À propos des factures de sous-traitants

Objectif

Fournir aux utilisateurs de Procore des informations sur les factures de sous-traitants dans Procore.

Contexte

Le produit Gestion des factures de Procore comprend l'outil Facturation au niveau du projet, qui prend en charge deux types de factures sur un projet de construction :

Factures à payer. Dans Procore, vos factures de fournisseurs sont appelées factures de sous-traitant. Ce tutoriel vous propose une introduction au flux de travail de facturation des sous-traitants dans Procore. Les factures payables sont créées dans l'outil Engagements du projet, où sont également créés vos bons de commande et contrats de sous-traitance.
Factures client. Dans Procore, vos factures clients sont appelées factures au propriétaire. Le processus de facturation des créances fonctionne avec l'outil Contrats principaux du projet et vous permet également de baser vos factures au propriétaire sur vos factures de sous-traitant.

Les outils de gestion des factures de Procore prennent en charge la facturation progressive, afin que votre équipe puisse collecter, examiner et approuver de manière incrémentielle les factures pour les jalons d'avancement ou les cycles de facturation convenus dans vos contrats.

La première étape du processus de facturation consiste à créer vos bons de commande et vos contrats de sous-traitance, et à désigner un contact de facturation pour les sous-traitants et fournisseurs qui vous factureront le travail qu'ils effectuent. La prochaine étape est que la personne (ou les personnes) responsable de la gestion des factures de votre projet mettent en place une période de facturation. Dans cette documentation, nous appelons cette personne l'administrateur des factures. Une période de facturation vous permet d'organiser vos factures : mensuelles, hebdomadaires ou d'une durée personnalisée.

Pour votre projet, vous pouvez choisir de créer les factures pour vos sous-traitants et fournisseurs ou vous avez la possibilité d'envoyer à vos contacts de facturation une « Invitation à facturer » – qui est un rappel de courtoisie à soumettre la facture avant la date d'échéance. Une fois les factures de sous-traitant soumises, vous pouvez générer les factures au propriétaire de votre projet en fonction de vos factures de sous-traitant.

Flux de travail

Étapes

Créer vos factures de sous-traitant dans Procore
Facultatif : Exportez vos factures de sous-traitant vers un système ERP intégré

Créer vos factures de sous-traitant dans Procore

Les étapes du flux de travail de facturation des sous-traitants sont conçues pour être utilisées par le ou les administrateurs de factures de votre équipe. Vous avez également la possibilité soit de créer toutes les factures de sous-traitants de votre projet pour le compte de vos contacts de facture, soit d'inviter vos contacts de facture à soumettre leurs propres factures :

Ajoutez au moins un (1) contact de facturation au bon de commande ou au contrat de sous-traitance à l'aide d'un (1) de ces outils :
- Engagements. Pour obtenir des directives, voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Facturation. Pour obtenir des directives, voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Créez une période de facturation à l'aide de l'outil de facturation :
- Créer des périodes de facturation manuelles
- Créer des périodes de facturation automatique
Décidez qui peut créer des factures pour votre projet Procore. Les utilisateurs ont ces choix :
- Créer une facture pour le compte d'un « Contact de facturation »
  Choisissez cette option si vous ne souhaitez PAS donner à vos collaborateurs la permission d'accéder à votre projet Procore. Cette option vous oblige à saisir les informations de facturation de vos collaborateurs. Pour obtenir des directives, voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation.
- Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation
  Choisissez cette option si vous souhaitez que vos collaborateurs créent leurs propres factures de sous-traitant. Cette option permet au « contact de facturation » désigné sur un engagement d'accéder au formulaire Créer une nouvelle facture à partir d'une invitation par courriel. Pour obtenir des directives, voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact chargé de la facturation.
  - Si vous recevez une invitation à facturer, vous pouvez accepter ou refuser l'invitation. Consultez Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation.
    - Si vous acceptez l'invitation, vous pouvez alors Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
    - Si vous refusez l'invitation, vous ne créerez pas de facture pour la période de facturation. Consultez Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation.
Une fois les factures créées, un utilisateur disposant des permissions de niveau « Admin » doit les examiner. Voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'admin.
- Si vous êtes un « Contact de facture » qui a également obtenu la permission « Standard » sur l'outil Engagements d'un projet, vous pouvez vérifier l'état des postes sur votre facture, voir les commentaires laissés par la personne qui a examiné votre soumission de facture et ajuster les montants de ces postes nécessaires pour soumettre à nouveau votre facture pour un autre examen. Pour en savoir plus, consultez Réviser et soumettre à nouveau une facture en tant que contact de facture.

Facultatif : Exportez vos factures de sous-traitant vers un système ERP intégré

Si votre compagnie utilise l'une des intégrations ERP de Procore et que vous souhaitez synchroniser les factures des sous-traitants de votre projet Procore avec un système ERP intégré, vous devez d'abord déterminer si les exportations de factures des sous-traitants sont prises en charge. La liste ci-dessous détaille les intégrations ERP qui prennent en charge les exportations de factures de sous-traitants.

Nom de l'intégration ERP	Pour les directives
UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Spectrum' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[1]/td[1]/span[1], line 1, column 1 : Connecte Procore à UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_DexterChaney' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[1]/td[1]/span[2], line 1, column 1	Les factures des sous-traitants ne peuvent pas être synchronisées pour le moment.
UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitVista' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[2]/td[1]/span[1], line 1, column 1 : Connecte Procore à UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitViewpoint' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[2]/td[1]/span[2], line 1, column 1	Les factures des sous-traitants ne peuvent pas être synchronisées pour le moment.
Procore + UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage100' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[3]/td[1]/span, line 1, column 1	Les factures des sous-traitants ne peuvent pas être synchronisées pour le moment.
Procore + UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[4]/td[1]/span, line 1, column 1	Exporter les factures de sous-traitant de Procore vers UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[4]/td[2]/a/span, line 1, column 1
Procore + UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_QuickBooks' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[5]/td[1]/span, line 1, column 1	Exporter les factures de sous-traitant de Procore vers UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_QuickBooks' (click for details) Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/about-subcontractor-invoices), /content/body/div[4]/div[2]/table/tbody/tr[5]/td[2]/a/span, line 1, column 1