Créer un item de correspondance
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Objectif
Créer une correspondance générale à l'aide de l' outil Correspondance.
Contexte
Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre comment créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance à privé pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.
Conditions préalables
- Doit avoir un type de correspondance « Correspondance générale » au niveau de la compagnie. Voir Créer un nouveau type de correspondance ou Modifier un type de correspondance.
Étapes
- Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
- Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale.
- Sur la page Nouvelle correspondance générale , remplissez le formulaire avec les informations souhaitées.
Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.- Nombre: Il s’agit du numéro unique pour identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’ils sont liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
- * Statut : Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Fermé: La correspondance a été fermée.
- Ouvert : La correspondance est ouverte.
- Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
Note: Vous ne pouvez pas sélectionner des items avec le statut Ébauche.
- Objet : L’objet est un titre de l’item de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
- Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.
Remarque
- Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
- Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
- Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
- Personnes assignées : Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l'équipe de projet parmi les utilisateurs du répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
- Date d’échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour que la réponse soit due.
- Reçu de : Ajoutez la personne qui a envoyé la correspondance dans ce champ.
- Membre de distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance, de la même manière que le champ « CC » d'un courriel.
- *Impact sur l'échéancier : Sélectionnez si le sujet de cet item de correspondance affecte ou affectera l'échéancier.
- « Oui » : L'échéancier est impacté de manière connue.
- « Oui (inconnu) » : Oui, l'échéancier est affecté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus.
- « Non » : L'échéancier n'est pas affecté.
- « À déterminer » : À déterminer. Vous ne savez pas si l'échéancier sera affecté ou non.
- « S.O. » : L'échéancier n'est pas pertinent pour cet item de correspondance.
- Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à connecter à l'item de correspondance.
- Code de coût : Sélectionnez un code de coût à attribuer à l'item de correspondance.
- Métiers : Sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.
- Lieu : Sélectionnez le lieu relatif à la correspondance dans la liste déroulante.
Remarque : Si Procore est configuré pour permettre aux utilisateurs de créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur Ajouter Nouveau lieu en bas de la liste. - Correspondance d’origine : Sélectionnez un item de correspondance existant pour créer un lien vers ce nouvel item de correspondance. Les sections Liens des deux items de correspondance comprendront des liens les uns aux autres une fois cet item de correspondance créé.
- QRT d’origine : Sélectionnez une QRT existante pour créer un lien vers ce nouvel item de correspondance. La section Liens de cet item de correspondance comprendra un lien vers la QRT une fois cet item de correspondance créé.
- Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
- Pièces jointes: Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale.
- Cliquez sur l’un de ces boutons :
- Enregistrer comme ébauche : Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version ébauche qui peut être émise aux utilisateurs répertoriés sur la correspondance générale à une date ultérieure, cliquez sur ce bouton.
OU - Créer et émettre : Si vous souhaitez émettre cette correspondance aux utilisateurs répertoriés dans la correspondance générale qui seront informés par courriel, cliquez sur ce bouton.
- Enregistrer comme ébauche : Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version ébauche qui peut être émise aux utilisateurs répertoriés sur la correspondance générale à une date ultérieure, cliquez sur ce bouton.