Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®
Objectif
Terminer le processus de signature électronique pour un sous-traitant facture à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign® .
Contexte
Une fois qu’un membre de l’équipe de projet ou votre collaborateur en aval a créé un facture de sous-traitant pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte peuvent préparer une enveloppe de® DocuSign pour l’facture à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.®
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire .
Informations complémentaires :
Conditions préalables
- Créez un facture de sous-traitant à l’aide de l’une de ces options :
- Attribuez un « contact de facturation » à l’engagement associé à l’facture. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Placez le facture dans le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation . Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?
Étapes
- Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign® ou Envoyer en bloc des factures de sous-traitant à DocuSign®
- Connectez-vous à DocuSign®
- Préparer l’enveloppe DocuSign®
Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®
Cette étape vous montre comment ouvrir un facture de sous-traitant dans Procore.
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Sous l’onglet Contrats , procédez comme suit :
- Dans le tableau « Contrats », recherchez le contrat de sous-traitance contenant le facture à signer.
- Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.
- Dans le contrat de sous-traitance, cliquez sur l’onglet Factures .
Remarque
Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire. - Dans le tableau Factures (Factures), recherchez le facture et cliquez sur Afficher.
- Passez en revue les facture et apportez les modifications nécessaires.
- Lorsque vous êtes prêt à envoyer les facture à DocuSign© :
BÊTA Si vous utilisez l'expérience de facturation des sous-traitants bêta, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page.
HÉRITAGE Si vous utilisez l'ancienne expérience de facturation des sous-traitants, cliquez sur Mettre à jour et configurer DocuSign au bas de la page.
Envoyer en bloc des factures de sous-traitants à DocuSign®
Si vous disposez de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet, vous pouvez également utiliser l’outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign® en bloc.
Connectez-vous à DocuSign®
Préparer l’enveloppe DocuSign®
Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :
- Ajouter des documents à l’enveloppe
- Ajouter des destinataires à l’enveloppe
- Ajouter un message à tous les destinataires
- Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe
Ajouter des documents à l’enveloppe
Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :
- Une copie PDF du facture est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
- Les cases de signature requises pour chaque « Rôle » de la facture. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’facture. Cela inclut chaque utilisateur « Nom » et « Adresse courriel ». Voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.
Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :
- Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :
Remarque
Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.- Téléverser
- Utiliser un modèle
- Obtenir du nuage
Ajouter des destinataires à l’enveloppe
Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :
- Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
- Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
- Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
Ajouter un message à tous les destinataires
Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe
L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat avec la facture. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.
- Faites défiler vers le bas de l’facture PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
- Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
- Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
Remarque
Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. - Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer .
DocuSign ® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante.Conseil
Modifiez-vous manuellement le statut en « Sorti pour signature » après l'avoir envoyé à DocuSign®? Si vous décidez de changer le statut de la facture en « Sorti pour signature » dans Procore après avoir envoyé la facture à DocuSign® (rappelez-vous, vous ne pouvez envoyer des factures à DocuSign que si elles sont au statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire ) , vous devrez redéfinir manuellement le statut de la facture dans Procore sur le statut approuvé approprié une fois le processus de signature DocuSign® terminé.