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Procore

Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter un utilisateur au répertoire de la compagnie.

Contexte 

Dans Procore, un utilisateur est une personne dont les informations de contact ont été ajoutées à Procore. Procore identifie les utilisateurs par leur adresse électronique, ce qui signifie que la même adresse électronique ne peut pas être ajoutée à plusieurs profils d'utilisateur.

Les utilisateurs peuvent être ajoutés au compte Procore d'une compagnie dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie ou dans l'outil Répertoire au niveau du projet. Ce tutoriel explique comment ajouter des utilisateurs dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Créer et modifier des utilisateurs » activée sur votre modèle de permissions.
      OU
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  • Information supplémentaire :
    • Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ajouter des utilisateurs dans l'outil Répertoire au niveau du projet, qui ajoute automatiquement les nouveaux utilisateurs à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet.
    • Les utilisateurs peuvent être ajoutés à différents comptes Procore pour plusieurs compagnies. Par exemple, un sous-traitant qui travaille sur deux emplois différents pour deux entrepreneurs généraux différents peut être ajouté au compte Procore de chaque entrepreneur général. Lors de la connexion à Procore, le sous-traitant peut choisir le compte de la compagnie auquel il souhaite accéder. Il peut également basculer entre les compagnies après s'être connecté.
  • Restrictions :

Étapes

Pour ajouter un utilisateur au répertoire de la compagnie, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajouter un utilisateur

  1. Accédez à l'outil Répertoire de la compagnie.
  2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  3. Complétez cette saisie de données :

    directory-add-user-to-company-level.png
    1. Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur.
    2. Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur.
    3. Adresse courriel. Saisissez l'adresse courriel du nouvel utilisateur. Ce sera l'adresse courriel qu'il utilisera pour se connecter à Procore. L'adresse courriel doit être ajoutée en utilisant le format approprié (par exemple, jsmith@example.com).
    4. Admin uniquement. Modèle de permissions de projet (par défaut). Sélectionnez l'une de ces options dans la liste déroulante :
      Remarque : Pour en savoir plus sur les modèles de permissions de projet, voir Gérer les modèles de permissions de projet.
    5. Admin uniquement. Modèle de permissions de la compagnie. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Appliquer le modèle de permissions plus tard. Sélectionnez cette option pour définir ultérieurement les permissions de l'utilisateur sur les outils au niveau de la compagnie.
        OU
      • Sélectionnez un modèle de permissions de la compagnie dans le menu déroulant. Voir Créer un modèle de permissions de la compagnie.
  4. Cliquez sur Créer.
    Vous êtes redirigé vers le profil de l'utilisateur dans le Répertoire au niveau de la compagnie où vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie, les informations personnelles et d'autres paramètres du projet comme décrit ci-dessous.

Mettre à jour les informations sur la compagnie de l'utilisateur

Il existe deux (2) options pour mettre à jour les informations sur la compagnie d'un utilisateur:

Option 1 : Rechercher une correspondance de compagnie

  1. Cliquez sur la liste déroulante Nom de la compagnie.
  2. Entrez le nom de la compagnie dans la case Rechercher.
  3. Sélectionnez la compagnie correspondante dans les résultats.
  4. Cliquez sur Utiliser les informations de la compagnie pour remplir automatiquement toutes les informations existantes dans le profil de l'utilisateur (par exemple, adresse de la compagnie, ville, pays, État, code postal, téléphone d'affaires, poste et fax d'affaires).

Option 2 : Créer une nouvelle compagnie

Cette tâche ne peut être effectuée que par des utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie ou par des utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Créer et modifier des compagnies » activé sur leur modèle de permissions.

Important! Lors de l'ajout d'une nouvelle compagnie à un projet, nous vous recommandons de porter une attention particulière à la façon dont les enregistrements des fournisseurs/compagnies existants sont orthographiés dans tous les projets Procore de votre compagnie (par exemple, « ABC Concrete » ou « ABC Concrete LLC »). Toute entrée de données unique pour le nom de la compagnie peut entraîner la présence d'au moins deux enregistrements uniques pour une seule entité dans le répertoire de la compagnie. Pour en savoir plus, voir Que se passe-t-il si j'ai des entrées en double dans le répertoire de la compagnie Procore?.

  1. Cliquez sur le menu déroulant Nom de la compagnie.
  2. Cliquez sur Créer nouveau.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    1. Nom de la compagnie. Ceci est un champ obligatoire. Entrez le nom complet de la compagnie dans la case.
    2. Faire des affaires en tant que. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie.
    3. Téléphone d'affaires. Entrez le numéro de téléphone d'affaires de la compagnie.
    4. Télécopieur. Entrez le numéro de télécopieur d'affaires de la compagnie.
    5. Ville. Entrez la ville de la compagnie.
    6. ZIP. Entrez le code postal de la compagnie.
    7. Pays. Sélectionnez le pays de la compagnie dans la liste.
    8. État. Sélectionnez l'État de la compagnie dans la liste.
  4. Cliquez sur Créer.

Mettrez à jour les informations de contact de l'utilisateur

Cliquez sur Copier dans les informations personnelles sous « Informations sur la compagnie » si les informations de contact de l'utilisateur sont identiques à celles de compagnie.

Si les informations de contact de l'utilisateur sont différentes des informations sur la compagnie que vous avez saisies ci-dessus, modifiez les informations de contact de l'utilisateur comme suit :

  • Adresse. Si l'utilisateur travaille dans un emplacement différent de l'adresse de la compagnie, mettez à jour l'adresse de l'utilisateur ici.
  • Ville. Tapez le nom de la ville associée à l'adresse de l'utilisateur.
  • État. Sélectionnez l'État souhaité dans le menu déroulant.
  • Ville. Sélectionnez la ville souhaitée dans la liste déroulante.
  • Code postal. Entrez le code postal dans la zone de texte.
  • Téléphone d'affaires. Saisissez le numéro de téléphone d'affaires de l'utilisateur.
  • Télécopieur d'affaires. Saisissez le numéro de télécopieur de l'utilisateur.
  • Téléphone portable. Saisissez le numéro de téléphone mobile de l'utilisateur.
  • Titre du poste. Saisissez le titre du poste de l'utilisateur.
  • Rôles du projet. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur dans le projet. Pour créer ces options, voir Ajouter des rôles de projet personnalisés.
  • Étiquettes/mots-clés. Saisissez des étiquettes et des mots-clés pour faciliter la recherche de l'utilisateur dans le répertoire du projet. Par exemple, s'ils se spécialisent dans la sélection de source au meilleur rapport (BVSS), vous pouvez entrer l'acronyme BVSS. Il s'agit d'un champ de texte libre, vous pouvez donc créer votre propre système de classification d'étiquettes/mots-clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
  • Actif? Ce paramètre ne peut être modifié que dans le répertoire de la compagnie.
  • Classement. Sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications »?
  • Envoyer des messages à cet utilisateur. Sélectionnez Par courriel ou Pas du tout dans le menu déroulant. Si vous désignez cet utilisateur comme contact de facturation , sélectionnez toujours Par courriel pour vous assurer que tous les messages relatifs à la facture sont envoyés. Pour plus de détails, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation?
  • Est un employé de ? Cochez si l'utilisateur est un employé de votre compagnie. Laissez la coche vide si l'utilisateur est employé par une autre entité commerciale.
  • Est un gestionnaire d'assurance de . Si cet utilisateur est également le responsable des assurances de votre compagnie, cochez cette case. Pour en savoir plus, voir Désigner un responsable des assurances pour votre compagnie Procore.
  • Pièces jointes. Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers ou faites un glisser-déposer pour déplacer le fichier d'un ordinateur ou d'un emplacement réseau vers Procore.

Mettre à jour les permissions de la compagnie de l'utilisateur

Cette tâche ne peut être effectuée que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

Faites défiler jusqu'à la section « Modèles de permissions de la compagnie ». Sélectionnez un modèle de permissions de la compagnie dans le menu déroulant (recommandé) ou sélectionnez Ne pas appliquer de modèle de permissions.

Si vous ne souhaitez pas appliquer un modèle de permissions de la compagnie, cliquez sur le bouton sous le niveau de permission que vous souhaitez fournir pour chaque outil auquel vous souhaitez que l'utilisateur ait accès. Le paramètre par défaut de Procore fournit aux utilisateurs une permission en lecture seule dans l'outil Portefeuille, ce qui permet à l'utilisateur de visualiser tous les projets auxquels il a été ajouté.

directory-company-permissions-templates.png

Ajouter l'utilisateur aux groupes de distribution de la compagnie

Si votre compagnie a créé des groupes de distribution, ils apparaîtront dans ce tableau. Cochez les cases souhaitées pour ajouter l'utilisateur à ce groupe. Si le tableau est vide, vous devez d'abord créer des groupes de distribution. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire de la compagnie.

cdir-distrib-groups.png

Mettre à jour les paramètres du nouveau projet de l'utilisateur

Cette tâche ne peut être effectuée que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

  1. Faites défiler jusqu'à Paramètres du nouveau projet.
  2. Choisissez parmi ces paramètres :

    cdir-project-settings.png
    1. Pour sélectionner un modèle de permissions de projet par défaut pour l'utilisateur, cliquez sur Sélectionner un modèle par défaut.
      Remarque : Pour en savoir plus sur les modèles de permissions de projet, consultez Gérer les modèles de permissions de projet.
    2. Pour ajouter l'utilisateur à tous les nouveaux projets créés dans le compte Procore de votre compagnie, cochez la case Ajouter à tous les nouveaux projets case à cocher. 
    3. Pour permettre à l'utilisateur de créer de nouveaux projets, cochez la case Autoriser à créer de nouveaux projets case à cocher. 
  3. Continuer avec Mettre à jour les paramètres de projet actuels de l'utilisateur.

Mettre à jour les paramètres de projet actuels de l'utilisateur

Si vous souhaitez ajouter l'utilisateur à un ou plusieurs projets existants :

  1. Faites défiler jusqu'aux Projets N'appartient pas à la liste .
  2. Recherchez le projet souhaité dans la liste.
  3. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Créer et modifier des utilisateurs » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie peuvent uniquement ajouter d'autres utilisateurs aux projets auxquels ils ont déjà été ajoutés.
    Ce qui suit se produit :
    1. Cela déplace le nom du projet vers la liste « Paramètres actuels du projet ».
    2. Il ajoute également l'utilisateur au répertoire de projet correspondant.
  4. Si vous souhaitez modifier le modèle de permissions de l'utilisateur pour un projet spécifique, consultez Modifier le modèle de permissions de projet d'un utilisateur dans le répertoire de la compagnie. Pour en savoir plus sur les modèles de permissions de projet, consultez Gérer les modèles de permissions de projet.
  5. Continuez avec Enregistrer le dossier de l'utilisateur.

Sauvegarder la fiche de l'utilisateur

Selon que le compte est nouveau ou existant, cliquez sur l'un des boutons suivants :

  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer une invitation lorsque :
    • Vous souhaitez inviter le nouvel utilisateur à rejoindre votre projet.
    • L'utilisateur ne s'est PAS déjà connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer et envoyer une notification lorsque :
    • Vous souhaitez informer un utilisateur existant d'une modification.
    • L'utilisateur s'est précédemment connecté à Procore.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque :
    • Vous souhaitez enregistrer le nouveau compte utilisateur.
    • Vous n'êtes PAS prêt à envoyer une invitation à rejoindre Procore à l'utilisateur.

Vous pouvez également réinviter un utilisateur ultérieurement. Voir Inviter ou réinviter un utilisateur à Procore.

Voir également