À propos des matériaux stockés sur les factures (bêta)
Table des matières
Aperçu
La facturation des matériaux stockés sur un projet de construction permet aux entrepreneurs de récupérer les coûts d'achat et de stockage des matériaux sur un chantier. Cela exige également que les équipes s'assurent de comptabiliser avec précision les matériaux reçus. Cela comprend la documentation des partenaires commerciaux, des types de matériaux, des quantités, des coûts et des dates de livraison. Étant donné que les matériaux stockés ne représentent pas le travail terminé, les factures doivent être détaillées pour faire la différence entre ce qui est installé sur un projet pendant une période de facturation et ce qui est stocké pour les travaux futurs.
Une fois qu'un entrepreneur reçoit le paiement d'une facture, les matériaux stockés deviennent la propriété du client et l'entrepreneur est responsable de s'assurer que les matériaux stockés sont sûrs. Pour éviter les malentendus, assurez-vous que les exigences de l' engagement ou du contrat principal d'un projet sont claires sur la façon de facturer les matériaux stockés.
Les équipes utilisant la solution de gestion des factures Procore peuvent gérer les matériaux stockés manuellement ou activer une option de configuration qui déplace les soldes de la colonne « Matériaux actuellement stockés » sur une facture précédente vers la colonne « Travail terminé à partir de l'application précédente » sur la facture suivante. Les utilisateurs facturent également les matériaux stockés à l’aide de la méthode comptable configurées pour le contrat.
De plus, les équipes peuvent configurer un modèle de projet Procore afin que les paramètres de configuration des matériaux stockés soient automatiquement copiés dans les nouveaux projets Procore. Pour en en savoir plus, consultez Qu'est-ce qui est copié dans un nouveau projet lors de l'application d'un modèle de projet?
Conditions préalables
Pour facturer les matériaux stockés, votre équipe doit :
- Suivez les matériaux que vous recevez et documentez-les dans votre inventaire.
- Suivez les matériaux installés pendant une période de facturation et ceux stockés pour le futur.
Conseil
Besoin d'aide pour le suivi des matériaux? Pour obtenir des conseils sur l'utilisation des différents outils Procore pour suivre les matériaux reçus et installés, consultez Comment suivre les matériaux réellement reçus et installés sur un chantier?
Vous devez également :
| Étape | Sur les factures au propriétaire... | Sur les factures de sous-traitant ... |
|---|---|---|
| Optez pour l’expérience de facture modernisation | À propos des factures au propriétaire | À propos des factures de sous-traitants |
| Créer un contrat | Créer des contrats principaux | Créer un engagement 1 |
| Créer une facture | Créer des factures au propriétaire | Créer une facture de sous-traitant |
1 Dans Procore, un engagement est soit un bon de commande, soit un contrat de sous-traitance.
Lorsque votre équipe crée des factures au propriétaire ou aux sous- sous-traitant , vous facturez les postes comme les autres coûts du projet. La seule différence est que les matériaux installés et les matériaux stockés sont documentés sur la facture.
Restrictions
Veuillez tenir compte des limites suivantes :
- Procore utilise toujours la même méthode comptable pour un contrat et ses factures. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des factures basées sur le montant. De même, un contrat basé sur l'unité/la quantité génère des factures basées sur l'unité/la quantité.
- Une fois que les postes sont ajoutés à la ventilation des coûts d'un contrat principal, la méthode comptable du contrat principal et de ses factures ne peut pas être modifiée. Voir Créer des Contrats principaux.
Configurer les paramètres
Pour facturer les matériaux stockés, configurez ces paramètres :
- Choisir la méthode comptable du contrat
- Configurer les paramètres des matériaux stockés pour un engagement
- Configurer les paramètres des matériaux stockés dans l'outil Facturation
Choisir la méthode comptable du contrat
Configurez la méthode comptable d'un nouveau contrat principal pour facturer les matériaux stockés sur une facture. Vous pouvez également configurer la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance créés avec l'outil Engagements au niveau du projet. Procore applique le paramètre que vous choisissez au contrat et à toutes les factures liées au contrat. Les choix sont :
- Basé sur le montant. Saisissez le somme forfaitaire pour les postes dans la ventilation des coûts du contrat et les factures du contrat.
- Basé sur l'unité/la quantité. Saisissez une quantité et un prix unitaire pour les postes dans la ventilation des coûts du contrat et les factures du contrat.
Conseil
Gérer les appels d'offres dans Procore? Vous pouvez définir la méthode comptable pour l'outil Appel d'offres au niveau du projet. Pour en en savoir plus, consultez Comment définir la méthode comptable pour les appels d'offres?Exemples
Ces exemples vous montrent comment choisir la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance dans l'outil Engagements du projet et sur un nouveau contrat principal pour un projet. Pour en en savoir plus, consultez Comment définir la méthode comptable d'un contrat?
Engagements
Un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements configure les paramètres « Méthode comptable par défaut pour les bons de commande » et « Méthode comptable par défaut pour les contrats de sous-traitance » sous « Paramètres du contrat par défaut » sur la page « Configurer les paramètres » de l'outil. Une fois définis, tous les engagements sur le projet utilisent la méthode configurée. Pour en en savoir plus, consultez Configurer les paramètres avancés : Engagements.
Contrats principaux
Un utilisateur créant un contrat principal doit configurer sa méthode comptable par défaut avant d'ajouter des postes à sa ventilation des coûts. Une fois les postes ajoutés, vous ne pouvez pas modifier la méthode comptable. Dans Procore, la méthode comptable par défaut est celle des contrats en fonction du montant. Pour passer à la méthode basée sur l'unité/la quantité, cliquez sur le bouton dans la bannière en haut de la ventilation des coûts d'un contrat principal. Pour en en savoir plus, consultez Créer des Contrats principaux.
Configurer les paramètres des matériaux stockés pour un engagement
Pour activer la facturation des matériaux stockés sur un engagement, un membre de l'équipe disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements peut cocher le paramètre « Activer la facturation séparée des matériaux stockés » sur l'onglet Paramètres avancés d'un engagement.
Exemple
Voici un exemple du paramètre « Matériaux stockés » sur un contrat. Ce paramètre est disponible dans l'outil Engagements . Pour activer l'option, cochez la case « Activer les factures », puis cochez la case « Activer la facturation séparée pour les matériaux stockés ».
Si vos factures doivent tenir compte de la retenue de garantie, votre équipe a également la possibilité de cocher la case « Activer la retenue de garantie du matériel stocké ». Pour configurer les factures des sous-traitant afin de saisir une retenue de garantie, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
Configurer les paramètres des matériaux stockés pour l'outil Facturation
Un membre de l'équipe disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements peut mettre à jour les paramètres des matériaux stockés dans l'outil Facturation au niveau du projet. Lorsqu'il est activé, Procore déplace automatiquement le montant saisi dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de la ventilation des coûts de la facture précédente vers la colonne « Travail terminé à partir de la demande précédente » de la facture suivante.
Remarque
Pour de meilleurs résultats, Procore recommande de configurer ce paramètre avant que votre équipe ne crée des factures sur un projet. Cependant, vous pouvez modifier ce paramètre à mi-projet, comme le montre cet exemple.Exemple
Voici un exemple du paramètre « Matériaux stockés » dans l'outil Facturation au Niveau projet .
Si vous activez ce paramètre à mi-projet, un message d'information vous informe de la manière dont la modification du paramètre affecte vos contrats existants. L'utilisateur effectuant la modification doit cliquer sur Mettre à jour pour accuser réception de l'invite.
Saisie de données basée sur le montant
Consultez cet exemple pour savoir comment facturer les matériaux stockés sur les factures lorsqu'un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable« Basée sur le montant ».
Saisie de Entrée de données sur la première facture basée sur le montant
Pour la première facture du contrat, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le sous- sous-traitant a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation entre 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Ceci représente le montant en devise des matériaux reçus. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour ces valeurs sur le poste (voir 2) :
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en une valeur de pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette colonne avec le montant dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (2 000,00 $).
- Date totale d'achèvement et de stockage ($). Procore ajoute l'entrée de 2 000,00 $ à cette colonne (voir 2). Remarque : Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs dans les colonnes Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux stockés et Matériaux actuellement stockés .
- Solde pour terminer. Cette colonne n'est visible que par le ou les administrateur des factures. Procore prend le montant de la valeur prévue et soustrait le montant des nouveaux matériaux stockés pour calculer le solde à la fin). Remarque : Dans les factures suivantes, cette colonne affiche la baisse cumulée du montant contracté pour le poste.
Saisie de Entrée de données sur la deuxième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante , le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux précédents stockés sur la facture actuelle (voir 1 à 2). Avant d'effectuer une entrée de données supplémentaire, notez que les valeurs surlignées (voir 3) correspondent à la première facture (ci-dessus).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaire sur le poste.
Pour cette entrée, le sous- sous-traitant a reçu 2 500,00 $ supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont maintenant stockés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Le contact de facturation entre 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2).
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16% à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur pour le travail terminé à partir de la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3).
Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux stockés sur la première facture ont été installés sur le chantier pendant la période de facturation en cours . Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prélève 1 000,00 $ dans la colonne des matériaux précédents stockés (voir 1) et déplace ces 1 000,00 $ dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 2).
Remarque
Après avoir modifié l’entrée dans la colonne Matériaux stockés précédents, le système met au point le système qui passe à la colonne Retenue de garantie sur les travaux pendant cette période ($). Cela se produit si l' administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour garder à l’objectif de facturer les matériaux stockés, l’entrée de données de retenue de garantie n’est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Pour savoir comment définir et libérer une retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous- Sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant des matériaux précédents stockés dans la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur du travail terminé à partir de la demande précédente (%) reste inchangée.
Saisie de Entrée de données sur la troisième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante , le sous- sous-traitant reçoit des matériaux supplémentaires, les matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée sa troisième facture.
Sur la troisième facture :
- Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la deuxième facture et l'ajoute au montant de la colonne Matériaux précédents stockés (voir 1).
- Le contact de facturation prélève 3 000,00 $ dans la colonne Matériaux précédents stockés sur la deuxième facture et les déplace dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 1). Cela laisse 500,00 $ dans la colonne Matériaux précédents stockés (voir 2).
- Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Ceci représente les nouveaux matériaux reçus pendant la période de facturation actuelle qui sont maintenant stockés. Procore ajoute la valeur des matériaux actuellement stockés à la valeur des matériaux précédents stockés (voir 2) pour calculer la valeur des matériaux actuellement stockés (voir 3).
- Procore met également automatiquement à jour les valeurs suivantes sur le poste:
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu'à ce que la valeur du solde à terminer sur un poste atteigne 0,00 $.
Saisie de données basée sur l'unité/la quantité
Apprenez à facturer les matériaux stockés sur factures lorsqu’un contrat est configuré pour utiliser l’méthode comptable « Unité/Quantité ».
Saisie de données sur la première facture basée sur l'unité/la quantité
Avant entrée de données, la quantité dans la colonne Nouvelle quantité est définie à 0 par défaut sur la première facture.
Au cours de cette période de facturation, le sous- sous-traitant a installé 100 unités. Un contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 0,00 % à 12 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en une valeur de pourcentage (20 %) pour afficher la progression totale.
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $). Le solde de 50 000,00 $ à terminer montre la baisse cumulée du montant contracté.
Ensuite, la quantité dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) est définie à 0 par défaut sur la première facture. Au cours de cette période de facturation, 50 unités ont été stockées sur le chantier. Un contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) . Il s'agit de la quantité de matériaux reçus et stockés sur place. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore met à jour cette quantité de 0 à 50.
- Matériaux actuellement stockés ($). Procore convertit la quantité (50) en devise (6 250,00 $).
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore ajoute 6 250,00 $ à 12 500,00 $ et affiche 18 750,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en une valeur de pourcentage (30 %).
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) et des nouveaux matériaux stockés ($) (6 250,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 43 750,00 $ montre la baisse cumulée du montant du contrat.
Saisie de données sur la deuxième facture basée sur l'unité/la quantité
Pour la période de facturation suivante , le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente montre la « nouvelle quantité » soumise sur la première facture (voir 2) et les matériaux précédents stockés (Qté) montrent les « nouveaux matériaux stockés (Qté) » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaire sur le poste.
Dans cet exemple, le sous- sous-traitant a installé les 50 unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l'entrée Matériaux précédents stockés (Qté) à 0 et déplace cette quantité (50) vers la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 100 unités supplémentaires, les stockant toutes. Le contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) (voir 2).
Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Matériaux stockés précédents ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux stockés (Qté) précédents par le prix unitaire.
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore affiche la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (Qté) , car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement stockés ($). Procore convertit la quantité (100) en montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux précédemment stockés (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux stockés (Qté)(18 750,00 $) pour calculer le total de 31 250,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et stocké à ce jour ($) en une valeur de pourcentage (50,00 %).
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux stockés ($) (12 500,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 31 250,00 $ montre le déclin cumulé du montant du contrat.
Saisie de données sur la troisième facture basée sur l'unité/la quantité
Pour la période de facturation suivante , le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente montre la « nouvelle quantité » soumise sur la facture précédente (voir 2) et les matériaux précédents stockés (Qté) montrent les « nouveaux matériaux stockés (Qté) » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaire sur le poste.
Dans cet exemple, le sous- sous-traitant a installé 50 des unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l'entrée Matériaux précédents stockés (Qté) de 100 à 50 et déplace la quantité (50) dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 50 unités supplémentaires, les stockant toutes. Le contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) (voir 2).
Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Matériaux stockés précédents ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux stockés (Qté) précédents par le prix unitaire.
- Nouveaux matériaux entreposés ($). Procore calcule l'entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement entreposés (Qté). Procore affiche la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (Qté) , car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement stockés ($). Procore convertit la quantité (100) en montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux précédemment stockés ($) (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux stockés (Qté)(6 2500,00 $) pour calculer le total de 37 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et stocké à ce jour ($) en une valeur de pourcentage (60,00 %).
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux stockés ($) (6 250,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 25 000,00 $ montre la baisse cumulée du montant du contrat.
Questions courantes
Devons-nous nous inscrire aux expériences de facturation modernisées?
Oui. Pour facturer les matériaux stockés à l'aide des méthodes décrites, vous devez vous inscrire à l'expérience modernisée pour les factures au propriétaire et les factures des sous- sous-traitant . Pour en en savoir plus, voir À propos des factures au propriétaire et À propos des factures des sous- Sous-traitant.
Plus
Pour en en savoir plus sur les factures au propriétaire, consultez ces liens :