Créer un livrable

​Ajouter des informations générales

1. Complétez l'entrée de données dans l'onglet Général comme suit :

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       Remarques :
       Si un livrable est ouvert et n’a pas de flux de travail, le responsable est le gestionnaire de livrables et l’item doit apparaître dans son outil Mes items ouverts.
       Si un livrable est ouvert et qu’il y a un flux de travail, la personne assignée de l’étape de flux de travail actuelle est responsable. Une fois le flux de travail terminé, BIC retourne au gestionnaire de livrables.
       Si un livrable est fermé, le responsable est effacé.

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  Remarques :
  Lorsque la « date d’échéance finale » survient, le système envoie une notification automatisée par courriel pour informer les utilisateurs que le livrable est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l’approbation séquentielle, la notification est envoyée au gestionnaire de livrables et à la personne responsable du flux de travail d’approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l’approbation parallèle, la notification est envoyée au gestionnaire de livrables et aux membres du flux de travail d’approbation.

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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Calculer les informations sur l'échéancier de livrables (si activé)

Les calculs de l'échéancier de livrables sont une fonction facultative que vous pouvez activer. Voir Activer les calculs de l'échéchéancier de livrables. Lorsqu'elle est activée, l'outil Livrables analysera vos entrées dans les champs « Date requise sur le chantier », « Délai », « Temps de révision de l'équipe de conception », et « Temps d'examen interne » pour fournir des suggestions pour le Soumissionnaire et l'Approbateur « Date d'échéance » sur le flux de travail du livrable. Il remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de fin d'examen interne planifiée » et « Date de soumission prévue par date ».

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Mettre à jour les informations de livraison

• Date de livraison prévue
  Afficher la date indiquée dans Date de livraison prévue. Il s'agit de la date entre le « Délai de livraison » et le moment où le livrable est distribué, et elle ne sera pas indiquée lors de la création du livrable. Cette date est calculée par Procore une fois le dossier distribué. Voir Distribuer un livrable.​​
• Tâche de l'échéancier
  Si vous avez activé l'outil Échéancier pour le projet et intégré un échéancier Asta Powerproject, Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la menu déroulant Tâche de l'échéancier lorsque vous disposez d'un compte utilisateur qui a a obtenu une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans l'outil Échéancier. Ceci est pour référence seulement.
• Date de livraison confirmée
  Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé que le matériel arriverait à l'aide du calendrier Date de livraison confirmée.
• Date de livraison réelle
  Sélectionnez la date à laquelle le matériel est arrivé sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En règle générale, cette valeur est mise à jour par le chef de projet.

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Appliquer un modèle de flux de travail du livrable

Un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail de livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Cela économise du temps de saisie en empêchant que vous ayez à ajouter un nouveau flux de travail de livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

1. Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit :
   
   
    
   1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans le menu déroulant.
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Dessin d'atelier. 
      • Cette action applique les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail de livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.
2. Continuez en modifiant les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre une réponse , selon les exigences des livrables. Vos changements n'affectent que le flux de travail du livrable, vos changements n'affectent PAS le modèle de flux de travail de livrables.
3. (Facultatif) Continuez avec les étapes dans Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable.

Ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable

1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
   • Nom. Commencez à saisir le nom d'un utilisateur de projet dans la case Recherche. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
     • Si vous souhaitez obtenir une réponse de l'utilisateur, cochez la case à côté de son nom.
       OU
     • Si vous n'attendez PAS de réponse de l'utilisateur, décochez la case.
       Remarque : Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité passera au groupe de flux de travail suivant une fois que toutes les personnes marquées comme requises dans le groupe auront soumis une réponse pour le livrable.
   • Rôle. Sélectionnez Approbateur ou Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
     Remarques :
     • Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Répertoire au niveau du projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet ) et doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou « Standard » pour l'outil Livrables (voir Définir l'utilisateur Permissions pour l'outil Livrables ).
     • Si vous êtes un utilisateur avec permissions de niveau « Standard » dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs avec permissions de niveau « Admin » dans le flux de travail.
     • Si vous prévoyez d'ajouter un soumissionnaire pour le livrable, nous vous recommandons de désigner un gestionnaire de livrables comme premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentiel des livrables. Cela permet au gestionnaires des livrables la possibilité de s'assurer que le livrable est soigneusement examiné par votre partie prenante interne avant qu'il ne soit envoyé aux utilisateurs à l'étape suivante du flux de travail du livrable.
     • Si vous êtes un utilisateur avec de permissions de niveau « Admin » pour l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs avec des permissions de niveau « Admin » ou « Standard » dans le flux de travail.
       Remarque : Si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un (1) seul utilisateur pour chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez deux (2) utilisateurs ou plus à un poste. 
   • Date d’échéance. Sélectionnez une date dans le calendrier pour que la réponse de livrable soit due.
     Note: Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours spécifiés sur la page Configurer les paramètres de l’outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : Outil Livrables. La date d’échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
2. Cliquez sur Ajouter une étape.
3. Répétez ces étapes pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.
4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
   1. Saisissez le poste par la poignée verticale (⋮⋮).
   2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le poste dans l’ordre souhaité. 
      
      

Mettre à jour et envoyer le livrable pour examen

Une fois les étapes ci-dessus terminées, choisissez une de ces options :

• Pour enregistrer vos modifications sans envoyer de courriel aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire de livrable, cliquez sur Créer. 
  OU
• Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par courriel pour alerter les membres du flux de travail du livrable et pour alerter les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.