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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie

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Objectif

Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou la compagnie exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à considérer

Remarques
  • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
    • Un compte d’utilisateur Procore.
    • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
    • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
    • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » sur l’outil Engagements du projet et vous devez être le « Contact de facturation » désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé » du contrat. Si vous disposez de ces permissions, consultez ces tutoriels : Envoyez une « invitation à facturer » à un contact de facturation et Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
      OU
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d’un facture pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet et vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » du contrat.
      OU
    • Lecture sur les autres options de permissions : Afficher/Masquer  
      • Certains clients Procore choisissent d’accorder aux utilisateurs externes des permissions d’accès à l’outil Engagements du projet pour leur permettre de créer factures. Les options suivantes sont disponibles, mais PAS recommandées :
        • Permission de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements du projet et désignée comme « Contact de facturation » dans la bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces permissions, ils ont la permission de modifier le montant de la retenue de garantie pour libérer le facture avant la « date d’échéance » d’une période de facturation.
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.  
    • Si vous êtes le contact de facturation pour la « compagnie contractante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
    • Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez le facture sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture pour l’ouvrir.
    Cela ouvre la facture dans l’outil Engagements du projet.
    Remarques
    • Lors de la navigation vers un facture à partir de l’outil Facturation, votre utilisateur compte doit disposer des permissions d’utilisateur requises ci-dessus afin d’afficher et d’accéder à l’facture.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.  
  5. Faites défiler jusqu'à Tableau des valeurs . 
  7. Facultatif : Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
    Remarque : Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez évaluer différentes options pour déterminer la meilleure option pour vous :

      • Signature physique. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le à votre facture en pièce jointe. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, qui offrent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en pièce jointe. 
  10. Cliquez sur l’onglet Résumé.
  11. Cliquez sur Modifier.
  12. Dans la section Pièces jointes, téléversez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  13. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela change le statut de la facture en En cours de révision. 
    • Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre le facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut facture à Ébauche.
      Note: Une fois que vous soumettez l’facture à l’entrepreneur, vous ne pourrez plus le modifier à moins que l’entrepreneur ne modifie le statut Réviser et soumettre à nouveau.