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Procore

Créer un item de correspondance

Objectif

Créer une correspondance générale à l'aide de l' outil Correspondance.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre comment créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance à privé pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à considérer

Autorisation utilisateur requise :

  • Permission de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.

Prérequis :

Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale .
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. Sur la page Nouvelle correspondance générale, remplissez le formulaire avec les informations souhaitées .
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent dans la correspondance dans l'affichage de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où l'item de correspondance est répertorié.

    • *Statut : Sélectionnez l'une des options suivantes :

      • Fermé : la correspondance a été fermée.

      • Ouvert : la correspondance est ouverte.

      • Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé. (Voir créer un statut personnalisé)
        Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner les item avec le  statut Ébauche.

  • Objet : l'objet est un titre de l'item de correspondance qui s'affichera dans la correspondance dans l'affichage de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où l'élément de correspondance est répertorié.

  • Personnes assignées : attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l'équipe de projet des utilisateurs du Répertoire. Ajoutez des utilisateurs ayant des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permissions de l'utilisateur, il peut répondre à la correspondance.

  • Date d'échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due. Ce champ n'est visible et disponible que pour les utilisateurs ayant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.

  • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante.
    Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste.

  • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que pour le créateur de la correspondance, l'utilisateur listé dans Reçu de, les utilisateurs listés dans Personnes assignées, les utilisateurs listés dans Distribution et les utilisateurs ayant des permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.

    Remarque
    • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
    • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
    • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
  • Reçu de : Ajoutez la personne à l'origine de l'article de correspondance dans ce champ.

  • Distribution : Ajoutez à la liste de distribution des utilisateurs avec une permission de niveau Lecture seule ou supérieure. Selon le niveau de permission de l'utilisateur, il peut répondre à la correspondance, comme dans le champ « CC » d'un courriel.

  • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.

  • Pièces jointes : Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale.

    Cliquez sur un (1) de ces boutons :

    • Enregistrer en tant qu'ébauche. Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version provisoire qui pourra être diffusée ultérieurement aux utilisateurs figurant sur la correspondance générale, cliquez sur ce bouton.

      OU

    • Créer et émettre. Si vous souhaitez envoyer cette correspondance aux utilisateurs répertoriés dans la correspondance générale qui seront informés par courriel, cliquez sur ce bouton.

 

Voir également