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Procore

Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement

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Objectif

Pour ajouter un poste à la ventilation des coûts (VDC) sur un engagement . 

Contexte

Après avoir créé un engagement, suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des postes à la ventilation des coûts. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Pour terminer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d’utilisateur requise pour Modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu’un engagement a n’importe quel statut. Pour en savoir plus, Quel est le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » ?

  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

    • Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
      • Intégration par Ryvit. L’engagement doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de phase Intégration par Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Voir Attribuer des types de coûts par défaut à Intégration par Ryvit codes de coût). Important! Lorsqu’un engagement est exporté vers Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro d’engagement unique. Procore recommande que le convention de numérotation que vous configurez pour l’outil Engagements est précédé du numéro de projet, puis utilise le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation serait 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite.
      • QuickBooks® Desktop. L’engagement  doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de coût QuickBooks® Desktop. Le code de coût n’a pas besoin d’être affecté à une catégorie, car QuickBooks® Desktop ne prend pas en charge la catégorie concept.
      • Sage 100 Contractor®. Un engagement doit avoir un (1) poste VDC avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Sage 300 CRE®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Viewpoint® Spectrum®. L’engagement doit avoir au moins une (1) ventilation des coûts (VDC) poste avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Les affectations de catégorie doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®.
      • Yardi Voyager®. L'engagement doit avoir au moins un (1) poste de VDC avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être attribué à au moins un (1) type de coût. Voir Actualiser les codes de coût Yardi Voyager® sur un projet.
      • Sage Intacct®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Acumatica Cloud ERP. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • MRI Platform X®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Xero™. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Xero™. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.

    Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats , localisez l'engagement à mettre à jour. Cliquez ensuite sur Modifier .
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts tant qu'un engagement est dans n'importe quel statut. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur le montant ou l'unité/la quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d’ajouter VDC postes, voir Modifier l’onglet Paramètres avancés d’un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode de comptabilité basée sur le montant :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisir le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisir le nombre d'unités.
      6. UdM
        Entrez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la VDC.
    • Enregistrer et envoyer par courriel. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la VDC et envoyer les mises à jour par courriel au contact de facturation.