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Procore

Pratiques exemplaires pour la configuration des feuilles de temps

Avec l'outil Feuilles de temps, vous pouvez configurer vos feuilles de temps pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe. Vous trouverez ci-dessous différentes manières de créer une force de main-d'œuvre (les utilisateurs figurant dans la liste des employés des feuilles de temps) et les options de configuration que vous pouvez activer.

1. Avant d'effectuer une entrée de temps quelconque, vous devez configurer des permissions pour vos employés et votre exportation de paie.
Vous avez besoin de configurer les permissions de vos employés pour chaque outil de temps? Vous avez besoin de configurer votre exportation pour la paie?
Configurez et appliquez un modèle de permissions dans le Répertoire de la compagnie.

OU

Pour les outils Cartes de présence de la compagnie et Feuilles de temps de la compagnie,
utilisez le tableau des permissions dans les paramètres de configuration de l'outil pour mettre à jour rapidement les permissions des employés.
Configurez le modèle « Rapport de paie » lors de la création d'un rapport dans l'outil Rapports.

(QuickBooks® uniquement)
Configurez votre exportation de paie pour une utilisation avec QuickBooks®.
Assurez-vous que les données suivantes correspondent entre Procore et QuickBooks® :
Numérotation des codes de coûts, format des codes de coûts, types de temps des codes de coûts, noms d'employés, noms de clients, noms de projets
 
2. Vous trouverez ci-dessous différents scénarios de saisie du temps et l'outil le plus adapté pour accomplir la tâche :
Besoin d'indiquer votre propre temps? Besoin d'entrer votre temps ou celui de votre personnel de bureau dans les projets? Besoin d'entrer le temps pour un employé ou une équipe?


Personal.png

Utilisez l'outil Mon temps sur votre appareil mobile.


Interne.png

Utilisez l'outil Carte de présence de la compagnie.


Crew.png

Utilisez l'outil Feuilles de temps du projet.

 
3. Une fois le temps entré pour les employés, approuvez, analysez et exportez un rapport de temps.
Besoin de revoir et d'approuver les heures saisies?

Approval.png

Utilisez l'outil Feuilles de temps de la compagnie
pour approuver les entrées de temps pour la semaine dans tous les projets.

 
Vous avez besoin d'afficher un rapport sur le temps? Besoin de créer votre propre rapport de temps? Vous avez besoin d'exporter votre paie vers QuickBooks®?


rapport de feuille de temps 1.png
Utilisez le rapport « Cartes de présence » dans l'outil Rapports.
rapports d'entreprise 1.png
Utilisez l'outil Rapports.
exporter vers QB 1.png
Utilisez l'outil Feuilles de temps de la compagnie pour
exporter les entrées de temps de Procore pour les importer dans QuickBooks® .

 

Configurer les feuilles de temps

Configurer une main-d'œuvre
  • Pour que les utilisateurs apparaissent dans la liste Feuilles de temps des employés :
    • Ajoutez des employés sur la base d'un projet individuel.
      • Accédez au répertoire, ajoutez ou modifiez le profil d'utilisateur de chaque employé et sous « Informations personnelles », faites défiler vers le bas pour cocher la case « L'employé est-il de [nom de la compagnie]? ». L'employé devra être ajouté à chaque répertoire de projet pour lequel vous souhaitez suivre son temps. Voir Modifier un compte d'utilisateur dans le répertoire du projet pour plus d'informations.
      • Ajoutez un « travailleur » à l'outil Équipes. Une adresse courriel n'est PAS nécessaire pour créer un « travailleur » et n'a pas besoin d'être ajoutée au répertoire. Voir Ajouter un travailleur pour en savoir plus.
    • Sélectionnez Employés dans le répertoire de la compagnie (uniquement si le paramètre « Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est coché).
    • Sélectionnez une équipe (un groupe d'employés).
      • Un équipe doit d'abord être créée dans l'outil Équipes. Pour plus d'informations, consultez Créer une équipe.
Configurer une feuille de temps

Les paramètres de configuration de feuille de temps par défaut peuvent être gérés par les administrateurs dans sur l'outil Feuilles de temps de la compagnie. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie pour plus d'informations. Les paramètres qui peuvent être gérés sur cette page sont répertoriés ci-dessous :

  • Choisissez la semaine de travail par défaut :
    • Vous pouvez sélectionner la semaine de travail de votre compagnie souhaitée dans les outils Feuilles de temps, Carte de présence de la compagnie et Rapport journalier.
      Remarque : Ce paramètre s'affichera comme le filtre « semaine de travail actuelle » ou « dernière semaine de travail » dans les rapports personnalisés des feuilles de temps.
  • Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? :
  • Gérer les types de temps :
    • Marquez ou ajoutez les types de paie que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante Type de temps.
  • Gérer les codes de coûts par type de coût :
    • Marquez les types de coût avec les codes de coût correspondants que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante Code de coût.
      Remarque : voir Définir les types de coûts par défaut pour savoir comment ajouter des types de coûts personnalisés.
  • Type de coût par défaut pour les cartes de présence :
    • Sélectionnez le type de coût par défaut dans le menu déroulant qui sera attribué aux entrées de la carte de présence.
  • Texte de signature personnalisé :
    • Vous pouvez entrer un texte personnalisé qui s'affichera dans le champ Signature lorsqu'un utilisateur signe une entrée de temps.
  • Paramètres de paie :

Les paramètres de configuration des feuilles de temps au niveau du projet peuvent être définis et gérés dans l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps pour savoir comment activer ces paramètres basés sur un projet répertoriés ci-dessous :

  • Paramètres de saisie de l'heure :
  • Activer les champs supplémentaires sur toutes les cartes de présence :
    • Vous pouvez sélectionner les champs facultatifs que vous souhaitez afficher sur les cartes de présence.
  • Suivi du lieu des employés :
    • Vous pouvez activer la configuration d'une clôture géographique autour du lieu du projet et suivre le lieu des employés sur le chantier uniquement lors de leur pointage entrant ou sortant.
Configurer des rapports
  • Rapport du budget de main d’œuvre vs. actuel :
    • Suivez le pourcentage d'heures de travail budgétées par rapport aux heures de travail réelles utilisées en temps réel. Voir Importer les heures budgétées pour plus d'informations.
  • Rapport sur les quantités de production :
  • Rapport de production sur le chantier :
  • Rapport personnalisé :
    • Créez un rapport personnalisé ou utilisez l'un de nos modèles tels que « Feuilles de temps hebdomadaires par employé » ou « Rapport de paie » pour obtenir des aperçus détaillés en temps réel sur le suivi de la main-d'œuvre. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.

Vidéo

 

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