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Procore

Créer un livrable

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Objectif

Créer un livrable pour un projet à l'aide de l'outil Livrables du projet.

Contexte

Dans l'industrie de la construction, un livrable est écrit et/ou des informations physiques fournies par les sous-traitants à l'entrepreneur général puis à l'équipe de conception pour l'approbation des équipements, matériaux, etc. avant qu'ils ne soient fabriqués et livrés au projet. Les livrables peuvent être présentés dans divers formats, tels que des livrables, des fiches techniques sur l'équipement et des échantillons de matériaux. Les livrables sont requis principalement pour que l'architecte et l'ingénieur vérifient que les produits et les quantités corrects seront installés sur le projet conformément aux documents de conception/documents contractuels.

In Procore, a submittal manager is a person responsible for overseeing a submittal throughout its lifecycle. If you create a submittal and have 'Standard' or 'Admin' level permission to the Submittals tool, your name appears as the 'Submittal Manager' by default. However, users with 'Admin' level permission to the Submittals tool have the ability to assign the submittal manager role to any Procore user who has been granted 'Standard' or 'Admin' level permission to the Submittals tool (Note: Users with 'Standard' permission do not have permission to change the submittal manager). The 'Submittal Manager' field lets you change ownership of a submittal when the person who created a submittal (or that submittal's current manager) is no longer a member of the project team.

Bien que chaque compagnie et chaque projet puissent avoir leur processus spécifique, il est courant que le chef de projet ou l'ingénieur soit chargé d'agir en tant que gestionnaire de livrables. Tout d'abord, le gestionnaire de livrables créera le livrable. Ensuite, le sous- sous-traitant fournit la documentation requise pour le livrable. Ensuite, lorsque la documentation requise est en place, le livrable est envoyé aux membres de l'équipe de conception appropriés pour examen et approbation.

Éléments à considérer

Vidéo

 

Étapes

  1. Accédez à l’outil Livrablesdu projet.
  2. Cliquez sur + Créer > Livrables.
  3. Créez un nouveau livrable comme suit :

​Ajouter des informations générales

Remarque

Les utilisateurs disposant d'une permission standard dans l'outil Livrables sont limités à l'affichage des champs suivants lors de la création d'un nouveau livrable :

Titre, section du devis, numéro et révision, type de soumission, entrepreneur responsable, reçu de, date d'échéance finale, lieu, plans liés, liste de distribution, responsable, privé, description, pièces jointes

  1. Complétez l'entrée de données dans l'onglet Général comme suit :

    • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

    • Section du devis. Désigne la section correspondante du cahier des charges du projet. Voir D'où proviennent les sélections dans le menu déroulant « Sections du devis » de l'outil Livrables?

    • Numéro et révision. Le numéro de livrable et son numéro de révision. Voir Comment les livrables sont-ils numérotés dans Procore?

    • Paquet de livrables. Le paquet de livrables qui contient le livrable. Dans Procore, l'ajout de livrables à un paquet est facultatif. La décision d'ajouter des livrables à un paquet de livrables est basée sur les exigences de votre projet, qui sont déterminées par l'équipe de gestion de votre compagnie ou de votre projet. Pour obtenir des directives, voir Créer un paquet de livrables.

    • Statut. Le statut actuel du livrable. Seul un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables peut modifier le statut d'un livrable. Voir Quels sont les statuts d'un livrable par défaut dans Procore? et Qu'est-ce qu'un livrable au statut « Ébauche »?

    • Entrepreneur responsable. Le nom de la compagnie de l’entrepreneur ou du sous-traitant qui est responsable de l'achèvement des travaux spécifiés dans le livrable. 

    • Reçu de. Le contact de l'entrepreneur responsable qui a fourni les informations de livrable à l'équipe du projet.

    • Soumettre avant le. Sélectionnez la date à laquelle un entrepreneur/sous-traitant doit soumettre toute la documentation pertinente (c.-à-d. Documents, plans, manuels, programmes, etc.) pour le livrable à l'équipe de conception du projet aux fins de révision.

    • Date d'émission. La date à laquelle l'entrepreneur/le sous-traitant a soumis les items du livrable (c.-à-d. documents, programmes, etc.) à votre équipe de projet pour le processus de révision.

    • Date de réception. La date à laquelle les informations relatives au livrable ont été reçues de la part de l’entrepreneur ou du sous-traitant responsable de l'exécution des travaux associés au dessin d’atelier.

    • Date d'échéance finale. La date limite à laquelle tous les approbateurs du flux de travail des dessins d'atelier doivent soumettre une réponse.

      Remarques : Lorsque la « Date d'échéance finale » arrive à terme, le système envoie une notification automatique par courriel pour informer les utilisateurs que le livrable est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation séquentielle, la notification est envoyée au gestionnaire de livrables et à la personne responsable sur le flux de travail d'approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation parallèle, la notification est envoyée au gestionnaire de livrables et aux membres du flux de travail d'approbation).

    • Délai. Le nombre de jours civils prévus pour l'arrivée du matériel/services nécessaires pour le livrable.

    • Date requise sur le chantier. La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés sur le livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.

    • Code de coût. Le code de coût du livrable. Les codes de coût sont gérés dans le segment « Code de coût » dans la structure de répartition du travail de Procore.

    • Gestionnaire de livrables. Le nom du gestionnaire de livrables. Il s'agit de la personne chargée de superviser le livrable tout au long de son cycle de vie dans Procore. Chaque livrable peut avoir un gestionnaire de livrables différent ou votre équipe de projet peut configurer un « gestionnaire de livrables par défaut » pour tous vos livrables. Voir Qu'est-ce que le rôle du « Gestionnaire de livrables »?

    • Type. Le type d’information associé au livrable. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : Document, Demande de paiement, Paie, Plans, Impressions, Informations sur le produit, Manuel du produit, Exemple, Plan d’atelier, Deviset Autre. Voir Créer des types de livrable personnalisés.

    • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu’un livrable est marqué « Privé », il n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs au sein de la même compagnie » activée sur leur modèle de permissions peuvent également afficher un livrable marqué « Privé » si un autre utilisateur de sa compagnie est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

    • Lieu. Le lieu sur le chantier pour le livrable. Il peut s’agir d’un lieu existant à partir de la liste Lieux ou d’un lieu hiérarchisé. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet.

    • Plans liés. Rendus stockés dans l’outil Plans du projet qui sont liés au livrable. Voir Lier des items reliés sur un plan.

    • Description. Détails informatifs, remarques et/ou actions qui décrivent le dessin d’atelier. 

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.

    • Liste de distribution. Les personnes qui recevront des notifications par courriel de Procore au fur et à mesure que le livrable progressera dans le flux de travail du livrable. Si votre équipe de projet a créé des listes de distribution dans le répertoire du projet, vous pouvez sélectionner ces listes ici. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire Procore).

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Calculer les informations sur l'échéancier de livrables (si activé)

Les calculs de l'échéancier de livrables sont une fonction facultative que vous pouvez activer. Voir Activer les calculs de l'échéchéancier de livrables. Lorsqu'elle est activée, l'outil Livrables analysera vos entrées dans les champs « Date requise sur le chantier », « Délai », « Temps de révision de l'équipe de conception », et « Temps d'examen interne » pour fournir des suggestions pour le Soumissionnaire et l'Approbateur « Date d'échéance » sur le flux de travail du livrable. Il remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de fin d'examen interne planifiée » et « Date de soumission prévue par date ».

  1. Suivez les étapes de Créer un livrable.
    Cela affiche la page Nouveau livrable.
  2. Faites défiler jusqu'à la zone Informations sur l’échéancier des dessins d’atelier. 
  3. Définissez les informations suivantes :
    1. Planifier une tâche.La tâche de l'échéancier associée au livrable en cours de création. Un échéancier doit d'abord être téléversé dans le projet. Voir Téléverser un fichier d'échéancier de projet vers l'application Web de Procore .

    2. Temps de révision de l'équipe de conception. Le nombre de jours alloués à l'équipe de conception pour la révision du livrable.

      Remarque : Si vous saisissez 7, le système soustrait « 7 » jours civils de la date de retour prévue pour renseigner automatiquement la date pour la Date de fin de révision interne prévue.

    3. Délai. Le nombre de jours civils prévus pour l'arrivée du matériel/services nécessaires pour le livrable.

      Remarque : Si vous entrez 10, le système soustrait « 10 » jours civils de la date de présence requise sur le site pour remplir automatiquement l'entrée de date pour la date de retour prévue .

    4. Date requise sur le chantier. La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés sur le livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.

    5. Temps d'examen interne. Le nombre de jours civils dont l'équipe de conception de votre projet a besoin pour s'assurer que le livrable est correctement examiné.

      Remarque : Si vous entrez 5, le système soustrait « 5 » jours civils de la date prévue de fin de la révision interne pour renseigner automatiquement l'entrée de date pour la date de soumission prévue .
      Cette illustration vous montre un exemple de ces entrées et calculs.

      create-submittal-schedule-info.png
       

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Mettre à jour les informations de livraison

  • Date de livraison prévue
    Afficher la date indiquée dans Date de livraison prévue. Il s'agit de la date entre le « Délai de livraison » et le moment où le livrable est distribué, et elle ne sera pas indiquée lors de la création du livrable. Cette date est calculée par Procore une fois le dossier distribué. Voir Distribuer un livrable.​​
  • Tâche de l'échéancier
    Si vous avez activé l'outil Échéancier pour le projet et intégré un échéancier Asta Powerproject, Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la menu déroulant Tâche de l'échéancier lorsque vous disposez d'un compte utilisateur qui a a obtenu une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans l'outil Échéancier. Ceci est pour référence seulement.
  • Date de livraison confirmée
    Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé que le matériel arriverait à l'aide du calendrier Date de livraison confirmée.
  • Date de livraison réelle
    Sélectionnez la date à laquelle le matériel est arrivé sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En règle générale, cette valeur est mise à jour par le chef de projet.

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Appliquer un modèle de flux de travail du livrable

Un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail de livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Cela économise du temps de saisie en empêchant que vous ayez à ajouter un nouveau flux de travail de livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

  1. Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit :

    submittal-workflow-add-template.png
     
    1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans le menu déroulant.
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessin d'atelier. 
      • Cette action applique les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail de livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
  2. Continuez en modifiant les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre une réponse , selon les exigences des livrables. Vos changements n'affectent que le flux de travail du livrable, vos changements n'affectent PAS le modèle de flux de travail de livrables.
  3. (Facultatif) Continuez avec les étapes dans Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable.

Ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable

  1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
    • Nom. Commencez à saisir le nom d'un utilisateur de projet dans la case Recherche. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
      • Si vous souhaitez obtenir une réponse de l'utilisateur, cochez la case à côté de son nom.
        OU
      • Si vous n'attendez PAS de réponse de l'utilisateur, décochez la case.
        Remarque : Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité passera au groupe de flux de travail suivant une fois que toutes les personnes marquées comme requises dans le groupe auront soumis une réponse pour le livrable.
    • Rôle. Sélectionnez Approbateur ou Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
      Remarques :
      • Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Répertoire au niveau du projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet ) et doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou « Standard » pour l'outil Livrables (voir Définir l'utilisateur Permissions pour l'outil Livrables ).
      • Si vous êtes un utilisateur avec permissions de niveau « Standard » dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs avec permissions de niveau « Admin » dans le flux de travail.
      • Si vous prévoyez d'ajouter un soumissionnaire pour le livrable, nous vous recommandons de désigner un gestionnaire de livrables comme premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentiel des livrables. Cela permet au gestionnaires des livrables la possibilité de s'assurer que le livrable est soigneusement examiné par votre partie prenante interne avant qu'il ne soit envoyé aux utilisateurs à l'étape suivante du flux de travail du livrable.
      • Si vous êtes un utilisateur avec de permissions de niveau « Admin » pour l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs avec des permissions de niveau « Admin » ou « Standard » dans le flux de travail.
        Remarque : Si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un (1) seul utilisateur pour chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez deux (2) utilisateurs ou plus à un poste. 
    • Date d’échéance. Sélectionnez une date dans le calendrier pour que la réponse de livrable soit due.
      Note: Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours spécifiés sur la page Configurer les paramètres de l’outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : Outil Livrables. La date d’échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
  2. Cliquez sur Ajouter une étape.
  3. Répétez ces étapes pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.
  4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
    1. Saisissez le poste par le poignée verticale (⋮⋮).
    2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le poste dans l'ordre souhaité. 

      submittals-change-order-table.png

Mettre à jour et envoyer le livrable pour examen

Une fois les étapes ci-dessus terminées, choisissez une de ces options :

  • Pour enregistrer vos modifications sans envoyer de courriel aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire de livrable, cliquez sur Créer. 
    OU
  • Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par courriel pour alerter les membres du flux de travail du livrable et pour alerter les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.