Examiner une feuille de temps

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Objectif

Passer en revue les entrées de la carte de présence sur une feuille de temps.

Contexte

Après avoir créé une feuille de temps, vous avez la possibilité de collecter les signatures de vos employés sur le chantier. Voir Signer une feuille de temps (Android) et Signer une feuille de temps (iOS). Ensuite, vous pouvez commencer à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de vos feuilles de temps.

Exemple

Étant donné que chaque compagnie de construction est différente, les membres de l'équipe que vous choisissez pour effectuer votre processus de chronométrage peuvent différer des rôles et des considérations de cet exemple :

Contremaîtres, surintendants et autres superviseurs. Ce sont les membres de l'équipe qui créeront des entrées de carte de carte de présence et des feuilles de temps sur un projet. Au minimum, vous devez fournir à ces membres de l'équipe des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Feuilles de temps au niveau du projet et la permission granulaire « Examiner et modifier les feuilles de temps » sur un modèle de permissions de projet. Cela permet à ces utilisateurs de créer de nouvelles feuilles de temps avec le statut « En attente » et de changer le statut d'une feuille de temps à « Révisé » dans l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Ils peuvent également modifier le statut de « En attente » à « Révisé » sur les feuilles de temps du projet qu'ils sont autorisés à consulter à l'aide de l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
Chefs de projet et autres administrateurs ou exécutifs. Ce sont les membres de l'équipe qui approuveront les feuilles de temps « Révisées » avant de les remettre à votre équipe de comptabilité/paie pour traitement. Au minimum, vous devez fournir à ces membres de l'équipe « Admin » sur l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Cependant, s'ils sont responsables de la surveillance du temps sur plusieurs projets, vous pouvez également leur accorder des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
Comptabilité, paie et autres administrateurs ou exécutifs. Ce sont les membres de l'équipe qui marqueront les feuilles de temps comme « Terminées ». Cette fonctionnalité n'est disponible que dans l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie, vous devez donc attribuer à ces utilisateurs des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Il permet également aux utilisateurs de voir les données du projet dans l'outil au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour modifier le statut d'une entrée de la carte de présence ou feuille de temps à « Examiné » :
  - Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps du projet.
    OU
  - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Feuilles de temps du projet avec les permissions granulaires « Réviser et modifier les feuilles de temps » activées sur votre modèle de permissions de projet.
Important :
- Certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués pour les entrées de la carte de présence créées avec l’outil Feuilles de temps au niveau du projet. Voir Quels champs de l’outil Feuilles de temps peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?

Conseil

Besoin de modifier une entrée de la carte de présence? Pour une explication détaillée des permissions utilisateur requises pour la modification, consultez Modifier une feuille de temps.

Conditions préalables

Effectuez au moins une (1) de ces tâches :

Étapes

Examiner une entrée de la carte de présence
Examiner une feuille de temps

Examiner une entrée de la carte de présence

Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
Recherchez la ou les feuilles de temps que vous souhaitez consulter. Voir Rechercher et filtrer les feuilles de temps au niveau du projet.
Examinez les entrées de temps des employés et des travailleurs ligne par ligne pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Les champs à examiner comprennent :
Remarque
- La modification des champs d’une entrée de la carte de présence nécessite des permissions d’utilisateur spécifiques et, si l’administrateur Procore de votre compagnie a attribué un ensemble de champs paramétrables à l’outil Feuilles de temps au niveau du projet, vous pouvez également être invité à saisir toutes les données de champ requises qui sont manquantes. Pour plus de détails, voir Modifier une feuille de temps.
- Statut : Conservez le statut « En attente » jusqu'à ce que vous ayez examiné l'intégralité de l'entrée de temps.
- Employés: Vérifiez que le nom de l’employé ou du travailleur est le bon.
- Facultatif : Classification : Sélectionnez dans le menu déroulant la classification d’employé associée à l’entrée de temps. Voir Activer les classifications sur un projet.
- Facultatif : Sous-projet : Si la fonction Sous-projet est activée sur le projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT), vérifiez que le bon sous-projet est sélectionné.
- Code de coût : Vérifiez que le code de coût sélectionné correspond exactement au travail effectué.
- Lieu. Si des lieux à plusieurs niveaux ont été ajoutés à votre projet, assurez-vous que le bon est sélectionné ici. Pour en savoir plus, voir Que sont les lieux à plusieurs niveaux?
- Saisie du temps
  Selon la méthode « Saisie du temps » définie sur votre projet (voir Configurer les paramètres avancés : feuilles de temps au niveau du projet), vous verrez les champs suivants :
  - Méthode de saisie de l'heure de début et de fin :
    - *Heure de début : Vérifiez l'heure à laquelle l'employé a commencé à travailler.
    - *Heure d'arrêt : Vérifiez l'heure à laquelle l'employé a cessé de travailler.
    - Heure du repas : Vérifiez que la sélection dans la liste déroulante est équivalente au temps pris pour une pause repas. Les options sont :
      - 0 min (par défaut)
      - 30 min
      - 45 min
      - 60 min
  - Méthode de saisie des heures totales :
    Si votre compagnie utilise configuré pour utiliser cette méthode de « Saisie du temps », entrez le nombre total d'heures travaillées dans le champ Heures.
- Type de temps : Sélectionnez le bon type de temps pour l’entrée de la carte de présence. Par exemple, temps régulier, heures supplémentaires, et ainsi de suite. Les types de temps peuvent être créés dans l’outil Carte de présence au niveau de la compagnie (voir Ajouter un type de temps personnalisé) ou dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie (voir « Gérer les types de temps » dans Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie).
- Facturable : Si le temps est facturable au projet, un Oui doit apparaître ici. S'il n'est PAS facturable au projet, un Non doit apparaître ici.
- Facultatif : Signature : Si vous souhaitez collecter les signatures de vos employés, vous pouvez les collecter avec votre appareil mobile. Pour obtenir des directives, consultez Signer une feuille de temps (Android) et Signer une feuille de temps (iOS).
- Optionnel. Description : Si vous souhaitez ajouter une note sur l'entrée, cliquez sur Ajouter une description et saisissez-en une ici.
Modifiez le statut en « Examiné » en cliquant sur la bulle Statut sur chaque entrée de la carte de présence. Une bannière VERTE confirme votre mise à jour.
Répétez les étapes ci-dessus pour toutes les entrées de la carte de présence sur la feuille de temps.
Continuez avec Examiner une feuille de temps ci-dessous.