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Procore

Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'Admin

Objectif

Approuver ou rejeter les postes sur une facture de sous-traitant à l'aide de l'outil Engagements du projet.

Contexte

Si vous êtes responsable de la gestion de l'exactitude des factures des sous-traitants de votre projet, vous pouvez approuver ou rejeter des postes individuels sur la facture. Afin d'effectuer une révision en tant qu'administrateur de factures, votre compte d'utilisateur Procore doit disposer des permissions d'utilisateur requises décrites ci-dessous. Une fois ces permissions attribuées, vous pouvez accéder à la facture à l'aide de l'outil Engagements du projet ou de l'outil Facturation du projet. Ce tutoriel explique comment consulter les factures de votre projet à l'aide de l'outil Engagements.

Éléments à considérer

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, recherchez la commande fournisseur ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Afficher.
  3. Cliquez sur l’onglet Factures.
  4. Recherchez la facture que vous souhaitez consulter. Cliquez ensuite sur Modifier.
  5. Cliquez sur Modifier.
  6. Approuvez ou rejetez la facture comme suit :
    • Cliquez sur icon-inspections-pass.png à gauche de l’item de ligne pour l’approuver.
    • Cliquez sur icon-inspections-fail.png à gauche de l’item de ligne pour le rejeter.
      Remarques
      • Si vous rejetez un poste, vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires pour documenter le motif de votre refus.
      • Les commentaires relatifs aux rejets ne sont PAS inclus dans le courriel automatisé envoyé au sous-traitant.  
      approve-reject-line-item.png
      Remarques
      • Si vous avez activé l'option Activer les montants proposés par le sous-traitant dans les paramètres d'engagement, la colonne « Le sous-traitant a réclamé cette période » apparaîtra sur cet écran. Voir Créer un échéancier de paiement.
      • Si vous rejetez un poste, le PDF d'exportation de l'outil Facturation comprend un tableau « Raisons de la différence ». Cela présente tous les commentaires saisis détaillant le rejet. Voir Exporter une facture propriétaire au format PDF, CSV ou PDF avec pièces jointes
      • Alors que la colonne « Le sous-traitant a réclamé cette période » peut refléter ce qu’un sous-traitant a soumis, un admin peut ajuster les colonnes « Travaux terminés pendant cette période » et « Matériaux actuellement stockés » séparément pour définir les montants appropriés.

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  1. Cliquez sur Enregistrer.
  2. Dans la fenêtre contextuelle Terminer la révision, vous pouvez mettre à jour l'état et ajouter des commentaires supplémentaires. Le statut par défaut est Réviser et soumettre à nouveau si des postes ont été rejetés. Si aucun poste n'a été rejeté, l'état par défaut est En cours de révision. Des commentaires supplémentaires seront envoyés à tous les contacts de facturation pour l'engagement si Réviser et soumettre à nouveau est sélectionné.

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