Approuver une feuille de temps

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Objectif

Approuver une feuille de temps dans l'outil Feuilles de temps du projet.

Contexte

Selon le processus commercial de votre projet, vos employés et travailleurs peuvent être chargés de soumettre leurs propres cartes de présence et entrées la carte de présence ou vos contremaîtres/superintendants peuvent choisir de créer des entrées de la carte de présence au nom de leur équipe. L'étape suivante consiste à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données de la feuille de temps. En règle générale, cette approbation de premier niveau est effectuée par un contremaître ou un surintendant qui modifie le statut de la feuille de temps à « Examiné ».

Le niveau suivant du processus d'approbation consiste pour un chef de projet (ou un autre responsable de projet) à approuver les entrées pour garantir la préparation de la paie. Les heures soumises semblent-elles exactes? Les « heures supplémentaires » ont-elles été appliquées correctement? Les heures sont-elles enregistrées dans le code de coût approprié? Les étapes ci-dessous vous montrent comment approuver une feuille de temps.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour modifier le statut d'une feuille de temps à « Approuvé », permissions de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles de temps du projet.
  
  Conseil
  
  Vous vous demandez comment configurer les permissions des utilisateurs pour répondre au mieux aux besoins de votre compagnie? Pour une explication plus détaillée sur les permissions utilisateur et les approbations multi-niveaux, voir Comment configurer les permissions utilisateur pour les approbations multi-niveaux avec chronométrage?
Information supplémentaire :
- Entrées de la carte de présence « approuvées » :
  - Ne peut être modifié que par un utilisateur disposant des permissions « Admin » sur l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
  - Ne peut pas être supprimé.
  - Ne peut être marqué comme « Terminé » que dans l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
- Entrées de la carte de présence « terminées » :
  - Impossible de modifier au niveau du projet. Voir Modifier une entrée de temps dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie et Modifier les feuilles de temps de votre compagnie en bloc.
- Si vous voyez une section « Entrées individuelles » dans une feuille de temps, l'heure a été saisie dans les outils Carte de présence, Rapport journalier ou Mon temps de la compagnie et peut être approuvée dans l'outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie et du projet.

Conditions préalables

Examiner une feuille de temps

Vidéo

Étapes

Approuver une entrée de la carte de présence
Approuver une feuille de temps

Approuver une entrée de la carte de présence

Accédez à l'outil Feuilles de temps du projet.
Recherchez la ou les feuilles de temps que vous souhaitez approuver. Voir Rechercher et filtrer les feuilles de temps.
Examinez les entrées de temps des employés et des travailleurs ligne par ligne pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Les champs à approuver comprennent :
Remarque : Pour savoir comment apporter des modifications, consultez Modifier une feuille de temps.
- Statut. Conservez le statut « En attente » jusqu'à ce que vous ayez approuvé la totalité de la saisie du temps.
- Employés. Vérifiez que le nom de l'employé ou du travailleur affiché est le bon.
- Sous-projet. Si la fonction Sous-projet est activée sur le projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT), vérifiez que le bon sous-projet est sélectionné.
- Code de coût. Vérifiez que le code de coût sélectionné correspond exactement au travail effectué.
- Lieu. Si des lieux à plusieurs niveaux ont été ajoutés à votre projet, assurez-vous que le bon est sélectionné ici. Pour en savoir plus, voir Que sont les lieux à plusieurs niveaux?
- Méthode de saisie des heures totales : Si l'outil est configuré pour cette méthode de saisie, vérifiez que le nombre total d'heures saisi pour les combinaisons de sous-projet et de code de coût sélectionnées est exact.
- Méthode de saisie de l'heure de début et de l'heure de fin : Si l'outil utilise cette méthode de saisie, vérifiez les entrées dans l'heure de début, l'heure de fin et l'heure du repas.
- Type de temps.
- Facturable. Si le temps est facturable au projet, un Oui doit apparaître ici. S'il n'est PAS facturable au projet, un Non doit apparaître ici.
- Facultatif : Signature. Si vous souhaitez collecter les signatures de vos employés, vous pouvez les collecter avec votre appareil mobile. Pour obtenir des directives, consultez Signer une feuille de temps (Android) et Signer une feuille de temps (iOS).
- Optionnel. Descriptif. Si vous souhaitez ajouter une note sur l'entrée, cliquez sur Ajouter une description et saisissez-en une ici.
Cliquez sur une cellule dans la colonne Statut et sélectionnez Approuvé dans la liste déroulante.

Remarque
Le statut d’entrée de la carte de présence ne peut être modifié que sur « Terminé » dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie. Voir Approuver une entrée de la carte de présence dans l’outil Feuilles de temps au niveau de la compagnie.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque entrée de la carte de présence sur la feuille de temps jusqu'à ce que vous ayez approuvé toutes les entrées de la feuille de temps.
Continuez avec Approuver une feuille de temps ci-dessous.