À propos des matériaux stockés sur les factures
Table des matières
Aperçu
Considérations
Configurer les paramètres
Pour facturer les matériaux stockés, configurez les paramètres suivants :
- Choisir la méthode comptable du contrat
- Configurer les paramètres des matériaux stockés pour un engagement
- Configurer les paramètres des matériaux stockés dans l’outil Facturation
Choisir la méthode comptable du contrat
Configurez la méthode comptable d’un nouveau contrat principal pour facturer les articles stockés sur une facture. Vous pouvez également configurer la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance créés avec l’outil Engagements au niveau du projet. Procore applique le paramètre que vous choisissez au contrat et à toutes les factures liées au contrat. Les choix sont les suivants :
- Basé sur le montant. Saisissez le montant forfaitaire pour les postes dans la ventilation des coûts du contrat et les factures du contrat.
- Basé sur l’unité/la quantité. Saisissez une quantité et un prix unitaire pour les postes dans la ventilation des coûts du contrat et les factures du contrat.
Conseil
Vous gérez les appels d’offres dans Procore ? Vous pouvez définir la méthode comptable de l’outil Appel d’offres au niveau du projet. Pour en savoir plus, consultez Comment définir la méthode comptable pour les appels d’offres ?Exemples
Ces exemples vous montrent comment choisir la méthode comptable pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance dans l’outil Engagements du projet et sur un nouveau contrat principal pour un projet. Pour en savoir plus, consultez Comment définir la méthode comptable d’un contrat ?
Engagements
Un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’outil Engagements configure les paramètres « Méthode comptable par défaut pour les bons de commande » et « Méthode comptable par défaut pour les contrats de sous-traitance » sous « Paramètres de contrat par défaut » de la page « Configurer les paramètres » de l’outil. Une fois définis, tous les engagements sur le projet utilisent la méthode configurée. Pour en savoir plus, consultez Configurer les paramètres avancés : Engagements.
Contrats principaux
Un utilisateur qui crée un contrat principal doit configurer sa méthode comptable par défaut avant d’ajouter des postes à sa ventilation des coûts. Une fois les postes ajoutés, vous ne pouvez pas modifier la méthode comptable. Dans Procore, la méthode comptable par défaut est celle des contrats basés sur le montant. Pour passer à la méthode basée sur l’unité/la quantité, cliquez sur le bouton dans la bannière en haut de la ventilation des coûts d’un contrat principal. Pour en savoir plus, consultez Créer des contrats principaux.
Configurer les paramètres des matériaux stockés pour un engagement
Pour activer la facturation des matériaux stockés sur un engagement, un membre de l’équipe disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’outil Engagements peut cocher le paramètre « Activer la facturation séparément des matériaux stockés » dans l’onglet Paramètres avancés d’un engagement.
Exemple
Il s’agit d’un exemple de paramètre « Matériaux stockés » sur un contrat. Ce paramètre est disponible sur l’outil Engagements. Pour activer l’option, cochez la case « Activer les factures », puis la case « Activer la facturation séparément pour les matériaux stockés ».
Si vos factures doivent tenir compte de la retenue de garantie, votre équipe a également la possibilité de cocher la case « Activer la retenue de matériel stocké ». Pour configurer les factures de sous-traitant afin qu’elles saisissent la retenue de garantie, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
Configurer les paramètres des matériaux stockés pour l’outil Facturation
Un membre de l’équipe disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’outil Engagements peut mettre à jour les paramètres des matériaux stockés sur l’outil Facturation au niveau du projet. Lorsqu’il est activé, Procore déplace automatiquement le montant saisi dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de la ventilation des coûts de la facture précédente dans la colonne « Travail terminé à partir de la demande précédente » sur la facture suivante.
Remarque
Pour de meilleurs résultats, Procore recommande de configurer ce paramètre avant que votre équipe ne crée des factures sur un projet. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre en cours de projet, comme indiqué dans cet exemple.Exemple
Il s’agit d’un exemple du paramètre « Matériaux stockés » dans l’outil Facturation au niveau projet.
Si vous activez ce paramètre en cours de projet, un message d’information vous informe de l’impact de la modification du paramètre sur vos contrats existants. L’utilisateur qui effectue la modification doit cliquer sur Mettre à jour pour accuser réception de l’invite.
Saisie de données basée sur le montant
Consultez cet exemple pour savoir comment facturer les matériaux stockés sur les factures lorsqu’un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « basée sur le montant ».
Entrée de données sur la première facture basée sur le montant
Pour la première facture du contrat, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le sous-traitant a reçu des matériaux sur place au cours de cette période de facturation, le contact de facturation entre 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Il s’agit du montant en devise des matériaux reçus. Une fois saisies, Procore met automatiquement à jour ces valeurs sur le poste (voir 2) :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en une valeur en pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement stockés. Procore met à jour cette colonne avec le montant de la colonne Nouveaux matériaux stockés (2 000,00 $).
- Date totale d’achèvement et d’entreposage ($). Procore ajoute l’entrée de 2 000,00 $ à cette colonne (voir 2). Remarque : Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs de la colonne Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux stockés et Matériaux actuellement stockés.
- Équilibrez jusqu’à la fin. Cette colonne n’est visible que par administrateur des factures(s). Procore prend le montant de la valeur prévue et soustrait le montant des nouveaux matériaux stockés pour calculer le solde à terminer). Remarque : Dans les factures suivantes, cette colonne affiche la baisse cumulée par rapport au montant contractuel pour le poste.
Entrée de données sur la deuxième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux stockés précédemment sur la facture actuelle (voir 1 à 2). Avant d’effectuer une entrée de données supplémentaires, notez que les valeurs mises en surbrillance (voir 3) correspondent à la première facture (ci-dessus).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaires sur le poste.
Pour cette entrée, le sous-traitant a reçu un montant supplémentaire de 2 500,00 $ en nouveaux matériaux qui sont maintenant stockés sur le chantier (ou dans une installation d’entreposage). Le contact de facturation saisit 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Après l’entrée, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2).
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %.
- Matériaux actuellement stockés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux stockés » et du montant des « Matériaux précédemment stockés » du montant de la « Valeur prévue ». Il s’agit de la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur Travaux achevés à partir de la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3).
Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux stockés sur la première facture ont été installés sur le chantier au cours de la période de facturation en cours. Pour résoudre ce problème, le contact chargé de la facturation prélève 1 000,00 $ de la colonne Matériaux précédemment stockés (voir 1) et déplace ces 1 000,00 $ dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 2).
Remarque
Une fois que vous avez modifié l’entrée dans la colonne Matériaux stockés précédemment, le système se concentre sur le système et passe à la colonne Retenue de garantie des travaux cette période ($). Cela se produit si l’administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l’engagement. Pour rester fidèle à l’objectif de facturation des matériaux stockés, l’entrée de données de retenue de garantie n’est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Pour savoir comment définir et libérer la retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou débloquer la retenue sur une facture de sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant des matériaux stockés précédemment vers la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement stockés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux stockés » et du montant des « Matériaux précédemment stockés » du montant de la « Valeur prévue ». Il s’agit de la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur Travaux terminés à partir de la demande précédente (%) reste inchangée.
Entrée de données sur la troisième facture basée sur le montant
Pour la période de facturation suivante, le sous-traitant reçoit des matériaux supplémentaires, les matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée sa troisième facture.
Sur la troisième facture :
- Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la deuxième facture et l’ajoute au montant de la colonne Matériaux stockés précédemment (voir 1).
- Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux stockés précédemment sur la deuxième facture et les déplace vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 1) Cela laisse 500,00 $ dans la colonne Matériaux stockés précédemment (voir 2).
- Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1). Il s’agit des nouveaux matériaux reçus au cours de la période de facturation en cours qui sont maintenant stockés. Procore ajoute la valeur Matériaux actuellement stockés à la valeur Matériaux stockés précédemment (voir 2) pour calculer la valeur Matériaux actuellement stockés (voir 3).
- Procore met également à jour automatiquement les valeurs suivantes sur le poste :
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la valeur des « Nouveaux matériaux stockés » et du montant des « Matériaux précédemment stockés » du montant de la « Valeur prévue ». Il s’agit de la baisse cumulée du montant contracté.
Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu’à ce que la valeur Solde à terminer d’un poste atteigne 0,00 $.
Saisie de données basée sur la quantité unitaire
Découvrez comment facturer les matériaux stockés sur les factures lorsqu’un contrat est configuré pour utiliser la méthode comptable « basée sur l’unité/la quantité ».
Saisie des données sur la première facture basée sur l’unité/la quantité
Avant l’entrée de données, la quantité dans la colonne Nouvelle quantité est définie à 0 par défaut sur la première facture.
Au cours de cette période de facturation, le sous-traitant a installé 100 unités. Un contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Une fois saisi, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 0,00 % $ à 12 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en une valeur en pourcentage (20 %) pour afficher la progression totale.
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) de la valeur prévue (62 500,00 $). Le solde de 50 000,00 $ pour terminer montre la baisse cumulative du montant contractuel.
Ensuite, la quantité dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) est définie à 0 par défaut sur la première facture. Au cours de cette période de facturation, 50 unités ont été stockées sur le chantier. Un contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté). Il s’agit de la quantité de matériaux reçus et stockés sur place. Une fois saisi, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 2) :
- Nouveaux matériaux stockés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement stockés (Qté). Procore met à jour cette quantité de 0 à 50.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (50) en un montant en devise (6 250,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute 6 250,00 $ à 12 500,00 $ et affiche 18 750,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit l’entrée en une valeur en pourcentage (30 %).
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (12 5000,00 $) et des nouveaux matériaux stockés ($) (6 250,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 43 750,00 $ représente la baisse cumulative du montant du contrat.
Saisie des données sur la deuxième facture basée sur la quantité/la deuxième unité
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente indique la « nouvelle quantité » soumise sur la première facture (voir 2) et la quantité de matériaux précédemment stockés (qté) indique les « nouveaux matériaux stockés (quantité) » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaires sur le poste.
Dans cet exemple, le sous-traitant a installé les 50 unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l’entrée Matériaux stockés précédents (Qté) sur 0 et déplace cette quantité (50) vers la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 100 unités supplémentaires, qu’il a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 100 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) (voir 2).
Une fois saisi, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Matériaux entreposés précédemment ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux précédemment stockés (Qté) par le prix unitaire.
- Nouveaux matériaux stockés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement stockés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (quantité) car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en un montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux précédemment stockés (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux stockés (quantité)(18 750,00 $) pour calculer le total de 31 250,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et stocké à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (50,00 %).
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux entreposés ($) (12 500,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 31 250,00 $ Affiche la baisse cumulée du montant du contrat.
Saisie des données sur la troisième facture/facture basée sur la quantité
Pour la période de facturation suivante, le contact de facturation prépare sa deuxième facture. Dans toutes les nouvelles factures, la nouvelle quantité est 0 par défaut (voir 1). La quantité précédente indique la « nouvelle quantité » soumise sur la facture précédente (voir 2) et la quantité de matériaux précédemment stockés (qté) indique les « nouveaux matériaux stockés (quantité) » de la facture précédente (voir 3).
Ensuite, effectuez une entrée de données supplémentaires sur le poste.
Dans cet exemple, le sous-traitant a installé 50 des unités précédemment stockées sur la facture précédente. Le contact de facturation met à jour l’entrée Matériaux stockés précédemment (Qté) de 100 à 50 et déplace la quantité (50) vers la colonne Nouvelle quantité (voir 1). Le sous-traitant a également reçu 50 unités supplémentaires, qu’il a toutes entreposées. Le contact de facturation saisit 50 dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (Qté) (voir 2).
Une fois saisi, Procore met automatiquement à jour les valeurs en surbrillance sur le poste (voir 3) :
- Nouvelle valeur. Procore calcule cette valeur en multipliant le montant de la nouvelle quantité par le prix unitaire.
- Matériaux entreposés précédemment ($). Procore calcule cette valeur en multipliant le montant des matériaux précédemment stockés (Qté) par le prix unitaire.
- Nouveaux matériaux stockés ($). Procore calcule l’entrée Nouveaux matériaux stockés (Qté) par le prix unitaire du contrat de sous-traitance.
- Matériaux actuellement stockés (Qté). Procore indique la quantité de matériaux actuellement stockés. Procore affiche les nouveaux matériaux stockés (quantité) car ils ont installé tous les matériaux stockés sur la facture précédente.
- Matériaux actuellement entreposés ($). Procore convertit la quantité (100) en un montant en devise (12 500,00 $).
- Total terminé et entreposé à ce jour ($). Procore ajoute la nouvelle valeur (6 250,00 $) de la nouvelle facture, soustrait les matériaux précédemment stockés ($) (6 250,00 $) de la facture précédente, puis ajoute les nouveaux matériaux stockés (quantité)(6 2500,00 $) pour calculer le total de 37 500,00 $.
- Total terminé et entreposé à ce jour (%). Procore convertit le total terminé et entreposé à ce jour ($) en une valeur en pourcentage (60,00 %).
- Équilibrez jusqu’à la fin. Procore soustrait la somme de la nouvelle valeur (6 250,00 $) et les nouveaux matériaux entreposés ($) (6 250,00 $) à partir de la valeur prévue (62 500,00 $) montant. 25 000,00 $ représente la baisse cumulative du montant du contrat.