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Procore

Pratiques exemplaires pour la configuration des feuilles de temps

Avec l'outil Feuilles de temps, vous pouvez configurer vos feuilles de temps pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe. Vous trouverez ci-dessous différentes manières de créer une force de main-d'œuvre (les utilisateurs figurant dans la liste des employés des feuilles de temps) et les options de configuration que vous pouvez activer.

1. Commencez par configurer les informations au niveau de votre compagnie afin de pouvoir activer vos utilisateurs et vous assurer que les informations sont cohérentes dans vos projets.
Voulez-vous rendre certains champs obligatoires, facultatifs ou masqués sur vos feuilles de temps? Comment voulez-vous configurer les permissions pour vos employés? Souhaitez-vous transférer rapidement vos données de chronométrage vers QuickBooks®? Souhaitez-vous transférer rapidement vos données de chronométrage vers Sage 300 CRE®?
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Pour rendre les champs de vos feuilles de temps obligatoires, facultatifs ou masqués, voir Quels champs de l’outil Feuilles de temps peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?

Si vous utiliserez l’outil My Time dans l’application Procore for Mobile, voir Quels champs de l’outil My Time peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?

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Tout d’abord, découvrez comment configurer les permissions utilisateur pour le processus d’approbation à plusieurs niveaux.
ET
Ensuite, créez un modèle de permissions de compagnie pour les outils Carte de présence et Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
ET
Vous devez également créer un modèle de permissions de projet pour l’accès des employés à l’outil Feuilles de temps au niveau du projet.

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Pour savoir comment configurer un processus d’importation/exportation simple, voir Transférer les entrées de la carte de présence Procore vers QuickBooks® Desktop.

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Pour savoir comment configurer un processus d’importation/exportation simple, voir Configurer l’exportationConfigurer votre exportation de paie pour une utilisation avec Sage 300 CRE® de paie pour une utilisation avec Sage 300 CRE®.  

   
2. Vous trouverez ci-dessous différents scénarios de saisie du temps et l'outil le plus adapté pour accomplir la tâche :
Besoin d'indiquer votre propre temps? Besoin d'entrer ou de mettre à jour le temps de votre personnel dans les projets? Besoin d'entrer le temps pour un employé ou une équipe?


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Utilisez l'outil My Time sur votre appareil mobile. Voir Ajouter une entrée My Time (Android) ou Ajouter une entrée My Time (iOS).


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Utilisez l’outil Carte de présence de la compagnie . Voir Créer une carte de présence ou Modifier une carte de présence.


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Utilisez l'outil Feuilles de temps du projet. Voir Créer une feuille de temps, Copier une feuille de temps précédente ou Saisir en bloc des entrées de cartes de présence sur une feuille de temps.

 
3. Une fois le temps saisi pour les employés, examinez, approuvez, analysez et exportez un rapport de temps.
Besoin de revoir et d'approuver les heures saisies? Vous avez besoin d'afficher un rapport sur le temps? Besoin de créer votre propre rapport de temps ?

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Apprenez à examiner et à approuver le temps à l’aide du processus d’approbation à plusieurs niveaux. Voir Examiner une feuille de temps, Approuver une feuille de temps et Marquer une entrée de la carte de présence comme terminée dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.


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Utilisez le rapport « Cartes de présence » dans l’outil Rapports . Voir Afficher le rapport de la carte de présence.

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Utilisez l’outil Rapports . Voir Créer un rapport de compagnie personnalisé ou Créer un rapport de projet personnalisé.

 

Configurer des feuilles de temps

Configurer une main-d'œuvre

  • Configurez des classifications de compagnie afin de pouvoir les affecter aux profils utilisateur de vos employés et travailleurs. Voir Ajouter une classification et activer les classifications sur un projet.
  • Pour que les utilisateurs apparaissent dans la liste Feuilles de temps des employés :
    • Ajoutez des employés sur la base d'un projet individuel.
      • Accédez au répertoire, ajoutez ou modifiez le profil d’utilisateur de chaque employé et sous « Informations personnelles », faites défiler vers le bas pour marquer le case à cocher qui indique « Est-ce qu’un employé de [nom de la compagnie]? ». L’employé devra être ajouté à chaque répertoire de projet pour lequel vous souhaitez suivre son temps. Voir Modifier un compte d’utilisateur dans le répertoire du projet pour plus d’informations.
      • Ajoutez un « travailleur » à l’outil Équipes. Une adresse courriel n’est PAS requise pour créer un « travailleur » et n’a-t-elle pas besoin d’être ajoutée au répertoire. Voir Ajouter un travailleur pour en savoir plus.
      • Vous pouvez également attribuer une « Classification » à vos employés et travailleurs.
    • Sélectionnez Employés dans le répertoire de la compagnie (uniquement si le paramètre « Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est coché).
      • Les employés seront répertoriés dans l’outil Feuilles de temps pour tous les projets si le paramètre « Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est activé et s’ils sont un « Employé de la compagnie ». Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
    • Sélectionnez une équipe (une équipe est un groupe d’employés).
      • Une équipe doit d’abord être créée dans l’outil Équipes. Pour savoir comment procéder, voir Créer une équipe.

Configurer les feuilles de temps

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent configurer les outils Feuilles de temps au niveau de la compagnie et du projet :

Paramètres au niveau de la compagnie

Les paramètres de configuration des feuilles de temps par défaut peuvent être gérés par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie pour plus d’informations. Les paramètres qui peuvent être gérés sur cette page sont répertoriés ci-dessous :

  • Choisissez la semaine de travail par défaut :
    • Vous pouvez sélectionner la semaine de travail de votre compagnie souhaitée dans les outils Feuilles de temps, Carte de présence de la compagnie et Rapport journalier.
      Remarque : Ce paramètre s'affichera comme le filtre « semaine de travail actuelle » ou « dernière semaine de travail » dans les rapports personnalisés des feuilles de temps.
  • Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? :
  • Gérer les types de temps :
  • Gérer les codes de coûts par type de coût :
  • Type de coût par défaut pour les nouvelles entrées de carte de présence :
    • Sélectionnez le type de coût par défaut dans le menu déroulant qui sera affecté aux nouvelles entrées de la carte de présence. Vos utilisateurs peuvent les modifier sur de nouvelles entrées.  Les « codes de coût » et les « types de coûts » sont segments dans la structure de répartition du travail de Procore. Voir Que sont les items de segments et de segment?
  • Texte de signature personnalisé :
    • Vous pouvez entrer un texte personnalisé qui s'affichera dans le champ Signature lorsqu'un utilisateur signe une données de temps.
  • Paramètres de paie :

Paramètres au niveau du projet

Les paramètres de configuration des feuilles de temps au niveau du projet peuvent être définis et gérés dans l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps pour savoir comment activer ces paramètres basés sur un projet répertoriés ci-dessous :

Configurer des rapports

Rapports sur les feuilles de temps

Le tableau ci-dessous détaille les rapports que vous pouvez créer à l’aide de données à partir des feuilles de temps :

Nom du rapport Objectif Pour en savoir plus, voir...
Rapport du budget de main d’œuvre vs. actuel Suivez le pourcentage d’heures de travail budgétées par rapport aux heures de travail réelles utilisées en temps réel. Importer les heures budgétisées
Rapport des quantités de production Suivez les quantités de production quotidiennes installées sur le chantier. Importer les quantités de production budgétisées
Rapport de production sur le chantier Comparez les heures de main-d’œuvre et production quantités par rapport aux valeurs budgétées pour suivre les taux de productivité. Configurer un rapport de production du chantier
Rapports personnalisés Créez des rapports de projet personnalisés ou utilisez l’un des modèles de Procore tels que « Feuilles de temps hebdomadaires par employé » ou « Rapport de paie » pour obtenir des aperçus détaillés en temps réel sur le suivi de la main-d’œuvre. Créer un rapport de projet personnalisé

Vidéo

 

Le contenu vidéo ne peut pas refléter avec précision l’état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

 

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des feuilles de temps de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de feuille de temps de construction icon-external-link.png .