Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont? (Héritage)
Contenu hérité
Ce tutoriel détaille l'expérience héritée pour les factures au propriétaire. Pour plus d'informations sur l'expérience du programme bêta de facture de propriétaire, consultez Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture au donneur d'ouvrage?Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
Contexte
Lors de la création d'une facture en amont, Procore vous demande si vous souhaitez remplir automatiquement la facture avec les données d'autres outils Procore. Cela inclut les données de :
- Les factures de sous-traitant ont le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire pour la même période de facturation que la facture au propriétaire.
- Coûts directs au statut Approuvé lorsque la « date de réception » fait partie de la même période de facturation que la facture au propriétaire.
- Les ordres de changement à l'engagement ayant le statut Approuvé qui sont également inclus dans les ordres de changement au contrat principal pour la même période de facturation que la facture au propriétaire.
Réponse
Après avoir créé une facture en amont, une invite de confirmation vous demande de décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de la facture en utilisant les montants entrés dans les ordres de changement de votre projet, les coûts directs et les factures en aval.
Important
Pour garantir que Procore inclut les valeurs en dollars prévues sur la facture en amont, les items suivants doivent correspondre exactement à la « division » ou au « code de coût » sur le poste d'un contrat ou d'un financement :
- Le code de coût et le type de coût sur la facture doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur un poste dans le tableau des valeurs du contrat ou du financement. Pour que Procore remplisse automatiquement la facture avec une division et un code de coût spécifiques (01-100), le code de coût doit correspondre exactement (01-100) à un poste du tableau des valeurs.
- Le code de coût et le type de coût sur tout poste de coût doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur le contrat ou le financement.
Exemple
L'exemple ci-dessous montre l'invite de message pour remplir automatiquement une facture en amont. Dans cet exemple, le message concerne une facture en amont créée dans l'outil Contrats principaux.
Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :
- Annuler. Ferme la fenêtre.
- Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
- Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement stockés ».
Lorsque vous cliquez sur Oui dans le message de confirmation, les PDF pertinents et toutes les pièces jointes PDF de facture et de coût direct de la période de facturation d' engagement sélectionnée seront combinés en un seul fichier PDF et seront automatiquement joints à votre nouvelle facture en amont dans le champ Pièces jointes.
Comment Procore utilise vos données pour compléter automatiquement la facture
Pour que Procore remplisse correctement une facture en utilisant les montants de votre facture et les coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, les conditions suivantes doivent être vraies :
Pour les montants de coûts directs
- Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
- La « date de réception » du coût direct (voir Créer un coût direct) doit être comprise entre la « date de début » et la « date de fin » de la période de facturation d’une facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
- Seuls les coûts directs de l'outil Coûts directs du projet sont automatiquement renseignés.
Important
- Les utilisateurs peuvent utiliser leur Point de contact Procore pour demander à l’équipe ERP de Procore de configurer un paramètre dans le client de synchronisation hh2 pour définir la « date comptable » ou la « date de transaction » du contrat Sage 300 CRE® comme « date de réception des coûts directs » dans Procore. Cela permet aux transactions de coûts du projet de votre système ERP de remplir automatiquement les factures au propriétaire dans Procore pour la période de facturation concernée.
- Pour les clients utilisant les Intégrations ERP, les coûts directs ne peuvent être automatiquement complétés sur une facture au donneur d'ouvrage que lors de l'utilisation de certaines intégrations Procore + ERP. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Pour les montants des factures en aval
Les factures en aval incluent à la fois les factures des sous-traitants et les factures des entrepreneurs créées dans l'outil Engagements au niveau du projet.
- La facture en aval doit être associée à la période de facturation d'engagement sélectionnée.
- La facture en aval doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d' approbation du propriétaire.
- La facture en aval doit avoir au moins un (1) poste.
- Les postes de la facture en aval doivent remplir l'une des conditions suivantes :
- Le code de coût et le type de coût sur le poste doivent correspondre au code et au type de coût sur la facture en amont et/ou le poste de coût direct.
OU - Le code de coût sur le poste doit être un membre de la division. Par exemple, supposons qu'il y ait un poste sur une facture en aval pour le code de coût 03-300 et un poste distinct pour la division 03. Dans ce scénario, le montant du poste pour le code de coût 03-300 sera copié dans le poste de la division 03.
Mise en garde
Si un facture en aval a plusieurs postes sur un facture de sous-traitant et/ou un coût direct poste qui partagent le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l’esprit que Procore dupliquera le montant sur LES DEUX postes du facture en amont, doublant ainsi le montant sur la facture. Pour éviter ce comportement, il est important de vous assurer que vous n’avez qu’un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.
- Le code de coût et le type de coût sur le poste doivent correspondre au code et au type de coût sur la facture en amont et/ou le poste de coût direct.
- Si vous choisissez de compiler une sauvegarde de facture, Procore joint la sauvegarde compilée à la facture en aval. Si l'intégration DocuSign © est utilisée, la sauvegarde inclut également tous les PDF.
Pour les coûts directs et les montants des factures en aval
- Une fois qu'une facture en amont est créée, vous ne pouvez pas copier automatiquement les valeurs des factures en aval ou diriger les coûts vers la facture en amont ultérieurement. Au lieu de cela, vous devez saisir manuellement les montants.
- Seuls les montants des factures en aval et des coûts directs sont copiés. Si la facture en aval copiée et le coût direct sont révisés une fois l'action de copie terminée, la facture en amont n'est pas mise à jour avec les montants révisés.
- Si la méthode comptable d'un engagement est basée sur l'unité/la quantité, seule la valeur est copiée. La quantité n'est PAS reflétée dans la facture en amont. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
Renseignements supplémentaires
- Les montants facturés pour les ordres de changement sont automatiquement complétés en prenant les valeurs de la facture en aval et en les incluant sur la facture en amont lorsque les postes comportent les éléments suivants :
- L'ordre de changement au contrat ou au financement et l'ordre de changement à l'engagement correspondant doivent être le même poste que l' événement de changement pour lequel les items ont été créés. N'oubliez pas que l'outil Événements de changement doit être activé dans vos projets.
- Les postes ont des ordres de changement ventilés par poste. Par défaut, cette fonction est automatiquement activée, sauf si votre projet Procore a été créé avant le 29 mars 2018.
- Lors de la saisie automatique des données, ces données sont copiées à partir des factures en aval (ou des coûts directs) et saisies dans l'onglet « Détail » de votre facture en amont :
- Les montants de la colonne « Travaux terminés (cette période) » sur les factures en aval et les coûts directs sont copiés dans la colonne « Travaux terminés (cette période) » de votre facture en amont.
- Les montants de la colonne « Matériaux actuellement stockés » sur les factures en aval sont copiés dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de votre facture en amont.