Créer une Feuille de temps

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Objectif

Créer une nouvelle feuille de temps quotidienne avec des entrées de la carte de présence à l'aide de l'outil Feuilles de temps du projet.

Contexte

Dans Procore, les cartes de présence et les entrées de la carte de présence sont utilisées pour enregistrer le nombre d'heures que les employés et les travailleurs passent à travailler sur un projet de construction. Chaque jour, vous créerez une nouvelle feuille de temps quotidienne. Une feuille de temps quotidienne contient les entrées de la carte de présence individuelles soumises par vos employés et travailleurs pour une date spécifique. Par défaut, les entrées de la carte de présence de Procore suivent le code de coût du travail, le lieu de travail, le nombre d'heures travaillées, le type de temps (par exemple, heures régulières ou supplémentaires) et indiquent si les heures de l'entrée sont facturables ou non. Un administrateur d'outils peut également configurer les feuilles de temps de votre projet pour capturer les données de chronométrage telles que les classifications et les sous-projets.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer une feuille de temps avec le statut « En attente », permissions de niveau « Standard » sur l'outil Feuilles de temps du projet.
- Pour créer une feuille de temps et la placer dans le statut « Révisé », permissions de niveau « Lecture seule » ou Standard avec la permission granulaire Examiner et modifier les feuilles de temps dans l’outil Feuilles de temps du projet.
- Pour créer une feuille de temps et la placer dans le statut « Révisé » ou « Approuvé », permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps du projet.
Information supplémentaire :
- Vous pouvez créer une feuille de temps quotidienne pour n'importe quelle date passée, actuelle ou future. Par défaut, le champ « Sélectionner une date » sur la page « Créer une feuille de temps quotidienne est défini sur la date actuelle.
- Votre feuille de temps quotidienne doit inclure au moins une (1) entrée de feuille de temps pour tout travailleur ou employé pour lequel vous souhaitez enregistrer le temps à une date donnée.
- Chaque employé ou travailleur peut avoir plusieurs entrées de la carte de présence sur une feuille de temps quotidienne.
- Les entrées de la carte de présence de zéro (0) heure sont prises en charge. Cela offre à votre équipe la flexibilité dont elle a besoin pour saisir des congés et des indemnités journalières.
- Vous pouvez cliquer sur le bouton « Saisie de temps en bloc » pour appliquer les modifications à toutes les entrées de la carte de présence sélectionnées sur une feuille de temps. Voir Saisie en bloc d'entrées de la carte de présence sur une feuille de temps.
- Vous pouvez créer des rapports personnalisés au niveau du projet et de la compagnie et utiliser l’outil Feuilles de temps pour les données source. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.
- Entrées de la carte de présence « approuvées » :
  - Ne peut pas être modifié dans l'outil Feuilles de temps du projet.
  - Ne peut être marqué comme « Terminé » que dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Une fois qu’une entrée de la carte de présence a été marquée comme « Terminée », les modifications ne sont pas autorisées au niveau du projet ou de la compagnie. Voir Modifier une entrée de temps dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie et Modifier les feuilles de temps de votre compagnie en bloc.

Conditions préalables

Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau du projet

Vidéo

Étapes

Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille de temps. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer au jour le jour ou sélectionner à l'aide du contrôle de calendrier déroulant .
Cliquez sur Créer et choisissez Nouvelle feuille de temps quotidienne dans la liste déroulante.
Conseil

Vous pouvez également utiliser ces options pour créer une nouvelle feuille de temps quotidienne :
- Pour créer une nouvelle feuille de temps à partir d'une feuille de temps quotidienne précédente, consultez Copier une feuille de temps précédente.
- Pour créer une nouvelle feuille de temps quotidienne et mettre à jour ses entrées de la carte de présence en bloc, consultez Saisir en bloc une entrée de la carte de présence.
Dans la fenêtre « Ajouter des employés » sous « Tous les employés », sélectionnez les case à cocher(s) correspondant aux employés et aux travailleurs pour lesquels vous souhaitez créer une feuille de temps.
Remarques
- Pour figurer dans cette liste, la personne doit être ajoutée à un répertoire et une coche doit apparaître dans la zone « Est-ce que l'employé de <votre compagnie> » sur leur profil. Pour plus d'informations sur la vérification de ce paramètre dans le profil d'un utilisateur, voir Modifier un compte d'utilisateur dans le répertoire de projet.
- Les employés qui ne sont inscrits que dans le répertoire de la compagnie peuvent être sélectionnés si l'option « Les employés de la compagnie peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est activée. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
- Lorsque le paramètre « Les employés peuvent être suivis sur tous les projets » est activé, vous devez disposer au moins des permissions « Lecture seule » dans l'outil Répertoire de la compagnie pour voir tous les employés et travailleurs.
- Pour sélectionner une équipe, une équipe doit d'abord être créé dans l'outil Équipes. Voir Créer une équipe .
Cliquez sur Ajouter.
Procore affiche la date actuelle dans le champ Sélectionner la date par défaut.
Facultatif : Pour ajouter d'autres employés ou travailleurs à la feuille de temps, cliquez sur le bouton Ajouter des employés pour ouvrir à nouveau la fenêtre Ajouter des employés.
Facultatif : Pour appliquer les mêmes informations de saisie de temps à plusieurs employés et travailleurs, procédez comme suit :
1. Choisissez les personnes que vous voulez comme suit :
  - Pour sélectionner toutes les personnes, cochez la case à côté du bouton Saisie du temps en bloc.
  - Pour sélectionner des individus spécifiques, cochez la case qui correspond à chaque personne.
2. Cliquez sur Saisie de temps en bloc , puis appliquez les mêmes informations à plusieurs travailleurs sur la feuille de temps. Voir Saisie en bloc des entrées de la carte de présence .
  OU
  
  Pour saisir des informations uniques pour chaque entrée de la carte de présence sur la feuille de temps, procédez comme suit pour chaque entrée de la carte de présence :
  - Facultatif : Classification : Sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications »?
  - Facultatif : Sous-projet : Sélectionnez dans la liste déroulante. Les sélections sont ajoutées par un outil administrateur. Voir Ajouter des items de segment « Sous-projet » à un projet Procore.
  - *Code de coût : Saisissez ou sélectionnez dans le menu déroulant le(s) code(s) de coût associé(s) à l'entrée de la carte de présence.
    Conseil
    
    Les sélections disponibles dans la liste déroulante « Codes de coûts » dépendent de la configuration du paramètre « Limiter les codes de coûts par types de coûts » dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie. De plus, l’un (1) des items suivants doit également être vrai sur votre projet :
    
    La combinaison code coût/type de coût doit être incluse dans un poste budgétaire du projet Procore. Voir Ajouter un poste budgétaire.
    
    La combinaison code coût/type de coût doit avoir été importée dans le budget à l'aide de la page « Budget basé sur la quantité unitaire » de l'outil Admin de la compagnie. Voir Importer les heures budgétisées.
  - Lieu : Sélectionnez un lieu dans la liste déroulante. Cela doit correspondre au lieu où l'utilisateur a effectué le travail. Si vous disposez des permissions appropriées pour ajouter un lieu, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item?
  - Saisie du temps
    - Méthode de saisie de l'heure de début et de fin
      Si votre compagnie est configurée pour utiliser cette méthode de « saisie du temps », vous verrez les champs suivants ainsi que les valeurs de temps par défaut du projet.
      Remarque : Vous ne verrez les champs Démarrer, Arrêter et Déjeuner que si vous avez configuré vos paramètres pour afficher ces champs. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau du projet .
      - *Heure de début : Entrez ou sélectionnez l'heure à laquelle l'utilisateur a commencé à travailler.
      - * Heure d’arrêt : Entrez ou Sélectionnez l’heure à laquelle l’utilisateur a cessé de travailler.
      - Heure du repas : Sélectionnez dans le menu déroulant le temps pris pour une pause repas. Le temps que vous sélectionnez est soustrait du temps total. Sélectionnez parmi les options suivantes :
        
        0 min (par défaut)
        
        30 min
        
        45 min
        
        60 min
    - Méthode de saisie des heures totales
      Si votre compagnie est configurée pour utiliser cette méthode de « Saisie du temps », entrez le nombre total d'heures travaillées dans le champ Heures.
  - Type de temps : Sélectionnez le type de paie à saisir dans le menu déroulant. Choisissez parmi les options suivantes :
    - Temps régulier
    - Temps double
    - Exempter
    - Congé
    - Heure supplémentaire
    - Congé payé
    - Salaire
    - Vacances
      Remarque : Les types de temps peuvent être créés dans l’outil Carte de présence au niveau de la compagnie (voir Ajouter un type de temps personnalisé) ou dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie (voir « Gérer les types de temps » dans Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie).
  - Facturable : Choisissez Oui ou Non dans la liste déroulante pour indiquer si les heures sont facturables au projet.
  - Ajouter une description : Cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires sur l'entrée de la carte de présence.
  - Ajouter un poste : Cliquez sur cette option pour créer des postes supplémentaires sur une entrée de la carte de présence.
    Note: Si vous utilisez la méthode Entrée de l’heure de début et de l’arrêt, l’heure de début du nouveau poste sera compte pour l’heure déjà saisie, et l’heure d’arrêt du nouveau poste reflétera l’heure d’arrêt par défaut dans vos paramètres.Tout temps saisi après l’ajout de l’heure d’arrêt par défaut sera ajouté par incréments d’une heure.
  - Cliquez sur Fractionner pour réaffecter une seule entrée de la carte de présence en plusieurs entrées de la carte de présence. Voir Réaffecter du temps aux nouvelles cartes de présence dans l'outil Feuilles de temps de la compagnie .
Remarques
- Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
- Certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués. Voir Quels champs de l’outil Feuilles de temps peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
Cliquez sur Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille de temps.
Remarque : Ce bouton sera désactivé si les quantités n'ont pas été téléversées dans votre projet. Voir Ajouter des quantités à une feuille de temps .
OU
Cliquez sur Soumettre.
Une bannière apparaîtra au bas de la page confirmant que la feuille de temps a été créée avec succès.