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Procore

Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV

Objectif

Importer des postes pour une ventilation des coûts (VDC) d'un engagement à partir d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).

Contexte

Un CSV d'engagement est un modèle de valeurs séparées par des virgules (CSV) que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur à partir de l'outil Engagements. Vous pouvez ensuite mettre à jour le modèle avec les postes que vous souhaitez importer dans la VDC d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance. Cela évite souvent aux utilisateurs du projet d'avoir à ajouter manuellement des lignes à la VDC. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
  • Exigences :
  • Restrictions :
    • N'ajoutez PAS et ne déplacez pas de colonnes de données dans le modèle. Cela entraînerait l'échec du processus d'importation. 
    • Le processus d'importation ne prend en charge que les fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules). 
    • Procore n'importera PAS les postes lorsque l'entrée de données est absente de ces champs :
      • Nom du code de coût. Celui-ci doit correspondre exactement au nom du code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Numéro de code de coût. Cela doit correspondre exactement au numéro de code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Type de poste. 
      • Montant ou Quantité/Description/Prix unitaire. Ce champ doit avoir une valeur saisie. Vos exigences en matière de saisie de données dépendent de la méthode comptable. VoirComment définir la méthode comptable pour un contrat?
    • Codes budgétaires :
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec les mêmes codes de coût, même dans la même catégorie. Dans l'exemple ci-dessous, deux postes distincts sont créés.
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 60 500
    • Si vous avez activé la fonction de sous-projets (voir Activer les sous-projets et Ajouter un sous-projet à un projet Procore), vous pouvez ajouter un sous-projet à l'engagement.
    • Vous pouvez accéder aux types/catégories de postes en accédant à l'outil Admin de la compagnie sur la page de configuration du contrat.
    • Si vous souhaitez ajouter manuellement des items à la VDC, voir Ajouter un poste à une ventilation des coûts.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_QuickBooks' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
      
      . Les étapes ci-dessous sont prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage100' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[2]/span, line 1, column 1
      
      . Les étapes ci-dessous sont prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[3]/span, line 1, column 1
      
      . Les étapes ci-dessous sont prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_spectrum' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[4]/span[1], line 1, column 1
      
       :
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_dexterchaney' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[4]/span[2], line 1, column 1
      
      . Les étapes ci-dessous sont prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitVista' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[5]/span[1], line 1, column 1
      
      :
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitViewpoint' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/import-commitment-sov-line-items-from-a-csv-file), /content/body/div[5]/ul/li[5]/ul/li[5]/span[2], line 1, column 1
      
      Cette intégration ne prend PAS en charge l'importation d'un CSV d'engagements. Pour plus de détails sur les autres options, voir Viewpoint Vista Connector : Guide de l'utilisateur.

Conditions préalables

  • Le bon de commande ou l'engagement doit avoir le statut Ébauche.

Étapes

Téléchargez le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Faites défiler jusqu'à la section Importer la ventilation des coûts à partir de CSV
  5. Cliquez sur l'un des liens de téléchargement facultatifs :
    • Un modèle vierge. Télécharge un fichier vierge nommé csv_import.csv sur votre ordinateur.
    • Un montrant les postes existants. Télécharge un fichier nommé csv_import.csv qui contient les VDC des postes existants sur votre ordinateur.
      import-sov-de-csv-download.png
  6. Passer à l'étape suivante.

Ajoutez des postes de VDC au modèle CSV

  1. Ouvrez le fichier csv_import.csv que vous avez téléchargé. 
  2. Identifiez la méthode comptable utilisée par l'engagement.
    Remarques
    • Pour déterminer la méthode comptable de l'engagement, ouvrez cet engagement et cliquez sur l'onglet Paramètres avancés et regardez sous l'onglet Ventilation des coûts pour déterminer la méthode comptable de l'engagement.
    • Un utilisateur avec la permission « Admin » sur l'outil Engagements a la possibilité de configurer un paramètre de contrat par défaut distinct pour les bons de commande et les sous-traitants. Voir Configurer les paramètres : Engagements. La méthode comptable peut également être définie pour les engagements individuels. Voir Modifier les paramètres avancés d'un engagement
    • Le « paramètre de contrat par défaut » des outils Engagements détermine les colonnes de données de VDC qui sont incluses dans le modèle CSV téléchargé et l'engagement. Pour en savoir plus, voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?
  3. Suivez les étapes appropriées pour ajouter des postes au fichier csv_import.csv :

Méthode de comptabilité basée sur le montant

Lorsqu'un engagement utilise la méthode comptable basée sur le montant (voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?), Saisissez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

  • Code de sous-projet
    Si les sous-projets sont activés sur votre projet, saisissez le code du sous-projet. Cette colonne n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés.
    Remarques : 
  • Poste budgétaire
    Le numéro de poste budgétaire de la VDC du contrat principal. Il n'est pas nécessaire de le remplir, car Procore liera automatiquement toutes les combinaisons de code de coûts/catégorie et les placera dans l'outil Budget.
  • Nom du code de coût
    Le nom détaillé du numéro de code de coût dans le format suivant : « Division-Code - Titre » (par exemple, 01-100 - Résumé)
  • Numéro de code de coût
    Le numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code » (par exemple, 01-100)
  • Description
    Facultatif : Une description plus détaillée du poste.
  • Type de poste
    Entrez l'abréviation de type de coût appropriée pour le code de coût.
    Remarques
  • Montant
    Saisissez une valeur numérique ou le montant de l'engagement. (L'utilisation de virgules et/ou du symbole dollar ($) n'est pas obligatoire.) Par exemple, « 15000 » est la syntaxe correcte. S'il n'y a pas de montant en dollars à saisir, assurez-vous de saisir 0.00 (l'importation n'acceptera pas de cellule vide). 
    Remarque : Les lignes vierges comptent toujours comme des lignes dans le processus d'importation, assurez-vous donc de les supprimer de la fin du fichier CSV avant l'importation. 

Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité

Lorsqu'un engagement utilise la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité (voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?), Saisissez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

Mettre à jour le modèle CSV terminé vers Procore

  1. Spécifiez le type d'action d'importation/téléversement à effectuer.
    • Supprimer les postes existants et ajouter CSV en tant que nouveaux items
    • Conserver les postes existants et ajouter CSV en tant que nouveaux items
  2. Sélectionnez le fichier CSV modifié.
  3. Cliquez sur Importer. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée pour un poste, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  4. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts pour actualiser son contenu.
  5. Vérifiez l'importation et vérifiez que tous les items de votre engagement ont été correctement importés.
  6. Si vous devez apporter d'autres modifications à la VDC, cliquez sur Modifier.
    • Ajouter manuellement des postes supplémentaires.
    • Supprimer des postes.
    • Mettre à jour le numéro de code de coût.
    • Modifier la description, le type ou le montant d'un poste.
  7. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer. Cela enregistre vos mises à jour.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer un courriel. Cela enregistre vos mises à jour et envoie une copie de l'engagement aux destinataires des courriels que vous désignez.

 

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