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Procore

Créer un item de correspondance

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Objectif

Créer une correspondance générale à l'aide de l' outil Correspondance.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un item de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre comment créer un item de correspondance pour ce type de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance à privé pour limiter le nombre de collaborateurs ayant accès à une correspondance.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
  • Différences pour les items avec un flux de travail appliqué, une fois créés et émis :
    • « Statut » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les informations du flux de travail.
    • « Date d’échéance » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec les dates déterminées par le flux de travail et dont le nom a changé en « Date d’échéance de l’étape actuelle ».
    • « Personnes assignées » : champ En lecture seule qui se remplit automatiquement avec l’utilisateur affecté à l’étape en cours, tel que déterminé par le flux de travail. Le nom du champ devient « Personne assignée de l’étape actuelle », mais le champ « Personnes assignées » reste un champ unique à déclarer répertoriant toutes les personnes assignées dans le flux de travail. 
    • « Membre de la distribution » : tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés une fois le flux de travail lancé. La sélection manuelle de membres de distribution supplémentaires est autorisée sur l’item de correspondance, et ceux-ci peuvent être supprimés si vous le souhaitez. Les notifications ne sont envoyées qu’aux membres sur le flux de travail liste de distribution, pas sur leitem de correspondance liste de distribution .

Conditions préalables

Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale.
  3. Sur la page Nouvelle correspondance générale , remplissez le formulaire avec les informations souhaitées.
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Nombre: Il s’agit du numéro unique pour identifier cet item de correspondance. Le préfixe et le numéro s’afficheront dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’ils sont liés à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • *Statut : Sélectionnez l’une des options suivantes :
      Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, le modèle de flux de travail contrôle le statut une fois l’item créé et émis. 
      • Ouvert : La correspondance est ouverte.
      • Fermé réussi : La correspondance est fermée et a réussi. 
      • Fermé infructueux : La correspondance est fermée et a échoué ou n'a pas été approuvée. 
      • Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé le cas échéant. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.
    • Objet : L’objet est un titre de l’item de correspondance qui s’affichera dans la correspondance dans l’affichage de liste, lorsqu’il est lié à d’autres outils, ainsi qu’à tout autre lieu où l’item de correspondance est répertorié.
    • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'item peuvent également consulter des items privés si le type de correspondance générale a la permission granulaire « Consulter les éléments privés accessibles aux utilisateurs de la même compagnie » activée.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les items de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » au niveau de la compagnie ou du projet, en vous assurant qu'ils ne pourront pas voir ou répondre aux items privés à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans l'item de correspondance. (Si votre compagnie est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
      • Vous pouvez toujours voir qui a des permissions pour des items privés via l'onglet « Permissions » lorsque vous consultez un item de correspondance.
    • Personnes assignées : Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs du Répertoire. Ajoutez des utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction du niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance.
      Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, ce champ est remplacé par « Personne assignée de l’étape actuelle » et est en lecture seule. 
    • Date d’échéance :  Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour l’échéance de la réponse.
      Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.
    • Reçu de : Ajoutez la personne à l'origine de l' item de correspondance .  
    • Membre de la distribution : Ajoutez des utilisateurs avec une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance, comme dans le champ « CC » d’un courriel.
      Remarque : Si un flux de travail est appliqué, une fois que l’item de correspondance est émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés. Ajoutez (ou supprimez) manuellement des membres de distribution supplémentaires sur l’item de correspondance pour leur donner accès à l’item. Cependant, les notifications ne sont envoyées qu’aux membres sur le flux de travail liste de distribution, pas sur le item de correspondance liste de distribution.
    • *Impact sur l'échéancier : Sélectionnez si le sujet de cet item de correspondance affecte ou affectera l'échéancier.
      • « Oui » : L'échéancier est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, l'échéancier est affecté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : L'échéancier n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : À déterminer. Vous ne savez pas si l'échéancier sera affecté ou non. 
      • « S.O. » : L'échéancier n'est pas pertinent pour cet item de correspondance. 
    • Sous-projet : Sélectionnez un sous-projet à connecter à l'item de correspondance. 
    • Code de coût : Sélectionnez un code de coût à attribuer à l'item de correspondance. 
    • Métiers : Sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'item de correspondance.
    • Localisation : Sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : Si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur Ajouter un nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Description: Fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : Joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication de cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque item de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans les réponses à l' item de correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. Voir Quels types et formats de fichiers sont pris en charge dans le visualiseur de pièces jointes unifié?
  4. Cliquez sur l’un de ces boutons :
    • Enregistrer comme ébauche : Si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version ébauche qui peut être émise aux utilisateurs répertoriés sur la correspondance générale à une date ultérieure, cliquez sur ce bouton.
      OU
    • Créer et émettre : Si vous souhaitez envoyer cette correspondance aux utilisateurs répertoriés dans la correspondance générale qui seront notifiés par courriel, cliquez sur ce bouton.
      Remarque : Si un flux de travail est appliqué à l’item de correspondance, vous êtes invité à confirmer que la création de l’item déclenche automatiquement le début du flux de travail assigné.