - Nom du code de coût
Le nom détaillé du numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code - Title ». Par exemple, 01-100 - Résumé. - Numéro de code de coût
Le numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code ». Par exemple, 01-100. - Description
Facultatif : Une description plus détaillée du poste. - Type de poste
Entrez l'abréviation de type de coût appropriée pour le code de coût.Remarques
- Si votre compagnie utilise les types de coûts et les abréviations par défaut de Procore, voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore? pour une liste d'abréviations.
- Si vous n'entrez PAS d'abréviation valide, le système classera automatiquement l'entrée sous « Autre ». Si l' Administrateur Procore de votre compagnie a créé une liste de types de coûts personnalisés, entrez l'une de ces abréviations ici. Voir Ajouter des types de coûts de compagnie .
- Si votre projet n'est PAS synchronisé avec un système ERP intégré, cette donnée est facultative.
- Si votre projet est synchronisé avec un système ERP intégré prenant en charge le concept de « type de coût », cette entrée est obligatoire. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût »?
- Montant
Saisissez une valeur numérique ou le montant de l’engagement. N’entrez PAS de virgules et ou le symbole dollar ($). Par exemple, « 15000 » est la syntaxe correcte. S’il n’y a pas de montant en dollars à saisir, assurez-vous de saisir 0,00. L’importation n’acceptera PAS de cellule vide.
Remarque : Les lignes vierges comptent toujours comme des lignes dans le processus d’importation, assurez-vous donc de les supprimer de la fin du fichier CSV avant l’importation.
Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité
Lorsqu’un contrat utilise l’méthode comptable basée sur l’unité/la quantité (voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
- Code de sous-projet
Si les sous-projets sont activés sur votre projet, saisissez le code du sous-projet. Cette colonne n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés.Remarques
- Pour activer les sous-projets, voir Activer les sous-projets pour la SRT.
- Pour les clients utilisant l’outil Intégrations ERP de Procore, voir Quels systèmes de ERP intégrés prennent en charge le sous-projet concept?
- Remplacement de sous-total
Pour remplacer le calcul automatique du sous-total, saisissez une valeur ici. Si vous entrez une valeur ici, laissez toujours les champs de calcul automatique (« Quantité », « Description de l'unité » et « Prix unitaire ») vides. Ne remplissez PAS les deux.
OU ALORS - Calcul automatique
Pour utiliser la fonction de calcul automatique de Procore, entrez une valeur dans ces champs. Ne remplissez PAS les champs si vous avez entré une valeur dans le champ « Remplacement de sous-total ».Remarque
- Si votre projet est synchronisé avec un système ERP intégré qui prend en charge le concept de « Type de coût », ces entrées sont requises. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « Type de coût »?
- Si votre projet n'est PAS synchronisé avec un système ERP intégré, ces entrées sont facultatives.
- Quantité
Entrez une valeur numérique représentant la quantité de l'unité. - Description de l'unité
Entrez une description de l'unité. - UdM
Entrez un abréviation d’unité de mesure pour le poste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? - Prix unitaire
Entrez le prix unitaire. - Type de coût
Entrez une abréviation de type de coût valide pour le code de coût. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore? et Ajouter des types de coûts de compagnie . Si votre entrée de type de coût ne correspond PAS exactement à un type de coût dans le compte Procore de votre compagnie, Procore classera automatiquement l'entrée comme type de coût « Autre ».
- Facultatif: Description
Saisissez une description détaillée du poste. - Numéro de code de coût
Entrez un numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code ». Par exemple 01-100. - Nom du code de coût
Entrez un nom détaillé du numéro de code de coût dans le format suivant : « Division-Code - Titre ». Par exemple 01-100 - Résumé. - Poste budgétaire
Saisissez un numéro de poste budgétaire de la VDC du contrat principal. Il n'est pas nécessaire de le remplir, car Procore liera automatiquement toutes les combinaisons de code de coûts/catégorie et les placera dans l'outil Budget.
- Enregistrez votre entrée de données dans le modèle terminé.
Importer le modèle de CSV terminé dans Procore
- Revenez à la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV .
- Cliquez sur le bouton Téléverser un fichier .
- Accédez au modèle terminé sur votre ordinateur et téléversez-le.
- Choisissez parmi ces options :
- Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer .
OU - Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte des postes budgétaires existants, choisissez l'une (1) de ces options :
- Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants dans la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
OU - Remplacer les postes budgétaires existants . Cette option supprime tous les postes existants de la ventilation des coûts et les remplace par les postes du modèle. Cliquez ensuite sur le bouton Importer . Remarque : Si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements du projet, cette option est grisée et ne peut pas être utilisée une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
- Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants dans la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
- Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer .
Conseils
- Comment savoir si l'importation a réussi? Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d'importation est réussi.
- Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier? Une bannière d’erreur ROUGE apparaît où il y a une erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l’erreur à corriger.
