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Procore

Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement

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Objectif

Ajouter une ventilation des coûts de sous-traitant (VDCST) à un engagement.

Contexte

Dans Procore, l'onglet « VDC du sous-traitant » est activé par défaut dans l'outil Engagements. Cet onglet permet à vos sous-traitants en aval de fournir une ventilation détaillée des postes professionnels spécifiques sur un engagement. Cette ventilation est saisie par vos sous-traitants dans un onglet distinct - pour garantir que les montants engagés sur chaque poste de l'onglet général « Ventilation des coûts » du sous-contrat restent cohérents avec l'accord approuvé.

Exemple

Supposons que vous soyez un entrepreneur général et que vous ayez un contrat de sous-traitance avec « ABC Béton ». Avant que votre compagnie n'approuve le paiement des postes professionnels de ce contrat de sous-traitance, le sous-traitant doit fournir une ventilation des postes de chaque combinaison code coût/type de coût pour décrire leurs coûts plus en détail.

Pour ce faire, vous pouvez demander à Procore d'envoyer une notification par courriel au « contact de facturation » désigné sur l'engagement. Ce courriel demande à leur compagnie de compléter la VDC du sous-traitant. Une fois que le sous-traitant a ajouté sa ventilation détaillée des postes pour démontrer ses coûts de main-d'œuvre, ses matériaux ou d'autres coûts associés aux items de travail, il peut ensuite renvoyer la saisie de données terminée pour votre examen.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du Sous-traitant de tout contrat, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
    • Pour ajouter un poste à l’onglet Sous-traitant VDC d’un contrat spécifique, permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures et vous devez être le contact facture désigné par l’engagement. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’un contact facture?
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du sous-traitant lorsqu'un contrat n'est pas la mention « privée », « Lecture seule » ou permissions de niveau « standard » dans l'outil Engagements du projet avec la permission granulaire «Créer bon de commande» et/ou permission granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » activée sur votre modèle de permissions.
    • Pour ajouter un poste à l’onglet Sous-traitant VDC lorsqu’un contrat est marqué comme permissions de niveau « Privé », « Standard » dans l’outil Engagements du projet et ajoutées en tant que « Contact de facturation » et en tant que membre « Privé » avec la liste déroulante « Autoriser les utilisateurs à voir VDC items » case à cocher activées sur la bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Créer un engagement.
  • Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Pour mettre à jour une VDC de sous-traitant, elle doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre de nouveau ».
    • Vous devez ajouter des postes au VDC du sous-traitant avant de créer des factures de sous-traitant pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  

Conditions préalables

Étapes

Mettre à jour la ventilation des coûts

Ces étapes vous montrent comment mettre à jour la ventilation des coûts général.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  3. Cliquez sur le lien Numéro du contrat à ouvrir.
  4. Dans l’onglet Général , cliquez sur Modifier le contrat.
     Important

    Pour mettre à jour la ventilation des coûts, un utilisateur doit être désigné comme contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

  5. Faites défiler jusqu’à la section Ventilation des coûts .
    Remarque
    Si la bannière « Postes de ce contrat ne peut pas être ajouté ou modifé », cliquez sur Afficher les détails pour voir une explication.
  6. Si vous êtes autorisé à ajouter des postes à la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne .
  7. Ajoutez le poste comme suit :

    Ventilation des coûts

    Ce tableau détaille les colonnes de l’entrée de poste.

    Nom de la colonne Procédez comme suit... Informations importantes Pour en savoir plus...
    Modifier le poste d'événement Sélectionnez un poste d’événement de changement à lier au contrat dans la liste déroulante. Cette colonne n’apparaît que si l’outil Événements de changement est actif sur le projet. Ajoutez l’outil Événements de changement au projet comme décrit dans Ajouter et supprimer des outils de projet.
    Poste principal Sélectionnez un poste dans la ventilation des coûts du contrat principal dans la liste déroulante. Cette colonne apparaît toujours. Si vous ajoutez un poste à la ventilation des coûts du contrat qui n’est PAS pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l’option Non budgétisé. Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal
    Code budgétaire Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Les codes budgétaires sont créés dans la structure de répartition du travail de Procore. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 

    Créer des codes budgétaires dans les outils Finances du projet de Procore
    La description Saisissez une description pour le nouveau poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts du contrat d’engagement. S.O. S.O.
    Code fiscal Sélectionnez un code fiscal à associer au poste. Cette colonne n’est disponible que lorsque la fonction codes d'impôts est activée dans Procore. Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    Montant Saisissez le coût associé au étendue des travaux du poste. Il s’agit d’une valeur monétaire. S.O.
    Facturé à ce jour Cette colonne se met à jour automatiquement. Après avoir créé un (1) ou plusieurs factures pour ce poste, la valeur de cette colonne est mise à jour pour afficher le montant facturé à ce jour. À propos des factures de sous-traitants
    Montant restant Cette colonne se met à jour automatiquement. Après avoir créé un (1) ou plusieurs factures pour ce poste, Procore met à jour la valeur de cette colonne pour afficher le montant restant à facturer. À propos des factures de sous-traitants

     
  8. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes que vous souhaitez ajouter à la ventilation des coûts du contrat.
  9. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si vous créez un nouveau contrat, cliquez sur Créer.  
      OU
    • Si vous modifiez un contrat existant, cliquez sur Enregistrer.
  10. Optionnel: Si vous avez activé la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) et que vous souhaitez envoyer une alerte au contact facture pour mettre à jour la VDCST, passez à l’étape suivante.

Envoyer une notification de ventilation des coûts de sous-traitant

Si l’onglet VDC de sous-traitant est activé sur le projet (voir Activer ou désactiver l’onglet VDC de sous-traitant dans l’outil Engagements), vous pouvez envoyer une notification au facture de votre collaborateur en aval pour l’alerter pour terminer sa ventilation détaillée des postes dans la ventilation des coûts des sous-traitants du contrat. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’une ventilation des coûts de sous-traitant ?

Remarque
Pour envoyer la notification de ventilation des coûts du sous-traitant, le contrat d’engagement doit avoir le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau . Le bouton « Envoyer une notification de VDCST » n’est PAS disponible lorsque le contrat a d’autres statuts.
  1. Cliquez sur l'onglet VDC de sous-taitant.
  2. Facultatif : Cliquez sur Modifier la VDCST et apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer. 
  3. Cliquez sur le bouton Envoyer une notification de VDCST .

    send-ssov-notification-button.png
    Remarques
    • Si le bouton Envoyer une notification de VDCST est grisé et indisponible, vous devez ajouter une « Compagnie contractante » et au moins un (1) « Contact de facturation » à l'engagement pour activer le bouton. Voir Modifier un engagement.
    • Si la case Envoyer une notification de VDCST? s'affiche, vous devez ajouter au moins un (1) contact de facturation à l'engagement avant que Procore envoie une notification. Sélectionnez le contact dans la liste déroulante Contacts de facturation et cliquez sur Ajouter et envoyer. 

      send-ssov-notification-invoice-contacts.png
       
    • Si le contact de facturation que vous souhaitez ajouter n'apparaît pas dans la liste déroulante « Contact de facturation », recherchez dans l'enregistrement de la compagnie la « Compagnie contractante » de l'engagement dans le Répertoire du projet. Vous devrez peut-être ajouter un compte d'utilisateur au Répertoire du projet pour cette compagnie. 

Une bannière VERTE apparaît lorsque Procore envoie un courriel à la personne désignée comme « contact de facturation » sur le contrat d'engagement. Le courriel alerte le contact de facturation de mettre à jour la ventilation des coûts du sous- Sous-traitant avec une ventilation détaillée pour chaque poste dans la ventilation des coûts générale du contrat. 

Mettre à jour la VDC du sous-traitant (VDC)

Ouvrez la ventilation des coûts des sous-traitants à partir de l’outil Engagements

 Conseil

Avez-vous reçu un courriel vous invitant à fournir une ventilation de vos ventilation des coûts sur un engagement? Si vous êtes un contact facture pour la « compagnie contractante » sur un contrat d’engagement, la compagnie pour laquelle vous effectuez des travaux peut vous inviter à fournir une ventilation détaillée des ventilation des coûts sur un contrat d’engagement. Pour répondre à ce courriel au lieu d’utiliser les étapes ci-dessous, voir Comment soumettre une ventilation des coûts de sous-traitant pour un engagement Procore?

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance avec lequel travailler et cliquez sur le lien Numéro.
  4. Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.
  5. Passez à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Si vous êtes un facture administrateur (ou un contact de facture qui a été invité à mettre à jour un VDC de sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur le contrat d’engagement.

  1. Dans l’engagement, cliquez sur l’onglet Sous-traitant VDC.
    Remarque
    Si vous ne voyez PAS d’onglet « Sous-traitant VDC » sur le contrat d’engagement, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements doit l’activer. Voir Ajouter un VDC de sous-traitant à un engagement et Activer ou désactiver l’onglet VDC sous-traitant dans l’outil Engagements.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez une ventilation détaillée des postes dans l’onglet VDC sous-traitant comme suit :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu’à ce que le montant « Restant à allouer » pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  4. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet VDC de sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarques
    • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
    • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
    • Vous ne pourrez PAS modifier votre soumission à moins que le facture administrateur change le statut du sous-traitant VDC à Réviser et soumettre à nouveau.