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Procore

Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement

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Objectif

Créer un ordre de changement potentiel (ODCP) pour un engagement et terminer sa ventilation des coûts (VDC).

Contexte

Lorsqu’une modification du montant du étendue des travaux ou du contrat d’engagement d’origine se produit pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un ODCP si l’administrateur Procore de votre compagnie configure l’outil Engagements avec les deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement paramètre de configuration. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Recherchez le contrat d’engagement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un ODC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.
    • Nombre
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.
       Conseil
      Comment les numéros sont-ils attribués? Pour savoir comment Procore attribue les numéros et pour comprendre vos options de numérotation personnalisées, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation pour les objets financiers dans Procore?
    • Date de création
      Affiche la date et l’heure de la création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions subséquentes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un ODCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction de ses commentaires de réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Affiche l’utilisateur Procore qui a créé l’ODCP.  Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie responsable de l’exécution des travaux sur le contrat.
    • Contrat
      Si vous avez reçu des permissions d’accès à l’outil Engagements, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.
    • Titre
      Entrez un titre pour l’ODCP dans cette case.
    • Statut
      Sélectionnez l’état actuel de l’ODCP. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • ordre de changement à l'engagement
      Choisissez un (1) bouton d’option.
      Remarque

      Ce paramètre n’est requis que lorsque l’outil Engagements utilise le paramètre de configuration de ordre de changement à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

      • Aucun. Un ODCP peut être lié à une DODC ultérieurement.
      • Ajouter à l’existant. Lier l’ODCP à une DODC existante.
      • Créer nouveau. Créez une nouvelle DODC. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle ordre de changement en même temps.
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez la raison de l’ODCP, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, rétrofacturation ou toute option supplémentaire créée pour votre environnement spécifique par l’administrateur Procore de votre compagnie. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Privé
      Cochez ce case à cocher si vous souhaitez que l’ODCP ne soit visible que par les utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l’outil Engagements.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat d’engagement. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la raison de l’ODCP.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l’ODCP.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre supplémentaire de jours requis pour terminer les travaux lorsque l’ODCP est approuvé.
       En version bêta
      Note aux utilisateurs participant au programme bêta à version limitée « Achèvement estimé par le sous- Sous-traitant ». Lorsqu'un utilisateur place un ordre de changement dans le statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur l'échéancier » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » dans le contrat d'engagement en fonction du nombre de jours saisi. Pour en en savoir plus sur ce programme, voir Engagements: (Bêta) Date d'achèvement estimée du sous- Sous-traitant.
    • Lieu
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l'ODCP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. 
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour l’ODCP.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si l’ODCP nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  6. Cliquez sur Créer et entrer VDC.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsqu’il y a des coûts associés à un ODCP, vous devez ajouter des postes à l’VDC.

  1. Dans l’onglet Ventilation des coûts , cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarques
  2. Pour les contrats utilisant l’méthode comptable basé sur le montant :
    • Poste d’événement de changement
      Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
    • Montant
      Entrez le montant du coût.
    • Facturé à ce jour
      Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle.
    • Montant restant
      Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle.
    • Code fiscal
      Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
  3. Pour les contrats utilisant l’méthode comptable basé sur l’unité/la quantité :
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Une bannière VERTE apparaît pour indiquer que la ventilation des coûts est enregistrée.
     Important
    Si vous avez attribué un code budgétaire qui n’est pas actuellement représenté sur votre budget ou si laissez le champ de code budgétaire vide, un message de confirmation apparaît. Pour continuer, vous devez cliquer sur OK pour accuser réception du message. Ce action ajoute le ou les postes correspondants au budget de votre projet en tant que postes non budgétés.