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Procore

Créer un VDC de sous-traitant

Contexte

De la même manière que vous pouvez inviter un contact facture à soumettre un facture de sous-traitant pour examen, vous pouvez également inviter un contact facture à fournir une ventilation plus détaillée des postes dans l’onglet « Ventilation des coûts » en activant l’onglet « VDC de sous-traitant » sur un engagement.

  • Dans l'onglet général « Ventilation des coûts » pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques.
  • Dans l'onglet « VDC de sous-traitant » d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d'un poste dans l'onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l'approbation d'une facture.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Engagements du projet avec la permission granulaire « Créer un bon de commande » et « Créer un contrat de sous-traitance » activée sur votre modèle de permissions.
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Dans l'onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la VDC.
      • Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet VDC du sous-traitant seront reportés sur la facture.
      • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP, les postes de VDC du sous-traitant que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.
 Conseil
Créez-vous un VDC de sous-traitant pour votre collaborateur en aval à mettre à jour plus tard? Si tel est le cas, votre compagnie doit fournir au collaborateur un utilisateur Procore compte dans votre répertoire de la compagnie. De plus, cet utilisateur doit disposer des permissions appropriées pour un contact facture. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’un contact de facture?

Conditions préalables

Étapes

Créer un engagement

Suivez les étapes décrites dans Créer un engagement. Continuez ensuite en mettant à jour le VDC comme décrit à l’étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Accédez à l’outil Facturation ou Facturation avancée du projet.
    Remarque
    Le nom de l’outil Procore dans votre environnement dépend de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez le bon de commande ou le sous-contrat dans la liste. Puis le lien Contrat pour ouvrir le contrat.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
  5. Fournissez au compte d'utilisateur du contact de facture les permissions d'accès appropriées.
     Important

    Pour fournir à un sous-traitant la permission d'accès appropriée pour mettre à jour la VDC du sous-traitant sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous devez procéder comme suit :

    1. Sélectionnez le nom de la compagnie du sous-traitant dans la liste déroulante Contacter la compagnie.
    2. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Contacts de facturation.
    3. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Privé.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  7. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarques
    • L'onglet « Ventilation des coûts » est une VDC général qui détaille chaque étendue de travail associée au bon de commande ou au contrat de sous-traitance.
    • L’onglet « Sous-traitant VDC » est la zone la plus spécifique où les collaborateurs fournissent une ventilation plus détaillée des postes dans l’onglet général de la ventilation des coûts.
  8. Ajoutez tous les postes associés à l’onglet général « Ventilation des coûts » :
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Modifier le poste de l'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si vous souhaitez lier le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à un événement de changement spécifique.
    • Poste du contrat principal
      Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'item n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une brève description du poste.
    • Code fiscal
      Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction des codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    • Montant
      Spécifiez le coût du poste.
  9. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  10. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    Remarque
    Si vous avez déjà enregistré le facture, le bouton Créer est étiqueté Enregistrer et le bouton Créer et envoyer un courriel est étiqueté « Enregistrer et envoyer par courriel ».
    • Pour ajouter des postes de sous-traitant VDC au nom de votre sous-traitant, cliquez sur Créer ou Enregistrer.
      OU
    • Pour inviter vos facture contacts à créer les postes VDC sous-traitant, cliquez sur Créer et envoyer par courriel ou Enregistrer et envoyer un courriel pour envoyer les contacts de facturation et envoyer un courriel les informant qu’ils peuvent ajouter leurs postes de sous-traitant à l’onglet VDC sous-traitant.
       Conseil
      Quand Procore envoie-t-il des notifications de messagerie à facture administrateurs, facture contacts et aux membres d’une liste de distribution d’un facture? Pour en savoir plus, voir Quand Procore envoie-t-il des notifications de messagerie à facture contacts?
  11. Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Si vous êtes un facture administrateur (ou un contact de facture qui a été invité à mettre à jour un VDC de sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur le contrat d’engagement.

  1. Dans l’engagement, cliquez sur l’onglet Sous-traitant VDC.
    Remarque
    Si vous ne voyez PAS d’onglet « Sous-traitant VDC » sur le contrat d’engagement, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements doit l’activer. Voir Ajouter un VDC de sous-traitant à un engagement et Activer ou désactiver l’onglet VDC sous-traitant dans l’outil Engagements.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez une ventilation détaillée des postes dans l’onglet VDC sous-traitant comme suit :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu’à ce que le montant « Restant à allouer » pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  4. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet VDC de sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarques
    • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
    • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
    • Vous ne pourrez PAS modifier votre soumission à moins que le facture administrateur change le statut du sous-traitant VDC à Réviser et soumettre à nouveau.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et comment il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction icon-external-link.png .