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Procore

Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement

Contexte

Dans Procore, l'onglet « VDC du sous-traitant » est activé par défaut dans l'outil Engagements. Cet onglet permet à vos sous-traitants en aval de fournir une ventilation détaillée des postes professionnels spécifiques sur un engagement. Cette ventilation est saisie par vos sous-traitants dans un onglet distinct - pour garantir que les montants engagés sur chaque poste de l'onglet général « Ventilation des coûts » du sous-contrat restent cohérents avec l'accord approuvé.

Exemple

Supposons que vous soyez un entrepreneur général et que vous ayez un contrat de sous-traitance avec « ABC Béton ». Avant que votre compagnie n'approuve le paiement des postes professionnels de ce contrat de sous-traitance, le sous-traitant doit fournir une ventilation des postes de chaque combinaison code coût/type de coût pour décrire leurs coûts plus en détail.

Pour ce faire, vous pouvez demander à Procore d'envoyer une notification par courriel au « contact de facturation » désigné sur l'engagement. Ce courriel demande à leur compagnie de compléter la VDC du sous-traitant. Une fois que le sous-traitant a ajouté sa ventilation détaillée des postes pour démontrer ses coûts de main-d'œuvre, ses matériaux ou d'autres coûts associés aux items de travail, il peut ensuite renvoyer la saisie de données terminée pour votre examen.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du Sous-traitant de tout contrat, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du Sous-traitant d'un contrat spécifique, permissions de niveau « Lecture seule » ou plus si l'utilisateur est également le contact de facturation désigné sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation?
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du sous-traitant lorsqu'un contrat n'est pas la mention « privée », « Lecture seule » ou permissions de niveau « standard » dans l'outil Engagements du projet avec la permission granulaire «Créer bon de commande» et/ou permission granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » activée sur votre modèle de permissions.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet VDC du sous-traitant lorsqu'un contrat est marqué « Privé », permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et ajouté soit en tant que « Contact de facturation » ou en tant que membre « Privé » - menu déroulant avec la case à cocher « Permettre aux utilisateurs de voir les Items de VDC » activée sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
  • Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Vous devez ajouter des postes au VDC du sous-traitant avant de créer des factures de sous-traitant pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP  : Afficher/Masquer 

Conditions préalables

Étapes

Créer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance

Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. Mettez alors à jour la VDC comme décrit à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC)

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Terminez la saisie des données dans l'onglet Général.
     Important

    Pour mettre à jour la Ventilation des coûts, un utilisateur doit être désigné comme contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

  4. Sous Ventilation des coûts, ajoutez des postes en cliquant sur cliquez ici pour ajouter un lien.
    Ce sont les postes que votre sous-traitant décomposera plus en détail sur la VDC du sous-traitant.
  5. Ajoutez tous les postes associés :
    • Poste d'événement de changement
      Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si l'engagement doit être lié à un événement de changement.
    • Poste du contrat principal. Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'item n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
    • Sous-projetd. Tous les sous-projets du projet que vous avez synchronisés apparaîtront dans ce menu déroulant. Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant. Si votre compagnie utilise l'outil Procore + Intégrations ERP, voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept « Sous-projet ».
    • Code de coût. Sélectionnez le code de coût approprié pour l'article. (par exemple, 02-200 - Terrassement)
    • Description. Entrez une brève description du poste.
    • Type de coût. Sélectionnez le type de coût d'item approprié dans le menu déroulant (par exemple, main-d'œuvre ou sous-traitant).
    • Code fiscal. Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction des codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    • Montant. Précisez le coût du poste.
  6. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  7. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :

Mettre à jour la VDC du sous-traitant (VDC)

 

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