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Procore

Créer un item de correspondance

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Objectif

Créer une correspondance générale à l'aide de l' outil Correspondance.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre comment créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance à privé pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.

Conditions préalables

Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale.
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. Sur la page Nouvelle correspondance générale, remplissez le formulaire avec les informations souhaitées .
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Nombre: Il s’agit du numéro unique pour identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’ils sont liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • * Statut : Sélectionnez l’une des options suivantes :
      • Fermé: La correspondance a été fermée.
      • Ouvert : La correspondance est ouverte.
      • Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
        Note: Vous ne pouvez pas sélectionner des items avec le statut Ébauche.
    • Objet : L’objet est un titre de l’item de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet à partir des utilisateurs du répertoire. Ajoutez des utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
    • Date d’échéance :  Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour que la réponse soit due.
    • Lieu : Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
      • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
    • Reçu de : Ajoutez la personne qui a envoyé la correspondance dans ce champ.
    • Distribution: Ajoutez des utilisateurs avec une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance, comme dans le champ « CC » d’un courriel.
    • Commerce: Sélectionnez un métier à associer à l’item de correspondance.
    • Tâches de l’échéancier : Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches de l’échéancier dans l’échéancier du projet à associer à l’item de correspondance.
    • Quantité: Entrez un numéro et sélectionnez une unité de mesure dans le menu déroulant Sélectionner des unités .
    • Correspondance d’origine : Sélectionnez un item de correspondance existant pour créer un lien vers ce nouvel item de correspondance. Les sections Liens des deux items de correspondance comprendront des liens les uns aux autres une fois cet item de correspondance créé.
    • QRT d’origine : Sélectionnez une QRT existante pour créer un lien vers ce nouvel item de correspondance. La section Liens de cet item de correspondance comprendra un lien vers la QRT une fois cet item de correspondance créé.
    • Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes: Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale.
  4. Cliquez sur l’un de ces boutons :
    • Enregistrer comme ébauche : Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version ébauche qui peut être émise aux utilisateurs répertoriés sur la correspondance générale à une date ultérieure, cliquez sur ce bouton.
      OU
    • Créer et émettre : Si vous souhaitez envoyer cette correspondance aux utilisateurs répertoriés sur la correspondance générale qui seront informés par courriel, cliquez sur ce bouton.

Voir également