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Procore

Configurer les paramètres : facturation

Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil Facturation du projet.

Contexte

Si votre équipe de projet prévoit d'utiliser l'outil Facturation de Procore, il est recommandé de configurer les paramètres de l'outil avant que votre équipe ne commence à créer des factures pour le projet. Les paramètres de facturation contrôlés au niveau du projet comprennent :

  • Période de facturation par défaut. Les paramètres de cette section vous permettent de définir la période de facturation par défaut pour l'outil de facturation. Le fait de renseigner ces informations permet à Procore de remplir automatiquement les champs de date dans la fenêtre qui apparaît lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton + Créer une période de facturation.
  • Courriels. Les paramètres de cette section vous permettent d'ajouter le corps d'un message sortant à vos invitations et messages de rappel.
  • Autre. Les paramètres de cette section vous permettent de choisir d'inclure un pied de page sur vos factures, d'afficher ou de masquer les montants réclamés par les sous-traitants, et vous permettent également de décider si les sous-traitants sont autorisés à surfacturer.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres  .
  3. Sous Paramètres, spécifiez les paramètres par défaut pour les périodes de facturation et les factures de votre projet comme suit :

    facturation-settings.png

  4. Dans la section Période de facturation par défaut définissez la plage de dates et la date d'échéance par défaut à utiliser lors de la création de nouvelles périodes de facturation :
    • Date de début
      Sélectionnez la date de calendrier du mois à laquelle la période de facturation commence. Ce paramètre est utilisé pour renseigner automatiquement la date par défaut « De » dans une période de facturation manuelle (voir Créer des périodes de facturation manuelle) et la « Date de début » dans une période de facturation automatique. Voir Créer des périodes de facturation automatique. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation.
    • Date de fin
      Sélectionnez la date de calendrier du mois à laquelle la période de facturation se termine. Ce paramètre est utilisé pour renseigner automatiquement la date par défaut « À » dans une période de facturation manuelle (voir Créer des périodes de facturation manuelle) et la « Date de début » dans une période de facturation automatique. Voir Créer des périodes de facturation automatique. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation.
    • Date d'échéance
      Sélectionnez la date de calendrier du mois pour indiquer la « Date d'échéance » qui apparaît par défaut lors de la création d'une période de facturation automatique ou manuelle. Une fois cette date passée, les contacts de facturation ne peuvent plus exécuter les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. Cependant, le contact de facturation peut modifier une facture après la date d'échéance, si la facture est à l'état Ébauche ou Réviser et soumettre de nouveau. En outre, un administrateur des factures peut créer une facture pour le compte d'un contact de facturation une fois la « date d'échéance » passée.
  5. Dans la section courriels, définissez les paramètres par défaut pour les messages de l'outil Facturation :
    • Facultatif : Message personnalisé d'invitation et de rappel
      Tapez un message dans cette case. Ce texte sera inclus à la fois dans les courriels d'invitation à facturer et de rappel automatique que Procore envoie à vos contacts de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.
    • Facultatif : Rappelez aux sous-traitants de procéder à la facturation
      Activez cette option pour envoyer un courriel de rappel automatique à vos contacts de facturation. Ensuite, définissez la cadence de ces courriels en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 jours ou Tous les 3 jours dans le menu déroulant Fréquence. Une fois que la « date d'échéance » sur une facture est passée, Procore arrête automatiquement d'envoyer des messages de rappel.
    • Facultatif : Envoyer un résumé des factures en cours de révision Factures
      Activez cette option et sélectionnez Hebdomadaire dans le menu déroulant Fréquence pour envoyer un résumé hebdomadaire tous les lundis. Les factures pour la période de facturation en cours sont incluses dans ce message de résumé lorsqu'elles sont dans le statut Ébauche, En cours de révision ou Réviser et soumettre à nouveau. Les messages résumés sont envoyés aux membres du menu déroulant « Distribution des factures », qui se trouve dans la section Distributions par défaut de la page Configurer les paramètres dans l'outil Engagements. Voir Configurer les paramètres avancés : Engagements.
    • Facultatif : Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées
      Activez cette option pour envoyer automatiquement un courriel de notification à vos contacts de facturation lorsque le statut d'une facture passe à Approuvé ou Approuvé comme noté par un administrateur de facture. Voir Vérifier une facture de sous-traitant en tant qu'Admin.
  6. Dans la section Autre, procédez comme suit :
    • Facultatif : Texte du pied de page PDF de la sous-facture
      Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le pied de page d'une facture PDF créée par un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ est utile pour ajouter une déclaration concernant la conformité aux réglementations locales.
       Important
      Le texte « Pied de page PDF de la sous-facture » apparaît uniquement lorsqu'un utilisateur disposant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet génère le PDF. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements.
    • Facultatif : Indiquer les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, les entrepreneurs généraux pourront faire la différence entre ce qu'un sous-traitant demande et ce que l'entrepreneur général approuve.
       Remarque
      flag-australia.png En Australie et en Nouvelle-Zélande, l'activation du paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » permettra également aux entrepreneurs généraux de créer un calendrier de paiement PDF en réponse à la facture. Voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin. Pour créer un échéancier de paiement, voir Créer un échéancier de paiement.
      • Montant total réclamé
        Ce montant reflète la colonne « Le sous-traitant a réclamé pendant cette période » sur l'onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie.
      • Montant total approuvé
        Ce montant reflète la valeur « Travaux terminés pendant cette période » plus « Matériaux actuellement stockés » sur l'onglet « Détails » de la facture. Cette valeur exclut également la retenue de garantie.
        • Montants réclamés et approuvés ligne par ligne dans le tableau détaillé.
        • Le commentaire général pour la facture.
      • Raisons de la différence
        Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels pour lesquels il y avait une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d'informations sur l'ajout de commentaires, voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu'Admin.
    • Autoriser les sous-traitants à surfacturer. Activez cette option pour permettre à un contact de facturation de soumettre une facture à plus de 100 %. Ceci est inclus dans le PDF.
  7. Cliquez sur Mettre à jour.

 

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