Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie
Objectif
Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.
Contexte
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
OU - Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » sur l’outil Engagements du projet et vous devez être le « Contact de facturation » désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé » du contrat. Si vous disposez de ces permissions, consultez ces tutoriels : Envoyez une « invitation à facturer » à un contact de facturation et Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
OU - Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet et vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » du contrat.
OU - Lecture sur les autres options de permissions : Afficher/Masquer
- Certains clients Procore choisissent d’accorder aux utilisateurs externes des permissions d’accès à l’outil Engagements du projet pour leur permettre de créer factures. Les options suivantes sont disponibles, mais PAS recommandées :
- Permission de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements du projet et désignée comme « Contact de facturation » dans la bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces permissions, ils ont la permission de modifier le montant de la retenue de garantie pour libérer le facture avant la « date d’échéance » d’une période de facturation.
- Certains clients Procore choisissent d’accorder aux utilisateurs externes des permissions d’accès à l’outil Engagements du projet pour leur permettre de créer factures. Les options suivantes sont disponibles, mais PAS recommandées :
- Définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.
- Si vous êtes le contact de facturation pour la « compagnie contractante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
- Demandez à une personne disposant d’une permission d’accès suffisante à Procore de créer le facture en votre nom.
OU - Suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
- Demandez à une personne disposant d’une permission d’accès suffisante à Procore de créer le facture en votre nom.
- S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
- Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l'outil de facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez le facture sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture pour l’ouvrir.
Cela ouvre la facture dans l’outil Engagements du projet.Remarques
- Lors de la navigation vers un facture à partir de l’outil Facturation, votre utilisateur compte doit disposer des permissions d’utilisateur requises ci-dessus afin d’afficher et d’accéder à l’facture.
- Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.
- Faites défiler jusqu'à Tableau des valeurs .
- Facultatif : Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
Remarque : Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation . - Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
- Choisissez Exporter > PDF.
- Signez le PDF.
Conseil
Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez évaluer différentes options pour déterminer la meilleure option pour vous :
- Signature physique. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le à votre facture en pièce jointe.
- Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, qui offrent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en pièce jointe.
- Cliquez sur l’onglet Résumé.
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la section Pièces jointes, téléversez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela change le statut de la facture en En cours de révision.
- Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre le facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut facture à Ébauche.
Note: Une fois que vous soumettez l’facture à l’entrepreneur, vous ne pourrez plus le modifier à moins que l’entrepreneur ne modifie le statut Réviser et soumettre à nouveau.