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Procore

Planification des ressources : Guide de configuration

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Table des matières

Bienvenue

La planification des ressources est un outil puissant qui vous donne un aperçu en temps réel de la disponibilité et des compétences de vos ressources grâce à un centre de planification et de communication centralisé pour les entrepreneurs spécialisés et les entrepreneurs généraux.

Ce guide vous guide à travers les principales configurations permettant de configurer la planifications des ressources pour votre organisation. 

Remarque

Qu’est-ce qu’un groupe ?

Les groupes sont la façon dont tous les projets et toutes les personnes sont organisés pour planifications des ressources. Lors de l’utilisation de l’outil planifications des ressources, toutes les informations sur les personnes, les projets, les affectations et les demandes sont affichées dans le contexte du groupe. 

Considérations et pratiques exemplaires

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Toutes les personnes et tous les projets doivent être associés à au moins un groupe. 
  • Si une personne est « assignable » et appartient à plusieurs groupes, elle peut se voir attribuer des ressources dans n’importe quel groupe dont elle fait partie.
  • Toutes les personnes, tous les projets, tous les intitulés de poste et tous les tags actifs doivent être supprimés d’un groupe avant de pouvoir le supprimer.
    Remarque : Procore peut avoir besoin d’aide s’il y a un administrateur actif qui appartient à un groupe, car les administrateurs ne peuvent actuellement pas être supprimés d’un groupe dans Procore.
 Conseil
  • Réduisez le nombre de groupes que vous créez.
  • Regroupez votre entreprise en segments où votre entreprise est clairement divisée avec un croisement minimal de personnes (côte Est, côte Ouest). 
    • Pourquoi ? Étant donné que les informations sont affichées dans le contexte du groupe, lorsque les personnes assignables se trouvent dans plusieurs groupes, il est difficile de savoir si une personne que vous souhaitez affecter a déjà reçu une affectation de ressource dans un autre groupe.
  • Certains groupes couramment utilisés sont :
    • Succursales
    • Divisions ou secteurs internes
    • Sections locales
    • Chefs de projet
    • Métiers
      Remarque : Si vous avez les mêmes personnes travaillant dans différents métiers, il serait préférable de configurer vos métiers sous la forme d’un champ personnalisé qui peut être utilisé dans tous les groupes.

Étapes de configuration

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Groupes.
  4. Cliquez sur Nouveau .
  5. Configurez votre groupe avec les propriétés suivantes :
    Remarque : Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*).
    1. Nom du groupe. Saisissez le nom du groupe.
    2. Fuseau horaire. Sélectionnez le fuseau horaire du groupe.
    3. Adresse du groupe. Saisissez l’adresse postale du groupe.
    4. Adresse de groupe 2. Entrez l’adresse postale du groupe, suite.
    5. Ville/village. Entrez la ville ou le village du groupe.
    6. État/Province. Entrez l’état ou la province du groupe.
    7. Code postal. Entrez le code postal du groupe.
    8. Pays. Saisissez le pays du projet.
    9. Nom de la personne-ressource. Saisissez le nom du contact du groupe.
    10. Téléphone de contact. Saisissez le numéro de téléphone du contact du groupe.
    11. Courriel de contact. Saisissez l’adresse e-mail de contact du groupe.
    12. Couleur. Sélectionnez la couleur du groupe.
    13. Image. Ajoutez la photo du groupe.
    14. Icône. Sélectionnez l’icône du groupe.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Qu’est-ce qu’un titre de poste ?

Les intitulés de poste vous aident à organiser votre équipe. En fonction de la tâche que vous effectuez, vous pouvez rechercher et filtrer des personnes par titre de poste. Vous pouvez également utiliser des intitulés de poste pour affecter des personnes à des rôles de projet pour des projets spécifiques.

Considérations et pratiques exemplaires

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Les titres de poste peuvent être classés à l’aide de l’icône réorganiser icon-reorder.png. Cela déterminera l’ordre dans lequel les titres de poste s’afficheront dans tous les menus de ce champ.
    Remarque : Procore recommande d’organiser l’ordre en fonction de votre niveau d’ancienneté ou de votre chaîne de commandement.
 Conseil
  • Configurez vos intitulés de poste comme vous le feriez lors de l’élaboration d’un plan de travail. Les intitulés de poste doivent être suffisamment granulaires pour que vous puissiez facilement attribuer la bonne ressource, mais pas trop granulaires pour avoir des intitulés de poste que vous ne demandez jamais.
  • Vous pouvez ajouter un taux horaire à un titre de poste, ce qui vous permet de gérer les coûts à l’aide de titres de poste plutôt que de personnes individuelles.

Étapes de configuration

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Titres de poste.
  4. Cliquez sur Nouveau .
  5. Configurez vos intitulés de poste avec les propriétés suivantes :
    Remarque : Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*).
    1. Nom*. Saisissez le nom des intitulés de poste.
    2. Couleur. Entrez la couleur des titres de poste.
    3. Tapez. Choisissez si le travail est rémunéré sur une base horaire ou salariée.
    4. Accessible à tous les groupes dans le monde entier. Cochez cette case à cocher si vous souhaitez rendre ce titre de poste disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.
    5. Groupes*. Si vous avez choisi de limiter la disponibilité de la balise dans tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès au titre de poste.
    6. Taux horaire. Entrez le taux horaire par défaut ou moyen pour ce titre de poste.
      Remarque : Il s’agit généralement du taux général pour le titre de poste et utilisé pour la prévision ou l’estimation. 
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Qu’est-ce qu’une balise ?

Les balises sont des critères spécifiques qui peuvent être ajoutés à la fois aux personnes et aux projets dans planifications des ressources. Les étiquettes peuvent être filtrées pour vous aider à organiser et à trouver rapidement des personnes et des projets qui correspondent à ces critères. 

Considérations et pratiques exemplaires

 Conseil

Créez des étiquettes pour les qualifications dont les personnes et les projets ont besoin sur un chantier, telles qu’une certification OSHA ou un accès aux badges. Ils sont faciles à voir lors de la planification et peuvent être consultés lorsqu’un code QR est scanné sur un chantier.

Exemple : Suivi des certifications

  • Créez une étiquette de certification que les employés doivent avoir sur un chantier.
  • Configurez l’étiquette avec des dates d’expiration pour suivre les certifications des personnes afin qu’elles soient toujours à jour.
  • Joignez des documents, comme leur certificat, à étiqueter pour conserver une trace de la certification.

Exemple : Badges

  • Créez l’étiquette de badge nécessaire pour un projet (aéroport, district scolaire, etc.) et attribuez-la au projet et aux personnes autorisées à travailler sur le projet.
  • Lorsque vous remplissez des demandes pour le projet, filtrez vos personnes disponibles en fonction de la balise de badge du projet.

Étapes de configuration

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Cliquez sur Balises.
  4. Facultatif : Pour regrouper les étiquettes en catégories, cliquez sur le bouton à bascule Regrouper les étiquettes dans les catégories ? sur ACTIVÉ.
    1. Pour créer une nouvelle catégorie de balise, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
    2. Entrez le nom de la catégorie.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section Balises, cliquez sur Nouveau.
  6. Configurez votre balise avec les propriétés suivantes :
    1. Nom*. Saisissez le nom de l’étiquette.
    2. Couleur. Entrez la couleur de l’étiquette.
    3. Exiger une date d’expiration. Cochez cette case si la balise nécessite une date d’expiration.
      Remarque : Si vous avez besoin d’une date d’expiration, la date d’expiration doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil d’une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, consultez Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration ?
    4. # Avertissement de jours avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.
    5. Accessible à tous les groupes dans le monde entier. Cochez cette case à cocher si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour planifications des ressources.
    6. Groupes*. Si vous choisissez de ne pas rendre la balise disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à la balise.
    7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.
    8. Catégories. Si vous avez choisi de catégoriser vos balises, sélectionnez les catégories dans lesquelles la balise doit apparaître.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Que sont les champs personnalisés ?

Les champs personnalisés sont généralement utilisés pour segmenter les personnes, les projets, les affectations et les demandes au sein des groupes que vous avez créés. Les champs personnalisés peuvent être visibles par tous les utilisateurs ou rendus « sensibles », et ne s’afficher qu’aux utilisateurs disposant d’un accès spécifique. Vous pouvez activer le filtrage pour un champ personnalisé afin de voir les segments dans l’outil et d’enregistrer votre affichage pour un accès facile. Voir Créer des vues enregistrées dans planifications des ressources.

Considérations et pratiques exemplaires

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Les champs personnalisés appliqués dans planifications des ressources ne sont pas mis à jour dans le Répertoire de la compagnie de Procore ou dans l’outil d’administration au niveau projet.
  • Selon le champ personnalisé, des valeurs pour les champs personnalisés sont ajoutées dans « Informations sur les personnes », « Informations sur le projet », « Détails de l’affectation » ou « Détails de la demande ».
  • Seuls certains « types de champs » peuvent être filtrés.
  • Pour filtrer sur un champ personnalisé, la case à cocher Activer l’utilisation comme filtre doit être cochée.
 Conseil
  • Les champs personnalisés sont généralement utilisés pour segmenter les personnes, les projets, les affectations et les demandes au sein des groupes que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les personnes, les projets, les affectations et les demandes en fonction de la plupart des champs personnalisés et enregistrer votre affichage pour accéder facilement aux mêmes informations à l’avenir.
    • Exemples : Affichez les projets par étape, affichez les personnes qui sont disponibles pour voyager ou visualisez les personnes en fonction d’un certain ensemble de compétences.
  • Les champs personnalisés pour les projets et les personnes peuvent être étiquetés comme « sensibles » et ne sont affichés qu’aux personnes autorisées à voir les champs sensibles. Voir Configurer les champs sensibles pour la ressource Planification
  • Choisissez le « type de champ » pour un champ personnalisé en fonction de la façon dont vous devez normaliser les informations.
    • Utilisez un menu déroulant si vous souhaitez qu’ils ne sélectionnent qu’une seule option.
    • Choisissez une case à cocher pour les réponses « Oui » et « Non ».
    • Choisissez « texte » uniquement si vous ne souhaitez pas filtrer par ce champ ou voir une réponse standardisée.
Exemple

Les champs personnalisés courants pour les projets sont les suivants :

  • Étape du projet (liste déroulante)
  • Division (liste déroulante)
  • Chef de projet (menu déroulant à sélection multiple)
  • Code de porte (numéro)

Les champs personnalisés les plus courants pour les personnes sont les suivants :

  • Taille de chemise ou de gant (déroulante)
  • Capacité à voyager ( case à cocher )
  • Numéro de camion ou de tablette (numéro)
  • Compétence professionnelle (menu déroulant à sélection multiple)

Les champs personnalisés courants pour les demandes sont les suivants :

  • Niveau Apprenti (menu déroulant)
  • Lieu de la réunion (texte ou liste déroulante)
  • Emplacement du parking (texte ou liste déroulante)
  • Matériaux à apporter (menu déroulant à sélection multiple)

Les champs personnalisés courants pour les affectations sont les suivants :

  • Niveau Apprenti (menu déroulant)
  • Domaine de spécialité (menu déroulant à sélection multiple)
  • Lieu de la réunion (texte ou liste déroulante)
  • Emplacement du parking (texte ou liste déroulante)

Étapes de configuration

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Cliquez sur Champs personnalisés.
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Configurez votre champ personnalisé avec les propriétés suivantes :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    1. Nom du champ*. Saisissez le nom du champ personnalisé.
    2. Type de champ*. Saisissez le type de champ que vous configurez. S
      Remarques : 
      Un poignard (†) indique que vous pouvez également filtrer les données par ce champ dans la « Liste des personnes », la « Liste des projets », la « Liste des affectations » et la « Liste des demandes ».
      • Texte †: saisissez des mots ou une courte phrase comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Nombre †: Saisissez des nombres comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Menu déroulant †: créez une liste à sélection unique pour saisir la valeur du champ personnalisé.
        • Tri des options déroulantes. Choisissez si vous souhaitez trier le menu déroulant par alphanumérique ou par ordre répertorié dans vos options de champ.
        • Options de champ. Saisissez les options du menu déroulant.
      • † déroulant à sélection multiple : créez une liste à sélection unique pour saisir la valeur du champ personnalisé.
        • Tri des options déroulantes. Choisissez si vous souhaitez trier le menu déroulant de sélection multiple par alphanumérique ou par ordre répertorié dans vos options de champ.
        • Options de champ. Entrez les options du menu déroulant Sélection multiple .
      • Date †: Sélectionnez une date comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Case à cocher †: Marquez un case à cocher comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Couleur: ajoutez une couleur distinctive en tant que valeur pour le champ personnalisé.
      • Texte du paragraphe: saisissez un grand nombre de mots comme valeur pour le champ personnalisé.
        Remarque : Le texte de paragraphe n’est pas disponible pour être utilisé comme colonne dans la liste des projets ou la liste des personnes.
      • Devise †: saisissez un montant en devise comme valeur pour le champ personnalisé.
    3. Activez l’option Utiliser comme filtre. Pour les champs personnalisés filtrables avec types de champs, cochez la case à cocher pour faire du champ personnalisé un filtre sur la « Liste des personnes », la « Liste des projets », la « Liste des affectations » et la « Liste des demandes ».
    4. Nom de la propriété d’intégration. Indique le nom de la propriété à laquelle le système d’intégration peut être mappé.
    5. Intégration modifiable uniquement. Cochez cette case à cocher si le champ ne peut être modifié que dans le système d’origine.
    6. Mettre à la disposition de*. Cochez les cases de l’endroit où le champ personnalisé sera ajouté. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés aux projets, aux personnes, aux affectations et aux demandes.
    7. Description du champ. Saisissez une description du champ personnalisé.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Que sont les permissions d’utilisateur ?

Dans Procore, les permissions basées sur les rôles sont utilisées pour gérer l’accès des utilisateurs à différents outils Procore. Pour accéder à l’outil planifications des ressources, les utilisateurs doivent disposer de deux modèles de permissions différents :

  1. Un modèle de permissions de compagnie configuré dans l’outil Permissions de Procore qui donne des permissions « Lecture seule » ou supérieures à l’outil de planifications des ressources. Cela ajoute la planifications des ressources à la liste des outils auxquels l’utilisateur peut accéder dans Procore.
  2. Modèle de permissions configuré dans l’outil planifications des ressources, qui donne accès à des actions spécifiques dans l’outil Planification des ressources.

Configurer un modèle de permissions de compagnie

Pour donner à vos utilisateurs l’accès à l’outil de planifications des ressources, vous devez créer un modèle de permissions donnant aux utilisateurs un accès en « lecture seule » ou supérieur à l’outil de planifications des ressources.

Si vous avez déjà des modèles de permissions existants dans l’outil Permissions de Procore, suivez les étapes pour modifier le modèle de permissions, en accordant des permissions de niveau « Lecture seule » à l’outil de planifications des ressources. Sinon, suivez ces étapes pour créer un nouveau modèle de permissions de compagnie, avec des permissions de niveau « Lecture seule » dans l’outil de planifications des ressources.

Créer un modèle de permissions de la compagnie

Remarque

Vous devez disposer des permissions de niveau « Admin » dans l’outil Permissions de la compagnie pour créer des modèles de permissions.

  1. Accédez à l'outil Permissions de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de permissions de compagnie.
  3. Cliquez sur + Créer un modèle de permissions de compagnie .
  4. Dans la fenêtre « Créer un modèle permissions de compagnie », entrez un nom pour le modèle permissions de compagnie et cliquez sur Confirmer.
    Vous êtes redirigé vers la page « Modifier le modèle » de votre nouveau modèle de permissions de compagnie. Voir Modifier un modèle de permissions de compagnie.

Modifier un modèle de permissions de la compagnie

  1. Accédez à l'outil Permissions de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de permissions de compagnie.
  3. À côté du modèle de permissions, cliquez sur Actions et sélectionnez « Modifier le modèle ».
  4. Dans la page « Modifier le modèle », cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier le nom du modèle de permissions ou consultez Renommer un modèle de permissions de la compagnie.
  5. Pour chaque ligne d'outil Procore au niveau de la compagnie dans le tableau, sélectionnez le bouton sous l'une des colonnes suivantes :
    • Aucun. N'accorde aucun accès à l'outil Procore. Il s'agit du paramètre par défaut pour tous les outils au niveau de la compagnie (à l'exception de l'outil Portefeuille de la compagnie) sur les modèles de permissions nouvellement créés.
    • Lecture seule. Accorde un accès en lecture seule à l'outil Procore. Il s'agit du paramètre par défaut de l'outil Portefeuille de la compagnie. Lorsque cette option est sélectionnée pour un outil supportant les permissions granulaires, les options de permissions granulaires de l'outil s'affichent. Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de la compagnie.
    • Standard. Accorde un accès standard à l'outil Procore. Lorsque cette option est sélectionnée pour un outil supportant les permissions granulaires, les options de permission granulaires de l'outil s'affichent. Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de la compagnie.
    • Admin. Accorde l'accès admin à l'outil Procore.
       Conseil
      • Pour faire des utilisateurs disposant de ce modèle de permissions un administrateur de compagnie , sélectionnez les permissions « Admin » pour l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Cela leur donne des permissions de niveau « Admin » pour tous les outils au niveau de la compagnie et les outils au niveau du projet pour les projets auxquels ils sont ajoutés.
      • Voir Matrice des permissions d'utilisateur - Web pour plus d'informations sur les différentes actions pouvant être effectuées par les utilisateurs avec le niveau de permission que vous sélectionnez.
  6. Cliquez sur Enregistrer et sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et retourner aux permissions de la compagnie.

Considérations et meilleures pratiques pour les modèles de planifications des ressources

  • Permissions d'utilisateur requises
  • Les personnes qui sont « Utilisateurs » ou « Les deux » doivent se voir attribuer un modèle de permissions.
  • Les utilisateurs ne peuvent se voir attribuer qu’un seul modèle de permissions à la fois dans planifications des ressources.
  • Vous pouvez cliquer sur l’icône Info icon-info-black-ios.png à côté de chaque permission granulaire pour afficher les détails.
  • Toutes les permissions granulaires sont activées pour le modèle « Admin » et ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
 Conseil
  • Vos permissions doivent refléter vos rôles d’utilisateur et leurs actions requises.
    • Par exemple, votre surintendant prendrait probablement des mesures différentes de celles d’une personne de votre équipe des ressources humaines.
  • À l’exception du modèle de permissions « Admin », vous pouvez modifier les modèles existants ou en créer de nouveaux pour qu’ils correspondent à votre flux de travail et à votre accès réels.
  • Nous vous recommandons de créer un modèle de permissions pour les travailleurs sur le terrain, même s’ils ont peu ou pas de permissions sélectionnées pour la planifications des ressources. En effet, dans Procore, vous pouvez gérer le chronométrage de votre ressource, à condition que son type d’utilisateur soit « Utilisateurs » ou « Les deux ». Un modèle de permissions doit être attribué à ces utilisateurs. 

Configurer les modèles de permissions de planifications des ressources

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Permissions.
  4. Cliquez sur Nouveau .
  5. Entrez le nom du modèle de permissions.
  6. Cochez la case à cocher de chaque permission granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle de permissions.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Intégrations

Contexte

Lorsque vous configurez la planification des ressources, vous pouvez choisir d’intégrer votre système d’enregistrement afin de pouvoir gérer les personnes et les projets dans votre système d’enregistrement et synchroniser ces données avec la planification des ressources. Travaillez avec l’équipe de votre compte Procore pour identifier votre ou vos systèmes d’enregistrement et quelle option d’intégration convient le mieux à votre entreprise.

Remarque
Toutes les informations de votre système d’enregistrement ne peuvent pas être intégrées à la planification des ressources. Les rôles et les affectations du projet, par exemple, ne s’intègrent pas. Pour afficher la liste des champs à intégrer, voir Mappage détaillé des données de la planification des ressources.

Une fois que vous avez sélectionné le mode d’intégration de votre système d’enregistrement, vous pouvez décider de la manière dont vous souhaitez synchroniser vos données entre la planification des ressources et les autres outils Procore.

Réponse

Trois options d’intégration sont disponibles :

Si aucune des options ne fonctionne pour votre entreprise, Procore peut effectuer un téléchargement de données unique pour ajouter vos personnes et vos projets.

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Connexion rapide

L’intégration QuickConnect synchronise les données de votre ou vos systèmes d’enregistrement avec la planifications des ressources. Cette option est disponible pour les clients disposant d’un système compatible approuvé et prend environ deux semaines à mettre en œuvre.

Les synchronisations QuickConnect peuvent s’exécuter plusieurs fois par jour aux heures souhaitées et se synchroniser de manière unidirectionnelle entre votre système d’enregistrement et la planification des ressources. Il peut y avoir une source distincte pour les personnes et une autre source pour les projets ; ou les deux peuvent provenir de la même source.

Remarque
 Si vous intégrez déjà votre ERP à Procore, il est recommandé de pousser les projets de l’outil Portefeuille de Procore vers Planification des ressources.

Pour voir quels champs sont synchronisés entre votre système d’enregistrement et la Planification des ressources, voir Mappage détaillé des données de la planification des ressources.

L’API

Une intégration d’API vous permet de créer vos propres API pour connecter vos données à Resource Planning. Cette option vous offre le plus de flexibilité et de personnalisation pour l’intégration des données dans la planification des ressources. Cette option nécessite des ressources d’ingénierie de votre entreprise pour créer l’intégration et, en tant que telle, prend plus de temps à mettre en œuvre. Nous vous recommandons ce chemin uniquement si vous êtes familiarisé avec l’utilisation d’API pour connecter des systèmes. 

Si vous n’avez pas d’expérience avec les API, mais que vous souhaitez tout de même explorer cette option, l’équipe des services techniques peut définir la portée d’une connexion construite par Procore.

Pour en savoir plus sur l’authentification et consulter la liste complète des points de terminaison de l’API la planifications des ressources disponibles, consultez la documentation de l’API la planifications des ressources.

Pour en savoir plus sur les tests, consultez Qu’est-ce que l’environnement Sandbox mensuel ?

SFTP (en anglais seulement)

SFTP est un moyen sécurisé et crypté de transférer des fichiers sur Internet. Cette option d’intégration permet aux clients d’utiliser des modèles CSV standardisés pour télécharger le(s) fichier(s) sur un serveur hébergé Procore lorsqu’ils souhaitent mettre à jour les données des personnes et du projet. Cela écrase les données existantes et les transfère automatiquement via la base de données SQL dans la planifications des ressources.

Téléchargement unique des données

Si une intégration n’est pas une option pour votre entreprise, Procore propose un téléchargement de données unique pour ajouter vos employés et vos projets à la planification des ressources. Après le téléchargement, la planification des ressources devient la source de vérité pour les personnes et les projets sont mis à jour manuellement dans la planification des ressources.

Pour commencer à télécharger vos données, consultez Préparer les données pour l’importation dans la planification des ressources.

Synchronisation des données

Contexte

Lors de la configuration de la planification des ressources, les clients doivent d’abord choisir la manière dont ils souhaitent ajouter des informations à la planification des ressources. Voir Quelles intégrations sont disponibles pour la planification des ressources.

Après avoir sélectionné comment obtenir des informations dans la planification des ressources, vous pouvez choisir de synchroniser les personnes et les données du projet afin que les informations soient synchronisées dans la planification des ressources et d’autres outils Procore.

Réponse

La synchronisation des données transmet des informations entre l’outil de planification des ressources et d’autres outils Procore afin que les informations soient disponibles à la fois dans l’outil de planification des ressources et dans d’autres outils de Procore, tels que les outils Répertoire et Portefeuille au niveau de la compagnie de Procore.

Lorsque les données sur les personnes sont mises à jour dans la planification des ressources, elles sont synchronisées instantanément et apparaissent généralement dans l’outil Répertoire de la compagnie en moins d’une minute. Pour les données de projet, si Planification des ressources est votre système d’enregistrement, les mises à jour de la liste des projets sont immédiatement synchronisées avec l’outil Portefeuille. À l’inverse, si l’outil Portefeuille est votre système d’enregistrement, les mises à jour sont synchronisées toutes les heures avec la liste des projets dans Resource Planning.

Remarque

Si vous configurez des synchronisations de données pour la première fois, vous devrez peut-être lier les enregistrements existants dans l’outil Portefeuille et le Répertoire de la compagnie avec les enregistrements dans la planifications des ressources. Nous vous recommandons d’effectuer cette étape avant votre synchronisation initiale pour éviter les doublons dans le système. Le couplage des données se fait à l’interne chez Procore. Vous devez communiquer avec votre Point de contact Procore pour lier vos dossiers.

Pour éviter les enregistrements de personnes en double, assurez-vous que les champs suivants correspondent à la fois dans le Répertoire de la compagnie et dans la liste des personnes de la planification des ressources :

  • Identifiant de l'employé
  • Adresse courriel de l’employé
  • Types d’utilisateurs

Pour éviter les projets en double, assurez-vous que les champs suivants correspondent à la fois dans l’outil Portefeuille et dans la liste des projets de planification des ressources :

  • ID du projet

Si vous êtes prêt à configurer la synchronisation des données, voir Préparer les données à synchroniser entre la planifications des ressources et Procore.

Configurations supplémentaires

Vous avez configuré les configurations principales pour utiliser l’outil planifications des ressources.

Pendant que vos données sont téléchargées vers l’outil planifications des ressources, nous vous recommandons de configurer les configurations supplémentaires suivantes :

Remarque

Pour obtenir la liste complète des configurations de l’outil, reportez-vous à la section « Paramètres » du Guide de l’utilisateur de planifications des ressources.

Pourquoi dois-je mettre à jour les utilisateurs dans Procore ?

Maintenant que vos données ont été téléchargées dans Procore, vous devez suivre certaines étapes supplémentaires dans Procore et dans l’outil de planifications des ressources, car certaines informations clés ne peuvent pas être définies lors du téléchargement unique des données. Vous devrez vous connecter à Procore et mettre à jour les informations suivantes sur vos utilisateurs :

  • Type d’utilisateur
  • Autorisations

Vous pouvez également apporter des modifications supplémentaires si vous remarquez que des informations inexactes ont été importées à partir de votre feuille de calcul. Voir Modifier des personnes dans la planifications des ressources. 

Type d’utilisateur

Par défaut, toutes les personnes sont téléchargées dans l’outil de planifications des ressources en tant que « Assignables », ce qui signifie qu’elles peuvent être affectées à des tâches dans la planifications des ressources. Définissez les utilisateurs sur le type d’utilisateur suivant en fonction de ce qu’ils doivent faire dans Procore et si vous devez ou non suivre le temps pour eux.

Les deux

icon-permissions-access-check.png Peut être suivi à l’aide des feuilles de temps Procore

icon-permissions-access-check.png Peut être affecté à des affectations de ressources

icon-permissions-access-check.png Peut se connecter à Procore et à la planifications des ressources

Utilisateur

icon-permissions-access-check.png Peut être suivi à l’aide des feuilles de temps Procore

icon-permissions-no-access-x.png Ne peut PAS être affecté à des affectations de ressources

icon-permissions-access-check.png Peut se connecter à Procore et à la planifications des ressources

Attribuable

icon-permissions-no-access-x.png Ne peut PAS être suivi à l’aide de feuilles de temps Procore

icon-permissions-access-check.png Peut être affecté à des affectations de ressources

icon-permissions-no-access-x.png Impossible de se connecter à Procore et à la planifications des ressources

Autorisations

Les permissions ne peuvent pas être définies lors du téléchargement de données unique. Les permissions doivent être définies à deux endroits, dans l’outil Permissions de Procore et dans le profil de l’utilisateur dans planifications des ressources.

Pour accéder à l’outil de planifications des ressources, vous devez disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil de planifications des ressources. Ceci est défini en créant et en appliquant des modèles de permissions dans l’outil Permissions de Procore.

  1. Créer un modèle de permissions de la compagnie
  2. Attribuer un modèle de permissions de l'entreprise à un ou plusieurs utilisateur(s)

Ensuite, dans l’outil planifications des ressources, les personnes marquées comme « Les deux » ou « Utilisateur » doivent se voir attribuer un modèle de permissions de planifications des ressources. Vous pouvez mettre à jour leur modèle de permissions planifications des ressources sur le même écran que celui où vous mettez à jour leur type d’utilisateur.

Mettre à jour les types de ressources

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom.
  4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier.
  5. Localisez la section « Type » de l’utilisateur. 
  6. Indiquez si la personne doit être un utilisateur, assignable ou les deux. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour les permissions des utilisateurs dans la planifications des ressources

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Recherchez le dossier de l’utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom.
  4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier.
  5. Localisez « Permission » et sélectionnez le niveau de permission de la personne.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour les permissions des utilisateurs dans Procore

Remarque
Pour attribuer un modèle de permissions de la compagnie, vous avez besoin des permissions suivantes dans Procore :
  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs .
  3. Cliquez sur Modifier à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les permissions.
  4. Faites défiler jusqu'à la zone Modèles de permissions de la compagnie .
  5. Choisissez l'un des modèles de permissions disponibles (recommandé) ou choisissez Ne pas appliquer de modèle de permissions.
    Remarque : Les utilisateurs disposant de la permission granulaire ne peuvent accorder l'accès aux outils de la compagnie qu'en affectant les utilisateurs à un modèle de permissions attribuable.
  6. Si vous avez sélectionné Ne pas appliquer de modèle de permissions , cliquez sur les options du bouton pour choisir les niveaux de permissions que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur pour chaque outil auquel vous souhaitez qu'il ait accès.
     Conseil
    Voir Matrice des permissions d'utilisateur - Web pour plus d'informations sur les différentes actions pouvant être effectuées par les utilisateurs avec le niveau de permission que vous sélectionnez.
  7. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer l'invitation à Procore . 

Inviter des utilisateurs à Procore

Remarque

Ceci est une légende de note. Utilisé pour fournir des informations de base qui aideraient l'utilisateur à mieux comprendre un processus ou lui dire quelque chose qu'il devrait noter.

Si les synchronisations de données sont activées, les personnes qui sont « Utilisateurs » ou « Les deux » sont automatiquement ajoutées au Répertoire de la compagnie toutes les heures. Une fois cette synchronisation terminée, vous devez envoyer une invitation à partir du Répertoire de la compagnie afin que l’utilisateur puisse définir son mot de passe dans Procore.

Sinon, si vous avez effectué un téléchargement de données unique pour la planifications des ressources, vous devez inviter vos utilisateurs à Procore afin que l’utilisateur puisse définir son mot de passe dans Procore.

  1. Accédez à l’outil  Répertoire de la compagnie une fois la planifications des ressources et Procore synchronisées.
  2. Cliquez sur Utilisateurs.
  3. Localisez la personne que vous souhaitez inviter.
  4. Dans la colonne « Invitation » à l'extrême droite, choisissez l'option appropriée :
    • Si l’utilisateur n’a PAS été invité à Procore, cliquez sur Inviter. 

      invite-user-in-directory.png

      OU
    • Si l’utilisateur a déjà été invité à Procore, cliquez sur Réinviter.

      reinvite-user-in-directory.png

      Procore envoie à la personne une invitation à Procore en utilisant son adresse courriel dans le répertoire de la compagnie.
      • Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système a envoyé un courriel de bienvenue à cette personne.
      • Si c'est la première fois que vous invitez cette personne à rejoindre Procore, l’étiquette du bouton passe de « Inviter » à « Réinviter ». 
      • Si vous avez déjà invité cette personne à rejoindre Procore, l’étiquette du bouton indiquera toujours « Réinviter ».

Une fois qu’un utilisateur a accepté son invitation et défini un mot de passe, il peut se connecter à Procore et accéder à la planifications des ressources.

Succès !

Félicitations ! Votre compagnie est maintenant prête à utiliser l’outil de planifications des ressources :