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Procore

Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?

Contexte

Lors de la création d'une facture en amont , Procore peut prendre les données saisies dans d'autres outils Procore et remplir automatiquement les champs correspondants sur la facture pour vous. Cela comprend :

Réponse

Après avoir créé une facture en amont, une invite de confirmation vous demande de décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de la facture en utilisant les montants entrés dans les ordres de changement de votre projet, les coûts directs et les factures en aval.

 Important

Pour garantir que Procore inclut les valeurs en dollars prévues sur la facture en amont, les items suivants doivent correspondre exactement à la « division » ou au « code de coût » sur le poste d'un contrat ou d'un financement :

  • Le code de coût et le type de coût sur la facture doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur un poste dans le tableau des valeurs du contrat ou du financement.  Pour que Procore remplisse automatiquement la facture avec une division et un code de coût spécifiques (01-100), le code de coût doit correspondre exactement (01-100) à un poste du tableau des valeurs.
  • Le code de coût et le type de coût sur tout poste de coût doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur le contrat ou le financement.  
Exemple

L'exemple ci-dessous montre l'invite de message pour remplir automatiquement une facture en amont. Dans cet exemple, le message concerne une facture en amont créée dans l'outil Contrats principaux. 

prefill-owner-invoice.png

Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :

 
 

  • Annuler. Ferme la fenêtre.
  • Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
  • Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement stockés ».

Lorsque vous cliquez sur Oui dans le message de confirmation, les PDF de facture pertinents et toutes les pièces jointes PDF de factures et de coûts directs de la période de facturation d' engagement sélectionnée seront combinés en un seul fichier PDF et seront automatiquement joints à votre nouvelle facture en amont sous le champ Pièces jointes.

Comment Procore utilise vos données pour remplir automatiquement la facture 

Pour que Procore remplisse correctement une facture en utilisant les montants de votre facture et les coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, les conditions suivantes doivent être vraies :

Pour les montants de coûts directs

  • Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
  • La « Date de réception » du coût direct (voir Créer un coût direct ) doit être comprise entre la « Date de début » et la « Date de fin » de la période de facturation d'une facture. Voir Créer des périodes de facturation automatiques et Créer des périodes de facturation manuelles
  • Seuls les coûts directs de l'outil Coûts directs du projet sont automatiquement renseignés. 
     Important
    • Les utilisateurs peuvent travailler avec leur Procore point of contact pour demander à l'équipe ERP de Procore de configurer un paramètre dans le client de synchronisation hh 2 pour définir la « date comptable » ou la « date de transaction » du contrat Sage 300 CRE® comme « date de réception des coûts directs » dans Procore. Cela permet aux transactions de coût du projet de votre système ERP de remplir automatiquement les factures du propriétaire dans Procore pour la période de facturation pertinente. 
    • Pour les clients utilisant des intégrations ERP, les coûts directs ne peuvent être préremplis sur une facture de propriétaire que lors de l'utilisation des intégrations Procore + Sage 300 CRE®, Viewpoint® Vista™ Integration by Ryvit ou Procore + Acumatica Cloud ERP. 

Pour les montants des factures en aval

Les factures en aval incluent à la fois les factures des sous-traitants et les factures des entrepreneurs créées dans l'outil Engagements au niveau du projet.

  • La facture en aval doit être associée à la période de facturation d'engagement sélectionnée.
  • La facture en aval doit avoir le statut Approuvé , Approuvé comme noté ou En attente d' approbation du propriétaire .
  • La facture en aval doit avoir au moins un (1) poste.
  • Les postes de la facture en aval doivent remplir l'une des conditions suivantes : 
    • Le code de coût et le type de coût sur le poste doivent correspondre au code et au type de coût sur la facture en amont et/ou le poste de coût direct.
      OU
    • Le code de coût sur le poste doit être un membre de la division. Par exemple, supposons qu'il y ait un poste sur une facture en aval pour le code de coût 03-300 et un poste distinct pour la division 03. Dans ce scénario, le montant du poste pour le code de coût 03-300 sera copié dans le poste de la division 03.
      Mise en garde

      Si une facture en aval comporte plusieurs postes sur un subcontractor invoice et/ou un poste de coût direct qui partage le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l'esprit que Procore dupliquera le montant sur les DEUX postes en amont facture, en doublant le montant de la facture.  Pour éviter ce comportement, il est important de s'assurer que vous n'avez qu'un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.  

  • Si vous choisissez de compiler une sauvegarde de facture, Procore joint la sauvegarde compilée à la facture en aval. Si l'intégration DocuSign © est utilisée, la sauvegarde inclut également tous les PDF. 

Pour les coûts directs et les montants des factures en aval

  • Une fois qu'une facture en amont est créée, vous ne pouvez pas copier automatiquement les valeurs des factures en aval ou diriger les coûts vers la facture en amont ultérieurement. Au lieu de cela, vous devez saisir manuellement les montants.
  • Seuls les montants des factures en aval et des coûts directs sont copiés. Si la facture en aval copiée et le coût direct sont révisés une fois l'action de copie terminée, la facture en amont n'est pas mise à jour avec les montants révisés.
  • Si la méthode comptable d'un engagement est basée sur l'unité/la quantité, seule la valeur est copiée. La quantité n'est PAS reflétée dans la facture en amont. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?

Renseignements supplémentaires

  • Les montants facturés pour les ordres de changement sont automatiquement complétés en prenant les valeurs de la facture en aval et en les incluant sur la facture en amont lorsque les postes comportent les éléments suivants :
    • L'ordre de changement au contrat ou au financement et l'ordre de changement à l'engagement correspondant doivent être le même poste que l' événement de changement pour lequel les items ont été créés. N'oubliez pas que l'outil Événements de changement doit être activé dans vos projets.
    • Les postes ont des ordres de changement ventilés par poste. Par défaut, cette fonction est automatiquement activée, sauf si votre projet Procore a été créé avant le 29 mars 2018. 
  • Lors de la saisie automatique des données, ces données sont copiées à partir des factures en aval (ou des coûts directs) et saisies dans l'onglet « Détail » de votre facture en amont :
    • Les montants de la colonne « Travaux terminés (cette période) » sur les factures en aval et les coûts directs sont copiés dans la colonne « Travaux terminés (cette période) » de votre facture en amont.
    • Les montants de la colonne « Matériaux actuellement stockés » sur les factures en aval sont copiés dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de votre facture en amont.