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Procore

Créer un dessin d’atelier

Objectif

Pour créer une soumission pour un projet à l'aide de l'outil Soumissions du projet.

Contexte

Dans l'industrie de la construction, un livrable est écrit et/ou des informations physiques fournies par les sous-traitants à l'entrepreneur général puis à l'équipe de conception pour l'approbation des équipements, matériaux, etc. avant qu'ils ne soient fabriqués et livrés au projet. Les livrables peuvent être présentés dans divers formats, tels que des livrables, des fiches techniques sur l'équipement et des échantillons de matériaux. Les livrables sont requis principalement pour que l'architecte et l'ingénieur vérifient que les produits et les quantités corrects seront installés sur le projet conformément aux documents de conception/documents contractuels.

Bien que chaque compagnie et projet puisse avoir leur processus spécifique, il est courant que le chef de projet ou l'ingénieur soit responsable d'agir en tant que gestionnaire de livrables. Tout d'abord, le gestionnaire de livrables créera le livrable. Ensuite, le sous-traitant fournit la documentation requise pour le livrable. Ensuite, lorsque la documentation requise est en place, le livrable est envoyé aux membres appropriés de l'équipe de conception pour examen et approbation.

Éléments à considérer

Vidéo

 

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Étapes

  1. Accédez à l’outil Livrablesdu projet.
  2. Cliquez sur + Créer> Soumission .
  3. Créez une nouvelle soumission comme suit:

Ajouter des informations générales

  1. Complétez la saisie de données dans l'onglet Général comme suit :


    • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

    • Section du devis. Désigne la section correspondante du cahier des charges du projet. Voir D'où proviennent les sélections dans le menu déroulant « Sections du devis » de l'outil Livrables?

    • Numéro et révision. Le numéro de livrable et son numéro de révision. Voir Comment les livrables sont-ils numérotés dans Procore?

      Remarque : Si vous essayez de créer un livrable avec un numéro dédoublé, ce message apparaît. Vous avez deux options pour répondre à ce message :
      • (Recommandé) Pour créer une soumission avec un numéro unique, cliquez sur Annuler et attribuez-lui le prochain numéro disponible.
        OU
      • Pour créer un livrable avec un numéro dédoublé, cliquez sur OK.


    • Dossier de livrables. Le dossier de livrables qui contient le livrable. Dans Procore, l'ajout de livrables à un dossier est facultatif. La décision d'ajouter des livrables à un dossier de livrables est basée sur les exigences de votre projet, qui sont déterminées par l'équipe de gestion de votre compagnie ou de votre projet. Pour obtenir des directives, voir Créer un paquet de livrables.

    • Statut. Le statut actuel du livrable. Seul un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables peut modifier le statut d'un livrable. Voir Quels sont les statuts d'un livrable par défaut dans Procore? et Qu'est-ce qu'un livrable au statut « Ébauche »?




    •  
    • Entrepreneur responsable. Le nom de l'entreprise de l’entrepreneur ou du sous-traitant qui est responsable de l'achèvement des travaux spécifiés dans le livrable. 

    • Reçu de. Le contact de l'entrepreneur responsable qui a fourni les informations de livrable à l'équipe du projet.

    • Soumettre avant le. Sélectionnez la date à laquelle un entrepreneur/sous-traitant doit soumettre toute la documentation pertinente (c.-à-d. Documents, plans, manuels, programmes, etc.) pour le livrable à l'équipe de conception du projet aux fins de révision.

    • Date d'émission. La date à laquelle l'entrepreneur ou le sous-traitant a soumis les éléments du livrable (c.-à-d. documents, programmes, etc.) à votre équipe de projet pour le processus de révision.

    • Date de réception. La date à laquelle les informations relatives au livrable ont été reçues de la part de l’entrepreneur ou du sous-traitant responsable de l'exécution des travaux associés au dessin d’atelier.

    • Date d'échéance finale. La date limite à laquelle tous les approbateurs du flux de travail des dessins d'atelier doivent soumettre une réponse.

      Remarques: Lorsque la «date d'échéance finale» survient, le système envoie une notification par e-mail automatique pour informer les utilisateurs que la soumission est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation séquentielle, la notification est envoyée au responsable des soumissions et à la personne Ball in Court sur le workflow d'approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation parallèle, la notification est envoyée au gestionnaire de soumission et aux membres du workflow d'approbation).
    • Délai. Le nombre de jours civils prévus pour l'arrivée du matériel/services nécessaires pour le livrable.

    • Date requise sur le chantier. La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés sur le livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.



    •  
    • Gestionnaire de livrables. Le nom du gestionnaire de livrables. Il s'agit de la personne chargée de superviser le livrable tout au long de son cycle de vie dans Procore. Chaque livrable peut avoir un gestionnaire de livrables différent ou votre équipe de projet peut configurer un « gestionnaire de livrables par défaut » pour tous vos livrables. Voir Qu'est-ce que le rôle du « Gestionnaire de livrables »?

    • Ty. Le type d'information associé au livrable. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : Document, Plans, Impressions, Informations sur le produit, Manuel du produit, Échantillon, Dessin d'atelier et Autre. Voir Créer des types de livrables personnalisés.

    • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu'un livrable est marqué comme« Privé », il n'est visible que pour les utilisateurs disposant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs avec la permission granulaire « Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs au sein de la même compagnie » activée sur leur modèle de permissions peuvent également afficher un livrable marqué « Privé » si un autre utilisateur de leur compagnie est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

    • Lieux. Le lieu sur le chantier pour le livrable. Il peut s'agir d'un lieu existant de la liste des lieux ou d'un lieu hiérarchisé. Voir Ajouter des lieux hiérarchisés à un projet. 

    • Plans liés. Les rendus stockés dans l'outil Plans du projet qui sont liés au livrable. Voir Lier des items liés sur un plan.

    • Description. Détails informatifs, remarques et/ou actions qui décrivent le livrable. 

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous avez les options suivantes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichier s, puis choisissez l'option appropriée dans le menu de raccourcis qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur dans la zone grise  Glissez et déposez les fichiers .

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Calculer les informations sur le calendrier de soumission (si activé)

Les calculs de l'échéancier de livrables sont une fonction facultative que vous pouvez activer. Voir Activer les calculs de l'échéchéancier de livrables. Lorsqu'elle est activée, l'outil Livrables analysera vos entrées dans les champs « Date requise sur le chantier », « Délai », « Temps de révision de l'équipe de conception », et « Temps d'examen interne » pour fournir des suggestions pour le Soumissionnaire et l'Approbateur « Date d'échéance » sur le flux de travail du livrable. Il remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de fin d'examen interne planifiée » et « Date de soumission prévue par date ».

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Mettre à jour les informations de livraison


 

  • Date de livraison prévue
    Afficher la date affichée dans la date de livraison prévue. Il s'agit de la date entre le «délai de livraison» et le moment où la soumission a été distribuée, et elle ne sera pas remplie lors de la création de la soumission. Cette date est calculée par Procore une fois la soumission distribuée. Voir Distribuer une soumission .
  • Planifier la tâche
    Si vous avez activé l'outil de planification sur le projet et intégré une planification Asta Powerproject , Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante Planifier la tâche lorsque vous disposez d'un compte utilisateur obtenu une autorisation de niveau «Lecture seule» ou supérieure sur l'outil de planification. Ceci est pour référence seulement.
  • Date de livraison confirmée
    Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé l'arrivée du fret à l'aide du calendrier Date de livraison confirmée.
  • Date de livraison réelle
    Sélectionnez la date d'arrivée du matériel sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En règle générale, cette valeur est mise à jour par le surintendant du projet.

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Créer la liste de distribution


 

  • Sélectionnez une ou plusieurs personnes à l'aide du menu déroulant Sélectionner une personne .
    Les utilisateurs de cette liste recevront des mises à jour par e-mail sur la soumission. Ils ne sont pas des approbateurs et ils ne sont pas tenus d'approuver / rejeter une soumission.
  • Si vous souhaitez supprimer une personne de la liste, cliquez sur le X rouge à côté de son nom.

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Appliquer un modèle de flux de travail du livrable

Un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail de livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Cela économise du temps de saisie en empêchant que vous ayez à ajouter un nouveau flux de travail de livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

  1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit:

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans le menu déroulant.
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessin d'atelier. 
      • Cette action applique les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail de livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
  2. Continuez en modifiant les champs Nom , Rôle et jours pour Soumettre / Répondre selon les besoins pour la soumission. Vos modifications n'affectent que le flux de travail de la soumission, vos modifications n'affectent PAS le modèle de flux de travail de soumission.
  3. (Facultatif) Continuez avec les étapes dans Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable.

Ajouter des utilisateurs au flux de travail de soumission

  1. Sous Flux de travail de soumission , procédez comme suit pour chaque élément de campagne souhaité dans la soumission:
    • Nom . Commencez à saisir le nom d'un utilisateur de projet dans la zone de recherche . Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
      • Si vous souhaitez exiger une réponse de l'utilisateur, cochez la case à côté de son nom.
        OU
      • Si vous ne souhaitez PAS exiger de réponse de l'utilisateur, supprimez la coche de la case à cocher.
        Remarque : Si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité Ball In Court passera au groupe de flux de travail suivant une fois que toutes les personnes marquées comme requises dans le groupe auront soumis une réponse à la soumission.
    • Rôle . Sélectionnez Approbateur ou Expéditeur dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un émetteur et un approbateur dans les soumissions?
      Remarques :
      • Pour être désignée comme approbateur, la personne doit exister dans l'outil Répertoire au niveau du projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet ) et doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Livrables (voir Définir des permissions d'utilisateur dans l'outil Livrables).
      • Si vous êtes un utilisateur avec permissions de niveau « Standard » dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs avec permissions de niveau « Admin » dans le flux de travail.
      • Si vous prévoyez d'ajouter un émetteur à la soumission, nous vous recommandons de désigner un responsable des soumissions comme premier approbateur dans le workflow d'approbation séquentielle de la soumission. Cela donne au responsable des soumissions l'occasion de s'assurer que la soumission est soigneusement examinée par votre partie prenante interne avant qu'elle ne soit envoyée aux utilisateurs à l'étape suivante du flux de travail de soumission.
      • Si vous êtes un utilisateur avec des autorisations de niveau "Admin" sur l'outil Soumissions , vous pouvez ajouter des utilisateurs avec des autorisations de niveau "Admin" ou "Standard" au flux de travail.
        Remarque : Si vous souhaitez que le flux de travail de soumission utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque élément de ligne du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail de soumission utilise l'approbation parallèle, ajoutez deux ou plusieurs utilisateurs à un élément de campagne.
    • Date d'échéance : Sélectionnez une date d'échéance pour le livrable dans le calendrier.
      Remarque : Le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres avancé : Livrables. La date d'échéance respecte également les jours qui sont définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
  2. Cliquez sur Ajouter une étape.
  3. Répétez ces étapes pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.
  4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
    1. Saisissez le poste par le
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'button_VerticalGrip' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/submittals/tutorials/create-a-submittal), /content/body/div[6]/div[6]/ol/li[4]/ol/li[1]/span, line 1, column 1
      
      .
    2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l'élément de campagne dans l'ordre souhaité.

      change-workflow-order.png

Mettre à jour et envoyer la soumission pour examen

Lorsque vous avez terminé les étapes ci-dessus, choisissez l'une de ces options:

  • Pour enregistrer vos modifications sans envoyer de courriel aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire de livrable, cliquez sur Créer
    OU
  • Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par courriel pour alerter les membres du flux de travail du livrable et pour alerter les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.

Voir aussi

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