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Procore

Configurer les paramètres : Facturation

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Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil Facturation du projet.

Contexte

Si votre équipe de projet prévoit d'utiliser l'outil Facturation de Procore, il est recommandé de configurer les paramètres de l'outil avant que votre équipe ne commence à créer des factures pour le projet. Les paramètres de facturation contrôlés au niveau du projet comprennent :

  • Période de facturation par défaut. Les paramètres de cette section vous permettent de définir la période de facturation par défaut pour l'outil de facturation. Le fait de renseigner ces informations permet à Procore de remplir automatiquement les champs de date dans la fenêtre qui apparaît lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton + Créer une période de facturation.
  • Courriels. Les paramètres de cette section vous permettent d'ajouter le corps d'un message sortant à vos invitations et messages de rappel.
  • Autre. Les paramètres de cette section vous permettent de choisir d'inclure un pied de page sur vos factures, d'afficher ou de masquer les montants réclamés par les sous-traitants, et vous permettent également de décider si les sous-traitants sont autorisés à surfacturer.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sous Paramètres, vous avez les choix suivants :

Configurer la période de facturation par défaut

Dans la section Période de facturation par défaut, définissez la plage de dates et la date d’échéance par défaut de Procore à utiliser lors de la création automatique de nouvelles périodes de facturation. Cliquez toujours sur le bouton Mettre à jour lorsque vous êtes prêt à apporter vos modifications.

invoicing-default-billing-period.png

  • Date de début
    Sélectionnez la date du calendrier du mois pour que la période de facturation commence. Procore utilise ce paramètre pour :
    • Remplissez automatiquement la date de » lorsque vous créez une période de facturation manuelle. Voir Créer des périodes de facturation manuelles. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d’une période de facturation.
    • Remplissez automatiquement la « Date de début » lorsque Procore crée une période de facturation automatique. Voir Créer des périodes de facturation automatique.
    • La « Date de début » par défaut de Procore est le « 1er du mois ». Vous pouvez modifier ce paramètre à n’importe quelle date que vous souhaitez.
  • Date de fin
    Sélectionnez la date du calendrier du mois pour la période de facturation à terminer. Procore utilise ce paramètre pour :
    • Remplissez automatiquement la date du projet dans une période de facturation manuelle. Voir Créer des périodes de facturation manuelles. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d’une période de facturation.
    • Remplissez automatiquement la « Date de début » lors de la création d’une période de facturation automatique. Voir Créer des périodes de facturation automatique.
    • La « Date de fin » par défaut est le « 31 du mois ». Vous modifiez ce paramètre à n’importe quelle date que vous souhaitez.
  • Date d’échéance
    Sélectionnez la date du calendrier du mois pour indiquer la date à laquelle l’facture doit être soumise à la compagnie pour payer les travaux effectués au facture. Procore utilise ce paramètre pour :

Configurer les options de courriel de facture

Dans la section Courriels, définissez les paramètres par défaut facultatifs pour les messages de notification par courriel de l’outil Facturation. Cliquez toujours sur le bouton Mettre à jour lorsque vous êtes prêt à apporter vos modifications.

invoicing-email-settings.png

  • Facultatif : Message personnalisé d'invitation et de rappel
    Tapez un message dans cette case. Ce texte sera inclus à la fois dans les courriels d'invitation à facturer et de rappel automatique que Procore envoie à vos contacts de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.
  • Facultatif : Rappeler aux sous-traitants de facturer
    Activez cette option pour envoyer un courriel de rappel automatique à vos contacts de facture. Le paramètre par défaut est désactivé. Définissez ensuite la cadence de ces courriels en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 Jours ou Tous les 3 Jours dans la liste déroulante Fréquence . Une fois la « date d’échéance » d’un facture passée, Procore arrête automatiquement d’envoyer des messages de rappel.
  • Facultatif : Envoyer un résumé des factures en cours de révision
    Basculez cette option SUR et sélectionnez Hebdomadaire dans la liste déroulante Fréquence pour envoyer un résumé hebdomadaire tous les lundis. Le paramètre par défaut est désactivé. Les factures de la période de facturation en cours sont incluses dans ce message de résumé lorsqu’elles se trouvent dans le statut Ébauche, En cours de révision ou Réviser et soumettre à nouveau . Les messages de résumé sont envoyés aux membres de la liste déroulante « Distribution des factures », qui se trouve dans la section Distributions par défaut de la page Configurer les paramètres dans l’outil Engagements. Voir Configurer les paramètres avancés : Engagements.
  • Facultatif : Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées
    Activez cette option pour envoyer automatiquement un courriel de notification à vos facture contacts lorsqu’un statut d’un facture est modifié en Approuvé ou Approuvé comme noté par un facture administrateur. Le paramètre par défaut est désactivé. Voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu’Admin.

Configurer les paramètres « Autre »

Dans la section Autre, vous avez les choix ci-dessous. Cliquez toujours sur le bouton Mettre à jour lorsque vous êtes prêt à apporter vos modifications.

invoicing-other-settings.png

  • Facultatif : Texte du pied de page PDF de la sous-facture
    Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le pied de page d'une facture PDF créée par un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ est utile pour ajouter une déclaration concernant la conformité aux réglementations locales.
     Important
    Le texte « Pied de page PDF de la sous-facture » apparaît uniquement lorsqu'un utilisateur disposant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet génère le PDF. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements.
  • Facultatif : Indiquer les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, les entrepreneurs généraux pourront faire la différence entre ce qu'un sous-traitant demande et ce que l'entrepreneur général approuve.
    Remarque
    flag-australia.pngEn Australie et en Nouvelle-Zélande, l’activation du paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » permettra également aux entrepreneurs généraux de créer un échéancier de paiement PDF en réponse à l’facture. Voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu’Admin.  Pour créer un échéancier de paiement, voir Créer un échéancier de paiement.
    • Montant total réclamé
       Ce montant reflète la colonne « Montant proposé » dans l'onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie. 
    • Montant total approuvé
      Ce montant reflète la valeur « Travaux terminés pendant cette période » plus « Matériaux actuellement stockés » sur l'onglet « Détails » de la facture. Cette valeur exclut également la retenue de garantie.
      • Montants réclamés et approuvés ligne par ligne dans le tableau détaillé.
      • Le commentaire global de la facture.
    • Raisons de la différence
      Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels pour lesquels il y avait une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d'informations sur l'ajout de commentaires, voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin.
  • Autoriser les sous-traitants à surfacturer. Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de Procore de soumettre un facture lorsqu’un facture a des postes qui dépassent 100 % du montant budgété. Les montants de plus de 100 % du montant budgété sont inclus dans la facture PDF. Pour en savoir plus, voir Autoriser ou empêcher la surfacturation sur une facture de sous-traitant.