Configurer les paramètres : Facturation
Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
Objectif
Configurer les paramètres avancés de l'outil Facturation au niveau du projet en tant qu'administrateur de factures.
Contexte
Un administrateur des factures doit configurer les paramètres de l'outil Facturation avant que les membres de votre équipe ne créent des factures sur un projet Procore.
Éléments à considérer
Étapes
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres
. - Sous Paramètres, configurez les options.
Période de facturation par défaut
Ces paramètres remplissent les champs de date dans l'invite « Configurer la période de facturation » lorsque les utilisateurs créent des périodes de facturation manuelles avec l'outil Facturation.
Conseil
Fatigué de définir de nouvelles dates à chaque fois que vous créez une période de facturation manuelle? Un administrateur des factures peut configurer les dates de période de facturation par défaut pour prédéfinir les dates dans les champs De, À et Date d'échéance dans l'invite « Configurer la période de facturation ». Voir Créer des périodes de facturation manuelle avec l'outil Facturation. Si vous ne terminez pas cette configuration, aucune date prédéfinie ne s'affiche. Au lieu de cela, vous verrez : mm/jj/aaaaPour configurer les paramètres de période de facturation par défaut :
- Choisissez ces dates :
- Date de début. Acceptez la date de début par défaut du « 1er du mois » ou choisissez une date différente. Cela remplit la date « De » dans l'invite.
- Date de fin. Acceptez la date de fin par défaut du « 31 du mois » ou choisissez une date différente. Cela remplit la date « Au » dans l'invite.
- Date d'échéance. Acceptez la date d'échéance par défaut du « 25 du mois » ou choisissez une date différente. Cela remplit le champ « Date d'échéance » dans l'invite.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Renonciations de privilège
Ces paramètres ne sont disponibles qu'avec Procore Pay. Pour obtenir des instructions :
Courriels
Utilisez ces paramètres pour ajuster les courriels de l'outil Facturation.
Pour configurer les paramètres des courriels :
- Tapez un message pour vos contacts de facturation dans la zone Message personnalisé d'invitation et de rappel .
Conseil
Où ce texte est-il utilisé? Procore inclut ce texte dans l'« invitation à facturer » et les courriels de rappel automatiques. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation. - Déplacez le bouton vers la droite pour activer une option. Déplacez-le vers la gauche pour le désactiver. Le paramètre par défaut de ces options est DÉSACTIVÉ :
- Rappelez aux sous-traitants de facturer. À cette option activée pour envoyer un courriel de rappel automatique à vos contacts de facturation. Définissez ensuite la cadence de ces courriels en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 jours ou Tous les 3 jours dans la liste déroulante Fréquence . Une fois la « date d'échéance » d'une facture passée, Procore arrête automatiquement d'envoyer des messages de rappel.
- Envoyer un résumé des factures en cours de révision. Activez cette option et sélectionnez Hebdomadaire dans la liste déroulante Fréquence pour envoyer un résumé hebdomadaire chaque lundi. Les factures pour la période de facturation en cours sont incluses dans ce message de résumé lorsqu'elles affichent le statut Ébauche, En cours de révision ou Réviser et soumettre à nouveau. Les messages de synthèse sont envoyés aux membres de la liste déroulante « Distribution des factures », qui se trouve dans la section Distributions par défaut de la page Configurer les paramètres de l'outil Engagements. Voir Configurer les paramètres : engagements.
- Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvéesd. Activez cette option pour envoyer automatiquement un courriel de notification à vos contacts de facturation lorsque le statut d'une facture passe à Approuvé ou Approuvé comme noté par un administrateur de facture. Voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures.
- Cliquez sur Mettre à jour.
autres
Utilisez ces paramètres pour configurer le comportement du système pour les factures de sous-traitants :
Pour configurer les autres paramètres :
- Facultatif : Texte de pied de page PDF de la sous-facture. Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le pied de page d'une facture PDF créée par un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ est utile pour ajouter une déclaration concernant la conformité aux réglementations locales.
Remarque
Le texte « Pied de page PDF de la sous-facture » apparaît uniquement lorsqu'un utilisateur disposant des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet génère le PDF. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements. - Facultatif: Afficher les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, les entrepreneurs généraux peuvent faire la différence entre ce qu'un sous-traitant demande et ce que l'entrepreneur général approuve.
Remarque
En Australie et en Nouvelle-Zélande, l'activation du paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » permettra également aux entrepreneurs généraux de créer un échéancier de paiement PDF en réponse à la facture. Voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'Admin. Pour créer un échéancier de paiement, voir Créer un échéancier de paiement.- Montant total réclamé. Ce montant reflète la colonne « Montant proposé » sur l'onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie.
- Montant total approuvé. Ce montant reflète les « Travaux terminés au cours de cette période » plus les « Matériaux actuellement stockés » sur l'onglet « Détails » de la facture. Cette valeur exclut également la retenue de garantie.
- Raisons de la différence. Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels pour lesquels il y avait une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d'informations sur l'ajout de commentaires, voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures.
- Autoriser les sous-traitants à surfacturer. Choisissez l'option appropriée :
Conseils
- Comment fonctionne ce paramètre? Voir Comment empêcher ou autoriser la surfacturation sur une facture de sous-traitant?
- Vous voulez éviter la surfacturation de tous les projets Procore de votre compagnie? Un administrateur de Procore peut activer le paramètre « Empêcher la surfacturation sur tous les projets » dans l'outil Admin de la compagnie. Cela empêche les utilisateurs d'enregistrer une facture si l'un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement sur tous les projets Procore de votre compagnie. Voir Définir les valeurs par défaut de vos projets. Lorsque cette option est activée, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le paramètre « Autoriser les sous-traitants à surfacturer » sur un projet.
- Pour éviter la surfacturation. Déplacez le bouton vers la gauche pour désactiver l'option. Cela empêche les utilisateurs d'enregistrer une facture si l'un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement sur ce projet Procore.
OU - Pour permettre la surfacturation. Déplacez le commutateur vers la droite afin que le commutateur active la fonction. Il s'agit du paramètre par défaut. Ce paramètre empêche les utilisateurs d'enregistrer une facture si l'un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement sur tous les projets Procore de votre compagnie.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Bêta Paramètres de Flux de travail de travail du Sous-traitant
Ces paramètres ne sont disponibles que si votre compagnie active l'outil Flux de travail et qu'un modèle de flux de travail est affecté au projet. Voir Attribuer un modèle de flux de travail personnalisé à un projet. Pour savoir comment configurer les paramètres, voir Configurer un modèle de flux de travail personnalisé pour les factures de sous-traitants dans un projet.
Bêta Paramètres du Flux de travail de travail de facturation du propriétaire
Ces paramètres ne sont disponibles que si votre compagnie active l'outil Flux de travail de travail et qu'un modèle de flux de travail de travail est affecté au projet. Voir Attribuer un modèle de Flux de travail de travail personnalisé à un projet. Pour savoir comment configurer les paramètres, consultez Configurer un modèle de Flux de travail de travail personnalisé pour les factures au propriétaire d'un projet.