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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

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 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d’outils (en gras) et les termes entre les dictionnaires de point de vue pour les Finances du projet. Ces dictionnaires ne sont disponibles qu’en anglais américain. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un sous-traitant facture à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign® .

Contexte

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet ou votre collaborateur en aval a créé un facture de sous-traitant pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte peuvent préparer une enveloppe de® DocuSign pour l’facture à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.®

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises
  •  Informations complémentaires :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire .

Conditions préalables

Étapes

Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®

Cette étape vous montre comment ouvrir un facture de sous-traitant dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats , procédez comme suit :
    • Dans le tableau « Contrats », recherchez le contrat de sous-traitance contenant le facture à signer.
    • Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.
  3. Dans le contrat de sous-traitance, cliquez sur l’onglet Factures .
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire. 
  4. Dans le tableau Factures (Factures), recherchez le facture et cliquez sur Afficher.
  5. Passez en revue les facture et apportez les modifications nécessaires.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les facture à DocuSign© :
    • BÊTA Si vous utilisez l'expérience de facturation des sous-traitants bêta, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • HÉRITAGE Si vous utilisez l'ancienne expérience de facturation des sous-traitants, cliquez sur Mettre à jour et configurer DocuSign au bas de la page. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envoyer en bloc des factures de sous-traitants à DocuSign®

Si vous disposez de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet, vous pouvez également utiliser l’outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign® en bloc.

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases à côté des factures à envoyer en masse à DocuSign®. 
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?
  4. Cliquez sur Envoyer à DocuSign®. 
    Remarque
    Si le bouton Envoyer à DocuSign® est grisé et indisponible, placez le curseur de votre souris sur le bouton. Une info-bulle apparaît pour vous informer de la raison. En règle générale, cela est dû au fait que le bon de commande ou le contrat de sous-traitance n'a pas de « contact de facturation » attribué. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore envoie les factures sélectionnées à DocuSign®. Une bannière de réussite VERTE apparaît en haut de la page lorsque vous avez terminé.
    Remarques
    • Lors de l'envoi de factures en masse, l'intégration DocuSign®  envoie des factures uniquement aux personnes répertoriées comme « contact(s) de facturation » sur le contrat dans Procore.
    • Certaines fonctionnalités de DocuSign®  ne sont PAS disponibles lorsque vous utilisez l'option d'envoi en bloc. Par exemple, ajouter ou supprimer des documents, ajouter des destinataires, etc.
    • Pour utiliser les fonctionnalités indisponibles de DocuSign® , suivez les étapes décrites dans Remplir les factures de sous-traitant avec DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du facture est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « Rôle » de la facture. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’facture. Cela inclut chaque utilisateur « Nom » et « Adresse courriel ».  Voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
    • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat avec la facture.  Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

  1. Faites défiler vers le bas de l’facture PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer . 
    DocuSign ® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. 
     Conseil
    Modifiez-vous manuellement le statut en « Sorti pour signature » après l'avoir envoyé à DocuSign®? Si vous décidez de changer le statut de la facture en « Sorti pour signature » dans Procore après avoir envoyé la facture à DocuSign® (rappelez-vous, vous ne pouvez envoyer des factures à DocuSign que si elles sont au statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire ) , vous devrez redéfinir manuellement le statut de la facture dans Procore sur le statut approuvé approprié une fois le processus de signature DocuSign® terminé. 

Voir également