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Procore

Créer une facture pour le déblocage de la retenue de garantie

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie.

Contexte

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture afin de libérer la retenue avant ou après la date d'échéance de la période de facturation, les autorisations de niveau "Admin" sur l'outil Engagements du projet.
    • Pour créer une facture pour débloquer la retenue avant la date d'échéance , les autorisations de niveau «Standard» de la période de facturation sur l'outil Engagements du projet et vous devez être ajouté au bon de commande ou au contrat de sous-traitance en tant que «Contact de facturation». Cela ajoute automatiquement votre nom à la liste déroulante «Privé».
    • Pour modifier le montant de la retenue à débloquer sur une facture avant les autorisations de niveau «Date d'échéance», «Lecture seule» de la période de facturation sur l'outil Engagements du projet et vous devez être ajouté au bon de commande ou à l'engagement en tant que «Contact de facturation». Cela ajoute automatiquement votre nom à la liste déroulante «Privé». Remarque : Vous n'êtes PAS autorisé à modifier le statut d'une facture et vous n'aurez accès qu'à l'utilisation du bouton «Soumettre pour examen» dans la facture.

Conditions préalables

  • Créez une facture de sous-traitant et enregistrez-la en tant que «brouillon».

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez la facture que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur son lien pour l'ouvrir.
  4. Sous l' onglet Résumé , vérifiez que les informations sont mises à jour.
  5. Cliquez sur l'onglet Détails.
  6. Cliquez sur Modifier.
  7. Faites défiler jusqu'aux colonnes Retainage dans le tableau.
  8. Dans la section Retenue - Validé cette période , entrez un montant pour indiquer la retenue en cours de déblocage au cours de cette période de facturation.
  9. Sous la colonne Retenue - Actuellement retenue , le système met automatiquement à jour le montant de retenue retenu.

    released-this-period.png
  10. Facultatif . Si l'entrepreneur créera un calendrier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants des travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne Sous-traitant réclamé cette période.
    Remarque: pour que la colonne «Sous-traitant réclamé cette période» apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil de facturation. Voir Configurer les paramètres: facturation .

subcontractor-field.png

  1. Cliquez sur Enregistrer.
  2. Facultatif . Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit:
    1. Choisissez Exporter > PDF .
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction de vos besoins commerciaux spécifiques, il existe différentes options que vous pouvez évaluer pour déterminer la meilleure option pour vous:

      • Signature humide . Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Ensuite, utilisez un scanner ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le à votre facture une pièce jointe.
      • Signature électronique . Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign © et Adobe® Acrobat ™, qui offrent des capacités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en tant que pièce jointe.
  3. Cliquez sur l’onglet Résumé.
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Dans la section Pièces jointes , téléchargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  6. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen . Cela change le statut de la facture en En cours de révision .
    • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut de la facture à Ébauche.
      Remarque : Une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pourrez plus la modifier à moins que l'entrepreneur change le statut à Réviser et soumettre à nouveau.

 

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