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Procore

Créer des bons de commande

 Version progressive
Ce tutoriel documente l'interface modernisée et les optimisations de l'outil Engagements. Si vous utilisez toujours l'ancienne expérience, voir (Legacy) Créer un bon de commande pour obtenir des instructions étape par étape. Pour en savoir plus sur la chronologie de Procore pour l'utilisation des expériences modernisées et héritées, consultez Finances du projet : Expérience modernisée pour l'outil Engagements .

Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et adressés à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

    • Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
      • Integration by Ryvit. L’engagement doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de phase Integration by Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Voir Attribuer des types de coûts par défaut à Integration by Ryvit codes de coût). Important! Lorsqu’un engagement est exporté vers Integration by Ryvit, il doit avoir un numéro d’engagement unique. Procore recommande que le convention de numérotation que vous configurez pour l’outil Engagements est précédé du numéro de projet, puis utilise le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation serait 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite.
      • QuickBooks®. L’engagement  doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de coût QuickBooks®. Le code de coût n’a pas besoin d’être affecté à une catégorie, car QuickBooks® ne prend pas en charge la catégorie concept.
      • Sage 100 Contractor®. Un engagement doit avoir un (1) poste VDC avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Sage 300 CRE®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Viewpoint® Spectrum®. L’engagement doit avoir au moins une (1) ventilation des coûts (VDC) poste avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Les affectations de catégorie doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®.
      • Yardi Voyager®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Actualiser les codes de coût Yardi Voyager® sur un projet.
      • Sage Intacct®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • Acumatica Cloud ERP. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • MRI Platform X®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
      • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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            at wiki.page()
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        . L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût
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            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-purchase-orders), /content/body/div[5]/ul/li[2]/div/pre, line 2, column 10
        
        . De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.

    Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

    • Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
      • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-purchase-orders), /content/body/div[5]/ul/li[2]/div/pre, line 2, column 10
        
        . L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
        Callstack:
            at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[2]/ul/li/ul/li/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-purchase-orders), /content/body/div[5]/ul/li[2]/div/pre, line 2, column 10
        
        . De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Dans l’onglet Contrats , cliquez sur le bouton Créer et choisissez Bon de commande dans la liste déroulante.
    Remarque
    • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
    • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, consultez Exporter une liste d'engagements .
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  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

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Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie en tant que créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Nombre
    Pour numéroer vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque bon de commande. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
      Remarques
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez la compagnie responsable de l'exécution du bon de commande (par exemple, American Construction Co.).
    Remarques :
  •  
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.
    Remarques

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

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  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options incluent
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
    Remarques
    • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
    • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus D'entreprise unique à votre projet
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
    Remarques
  • Facturer à
    Saisissez les coordonnées professionnelles de la partie qui paie l’ordre. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Facturer à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre.
  • Conditions de paiement
    Saisissez les conditions de paiement. Par exemple, Net 30, Net 45, et ainsi de suite.
  • Expédier à
    Saisissez les coordonnées commerciales de l’destination d’expédition. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Expédier à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre. Gardez à l’esprit que cette adresse peut être différente de l’adresse « Facturer à ». Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer la commande directement sur le chantier ou sur un lieu intermédiaire hors site.
  • Expédier via
    Entrez la méthode d’expédition de la commande. Par exemple, Air, International, Océan, Camionload, Train, et ainsi de suite.
    Remarque
    Le champ « Expédier via » est un champ de texte de formulaire libre, vous pouvez donc entrer la méthode d’expédition appropriée, le transporteur et/ou le numéro de suivi de la commande.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Mettre à jour l’accès au contrat

Par défaut, les contrats ne sont visibles que par les utilisateurs qui ont reçu des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Engagements du projet. Pour modifier les permissions d’accès du contrat, procédez comme suit :

  1. Optionnel: Déplacez la visibilité de ce contrat uniquement aux administrateurs de projet et sélectionnez les utilisateurs Non-Admin à gauche ou à droite pour activer la restriction et l’activer. Procore active par défaut ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Sélectionnez un employé de la « Compagnie contractante » dans la liste déroulante Contact de facturation .

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec des dates importantes, procédez comme suit :

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Remarques
  • Bon de commande signé reçu
    Sélectionnez la date à laquelle le bon de commande exécuté a été reçu.
  • Contrat
    Sélectionnez la date du contrat de l’ordre.
  • Livraison
    Sélectionnez la date de livraison prévue ou réelle de la commande.
  • Émis le
    Sélectionnez la date à laquelle l’ordre a été émis par votre compagnie.

Définir la méthode comptable

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du bon de commande :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur l’VDC du bon de commande à tout moment, tant qu’il n’est PAS au statut « Approuvé ».

Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les bons de commande peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un bon de commande est dans n'importe quel statut. Pour connaître des informations spécifiques sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?

Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :

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  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
  2. Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
    • Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
  3. Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :
      • #
        Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      • Poste d’événement de changement
        Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Entrez le montant du coût.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle.
      • Code fiscal
        Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
    • Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
      Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :
      • #
        Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      • Poste d’événement de changement
        Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Entrez le nombre d’unités.
      • UdM
        Entrez l’unité de mesure (UdM).
        Remarque
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle.
      • Code fiscal
        Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
  4. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .

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  2. Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants.  Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : À déterminer
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
  5. Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
  6. Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
    • Cliquez sur Téléverser le fichier.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes budgétaires existants du contrat principal et les remplacer par des données dans votre modèle.
      Remarque
       Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l’outil Engagements du projet, l’option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu’un facture est créé et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
  8. Cliquez sur Importer .

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

    clipboard_e25b6d2f5dc52e208f088a7ba6fbc2a59.png

    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 

Enregistrer le contrat

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un (1) de ces boutons :

  • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l’onglet « Général » en mode affichage.
    OU
  • Terminé avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l’intégration Procore + DocuSign® et préparer l’enveloppe pour la signature. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.