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Procore

Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV

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Objectif

Importer les postes de la ventilation des coûts (VDC) pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance à l'aide d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).

Contexte

Pour gagner du temps en ajoutant manuellement des postes à la VDC d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, vous pouvez télécharger un fichier CSV à partir de votre projet, ajouter vos postes à ce fichier, puis l'importer dans Procore.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
  • Exigences :
  • Restrictions :
    • N'ajoutez PAS et ne déplacez pas de colonnes de données dans le modèle. Cela entraînerait l'échec du processus d'importation. 
    • Le processus d'importation ne prend en charge que les fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules). 
    • Procore n'importera PAS les postes lorsque l'entrée de données est absente de ces champs :
      • Nom du code de coût. Celui-ci doit correspondre exactement au nom du code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Numéro de code de coût. Cela doit correspondre exactement au numéro de code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Type de poste. 
      • Montant ou Quantité/Description/Prix unitaire. Ce champ doit avoir une valeur saisie. Vos exigences en matière de saisie de données dépendent de la méthode comptable. VoirComment définir la méthode comptable pour un contrat?
    • Codes budgétaires :
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec les mêmes codes de coût, même dans la même catégorie. Dans l'exemple ci-dessous, deux postes distincts sont créés.
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 60 500
    • Si vous avez activé la fonction de sous-projets (voir Activer les sous-projets et Ajouter un sous-projet à un projet Procore), vous pouvez ajouter un sous-projet à l'engagement.
    • Vous pouvez accéder aux types/catégories de postes en accédant à l'outil Admin de la compagnie sur la page de configuration du contrat.
    • Si vous souhaitez ajouter manuellement des items à la VDC, voir Ajouter un poste à une ventilation des coûts.

Conditions préalables

  • Le bon de commande ou l'engagement doit avoir le statut Ébauche.

Étapes

Téléchargez le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Faites défiler vers le bas de la page jusqu'à la section Importer la ventilation des coûts à partir de CSV.
  5. Facultatif : Cliquez sur l'un (1) des liens de téléchargement :
    • Modèle vierge. Télécharge un fichier vierge nommé csv_import.csv sur votre ordinateur.
    • Un montrant les postes existants. Télécharge un fichier nommé csv_import.csv qui contient les VDC des postes existants sur votre ordinateur.
      import-sov-from-csv-download.png
  6. Continuez avec Ajouter des postes de VDC au modèle CSV.

Ajoutez des postes de VDC au modèle CSV

  1. Ouvrez le fichier csv_import.csv que vous avez téléchargé. 
  2. Identifiez la méthode comptable utilisée par le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat?
  3. Suivez l'une des étapes suivantes pour ajouter des postes au fichier CSV :

Méthode de comptabilité basée sur le montant

Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur le montant (voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat?), entrez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité

Lorsqu'un contrat utilise la méthode de comptabilisation par unité/quantité (voir Comment définir la méthode de comptabilisation d'un contrat?), saisissez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

Mettre à jour le modèle CSV terminé vers Procore

  1. Faites défiler jusqu'au bas de la page.
  2. Choisissez l'un (1) de ces boutons d'option :
    Remarque
    Un astérisque (*) indique le paramètre par défaut de Procore.
    • Supprimez les postes existants et ajoutez le fichier CSV en tant que nouveaux items. Supprime tous les postes existants sur la VDC et ajoute les postes du fichier CSV en tant que nouveaux postes.
    • * Conservez les postes existants et ajoutez des fichiers CSV en tant que nouveaux items. Conserve tous les postes existants sur la VDC et ajoute de nouveaux postes à partir du fichier CSV en tant que nouveaux poste.
      purchase-order-import-sov.png
  3. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez mis à jour.
  4. Cliquez sur Importer.
    Remarque
  5. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts pour actualiser son contenu.
  6. Vérifiez l'importation et vérifiez que tous les items de votre engagement ont été correctement importés.
  7. Si vous devez apporter d'autres modifications à la VDC, cliquez sur Modifier.
    • Ajouter manuellement des postes supplémentaires.
    • Supprimer des postes.
    • Mettre à jour le numéro de code de coût.
    • Modifier la description, le type ou le montant d'un poste.
  8. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer. Cela enregistre vos mises à jour.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer un courriel. Cela enregistre vos mises à jour et envoie une copie de l'engagement aux destinataires des courriels que vous désignez.