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Procore

(Bêta) Créer des contrats principaux

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 En version bêta
Ce contenu est destiné aux participants au programme bêta Finances du projet : Expérience modernisée pour les contrats principaux. 

Objectif

Créer un contrat principal unique ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore. 

Contexte

Un contrat principal est un accord formel et juridique entre un propriétaire de projet de construction et un entrepreneur. Dans cette relation, le propriétaire du projet est généralement le pouvoir adjudicateur qui initie l'accord, possède les droits de développer une propriété et finance le projet. L'entrepreneur (également appelé entrepreneur principal, entrepreneur principal ou entrepreneur général) est embauché par le propriétaire du projet et accepte la responsabilité de l'achèvement du projet de construction. L'entrepreneur conclut également d'autres accords avec des sous-traitants, appelés engagements à Procore, afin d'achever les travaux du projet. 

Si votre compagnie a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats principaux pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat principal unique

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction. Si vous êtes un entrepreneur général, la création d'un seul contrat principal est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il a un seul maître d'ouvrage et une seule source de financement.

Quand créer des contrats principaux multiples

Si un projet a plusieurs propriétaires, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats principaux multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer des contrats principaux multiples dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations du système lorsque les projets ont des contrats principaux multiples? Les raisons du choix de créer des contrats principaux multiples incluent :

  • Sources de financement multiples. Un projet peut avoir plusieurs propriétaires, dont chacun fournit un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une compagnie, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres avancés : Contrats principaux. 
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour la pré-construction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
  • Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou un travail à PMG par étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux multiples pour chaque lot de travaux établi.
  • Modes de livraison de gestionnaire de construction en tant que conseiller (GCc). Un entrepreneur général opérant en tant que GCc peut avoir besoin de gérer des contrats principaux multiples entre un propriétaire et divers entrepreneurs.

Après avoir créé un contrat principal, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal.

 Conseil

La VDC du contrat principal de votre projet est-elle similaire aux postes budgétaires de votre projet? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat principal. Cela vous permet d'utiliser les fonctionnalités d'importation de l'outil Contrat principal pour créer rapidement la VDC du contrat principal à partir du budget du projet, ce qui élimine la saisie de données répétitive. 

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat principal ou plusieurs contrats principaux comme décrit ci-dessous :

Créer un contrat principal unique

  1. Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • S’il s’agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat principal sur la page « Créer un contrat principal pour commencer ».
      OU
    • Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat principal, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base du contrat

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

create-prime-contract-basic.png

Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base du contrat.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat principal, vous répertorie comme créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Nombre
    Pour numéroer vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez le nom de la compagnie effectuant les travaux ou fournissant les matériaux pour ce contrat. Pour apparaître sous forme d'option de liste, voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet . 
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.

Mettre à jour les informations générales sur le contrat principal

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

create-prime-contract-general-information.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent : Ébauche, Sortie pour soumission, Sortie pour signature, Approuvé, Terminé ou Résilié.
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement au contrat principal (ODCCP) et des factures au propriétaire, le statut de votre contrat principal doit être défini comme Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
  • Entrepreneur
    Sélectionnez le « Entrepreneur » dans cette liste déroulante. Il s’agit de la compagnie que votre équipe a embauchée pour effectuer le travail. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Architecte/Ingénieur
    Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour apparaître comme une option dans cette liste, la compagnie doit avoir un enregistrement dans le répertoire du projet.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Mettre à jour « Accès au contrat » pour le contrat principal

Par défaut, les contrats principaux sont visibles par tous les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Contrats principaux du projet. Pour modifier ses permissions d’accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

  1. Optionnel: Déplacez la visibilité de ce contrat uniquement aux administrateurs de projet et sélectionnez les utilisateurs Non-Admin à gauche ou à droite pour activer la restriction et l’activer. Procore active par défaut ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet avec accès au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour Non-Admin Utilisateurs . Pour apparaître comme une option dans cette liste, un utilisateur doit avoir un profil dans le répertoire du projet.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs Non admin » un accès pour afficher la ventilation des coûts, cochez la liste Autoriser ces utilisateurs Non-Admin à afficher les VDC items case à cocher .

Mettre à jour les dates du contrat pour le contrat principal

Pour mettre à jour le contrat principal avec des dates importantes, procédez comme suit :

prime-contract-contract-dates.png

Remarque
L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Contrats principaux peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d’achèvement substantielle
    Sélectionnez la date d’achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
     Conseil
    Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat principal (ODCCP) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du contrat
    Sélectionnez la date du contrat dans le contrôle du calendrier.
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d’exécution
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’exécution représente la date à laquelle l’accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
  • Émis à la date
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’émission représente la date à laquelle l’accord contractuel a été émis aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour est la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d’approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d’approbation (Lettres d'approbation) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de résiliation du contrat
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principale, une fois que toutes les parties ont satisfait à toutes leurs obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.

Ajouter des inclusions et des exclusions au contrat principal

Les inclusions de contrat et les exclusions varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix du contrat et étendue des travaux. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
  • Exclusions
    Ajoutez le exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Définir la méthode comptable

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseils
  • Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux événements de changement d'un contrat? Non. Si vous souhaitez que votre équipe saisisse les montants des unités/quantités lors des événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de quantité, Qté de revenu, Coût unitaire de revenu, Qté unitaire de l'ODG approximatif et Coût unitaire de l'ODG approximatif » dans la page Configurer les paramètres de l'outil de changement Outil Événements de changement . Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de changement et aux factures d'un contrat? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de changement et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur l'unité/la quantité produit des ordres de changement et des factures basés sur l'unité/la quantité.
  • Le fichier d'exportation PDF d'un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d'exportation PDF est basé sur le montant. De même, une unité/quantité basée génère un fichier d'exportation PDF basé sur l'unité/quantité. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l'unité/la quantité dans le fichier d'exportation PDF, l' administrateur Procore de votre compagnie doit demander les services de Solutions personnalisées.
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat principal

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur l’VDC du contrat à tout moment, tant que le contrat n’est PAS au statut « Approuvé ».

Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d’activer un paramètre de contrat, qui permet aux utilisateurs disposant de permissions de modification de la VDC d’apporter des modifications à l’VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts modifiable »?
Ajouter des postes au contrat principal VDC

Pour ajouter manuellement des postes au VDC du contrat principal :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
  2. Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
    • Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
  3. Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
      Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Entrez le nombre d’unités.
      • UdM
        Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans l’VDC du contrat principal à partir d’un fichier de CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .
    import-sov-from-csv.png
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants.  Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : Modèle de contrat principal VDC modèle.csv
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
  5. Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
  6. Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
    • Cliquez sur Téléverser le fichier.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes budgétaires existants du contrat principal et les remplacer par des données dans votre modèle.
  8. Cliquez sur Importer .

Joindre des fichiers au contrat principal

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat principal :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 

Créer plusieurs contrats principaux

Répétez les étapes décrites dans Créer un seul contrat principal ci-dessus pour chaque nouveau contrat principal.

Mise en garde
Il existe certaines limitations importantes à noter avant que vos équipes ne commencent à créer plusieurs contrats principaux sur un projet Procore. Pour plus de détails, vous êtes conseillé de consulter Quelles sont les limites lors de la création de contrats principaux multiples?