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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie

Objectif

Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou la compagnie exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente pendant la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau du projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les permissions d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients de Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau du projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer de permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet. 
  • Information supplémentaire :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour le travail que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » des détails de la facture. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile?
    • Pour savoir comment créer une facture pour libérer une retenue de garantie sur une facturation proportionnelle, voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez le facture sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture pour l’ouvrir.
    Cela ouvre la facture dans l’outil Engagements du projet.
    Remarques
    • Lors de la navigation vers un facture à partir de l’outil Facturation, votre utilisateur compte doit disposer des permissions d’utilisateur requises ci-dessus afin d’afficher et d’accéder à l’facture.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.  
  5. Faites défiler jusqu'à Tableau des valeurs
  6. Facultatif : Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
    Remarque : Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez évaluer différentes options pour déterminer la meilleure option pour vous :

      • Signature physique. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le à votre facture en pièce jointe. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, qui offrent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en pièce jointe. 
  9. Cliquez sur l’onglet Résumé.
  10. Cliquez sur Modifier.
  11. Dans la section Pièces jointes, téléversez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  12. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela change le statut de la facture en En cours de révision
    • Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre le facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut facture à Ébauche.
      Note: Une fois que vous soumettez l’facture à l’entrepreneur, vous ne pourrez plus le modifier à moins que l’entrepreneur ne modifie le statut Réviser et soumettre à nouveau.