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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un sous-traitant facture à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign® .

Contexte

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet ou votre collaborateur en aval a créé un facture de sous-traitant pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte peuvent préparer une enveloppe de® DocuSign pour l’facture à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.®

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises
  •  Informations complémentaires :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire .
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Conditions préalables

Étapes

Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®

Cette étape vous montre comment ouvrir un facture de sous-traitant dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats , procédez comme suit :
    • Dans le tableau « Contrats », recherchez le contrat de sous-traitance contenant le facture à signer.
    • Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.
  3. Dans le contrat de sous-traitance, cliquez sur l’onglet Factures .
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire. 
  4. Dans le tableau Factures (Factures), recherchez le facture et cliquez sur Afficher.
  5. Passez en revue les facture et apportez les modifications nécessaires.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les facture à DocuSign© :
    • BÊTA Si vous utilisez l’expérience de facture de sous-traitant bêta, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • HÉRITAGE Si vous utilisez l’ancienne expérience de facture de sous-traitant, cliquez sur Mettre à jour et configurer DocuSign en bas de la page. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envoyer en bloc des factures de sous-traitants à DocuSign®

Si vous disposez de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet, vous pouvez également utiliser l’outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign® en bloc.

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Connectez-vous à DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du facture est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » sur la facture. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par la facture. Cela inclut le « Nom » et l'« Adresse e-mail » de chaque utilisateur.  Voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous. 

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
    • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat avec la facture.  Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

  1. Faites défiler vers le bas du PDF de la facture pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer . 
    DocuSign ® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. 
     Conseil
    Modifiez-vous manuellement le statut en « Sorti pour signature » après l'avoir envoyé à DocuSign®? Si vous décidez de changer le statut de la facture en « Sorti pour signature » dans Procore après avoir envoyé la facture à DocuSign® (rappelez-vous, vous ne pouvez envoyer des factures à DocuSign que si elles sont au statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire ) , vous devrez redéfinir manuellement le statut de la facture dans Procore sur le statut approuvé approprié une fois le processus de signature DocuSign® terminé. 

Voir également