Créer un livrable

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Objectif

Créer un livrable pour un projet qui utilise l’outil Livrables.

Contexte

Dans l’industrie de la construction, les sous-traitants fournissent à l’entrepreneur général un livrable ou des renseignements physiques, puis à l’équipe de conception pour l’approbation de l'équipements, des matériaux, etc., avant que ces derniers ne soient fabriqués et livrés au projet. Les livrables peuvent se présenter sous divers formats, comme des plans d’atelier, des fiches techniques relativement à l’équipement et des échantillons de matériaux. Les livrables sont exigés principalement de la part de l’architecte et de l’ingénieur pour vérifier que les quantités et les produits adéquats seront utilisés durant le projet en conformité avec les documents de conception et les documents contractuels.

Dans Procore, le gestionnaire de livrables est la personne responsable de superviser le livrable tout au long de son cycle de vie. Si vous créez un livrable et disposez d’un niveau de permission « Standard » ou « Admin » pour l’outil livrables, votre nom apparaît comme le « gestionnaire de livrables » par défaut. Cependant, les utilisateurs qui ont un niveau de permission « Admin » quant à l’outil livrables peuvent assigner le rôle de gestionnaire de livrables à tout utilisateur Procore ayant un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil livrables (Note : les utilisateurs avec un niveau de permission « Standard » n’ont pas la permission de changer le gestionnaire des livrables). Le champ « gestionnaire de livrables » vous permet de modifier la propriété d’un livrable, lorsque la personne qui a créé un livrable (ou le gestionnaire actuel de ce dernier) n’est plus membre de l’équipe du projet.

Bien que chaque compagnie et chaque projet aient leurs processus spécifiques, il est fréquent que le gestionnaire de projet ou l’ingénieur soit le gestionnaire de livrables. Premièrement, le gestionnaire de livrables crée le livrable. Puis, le sous-traitant fournit la documentation nécessaire pour le livrable. Ensuite, lorsque la documentation requise est en place, le livrable est envoyé aux membres appropriés de l’équipe de conception aux fins de révision et d’approbation.

Éléments à considérer

Les permissions d’utilisateur requises:
- Pour créer un livrable, il faut un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil livrables.
  - Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » sur l’outil livrables, le(s) déposant(s) et le(s) approbateur(s) que vous ajoutez au flux de travail du livrable doivent avoir un niveau de permission « Admin » sur l’outil livrables.
  - Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil livrables, le(s) déposant(s) et le(s) approbateur(s) que vous ajoutez au flux de travail du livrable peuvent avoir soit un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil livrables.
Paramètres de configuration:
- Au début d’un nouveau projet, un utilisateur ayant un niveau de permission « Admin » sur l’outil livrables établit généralement les paramètres suivants pour l’outil livrables de votre projet:
  - Processus d’approbation: Votre projet peut être établi en fonction du processus d’approbation séquentielle (il s’agit du paramètre par défaut dans Procore) ou de l’approbation parallèle.
  - Codes de coût.
  - Gestionnaire de livrable par défaut.
  - Distribution.
  - Numérotation.
  - Calculs dans l’échéancier: Voir Calculer les informations de l’échéancier du livrable (si la fonction est activée)
  - Planification des tâches: Si l’outil Échéancier est actif pour le projet, vous pouvez associer le livrable avec une tâche sur l’échéancier du projet.
  - Sections du devis: Votre projet peut être établi pour travailler avec l’outil Spécifications du projet ou l’outil Admin du projet.

Étapes

Allez à l’outil livrables du projet.
Cette action affiche la page des livrables.
Dans le panneau droit, cliquez sur Créer un livrable.
Cette action affiche la page des nouveaux livrables.
Créer le nouveau livrable en suivant les étapes de ces tâches :

Ajouter des renseignements généraux

Dans la page du nouveau livrable, saisir les entrées de données dans l’onglet Général, comme suit :

Titre: Le nom descriptif qui résume le mieux les informations du livrable.
Section du devis: La section appropriée de votre cahier des charges du projet (appelé aussi cahier des spécifications).
Numéro et révision: Le numéro du livrable et son numéro de révision.
Note: Si vous essayez de créer un livrable avec un numéro en double, le message suivant s’affichera. Il est recommandé de cliquer Annuler, puis d’attribuer le livrable au prochain numéro disponible. Si vous cliquez sur OK, le système vous permettra de créer un livrable avec un numéro en double.
Ensemble de livrables: L'ensemble de livrables qui comprend le livrable. Dans Procore, l’ajout de livrables à un ensemble est optionnel. La décision d’ajouter des livrables à un ensemble de livrables se fonde sur les exigences de votre projet, ce qui est déterminé par votre compagnie ou votre équipe de gestion de projet.
Statut: Le statut actuel d’un livrable. Seul un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » à l’outil livrables peut modifier le statut d’un livrable.
Entrepreneur responsable : Le nom de la compagnie de l’entrepreneur ou du sous-traitant qui est responsable de l’achèvement des travaux spécifiés sur le livrable.
Reçu de: Le contact de l’entrepreneur responsable qui a fourni les informations du livrable à l’équipe de projet.
Soumette avant le: La date avant laquelle un entrepreneur ou un sous-traitant doit soumettre tous les documents pertinents (c.-à-d. les documents, les plans, les manuels, les plans, etc.) pour le livrable à l’équipe de conception de projet pour la révision.
Date d'émission : La date à laquelle l’entrepreneur ou le sous-traitant a soumis les objets du livrable (c.-à-d., documents, plans, etc.) à votre équipe de projet pour le processus de révision.
Date reçue: La date à laquelle les informations du livrable ont été reçues par l’entrepreneur ou du sous-traitant responsable pour l’exécution des travaux associés au livrable.
Échéance finale : La date d’échéance à laquelle tous les approbateurs du flux de travail de livrable doivent soumettre une réponse.
Notes : Lorsque la date d’échéance finale survient, le système envoie une notification automatisée par courriel pour informer les utilisateurs que le livrable est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser une approbation séquentielle, la notification est transmise au gestionnaire de livrables et à la personne responsable du flux de travail d’approbation. Si votre système est configuré pour utiliser une approbation parallèle, la notification est transmise au gestionnaire de livrables et aux membres du flux de travail d’approbation.
Délai de réception : Le nombre estimé de jours calendaires pour recevoir les matériaux et services détaillés au livrable.
Date sur le site requise : La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés au livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.
Code de coûts: Le code de coût pour le livrable.
Gestionnaire de livrables: Le nom du gestionnaire de livrables. Il s’agit de la personne responsable de la supervision du livrable durant tout son cycle de vie dans Procore. Chaque livrable peut avoir un gestionnaire de livrables différent ou votre équipe de projet peut établir un « gestionnaire de livrables par défaut » pour tous vos livrables.
Type: Le type d’informations associées au livrable. Les types de sélections par défaut dans Procore comprennent: Document, demande de paiement, paie, plans, imprimés, informations sur les produits, manuel de produit, échantillons, plans d’atelier, spécifications ou autres. Les types ne peuvent pas être personnalisés dans Procore.
Confidentiel: Les paramètres de confidentialité pour le livrable. Lorsque la mention confidentielle apparaît, il ne s’affiche que pour les utilisateurs avec le niveau de permission « Admin » dans l’outil livrables, les membres du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable.
Lieu: Lieu du chantier lié au livrable. Il peut s’agir d’un lieu existant de la liste des lieux ou d’un lieu à plusieurs niveaux.
Plans avec hyperliens: Les rendus stockés dans l’outil Plans du projet qui sont liés au livrable.
Description: Précisions, notes et/ou actions qui décrivent le livrable.
Pièces jointes: Joindre tout fichier pertinent. Vous disposez des options suivantes :
- Cliquez sur Joindre un ou des fichiers puis sélectionnez l’option appropriée du menu des raccourcis.
  OU
- Utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la boîte grise « Glissez et déposez le(s) fichier(s) ».

Calculer les informations de l’échéancier du livrable (si la fonction est activée)

L’option de calculs de l’échéancier du livrable doit être activée par Procore. Lorsque cette option est activée, l’outil livrables analyse vos entrées dans les champs « Date sur le site requise », « Délai de réception », « Temps de révision de l’équipe de conception » et « Temps de révision interne » afin de calculer automatiquement la « date d’échéance » pour les approbateurs qui gèrent le flux de travail du livrable. Cette fonction remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de complétion de la révision interne planifiée » et « Soumettre avant la date planifiée ».

Suivez ces étapes dans Créer un livrable.
Cette action affiche la nouvelle page du livrable.
Faites défiler jusqu’à la zone de renseignements sur l’échéancier du livrable.
Définissez les informations suivantes :
- Temps de révision de l’équipe de conception: Le nombre de jours alloués à l’équipe de conception pour la révision du livrable.
  Note : si vous saisissez 7, le système soustrait 7 jours calendaires (PAS des jours ouvrables) de la Date de retour planifiée prévue pour remplir automatiquement l’entrée relative à la Date de complétion de la révision interne planifiée.
- Délai de réception: Le nombre estimé de jours calendaires pour recevoir les matériaux et services détaillés au livrable.
  Note: Si vous saisissez 10, le système soustrait 10 jours calendaires (PAS des jours ouvrables) de la Date sur le site requise pour remplir automatiquement l’entrée relative à la Date de retour prévue.
- Date sur le site requise: La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés au livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.
- Temps de révision interne: Le nombre de jours calendaires (PAS des jours ouvrables) que votre équipe de conception de projet nécessite pour assurer que le livrable soit adéquatement révisé.
  Note: Si vous saisissez 5, le système soustrait 5 jours calendaires de la Date de complétion de la révision interne planifiée pour remplir automatiquement l’entrée « Soumette avant la date planifiée ». Cette illustration fournit un exemple de ces entrées et calculs.

Au moment de régler les dates d’échéance pour les membres du flux de travail du livrable, ces dates se refléteront dans le flux de travail.

Mettre à jour les informations sur la livraison

Date de livraison prévue:
Voir la date affichée pour la date de livraison prévue. Celle-ci est la date entre le « délai de réception » et le moment où le livrable a été distribué; elle ne sera pas reproduite lors de la création du livrable. Cette date est calculée par Procore une fois que le livrable a été distribué.
Tâches prévues:
Si vous avez activé l’outil Échéancier sur le projet et avez intégré un échéancier Asta Powerproject, Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante de l’échéancier lorsque vous disposez d’un compte d’utilisateur avec un niveau de permission « Lecture seule » ou supérieure dans l’outil Échéancier. Cette information est présentée à titre de référence seulement.
Date de livraison confirmée:
Sélectionnez la date d’arrivée de la marchandise que le sous-traitant ou le fournisseur a confirmée en utilisant le calendrier de la Date de livraison confirmée.
Date de livraison réelle:
Sélectionnez la date d’arrivée de la marchandise sur le site en utilisant le calendrier de la Date de livraison réelle. Généralement, cette valeur est mise à jour par le superviseur de projet.

Créer la liste de distribution

Sélectionnez un ou plusieurs individus en utilisant le menu déroulant Sélectionner une personne.
Les utilisateurs sur cette liste recevront des notifications de mises à jour par courriel concernant ce livrable. Ce ne sont pas les approbateurs et ils ne sont pas tenus d’approuver ou de rejeter un livrable.
Si vous voulez enlever une personne de la liste, cliquez sur le X rouge à côté de son nom.

Ajouter des réviseurs au flux de travail du livrables

Les étapes ci-dessous sont utiles lorsque votre projet est configuré pour utiliser le flux de travail du livrable (paramètre par défaut); les livrables seront révisés par les contacts apparaissant ici en utilisant soit l’approbation séquentielle (par défaut) ou le processus d’approbation parallèle.

Les étapes ci-dessous sont utiles lorsque votre projet est configuré pour utiliser le flux de travail du livrable (paramètre par défaut); les livrables seront révisés par les contacts apparaissant ici en utilisant soit l’approbation séquentielle (par défaut) ou le processus d’approbation parallèle.
- Dans la page du nouveau livrable, faites défiler jusqu’au flux de travail du livrable.
- Dans la boîte de recherche de personnes, sélectionnez le réviseur souhaité.
- Dans la liste déroulante des rôles, sélectionnez le rôle d’approbateur ou de déposant. Gardez ces points à l’esprit :
  - Pour être désignée en tant qu’approbateur, la personne doit exister dans l’outil Répertoire de projet (voir Ajouter une personne au répertoire de projet) et doit également avoir un niveau de permission « Admin » ou « Standard » aux livrables.
  - Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » sur l’outil livrables, vous ne pouvez ajouter que des réviseurs avec un niveau de permission « Admin » au flux de travail.
  - Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil livrables, vous pouvez ajouter des réviseurs avec un niveau de permission « Admin » ou « Standard » au flux de travail.
    Note : Si votre entreprise est un entrepreneur général ou une société de gestion de construction et que vous envisagez d’ajouter un déposant au livrable, Procore recommande de toujours désigner un gestionnaire de livrables comme le premier réviseur dans le processus d’approbation séquentielle du flux de travail du livrable. Cela donne au gestionnaire de livrables la possibilité de s’assurer que le livrable est entièrement révisé par votre partie prenante interne avant d’être envoyé aux réviseurs suivants (c.-à-d. l’équipe de conception) sur le flux de travail du livrable).
Utilisez le calendrier pour sélectionner une date d’échéance. Chaque « approbateur » doit soumettre sa réponse avant la date d’échéance finale.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez ces étapes pour ajouter un autre réviseur au flux de travail.

Mettre à jour et envoyer le livrable pour la révision

Lorsque vous avez terminé avec les étapes susmentionnées, choisissez l’une des options suivantes :

Pour sauvegarder vos changements sans envoyer de courriel aux réviseurs et aux membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer.
OU
Pour sauvegarder vos changements et envoyer une notification par courriel afin d’avertir les réviseurs du flux de travail et les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.