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Procore

Pratiques exemplaires pour la configuration des feuilles de temps

Avec l'outil Feuilles de temps, vous pouvez configurer vos feuilles de temps pour répondre au mieux aux besoins de votre équipe. Vous trouverez ci-dessous différentes manières de créer une force de main-d'œuvre (les utilisateurs figurant dans la liste des employés des feuilles de temps) et les options de configuration que vous pouvez activer.

1. Commencez par configurer les informations au niveau de votre compagnie afin de pouvoir activer vos utilisateurs et vous assurer que les informations sont cohérentes dans vos projets.
Comment voulez-vous configurer les permissions pour vos employés? Souhaitez-vous transférer rapidement vos données de chronométrage vers
UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_QuickBooks' (click for details)
Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/timesheets/tutorials/best-practices-for-configuring-timesheets), /content/body/table[2]/tbody/tr[1]/td[2]/span, line 1, column 1
?
Souhaitez-vous transférer rapidement vos données de chronométrage vers
UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details)
Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/timesheets/tutorials/best-practices-for-configuring-timesheets), /content/body/table[2]/tbody/tr[1]/td[3]/span, line 1, column 1
?

fieldsets.png

Tout d'abord, découvrez comment configurer les permissions des utilisateurs pour le processus d'approbation à plusieurs niveaux.
ET
Ensuite, créez un modèle de permissions de compagnie pour les outils Carte de présence et Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
ET
Vous devez également créer un modèle de permissions de projet pour l'accès des employés à l'outil Feuilles de temps au niveau du projet.

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Pour savoir comment configurer un processus d'importation/exportation simple, consultez Transférer les entrées de la carte de présence Procore vers QuickBooks® Desktop.

export to QB 1.png

Pour savoir comment configurer un processus d'importation/exportation simple, voir Configurer votre exportation de paiement pour utilisation avec

.

 
2. Vous trouverez ci-dessous différents scénarios de saisie du temps et l'outil le plus adapté pour accomplir la tâche :
Besoin d'indiquer votre propre temps? Besoin d'entrer ou de mettre à jour le temps de votre personnel dans les projets? Besoin d'entrer le temps pour un employé ou une équipe?


Personal.png

Utilisez l'outil My Time sur votre appareil mobile. Voir Ajouter une entrée My Time (Android) ou Ajouter une entrée My Time (iOS).


Internal.png

Utilisez l'outil Carte de présence de la compagnie. Voir Créer une carte de présence ou Modifier une carte de présence.


Crew.png

Utilisez l'outil Feuilles de temps du projet. Voir Créer une feuille de temps, Copier une feuille de temps précédente ou Saisir en bloc des entrées de cartes de présence sur une feuille de temps.

 
3. Une fois le temps saisi pour les employés, examinez, approuvez, analysez et exportez un rapport de temps.
Besoin de revoir et d'approuver les heures saisies? Vous avez besoin d'afficher un rapport sur le temps? Besoin de créer votre propre rapport de temps?

Approval.png

Découvrez comment réviser et approuver le temps à l'aide du processus d'approbation à plusieurs niveaux. Voir Examiner une feuille de temps, Approuver une feuille de temps et Marquer une entrée de carte de présence comme terminée dans l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.


timecard report 1.png

Utilisez le rapport « Cartes de présence » dans l'outil Rapports. Voir Afficher le rapport de carte de présence.

company reports 1.png

Utilisez l'outil Rapports. Voir Créer un rapport de compagnie personnalisé ou Créer un rapport de projet personnalisé.

 

Configurer les feuilles de temps

Configurer une main-d'œuvre
  • Configurez des classifications de compagnie afin de pouvoir les affecter aux profils utilisateur de vos employés et travailleurs. Voir Ajouter une classification et Activer les classifications sur un projet.
  • Pour que les utilisateurs apparaissent dans la liste Feuilles de temps des employés :
    • Ajoutez des employés sur la base d'un projet individuel.
      • Accédez au répertoire, ajoutez ou modifiez le profil d'utilisateur de chaque employé et sous « Informations personnelles », faites défiler vers le bas pour cocher la case « L'employé est-il de [nom de la compagnie]? ». L'employé devra être ajouté à chaque répertoire de projet pour lequel vous souhaitez suivre son temps. Voir Modifier un compte d'utilisateur dans le répertoire du projet pour plus d'informations.
      • Ajoutez un « travailleur » à l'outil Équipes. Une adresse courriel n'est PAS nécessaire pour créer un « travailleur » et n'a pas besoin d'être ajoutée au répertoire. Voir Ajouter un travailleur pour en savoir plus.
      • Vous pouvez également attribuer une « Classification » à vos employés et travailleurs.
    • Sélectionnez Employés dans le répertoire de la compagnie (uniquement si le paramètre « Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est coché).
    • Sélectionnez une équipe (un groupe d'employés).
      • Un équipe doit d'abord être créée dans l'outil Équipes. Pour plus d'informations, consultez Créer une équipe.
Configurer les feuilles de temps

Les paramètres de configuration des feuilles de temps par défaut peuvent être gérés par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Voir Configurer les paramètres avancés : feuilles de temps au niveau de la compagnie pour plus d'informations. Les paramètres pouvant être gérés sur cette page sont répertoriés ci-dessous :

  • Choisissez la semaine de travail par défaut :
    • Vous pouvez sélectionner la semaine de travail de votre compagnie souhaitée dans les outils Feuilles de temps, Carte de présence de la compagnie et Rapport journalier.
      Remarque : Ce paramètre s'affichera comme le filtre « semaine de travail actuelle » ou « dernière semaine de travail » dans les rapports personnalisés des feuilles de temps.
  • Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? :
  • Gérer les types de temps :
  • Gérer les codes de coûts par type de coût :
    • Marquez les types de coût avec les codes de coût correspondants que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante Code de coût.
      Remarque : voir Définir les types de coûts par défaut pour savoir comment ajouter des types de coûts personnalisés.
  • Type de coût par défaut pour les nouvelles entrées de carte de présence :
    • Sélectionnez le type de coût par défaut dans le menu déroulant qui sera attribué aux nouvelles entrées de la carte de présence. Vos utilisateurs peuvent les modifier sur les nouvelles entrées.
  • Texte de signature personnalisé :
    • Vous pouvez entrer un texte personnalisé qui s'affichera dans le champ Signature lorsqu'un utilisateur signe une entrée de temps.
  • Paramètres de paie :

Les paramètres de configuration des feuilles de temps au niveau du projet peuvent être définis et gérés dans l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps pour savoir comment activer ces paramètres basés sur un projet répertoriés ci-dessous :

  • Paramètres de saisie de l'heure :
  • Activer les champs supplémentaires sur toutes les cartes de présence :
    • Vous pouvez sélectionner les champs facultatifs que vous souhaitez afficher sur les cartes de présence.
  • Suivi du lieu des employés :
    • Vous pouvez activer la configuration d'une clôture géographique autour du lieu du projet et suivre le lieu des employés sur le chantier uniquement lors de leur pointage entrant ou sortant.
Configurer des rapports
  • Rapport du budget de main d’œuvre vs. actuel :
    • Suivez le pourcentage d'heures de travail budgétées par rapport aux heures de travail réelles utilisées en temps réel. Voir Importer les heures budgétées pour plus d'informations.
  • Rapport sur les quantités de production :
  • Rapport de production sur le chantier :
  • Rapport personnalisé :
    • Créez un rapport personnalisé ou utilisez l'un de nos modèles tels que « Feuilles de temps hebdomadaires par employé » ou « Rapport de paie » pour obtenir des aperçus détaillés en temps réel sur le suivi de la main-d'œuvre. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.

Vidéo

 

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