Créer un dessin d’atelier
Objectif
Pour créer une soumission pour un projet à l'aide de l'outil Soumissions du projet.
Contexte
Dans l'industrie de la construction, un livrable est écrit et/ou des informations physiques fournies par les sous-traitants à l'entrepreneur général puis à l'équipe de conception pour l'approbation des équipements, matériaux, etc. avant qu'ils ne soient fabriqués et livrés au projet. Les livrables peuvent être présentés dans divers formats, tels que des livrables, des fiches techniques sur l'équipement et des échantillons de matériaux. Les livrables sont requis principalement pour que l'architecte et l'ingénieur vérifient que les produits et les quantités corrects seront installés sur le projet conformément aux documents de conception/documents contractuels.
Bien que chaque compagnie et projet puisse avoir leur processus spécifique, il est courant que le chef de projet ou l'ingénieur soit responsable d'agir en tant que gestionnaire de livrables. Tout d'abord, le gestionnaire de livrables créera le livrable. Ensuite, le sous-traitant fournit la documentation requise pour le livrable. Ensuite, lorsque la documentation requise est en place, le livrable est envoyé aux membres appropriés de l'équipe de conception pour examen et approbation.
Éléments à considérer
-
Permissions d’utilisateur requises :
- Pour créer un livrable :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Livrables.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Livrables avec la permission granulaire « Créer un livrable » activée sur votre modèle de permissions.
- Si vous êtes un utilisateur avec des autorisations de niveau «Standard» sur l'outil Soumissions , tous les soumissionnaires et approbateurs que vous ajoutez au flux de travail de soumission doivent disposer des autorisations de niveau «Admin» sur l'outil Soumissions.
- Si vous êtes un utilisateur disposant des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Livrables, tous les soumissionnaires et approbateurs que vous ajoutez au flux de travail du livrable peuvent avoir des permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur l'outil Livrables.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Livrables.
- Pour créer un livrable :
- Paramètres de configuration :
- Au début d'un nouveau projet, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau 'Admin' sur l'outil Soumissions configurera généralement les paramètres suivants pour l'outil Soumissions de votre projet:
- Codes de coût. Voir Ajouter et modifier des codes de coût de projet.
- Gestionnaire de livrable par défaut. Voir Désigner le « Gestionnaire de livrable par défaut » pour l'outil Livrables
- Distribution. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire du projet.
- Numérotation. Voir Comment les livrables sont-ils numérotés dans Procore?
- Calculer les horaires. Voir Calculer les informations sur l'échéancier de livrable (si activé)
- Planifier la tâche . Si l'outil de planification est actif sur le projet, vous pouvez associer la soumission à une tâche sur la planification du projet. Voir calendrier .
- Sections du devis . Votre projet peut être configuré pour fonctionner avec l'outil Devis du projet ou l'outil Admin du projet. Voir D'où proviennent les sélections dans le menu déroulant « Sections du devis » de l'outil Livrables?
- Modèle de flux de travail de soumission . Votre projet peut être configuré pour utiliser des modèles de flux de travail de soumission. Voir Gérer les modèles de workflow de soumission .
- Au début d'un nouveau projet, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau 'Admin' sur l'outil Soumissions configurera généralement les paramètres suivants pour l'outil Soumissions de votre projet:
- Information supplémentaire :
- Les autres méthodes pour ajouter des livrables à un projet comprennent :
- Importer vos livrables dans l'outil Livrables au niveau du projet. Voir Demander une importation de livrables.
- Générer un registre de livrables à partir de l'outil Devis au niveau du projet. Voir Générer un registre de livrables.
- Les autres méthodes pour ajouter des livrables à un projet comprennent :
Vidéo
Étapes
- Accédez à l’outil Livrablesdu projet.
- Cliquez sur + Créer> Soumission .
- Créez une nouvelle soumission comme suit:
- Ajouter des renseignements généraux
- Mettre à jour les informations sur la livraison
- Créer une liste de distribution
- Calculer les informations sur l’échéancier du livrable (si la fonction est activée)
- Appliquer un modèle de flux de travail du livrable
- Ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable
Ajouter des informations générales
- Complétez la saisie de données dans l'onglet Général comme suit :
-
- (Recommandé) Pour créer une soumission avec un numéro unique, cliquez sur Annuler et attribuez-lui le prochain numéro disponible.
OU - Pour créer un livrable avec un numéro dédoublé, cliquez sur OK.
Remarque : Si vous essayez de créer un livrable avec un numéro dédoublé, ce message apparaît. Vous avez deux options pour répondre à ce message :
- (Recommandé) Pour créer une soumission avec un numéro unique, cliquez sur Annuler et attribuez-lui le prochain numéro disponible.
- Remarques: Lorsque la «date d'échéance finale» survient, le système envoie une notification par e-mail automatique pour informer les utilisateurs que la soumission est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation séquentielle, la notification est envoyée au responsable des soumissions et à la personne Ball in Court sur le workflow d'approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation parallèle, la notification est envoyée au gestionnaire de soumission et aux membres du workflow d'approbation).
Calculer les informations sur le calendrier de soumission (si activé)
Les calculs de l'échéancier de livrables sont une fonction facultative que vous pouvez activer. Voir Activer les calculs de l'échéchéancier de livrables. Lorsqu'elle est activée, l'outil Livrables analysera vos entrées dans les champs « Date requise sur le chantier », « Délai », « Temps de révision de l'équipe de conception », et « Temps d'examen interne » pour fournir des suggestions pour le Soumissionnaire et l'Approbateur « Date d'échéance » sur le flux de travail du livrable. Il remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de fin d'examen interne planifiée » et « Date de soumission prévue par date ».
Mettre à jour les informations de livraison
- Date de livraison prévue
Afficher la date affichée dans la date de livraison prévue. Il s'agit de la date entre le «délai de livraison» et le moment où la soumission a été distribuée, et elle ne sera pas remplie lors de la création de la soumission. Cette date est calculée par Procore une fois la soumission distribuée. Voir Distribuer une soumission . - Planifier la tâche
Si vous avez activé l'outil de planification sur le projet et intégré une planification Asta Powerproject , Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante Planifier la tâche lorsque vous disposez d'un compte utilisateur obtenu une autorisation de niveau «Lecture seule» ou supérieure sur l'outil de planification. Ceci est pour référence seulement. - Date de livraison confirmée
Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé l'arrivée du fret à l'aide du calendrier Date de livraison confirmée. - Date de livraison réelle
Sélectionnez la date d'arrivée du matériel sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En règle générale, cette valeur est mise à jour par le surintendant du projet.
Créer la liste de distribution
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes à l'aide du menu déroulant Sélectionner une personne .
Les utilisateurs de cette liste recevront des mises à jour par e-mail sur la soumission. Ils ne sont pas des approbateurs et ils ne sont pas tenus d'approuver / rejeter une soumission. -
Si vous souhaitez supprimer une personne de la liste, cliquez sur le X rouge à côté de son nom.
Appliquer un modèle de flux de travail du livrable
Un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail de livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Cela économise du temps de saisie en empêchant que vous ayez à ajouter un nouveau flux de travail de livrable chaque fois que vous créez un livrable.
- Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit:
- Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans le menu déroulant.
Remarques :- Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessin d'atelier.
- Cette action applique les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable à votre livrable.
- Pour savoir comment les modèles de flux de travail de livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
- Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans le menu déroulant.
- Continuez en modifiant les champs Nom , Rôle et jours pour Soumettre / Répondre selon les besoins pour la soumission. Vos modifications n'affectent que le flux de travail de la soumission, vos modifications n'affectent PAS le modèle de flux de travail de soumission.
- (Facultatif) Continuez avec les étapes dans Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable.
Ajouter des utilisateurs au flux de travail de soumission
- Sous Flux de travail de soumission , procédez comme suit pour chaque élément de campagne souhaité dans la soumission:
- Nom . Commencez à saisir le nom d'un utilisateur de projet dans la zone de recherche . Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
- Si vous souhaitez exiger une réponse de l'utilisateur, cochez la case à côté de son nom.
OU - Si vous ne souhaitez PAS exiger de réponse de l'utilisateur, supprimez la coche de la case à cocher.
Remarque : Si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité Ball In Court passera au groupe de flux de travail suivant une fois que toutes les personnes marquées comme requises dans le groupe auront soumis une réponse à la soumission.
- Si vous souhaitez exiger une réponse de l'utilisateur, cochez la case à côté de son nom.
- Rôle . Sélectionnez Approbateur ou Expéditeur dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un émetteur et un approbateur dans les soumissions?
Remarques :- Pour être désignée comme approbateur, la personne doit exister dans l'outil Répertoire au niveau du projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet ) et doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Livrables (voir Définir des permissions d'utilisateur dans l'outil Livrables).
- Si vous êtes un utilisateur avec permissions de niveau « Standard » dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs avec permissions de niveau « Admin » dans le flux de travail.
- Si vous prévoyez d'ajouter un émetteur à la soumission, nous vous recommandons de désigner un responsable des soumissions comme premier approbateur dans le workflow d'approbation séquentielle de la soumission. Cela donne au responsable des soumissions l'occasion de s'assurer que la soumission est soigneusement examinée par votre partie prenante interne avant qu'elle ne soit envoyée aux utilisateurs à l'étape suivante du flux de travail de soumission.
- Si vous êtes un utilisateur avec des autorisations de niveau "Admin" sur l'outil Soumissions , vous pouvez ajouter des utilisateurs avec des autorisations de niveau "Admin" ou "Standard" au flux de travail.
Remarque : Si vous souhaitez que le flux de travail de soumission utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque élément de ligne du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail de soumission utilise l'approbation parallèle, ajoutez deux ou plusieurs utilisateurs à un élément de campagne.
- Date d'échéance : Sélectionnez une date d'échéance pour le livrable dans le calendrier.
Remarque : Le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres avancé : Livrables. La date d'échéance respecte également les jours qui sont définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
- Nom . Commencez à saisir le nom d'un utilisateur de projet dans la zone de recherche . Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter une étape.
- Répétez ces étapes pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.
- Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
- Saisissez le poste par le (click for details).
Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/submittals/tutorials/create-a-submittal), /content/body/div[6]/div[6]/ol/li[4]/ol/li[1]/span, line 1, column 1
- Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l'élément de campagne dans l'ordre souhaité.
- Saisissez le poste par le
Mettre à jour et envoyer la soumission pour examen
Lorsque vous avez terminé les étapes ci-dessus, choisissez l'une de ces options:
- Pour enregistrer vos modifications sans envoyer de courriel aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire de livrable, cliquez sur Créer.
OU - Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par courriel pour alerter les membres du flux de travail du livrable et pour alerter les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.