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Procore

Créer des bons de commande

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Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et adressés à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » sur l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doivent être activés et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».

  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil d'intégration ERP : desprérequis, des exigences, des limitations et des considérations peuvent s'appliquer en fonction du système ERP avec lequel votre compte Procore est intégré. Visitez Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Dans l’onglet Contrats , cliquez sur le bouton Créer et choisissez Bon de commande dans la liste déroulante.
    Remarque
    • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
    • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, consultez Exporter une liste d'engagements .
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  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

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Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie en tant que créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Numéro de contrat
    Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque bon de commande. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
      Remarques
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez la compagnie responsable de l'exécution du bon de commande (par exemple, American Construction Co.).
    Remarques :
  •  
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.
    Remarques

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

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  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options incluent
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
    Remarques
    • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
    • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus D'entreprise unique à votre projet
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
    Remarques
  • Facturer à
    Saisissez les coordonnées professionnelles de la partie qui paie l’ordre. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Facturer à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre.
  • Attribué à
    Entrez le nom de la personne affectée au bon de commande.
  • Conditions de paiement
    Saisissez les conditions de paiement. Par exemple, Net 30, Net 45, et ainsi de suite.
  • Expédier à
    Saisissez les coordonnées commerciales de l’destination d’expédition. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Expédier à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre. Gardez à l’esprit que cette adresse peut être différente de l’adresse « Facturer à ». Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer la commande directement sur le chantier ou sur un lieu intermédiaire hors site.
  • Expédier via
    Entrez la méthode d’expédition de la commande. Par exemple, Air, International, Océan, Camionload, Train, et ainsi de suite.
    Remarque
    Le champ « Expédier via » est un champ de texte de formulaire libre, vous pouvez donc entrer la méthode d’expédition appropriée, le transporteur et/ou le numéro de suivi de la commande.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Mettre à jour la confidentialité du contrat

L'utilisation du paramètre de confidentialité autorise uniquement les administrateurs de projet et les utilisateurs non administrateurs sélectionnés. Pour modifier les permissions d'accès du contrat, procédez comme suit :

  1. Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par par défaut. 
  2. Sélectionnez un employé de la « Compagnie contractante » dans la liste déroulante Contact de facturation .

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec des dates importantes, procédez comme suit :

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Remarques
  • Bon de commande signé reçu
    Sélectionnez la date à laquelle le bon de commande exécuté a été reçu.
  • Contrat
    Sélectionnez la date du contrat de l’ordre.
  • Livraison
    Sélectionnez la date de livraison prévue ou réelle de la commande.
  • Émis le
    Sélectionnez la date à laquelle l’ordre a été émis par votre compagnie.

Définir la méthode comptable

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseils
  • Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux événements de changement d'un contrat? Non. Si vous souhaitez que votre équipe saisisse les montants des unités/quantités lors des événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de quantité, Qté de revenu, Coût unitaire de revenu, Qté unitaire de l'ODG approximatif et Coût unitaire de l'ODG approximatif » dans la page Configurer les paramètres de l'outil de changement Outil Événements de changement . Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de changement et aux factures d'un contrat? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de changement et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur l'unité/la quantité produit des ordres de changement et des factures basés sur l'unité/la quantité.
  • Le fichier d'exportation PDF d'un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d'exportation PDF est basé sur le montant. De même, une unité/quantité basée génère un fichier d'exportation PDF basé sur l'unité/quantité. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l'unité/la quantité dans le fichier d'exportation PDF, l' administrateur Procore de votre compagnie doit demander les services de Solutions personnalisées.
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du bon de commande :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur l’VDC du bon de commande à tout moment, tant qu’il n’est PAS au statut « Approuvé ».

Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les bons de commande peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un bon de commande est dans n'importe quel statut. Pour connaître des informations spécifiques sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?

Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :

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  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
  2. Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
    • Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
  3. Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :
      • #
        Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      • Poste d’événement de changement
        Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Entrez le montant du coût.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle.
      • Code fiscal
        Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
    • Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
      Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :
      • #
        Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      • Poste d’événement de changement
        Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Entrez le nombre d’unités.
      • UdM
        Entrez l’unité de mesure (UdM).
        Remarque
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle.
      • Code fiscal
        Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
  4. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .

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  2. Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants.  Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : À déterminer
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
  5. Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
  6. Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
    • Cliquez sur Téléverser le fichier.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes budgétaires existants du contrat principal et les remplacer par des données dans votre modèle.
      Remarque
       Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l’outil Engagements du projet, l’option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu’un facture est créé et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
  8. Cliquez sur Importer .

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

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    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 

Enregistrer le contrat

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un (1) de ces boutons :

  • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode d'affichage. 
    OU
  • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en en savoir plus, voir DocuSign®.
    OU
  • Annuler.