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Procore

Créer un VDC de sous-traitant

Contexte

De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facture à soumettre une facture de sous-traitant pour examen, vous pouvez également inviter un contact de facture à fournir une ventilation plus détaillée des postes sur l'onglet « Ventilation des coûts » en activant l'onglet « VDC des sous-traitants » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance

  • Dans l'onglet général « Ventilation des coûts » pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques.
  • Dans l'onglet « VDC de sous-traitant » d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d'un poste dans l'onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l'approbation d'une facture.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Dans l'onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la VDC.
      • Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet VDC du sous-traitant seront reportés sur la facture.
      • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP, les postes de VDC du sous-traitant que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.
 Conseil
Créez-vous une VDC des sous-traitants pour que votre sous-traitant la mette à jour ultérieurement? Si tel est le cas, votre collaborateur doit disposer d'un compte utilisateur Procore dans votre répertoire de la compagnie et ce compte doit disposer des permissions appropriées sur l'outil Engagements. Pour plus de détails, voir Ajouter une VDC des sous-traitants à un engagement en tant que contact de facture.

Conditions préalables

Étapes

Créer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance

Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. Mettez alors à jour la VDC comme décrit à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC)

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Propriétaire ou Sous-traitant.
  3. Localisez le bon de commande ou le sous-contrat dans la liste. Puis le lien Contrat pour ouvrir le contrat.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
  5. Fournissez au compte d'utilisateur du contact de facture les permissions d'accès appropriées.
     Important

    Pour fournir à un sous-traitant la permission d'accès appropriée pour mettre à jour la VDC du sous-traitant sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous devez procéder comme suit :

    1. Sélectionnez le nom de la compagnie du sous-traitant dans la liste déroulante Contacter la compagnie.
    2. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Contacts de facturation.
    3. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Privé.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  7. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
    • L'onglet « Ventilation des coûts » est une VDC général qui détaille chaque étendue de travail associée au bon de commande ou au contrat de sous-traitance.
    • L'onglet « VDC des sous-traitants » est la zone la plus spécifique où les collaborateurs fournissent une répartition plus détaillée des postes dans l'onglet général de la ventilation des coûts. Voir Mettre à jour la VDC des sous-traitants ci-dessous.
  8. Ajoutez tous les postes associés à l'onglet général « Ventilation des coûts » :
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Modifier le poste de l'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si vous souhaitez lier le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à un événement de changement spécifique.
    • Poste du contrat principal
      Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'item n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire?
    • Description
      Saisissez une brève description du poste.
    • Code fiscal
      Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction des codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    • Montant
      Spécifiez le coût du poste.
  9. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  10. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
  11. Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la VDC du sous-traitant (VDCST)

Effectuez ces étapes dans le bon de commande ou le contrat de sous-traitance :

Remarque
  1. Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez une ventilation détaillée des postes qui correspond à chaque poste dans l'onglet Général de la ventilation des coûts.
    subcontractor-sov-with-budget-code.png
  4. Ajoutez des postes comme suit :
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant restant à allouer pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  5. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet VDC de sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarque
    Le bouton Soumettre n'est PAS utilisable tant que tous les montants restants n'ont pas été alloués.

 

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