Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign©

Objectif

Compléter les factures des sous-traitants pour un projet en utilisant l'intégration Procore + DocuSign®.

Contexte

Si vous disposez d'un compte DocuSign® valide et que l'intégration Procore + DocuSign® a été activée sur votre projet Procore, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour remplir une facture de sous-traitant à l'aide de DocuSign®. Pour ce faire, vous devrez connaître l'adresse courriel et le mot de passe de votre compte DocuSign®. Une fois que vous vous êtes connecté et que vous accordez les permissions demandées par Procore, vous pouvez utiliser DocuSign® pour ajouter des documents à une enveloppe, ajouter des destinataires et les envoyer pour signature.

Éléments à considérer

Permissions d’utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
Informations complémentaires :
- Une fois que vous vous êtes connecté à votre DocuSign© via Procore, vous n'aurez plus besoin de vous reconnecter.
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture du sous-traitant doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire.
- Pour demander des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d'un compte DocuSign® actif. Pour plus de détails, voir :
  - Ai-je besoin d'un compte DocuSign©?
  - Comment obtenir un compte DocuSign®?

Conditions préalables

Étapes

Vous avez deux options pour envoyer les factures des sous-traitants à DocuSign© :

Remplissez une facture de sous-traitant unique avec DocuSign®
Envoyer plusieurs factures de sous-traitants à DocuSign©

Remplissez une facture de sous-traitant unique avec DocuSign®

Accédez à l'outil Engagements du projet.
Sous l'onglet Contrats, localisez le contrat de sous-traitance avec la facture. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cliquez sur l'onglet Factures.
Recherchez la facture à compléter et cliquez sur le bouton Modifier.
Si vous êtes prêt à signer le contrat avec DocuSign®, cliquez sur Terminer avec DocuSign.
Si vous ne vous êtes PAS connecté à DocuSign®, vous serez invité à vous connecter à votre compte comme suit :
1. Saisissez votre adresse courriel DocuSign® dans la case Adresse courriel.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Saisissez votre mot de passe DocuSign® dans la case Mot de passe.
4. Cliquez sur Connexion.
5. Cliquez sur Accepter pour accepter la demande de permissions requises de Procore Technologies.
  Remarque : Si vous cliquez sur Annuler, vous ne pourrez pas vous connecter à DocuSign®.
Une fois la page DocuSign© chargée, vous disposez des options suivantes :
1. Supprimer un document :
  L'intégration affiche automatiquement tous les documents qui ont été téléversés sur la facture dans Procore. Pour supprimer un document, placez le curseur de votre souris sur l'icône de suppression (illustrée ci-dessous), puis cliquez sur l'icône.
  
  Remarques :
  - Pour les autres options, cliquez sur les points de suspension verticaux et sélectionnez l'option souhaitée dans le menu.
  - Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign®.
2. Ajoutez des documents à l'enveloppe :
  Si vous souhaitez ajouter des documents à l'enveloppe DocuSign©, utilisez une ou plusieurs de ces méthodes :
  - Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Téléverser pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
    OU
  - Cliquez sur Obtenir à partir du nuage pour ajouter des documents à partir d'un hôte sur nuage tiers.
3. Ajouter des destinataires à l'enveloppe :
  1. Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
    Remarque : À moins que votre projet n'utilise un formulaire personnalisé, le rôle du destinataire (par exemple, entrepreneur général et sous-traitant) sera renseigné automatiquement en fonction de ce qui est entré dans Procore.
  2. Choisissez l'une de ces options : Doit signer , Reçoit une copie ou Doit afficher.
    Remarques :
    - Pour d'autres options, cliquez sur le lien Plus.
    - Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign®.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer les documents de votre enveloppe aux destinataires nommés, cliquez sur Envoyer.

Si vous disposez de la permission « Admin » dans l'outil Engagements, vous pouvez également utiliser l'outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign© en bloc.